Fonctionnalités de l'écosystème Centoro

Plateforme destinée aux clients grossistes. Un client dont l'identité a été vérifiée et qui est connecté peut effectuer des achats.

Une plateforme destinée à la gestion de la clientèle de détail. Tout le monde peut y faire ses achats, sans avoir à se connecter. Un seul et même panneau d'administration pour gérer les ventes en gros et au détail.

La plateforme n'est accessible qu'après connexion. Un client non connecté ne voit rien d'autre que la section de connexion.

Une plateforme sous forme de catalogue de produits accessible à tous, avec des prix masqués. Il n'est possible de passer commande qu'après s'être connecté.

Une plateforme permettant à tous, y compris aux clients non connectés, de passer des commandes. Une fois leur compte vérifié, les clients grossistes ont accès à leur offre personnalisée.

Demandes d'accès de nouveaux clients (qui ne disposent pas encore d'un dossier client dans le système). Possibilité autorisée pour les nouveaux clients de s'inscrire. Le nouveau client remplit un formulaire d'inscription en indiquant les informations relatives à son entreprise (notamment les données d'enregistrement, les coordonnées et l'acceptation des conditions). La demande est enregistrée dans le panneau d’administration. L’administrateur reçoit une notification concernant la demande d’accès d’un nouveau client. L’administrateur vérifie lui-même les informations du client et l’ajoute manuellement dans le système. Sans l’accord de l’administrateur, le client n’a pas accès à la plateforme.

Récupération des données auprès du GUS. En remplissant le formulaire d'inscription destiné aux nouveaux clients, vous avez la possibilité de récupérer automatiquement les données de votre entreprise à partir de la base de données du GUS après avoir saisi votre numéro NIP (cette fonctionnalité s'applique uniquement aux entreprises enregistrées en Pologne).

Une fois le dossier créé dans CStore, l'administrateur envoie manuellement, depuis le panneau de configuration de CStore, un e-mail de bienvenue contenant les identifiants d'accès (e-mail généré par CStore) ; ou bien CStore envoie automatiquement cet e-mail de bienvenue au client (à définir lors de la phase de mise en œuvre). Le client ne peut pas modifier lui-même ses données ; il peut remplir un formulaire de demande de modification, qui est envoyé par e-mail à l’administrateur et enregistré dans la section « Demandes » du panneau d’administration.

Le client a la possibilité de déclarer une nouvelle adresse de livraison, qui doit ensuite être validée par l'administrateur (sans cette validation, l'adresse ne peut pas être sélectionnée lors de la commande).

Tous les clients peuvent ajouter de nouvelles adresses pour leurs envois, sans qu'une validation par l'administrateur soit nécessaire.

Les clients signalés par le drapeau « dropshipping » ont la possibilité d'ajouter eux-mêmes de nouvelles adresses de livraison, qui sont immédiatement disponibles lors de la commande (aucune vérification préalable par l'administrateur n'est nécessaire).

Comptes des employés. Une fois connecté à son compte client, le client ou l’administrateur a la possibilité de créer des comptes d’employés associés au compte principal. Chaque sous-compte dispose de son propre e-mail, d’un mot de passe ainsi que du nom et prénom de l’employé. Niveaux d’autorisation : consultation ou non des informations financières (décomptes, factures et soldes). Lorsqu’une commande est passée depuis un compte d’employé donné, le système enregistre que cette commande a été passée par une personne spécifique. Les employés ont accès à l’ensemble des commandes de l’entreprise.

Comptes des employés – droits étendus. La plateforme permet de définir des niveaux de droits supplémentaires pour les comptes des employés associés au compte principal du client. L’administrateur (compte principal) peut déterminer quels comptes d’employés sont autorisés à passer des commandes nécessitant une validation ou celles qui sont directement transmises au service de traitement des commandes. Dans le cas des commandes nécessitant une validation, le compte principal a la possibilité de valider la commande dans son intégralité, de la modifier ou de la refuser. De plus, il est possible de déterminer si les comptes des employés ont accès uniquement à leurs propres commandes ou à celles de tous les employés de l’entreprise, et s’ils peuvent consulter leurs propres factures, aucune facture ou toutes les factures. L’administrateur peut également définir quels comptes disposent des droits nécessaires pour gérer d’autres comptes d’employés.

Centres de coûts (CC). Le système permet de créer et de gérer des centres de coûts (CC) aussi bien dans le panneau d'administration que du côté du client. Les utilisateurs disposant du droit « gestion des CC » sont habilités à créer des CC. Les centres de coûts créés peuvent être affectés aux comptes ou sous-comptes du client (comptes des salariés). Si un seul centre de coûts est affecté à un sous-compte, celui-ci est automatiquement ajouté à chaque commande sans possibilité de modification. Si plusieurs centres de coûts sont affectés, l’utilisateur sélectionne le centre de coûts approprié lors de la passation de la commande. Pour chaque centre de coûts, il est possible de définir une limite de dépenses mensuelle ou trimestrielle. En fonction des autorisations définies, un salarié peut passer des commandes de manière autonome (dans la limite du plafond), être soumis à l’obligation de faire valider toutes ses commandes par son supérieur hiérarchique, ou ne nécessiter une validation qu’en cas de dépassement du plafond disponible. Le système envoie une notification par e-mail à l’adresse principale pour signaler la nécessité d’approuver la commande. Les informations relatives au MPK sont transmises dans le champ « Remarques » de la commande.

Comptes de distributeurs. Un compte de type « distributeur » permet de créer des comptes pour ses clients avec une majoration en % fixe sur l'ensemble de la grille tarifaire (une seule majoration pour l'ensemble de la gamme). Une fois connecté à partir d’un tel compte, le client final voit les prix du distributeur en question majorés de la marge, et ne perçoit que ces prix incluant la marge. Le compte du distributeur permet de consulter toutes les commandes de l’ensemble de ses clients, avec indication du prix d’achat payé par le client ainsi que du prix applicable au distributeur, accompagné de la marge forfaitaire (montant de la marge réalisée sur cette transaction). Le client final ne voit que ses propres commandes. Chaque commande passée par un client doit être validée par le distributeur ; sans cette validation, la commande n’est pas traitée. Toutefois, les commandes provenant de clients sélectionnés et vérifiés par le distributeur sont automatiquement acceptées par ce dernier. Le distributeur reçoit une notification par e-mail dès qu’une nouvelle commande est enregistrée. Le client reçoit une notification une fois la commande validée et transmise pour exécution.

Gestion multi-entreprises. Cette fonctionnalité permet de regrouper les comptes clients au sein de groupes, au sein desquels l'utilisateur, une fois connecté, peut basculer entre les comptes attribués à différentes entreprises (disposant de numéros d'identification fiscale distincts), sans avoir à disposer d'identifiants de connexion séparés. Les groupes de clients sont définis et gérés au niveau de la plateforme CStore par l'administrateur.

Version en polonais.

Plusieurs versions linguistiques. La plateforme prend en charge plusieurs versions linguistiques. La traduction est saisie directement par le donneur d'ordre.

Nous souhaitons importer les produits en une seule fois à partir d'un fichier CSV (Excel) ou XML fourni par le client, qu'il ait lui-même préparé ou qu'il ait été généré par sa boutique en ligne actuelle.

Nous saisissons les produits manuellement depuis le panneau d'administration.

Tous les clients peuvent voir l'ensemble des produits.

Visibilité limitée des produits en fonction des grilles tarifaires. Les clients ne voient que les produits auxquels une grille tarifaire leur est attribuée. Un client à qui aucune grille tarifaire générale ni aucun prix individuel n'est attribué pour un produit donné ne voit pas ce produit lorsqu'il se connecte.

Visibilité limitée des produits par catégorie. Par défaut, les clients voient tous les produits des catégories sélectionnées, accessibles à tous. Pour les autres catégories, l'administrateur détermine quelles catégories doivent être visibles pour un client donné. Une fois connecté, le client ne voit que ses propres produits. Les autres clients ne voient pas ces produits.

Derniers achats. Génération dynamique de la rubrique « Derniers achats » à partir de l'historique des commandes du client sur les 3, 6, 12 et 24 derniers mois. La rubrique « Derniers achats » affichera automatiquement les produits commandés par le client, en indiquant le nombre de produits achetés au cours de la période sélectionnée, ainsi que le prix actuel et la disponibilité du produit. Possibilité de filtrer les résultats par catégories, marques, terme recherché (par exemple, référence ou nom) et disponibilité. Possibilité d’ajouter les produits sélectionnés au panier en vue d’une nouvelle commande. Possibilité d’exporter la liste de tous les produits ou uniquement ceux sélectionnés vers un fichier CSV.

Importation de produits dans le panier à partir d’un fichier. Le client a la possibilité d’importer des produits dans le panier à partir d’un fichier CSV ou XLSX (Excel) ou en collant une liste textuelle au format (EAN ou référence ; quantité). Le système reconnaît automatiquement la structure du fichier importé, en affiche un aperçu et permet au client d’indiquer les colonnes contenant le code EAN ou l’index du produit ainsi que la quantité commandée. Une fois les données mappées, les produits sont importés dans le panier. Les schémas d’importation sont enregistrés pour chaque utilisateur, ce qui permet la détection automatique des champs lors d’une nouvelle importation d’un fichier présentant la même structure. En cas de problème lors du traitement du fichier, le système affiche un message d’erreur et met à la disposition de l’administrateur un rapport concernant les fichiers non traités.

Moteur de recherche de produits avancé. La plateforme utilise le moteur de recherche Typesense, qui garantit une recherche rapide et précise des produits en temps réel. Le moteur de recherche prend en charge la tolérance aux fautes de frappe, ce qui permet à l'utilisateur d'obtenir des résultats pertinents malgré d'éventuelles erreurs orthographiques. Il est possible de définir des synonymes permettant de considérer différents termes comme équivalents, par exemple « laptop » et « notebook ». Le système établit automatiquement un classement des résultats en fonction de la pertinence de la correspondance textuelle, du nombre de champs dans lesquels la correspondance a été trouvée, de la longueur de la correspondance ainsi que d’attributs supplémentaires tels que la popularité, le prix ou la date d’ajout. Le mécanisme de saisie semi-automatique intégré propose des suggestions au fur et à mesure de la saisie de la requête, ce qui permet de trouver rapidement un produit. Le moteur de recherche prend également en charge le tri dynamique des résultats, notamment par pertinence ou par prix.

Codes produit personnalisés pour le client. Le système permet d’attribuer à un client spécifique des codes produit personnalisés, qu’il utilise lors de ses recherches sur la plateforme. Ces codes peuvent être saisis manuellement par l’administrateur ou importés par le client à partir d’un fichier CSV présentant la structure suivante : (code EAN ; index produit du client). Sur la fiche produit, le client voit à la fois le code produit en vigueur dans le système et son code personnalisé.

Lecteur de codes EAN dans sa version mobile. Dans la version mobile de la plateforme, l'utilisateur peut facilement scanner les codes EAN des produits à l'aide de l'appareil photo de son appareil mobile. Une fois le code scanné, le produit est automatiquement recherché sur la plateforme, et le client a la possibilité de le consulter et de l'ajouter à sa commande.

Ensembles de produits / lots. Au niveau de CStore, nous définissons un ensemble de produits composé d’un produit A (1 unité), d’un produit B (3 unités) et d’un produit C (5 unités), et nous indiquons un prix final unique, quelle que soit la quantité commandée par le client. CStore calcule dynamiquement la disponibilité de l’ensemble en fonction des produits qui le composent. Sur la fiche produit, le client voit de quels produits se compose le lot, quel est le prix des produits individuels et quel est le prix du lot. Une fois la commande passée par le client, le lot est décomposé en produits individuels dans l’espace administrateur, et le prix de ces produits est calculé proportionnellement à la remise accordée sur le lot. La commande comporte une mention indiquant que les produits ont été décomposés en lignes distinctes à partir d’un lot spécifique.

Produits associés. Nous associons les produits au niveau de la plateforme CStore. Nous indiquons aux clients, sur la fiche produit, que ce produit est disponible avec des caractéristiques similaires ou qu’il existe en plusieurs variantes (par exemple, de couleur, de taille, etc.).

Produits complémentaires. L'administrateur peut associer lui-même des produits complémentaires via CStore : pour ce faire, il sélectionne un groupe de produits (de niveau le plus bas) et lui attribue un ou plusieurs produits spécifiques. Sur la fiche produit, le client voit apparaître une section « Produits complémentaires » ; par exemple, pour un produit de type « téléphone », nous recommandons un étui.

Produits de remplacement. Lorsque vous accédez à la fiche d'un produit actuellement indisponible (par exemple en raison d'une rupture de stock temporaire), la plateforme vous propose des produits de remplacement disponibles à la vente. Les liens entre les produits sont définis au niveau de la plateforme CStore.

Nous vendons dans la limite des stocks disponibles. Nous indiquons au client la quantité dont nous disposons en stock, en nombre d'unités ou par tranches, par exemple 10-20, 21-50, 50+, etc. Ces tranches peuvent être définies dans le panneau d'administration.

Stocks tampons. Le système permet de configurer des stocks tampons pouvant couvrir l'ensemble de la gamme, certains groupes de produits ou des produits individuels. Un stock tampon défini réduit automatiquement la quantité de marchandises disponibles à la vente sur la plateforme CStore.

Nous autorisons la vente en dessous du niveau des stocks. Nous indiquons au client la disponibilité prévue du produit s'il passe une commande supérieure aux stocks disponibles ; par exemple, un produit disponible sous 5 à 7 jours.

Fractionnement des commandes en fonction de la disponibilité. Lors de la passation de commande, nous offrons la possibilité de commander à la fois des produits disponibles dans notre entrepôt local et des produits disponibles dans un entrepôt externe (sur commande). Lors de la commande, nous demandons au client s’il souhaite que sa commande soit traitée dans son intégralité (ce qui implique un délai de traitement plus long) ou divisée en deux, en fonction de la disponibilité des produits : les produits disponibles dans l’entrepôt local sont expédiés immédiatement, tandis que les produits stockés dans un entrepôt externe sont expédiés dans une commande distincte (ce qui implique la facturation de frais de transport en double ou la vérification des conditions minimales logistiques pour la réalisation de deux expéditions). En cas de fractionnement de la commande en deux, deux commandes distinctes apparaissent dans CStore, en fonction de la disponibilité des produits.

Répartition des commandes par groupes de produits. Le client passe une seule commande sur la plateforme. Du côté de CStore, les commandes sont réparties par groupes de produits.

Notification de disponibilité du produit. Le client peut s'inscrire pour recevoir des notifications de disponibilité lorsqu'un produit n'est pas en stock. Il est possible de consulter dans le panneau d'administration quels clients se sont inscrits, à quelle date et pour quels produits. Dès qu'un produit est de nouveau en stock, le client reçoit une notification automatique par e-mail.

Livraisons prévues. La plateforme présente des informations sur les livraisons prévues, ventilées par date et par quantité (en tenant compte des réservations). La fiche produit indique les prochaines dates de livraison ainsi que les quantités disponibles. Le client a la possibilité de passer des commandes pour les produits issus d’une livraison prévue. Si un produit donné est disponible à la fois en stock et dans une livraison future, le client passe une commande distincte en indiquant la livraison spécifique à partir de laquelle celle-ci doit être honorée (il n’est pas possible de regrouper des articles provenant de livraisons différentes dans une même commande).

Téléchargement de la base de données produits auprès de fournisseurs externes. Nous nous intégrons aux fournisseurs externes de produits afin de compléter, sur notre plateforme de vente, les informations relatives à la disponibilité dans l'entrepôt externe (chez le fournisseur externe). Le client peut ainsi consulter sur la plateforme la quantité de produit dont nous disposons localement, ainsi que la disponibilité du produit dans l'entrepôt externe du fournisseur.

Nous vendons les produits à l'unité, sans que le client puisse choisir le type d'emballage. Chaque produit ne peut avoir qu'une seule unité. Chaque produit dispose d'une fiche distincte dans l'unité choisie.

Plusieurs unités de vente pour un même produit. Sur la plateforme, nous attribuons des unités d'emballage en tant qu'unité de vente de base (par exemple, pièce, mètre courant ou kg) ainsi que des unités auxiliaires (par exemple, emballage groupé). Pour chaque produit, nous pouvons, si nous le souhaitons, définir des unités auxiliaires, par exemple un emballage groupé, et déterminer le nombre de produits que contient cet emballage groupé pour le produit en question. Au niveau de la fiche produit, le client peut choisir l'unité dans laquelle il passe sa commande.

Ventes en plusieurs devises.

Les barèmes de base à partir desquels les remises sont ensuite calculées.

Nous définissons des remises en pourcentage pour un client donné sur certaines catégories de produits / catégories de premier niveau.

Prix contractuel fixé pour un client donné et pour un produit donné. Le client achète à ce prix, indépendamment des remises.

En fonction du conditionnement en gros, le client bénéficie d'une remise de % sur les produits. Le pourcentage de remise défini dans CStore est identique pour tous les clients.

En fonction du montant de la commande, le client bénéficie d'une remise en % sur les produits. Nous définissons le pourcentage de remise dans CStore pour chaque groupe de clients (les différents groupes de clients bénéficient d'un pourcentage de remise différent).

En fonction de la quantité commandée d'un même produit, le client bénéficie d'une remise en % sur ces produits. Le pourcentage de remise défini dans CStore est identique pour tous les clients.

Mécanisme promotionnel : achetez X unités d'un produit donné et vous en recevrez une supplémentaire pour 0,01 PLN ou 1 PLN.

Prix de vente minimum. Possibilité de définir une grille tarifaire fixant un prix de vente minimum, en dessous duquel le client ne peut obtenir un prix inférieur, quelles que soient les remises accordées.

Objectifs d'achat pour les clients. Le responsable commercial d'un segment de clientèle donné ou d'un client spécifique a la possibilité de définir un objectif d'achat ; dès que celui-ci est dépassé, le client bénéficie d'une remise supplémentaire sur toutes les commandes exécutées (factures émises) au cours d'une période donnée. Le décompte de la remise avec le client s’effectue manuellement, en dehors de la plateforme. Les objectifs peuvent être fixés sur une base mensuelle et/ou trimestrielle, en fonction d’un montant d’achats défini au sein d’un groupe de produits spécifique. Il est également possible de planifier des objectifs pour des périodes futures. Sur la plateforme, le client peut voir quel est l’objectif fixé pour la période à venir, quel est son taux de réalisation actuel et à quelle catégorie de produits cet objectif s’applique. Le responsable des ventes a la possibilité de générer un relevé pour la période choisie, concernant l’ensemble des clients ou une sélection d’entre eux, indiquant le montant des ventes ainsi que les informations relatives à la remise calculée.

Classement des clients. L’administrateur a la possibilité de créer et de gérer plusieurs classements de clients en définissant la période de référence, par exemple un mois, un trimestre, une année ou toute autre période indiquée. Un client peut figurer dans un ou plusieurs classements. Le système calcule automatiquement le chiffre d’affaires des clients sur une période donnée et génère un classement. Une fois connecté à la plateforme, le client voit sa position dans le classement ainsi que les données anonymisées des clients se trouvant immédiatement devant et derrière lui (seul le niveau de chiffre d’affaires est affiché). L’administrateur définit la description du classement, par exemple les informations relatives aux récompenses et/ou aux règles.

Présentation des conditions commerciales. Le client a accès à une page présentant ses conditions commerciales individuelles, notamment les délais de paiement, les remises applicables à chaque catégorie de produits et les prix contractuels attribués à son compte sur la base d'une grille tarifaire définie.

Tous les clients bénéficient d'un seuil logistique identique, au-delà duquel la livraison est gratuite. Nous indiquons au client le montant restant à payer pour bénéficier de la livraison gratuite. Les frais de transport inférieurs au seuil logistique sont calculés en fonction du pays de destination, du poids et des dimensions du colis, ou fixés à un montant forfaitaire, indépendamment des paramètres indiqués.

Chaque client dispose de son propre seuil logistique, au-delà duquel la livraison est gratuite. Nous indiquons au client le montant restant à payer pour bénéficier de la livraison gratuite. Les frais de transport inférieurs au seuil logistique sont calculés en fonction du pays de destination, du poids et des dimensions du colis, ou fixés à un montant forfaitaire, indépendamment des paramètres indiqués.

Pour les clients enregistrés en Pologne, les frais de transport sont calculés automatiquement sur la plateforme. Les clients étrangers sont informés que les frais d'expédition sont fixés au cas par cas en dehors de la plateforme.

Seuil logistique pour les différents groupes de produits. Pour chaque groupe de produits, il est possible de définir un seuil logistique individuel, applicable à un client donné ou à l'ensemble des clients, au-delà duquel la livraison des produits de ce groupe est gratuite. Dans le cas d'une commande comprenant plusieurs groupes de produits, le client doit atteindre le seuil requis pour chacun d'entre eux séparément. Si le seuil minimal n’est pas atteint dans l’un des groupes, les frais de transport attribués à ce groupe sont facturés.

Vente de produits volumineux pour lesquels, quel que soit le seuil logistique, le client paie toujours les frais de transport fixés par la plateforme pour le produit concerné.

Nous communiquons au client le numéro du bordereau d'expédition.

Calcul des coûts et du taux de remplissage d'une palette. La plateforme indique au client le pourcentage actuel d’occupation de la palette ainsi que le nombre de palettes commandées. Le calcul s’effectue sur la base d’une valeur définie pour chaque produit, à savoir le nombre d’unités de ce produit pouvant tenir sur une palette (par exemple, un produit donné peut tenir dans 20 colis par palette, ce qui signifie qu’un colis correspond à 5 % de l’occupation de la palette). Le système recense les différents produits figurant dans la commande et, sur cette base, calcule la quantité et le taux de remplissage de la palette. Définition des frais d'expédition de la palette et présentation des frais de transport aux clients.

Nous offrons au client la possibilité d'expédier son colis avec son propre bordereau d'expédition. Lors de la passation de commande, le client importe l'étiquette du bordereau d'expédition et indique le numéro de celui-ci. L'administrateur reçoit une notification accompagnée de l'étiquette qu'il doit apposer sur le colis. Nous ne facturons pas de frais supplémentaires au client pour les envois effectués par son propre transporteur.

Notification aux chauffeurs. Pour les enlèvements en personne avec votre propre moyen de transport, vous avez la possibilité d'indiquer la date et le créneau horaire de passage (sélection à partir du calendrier, dans le respect des horaires d'ouverture de l'entrepôt, mais pas avant le délai nécessaire à la préparation de la commande). Vous pouvez également préciser l'identité de la personne qui se présentera (nom, prénom, numéro de téléphone) et ajouter des remarques facultatives. La notification de réception est envoyée après la passation de la commande.

Système de gestion des palettes. Le client a la possibilité de signaler un enlèvement de palettes via un formulaire disponible sur la plateforme, comportant les champs obligatoires à remplir. Sur la base de cette demande, le système enregistre la demande au niveau de la plateforme et envoie une notification par e-mail à l'adresse indiquée. Le client a accès à la liste de toutes les demandes d'enlèvement de palettes.

Certains clients peuvent bénéficier d'un délai de paiement. Chaque client peut se voir attribuer un délai de paiement différent.

Le client a la possibilité d'effectuer un paiement anticipé par virement bancaire.

Le client a la possibilité d'effectuer un paiement anticipé via un système de paiement en ligne (intégration de przelewy24.pl).

Le client a la possibilité de payer à la livraison.

Date prévue de livraison de la commande. Lors de la passation de la commande, le client sélectionne dans le calendrier une date de livraison parmi les jours qui lui sont attribués dans le planning (par exemple, les mardis et vendredis). Le système propose la date de livraison la plus proche possible, en tenant compte de l’heure de passation de la commande et du délai minimum nécessaire à son traitement, par exemple 24 heures. Cela signifie que la commande doit être passée suffisamment à l’avance pour pouvoir être expédiée à la date de livraison choisie. La date sélectionnée est donnée à titre indicatif et est mentionnée dans les remarques relatives à la commande.

Numéro de commande propre au client. Le client a la possibilité de saisir son propre numéro (ou un numéro externe) lors de la passation de commande ; celui-ci est ensuite enregistré dans les remarques relatives à la commande et apparaît dans la liste des commandes de l'historique de ce client.

Suggestions automatiques de commande. Le module suit l'historique des achats et suggère au client de commander à nouveau certains produits dès qu’il prévoit que les stocks sont sur le point de s’épuiser. Le système propose le panier d’achat au client pour validation. Le client peut valider l’intégralité de son panier et/ou le modifier. La fréquence des suggestions est définie au niveau de la plateforme ou calculée en fonction de l’intervalle moyen entre les commandes antérieures. Possibilité de configurer une notification par e-mail à l’intention du client l’informant qu’une proposition de panier a été préparée.

CStore AI Orders. Reconnaissance et traitement des commandes par e-mail grâce à l'IA. - Ce module permet le traitement automatique des commandes reçues des clients par e-mail, ainsi que des documents et pièces jointes aux formats PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX et CSV. - Le système analyse le contenu des e-mails et des pièces jointes (l’opérateur a également la possibilité d’importer manuellement des documents), reconnaît les produits, les quantités et les unités de vente, identifie le client à partir de l’adresse e-mail ou du domaine de l’expéditeur, et associe les articles reconnus aux fiches produits disponibles dans le système à l’aide d’index et de codes EAN. - Lors de la création d’un projet de commande, le système tient compte des conditions commerciales individuelles du client, y compris les listes de prix qui lui sont attribuées. L’opérateur reçoit un projet de commande prêt à l’emploi, accompagné d’informations sur le niveau de certitude de la reconnaissance de chaque article, ainsi que de la possibilité de vérifier et de corriger les données, puis de valider le document. Une fois acceptée, la commande est automatiquement créée sur la plateforme CStore. - Le module enregistre l’historique des messages et des documents traités, ainsi que les informations relatives à l’utilisateur ayant validé la commande et aux modifications apportées avant la finalisation de celle-ci. - Le mécanisme utilise des modèles d’IA fournis par OpenAI (ChatGPT). Les coûts liés à l’utilisation des modèles d’IA (jetons) sont à la charge du Client, en fonction de la consommation réelle. - Dans le cadre de la configuration du module, une optimisation du mécanisme d’IA est effectuée sur la base d’exemples de commandes fournis par le donneur d’ordre. Il est recommandé de fournir au moins 150 e-mails et/ou documents historiques contenant des commandes.

L'historique des commandes sur la plateforme doit concerner exclusivement les commandes passées via la plateforme B2B. Le client a la possibilité de consulter sa commande et de la renouveler.

L'historique des commandes sur la plateforme doit regrouper toutes les commandes passées via tous les canaux, y compris celles passées en dehors de la plateforme B2B. Le client a la possibilité de consulter sa commande et de la renouveler. Nous informons le client de tout changement de statut.

Suivi des modifications apportées aux commandes. Le client passe une commande sur la plateforme. En cas de modification de la commande (par exemple, correction des quantités ou suppression d’articles), la plateforme récupère automatiquement les données mises à jour et présente les différences entre la version initiale et la version finalisée. Le client et l’administrateur ont la possibilité de consulter ces modifications, et l’administrateur peut générer un rapport portant sur la période de son choix et reprenant toutes les commandes modifiées. Le système envoie automatiquement au client une notification l’informant de la modification apportée à l’exécution de la commande. Lors de la passation d’une nouvelle commande, la plateforme propose d’ajouter les produits manquants des commandes précédentes, s’ils sont déjà disponibles en stock.

Nous mettons à votre disposition les relevés relatifs aux factures et vous les présentons sous la forme d'une liste indiquant les factures, leurs dates d'émission, les paiements, les montants des factures ainsi que le solde restant dû.

Nous mettons à disposition les factures avec TVA sous forme de fichiers PDF et permettons au client de les télécharger après s'être connecté.

Nous mettons à disposition les factures de TVA rectificatives et permettons au client de les télécharger après s'être connecté.

Rappels de paiement. Le système envoie au client des rappels par e-mail concernant l'échéance imminente d'un paiement et, en cas de retard de paiement, des notifications après, par exemple, 7 ou 14 jours (durées configurables) au client et au commercial. Chaque rappel contient les détails de la facture en cours non réglée ainsi qu'une liste des autres factures en souffrance.

Nous vous présentons la limite d'achat applicable à ce client.

Nous vous présentons le solde des règlements.

Recouvrement à l'amiable. En cas de dépassement des limites ou des délais de paiement, le client verra s'afficher une demande de règlement : « Cher client, vous avez des paiements en retard ; votre commande fera l'objet d'une vérification supplémentaire par le service de facturation. »

Blocage des commandes en cas de retard de paiement. En cas de factures impayées depuis plus d’un certain nombre de jours, le système n’accepte plus les commandes et affiche un message indiquant la nécessité de régler le paiement. Le client reçoit une notification par e-mail l’informant du blocage des commandes. Une fois le paiement effectué, le système lève automatiquement le blocage et envoie un e-mail indiquant que la possibilité de passer des commandes est rétablie.

Comptes des commerciaux. Un commercial doit pouvoir se connecter à son compte. Il peut se connecter au compte d'un client et passer une commande en son nom (le système enregistre l'information indiquant quel commercial a créé la commande et la transmet dans les remarques associées à la commande). Une fois connecté, le client voit, dans la partie supérieure de la plateforme, la photo, le nom, le prénom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du chargé de clientèle / commercial responsable de la collaboration.

Le client a accès aux informations concernant les deux personnes chargées de son suivi : le représentant commercial et le chargé de dossier. Les coordonnées de ces deux personnes sont indiquées sur la plateforme.

Extension des droits d'accès pour la structure commerciale. Le système permet de définir des niveaux d'accès à la base de données clients en fonction du rôle de l'utilisateur. Un commercial n'a accès qu'à ses propres clients, un responsable peut consulter les clients attribués à certains commerciaux, tandis qu'un directeur a accès à l'ensemble des clients du système.

Listes d'achats. Le client (ou le commercial) peut définir lui-même plusieurs listes d'achats sur un même compte. Ces listes d'achats peuvent ensuite être modifiées, exécutées à plusieurs reprises ou supprimées. Une liste d'achats peut être transformée en commande.

Élaboration d'offres par les commerciaux. Un commercial peut établir une offre sur la plateforme CStore pour un client donné, en y indiquant les prix et les quantités qu'il a lui-même définis. L'offre est envoyée par e-mail par CStore au client et est visible une fois que ce dernier s'est connecté à son compte. L'offre comporte un bouton « Finaliser la commande » (sur le fichier PDF), qui redirige vers la plateforme afin de finaliser l'offre.

Établissement d'offres pour les clients hors plateforme. Le commercial peut préparer, sur la plateforme CStore, une offre destinée à un client qui ne figure pas dans la base de données actuelle des clients. L'offre peut comporter des prix et des quantités personnalisés, définis par le commercial. Une fois prête, l’offre peut être envoyée par e-mail au client sous forme de fichier PDF ou téléchargée directement par le commercial. Si le client accepte l’offre, la prise de commande s’effectue en dehors de la plateforme.

Élaboration d'offres par les clients. Le client peut préparer une offre pour son propre client via la plateforme CStore. Dans le cadre de cette offre, le client sélectionne des produits parmi le catalogue de la plateforme de vente CStore ; il a la possibilité d’ajouter ses propres éléments (un texte libre, par exemple une description du service fourni), de modifier les quantités et les prix, de saisir les coordonnées de son client ainsi que la date d’expiration de l’offre. L’offre peut ensuite être téléchargée au format PDF et envoyée au client final. Lorsque notre client souhaite accepter l’offre, il peut le faire depuis la plateforme en la transformant en commande et en finalisant rapidement l’achat des produits qui figuraient sur la plateforme, aux prix tenant compte de ses remises individuelles.

Tableau de bord du commercial. Une fois connecté à la plateforme, le commercial accède aux informations essentielles : le chiffre d'affaires du mois en cours (avec la possibilité de consulter celui des mois précédents), la liste des dernières commandes des clients, ainsi que la possibilité de filtrer les commandes par période ou par client. Possibilité de consulter la liste des clients inactifs (clients n’ayant passé aucune commande au cours des X derniers jours), possibilité de comparer les clients ayant récemment cessé d’acheter (en comparant une période donnée, par exemple le trimestre précédent au trimestre en cours, afin d’identifier les clients inactifs ou présentant une faible activité d’achat). Mécanisme de rapports par e-mail récurrents destinés au commercial, envoyés un jour fixe de chaque mois, contenant des informations sur les clients dont la baisse du chiffre d’affaires a dépassé un pourcentage défini par rapport à la période précédente.

Paniers abandonnés. Le commercial a la possibilité de consulter les paniers des clients (contenu des produits, date de la dernière modification, montant total du panier). Le commercial peut contacter lui-même le client afin d’accélérer la finalisation de la commande, ou le système peut, sur la base de règles automatiques (par exemple après X jours d’inactivité sur le panier), envoyer une notification automatique par e-mail indiquant que le panier est en attente de finalisation. Le commercial peut consulter l’ensemble des paniers à l’aide d’un filtre, par exemple pour afficher les clients dont la valeur du panier est supérieure à X et dont la dernière activité remonte à au moins 7 jours.

Analyse du comportement des clients. Mécanisme permettant d'enregistrer les actions des clients sur la plateforme, telles que : la connexion, la consultation d'une catégorie ou d'un produit, l'ajout de produits au panier, la consultation d'une page de contenu, la passation d'une commande. Les événements enregistrés permettent de disposer d'un historique complet (quel utilisateur a effectué quelles actions). Le commercial a la possibilité de consulter le comportement d’un client donné ainsi que de rechercher les clients ayant effectué ou non une action spécifique. Par exemple, la liste des clients ayant consulté un produit donné ou un produit appartenant à une catégorie spécifique ; les clients qui ne se sont pas connectés à la plateforme au cours des X derniers jours.

Mise en page de base. L'acheteur est chargé d'intégrer lui-même le logo, les bannières promotionnelles et les informations textuelles.

Personnalisation du modèle comprenant 16 heures de modifications graphiques. Étendue des modifications : intégration du logo et des bannières, modification des couleurs, ajout de contenu supplémentaire sur la plateforme et modifications mineures de la page d'accueil.

Mise en œuvre du projet graphique personnalisé fourni (projet graphique dessiné fourni par le Client après consultation préalable avec CStore). Périmètre de la mise en œuvre du projet graphique : conception de la page d'accueil, de la liste des produits, des fiches produits, de la page de contenu et de la page de contact.

Exportation de la fiche produit au format PDF. Le client a la possibilité d'exporter la fiche produit au format PDF. Le modèle de fichier PDF sera élaboré et validé avec le donneur d'ordre.

Programme de fidélité. Ce programme est accessible exclusivement via la plateforme et réservé à certains clients. L'administrateur détermine quels clients ont accès au programme. Les clients reçoivent un certain nombre de points pour leurs achats. La fiche produit indique le nombre de points que le client recevra pour son achat. Le client peut également consulter le récapitulatif de ses points (c’est-à-dire son solde actuel, ainsi que l’historique des points crédités et débités). Nous mettons en place un taux de conversion fixe, par exemple 1 PLN = 1 point. Les points sont crédités dès que le statut de la commande passe à « traitée » / « expédiée ». Nous ne comptabilisons les points que pour les commandes passées via la plateforme. De plus, le système prend en charge la promotion de certains comportements, par exemple : « Passez votre commande avant midi et vous recevrez 50 points supplémentaires » ; « Commandez un produit spécifique (ou des produits d’une catégorie donnée du niveau le plus bas) et vous recevrez trois fois plus de points que d’habitude » ; Un catalogue de récompenses, dans lequel les clients peuvent consulter une sélection de produits réservée aux participants au programme de fidélité ; dans ce catalogue, le nombre de points nécessaires pour obtenir chaque produit est clairement indiqué. Dès que le seuil de points requis pour un produit donné est atteint, l’expédition de ce produit est gratuite. Il n’est pas possible de payer à la fois avec des points et de l’argent.

Réclamations. Une fois connecté, le client a la possibilité de déposer une réclamation en remplissant le formulaire sur CStore et en complétant des champs supplémentaires (ces champs seront définis avec le titulaire de la licence). Le formulaire est envoyé par e-mail au client ainsi qu'à une adresse e-mail spécifique destinée à l'administrateur (la personne désignée au sein de l'entreprise chargée de traiter les réclamations). Du côté de CStore, il est possible de modifier manuellement le statut de traitement des réclamations et d’ajouter un commentaire à celles-ci. Le client n’a pas la possibilité d’ajouter des remarques supplémentaires à une réclamation qu’il a déjà déposée. Une fois connecté à son compte, le client peut consulter la liste des réclamations déposées ainsi que le statut de leur traitement.

Réclamations liées aux documents de vente. Lorsqu’il remplit le formulaire, le client sélectionne la facture spécifique à laquelle se rapporte la réclamation (parmi une liste de documents datant de moins d’un certain nombre de jours). Une fois le document sélectionné, le système affiche la liste des produits ainsi que les quantités qui y figuraient. Le client sélectionne les produits faisant l’objet de la réclamation ainsi que les quantités concernées par celle-ci (qui ne doivent pas dépasser celles indiquées sur la facture d’origine). Une fois le formulaire envoyé, la réclamation est enregistrée dans le système et transmise par e-mail.

Sondages. Possibilité de mener périodiquement des sondages auprès des clients. L’administrateur définit l’éventail des questions et des réponses sous forme de choix fermés (A, B, C, etc.) et sous forme de questions ouvertes (le client peut saisir sa propre réponse). Nous définissons la période pendant laquelle le sondage est accessible aux clients une fois qu’ils se sont connectés. Lors de la connexion, un message s'affiche pour inviter le client à remplir le questionnaire ; celui-ci peut y répondre ou l'ignorer. L'administrateur a la possibilité d'exporter les résultats du questionnaire vers un fichier CSV.

Intégration avec le système de newsletter de votre choix (choix du système lors de la phase de mise en œuvre).

Mise à disposition de l'offre au format XML pour les clients disposant de boutiques en ligne comportant des fiches produits, indiquant la disponibilité et le prix d'achat pour les clients. Les clients que nous aurons sélectionnés auront accès à leur fichier personnel, qu'ils pourront importer dans leur boutique.

Prise en charge automatique des commandes via l'API REST. Mise à disposition, pour certains clients, d'un mécanisme de prise en charge des commandes via l'API REST, grâce auquel, par exemple, une boutique en ligne externe pourra passer une commande automatiquement via notre API, sans avoir à se connecter à l'espace client.

Affichage de messages destinés aux clients. La plateforme permet d'afficher aux clients des messages textuels et/ou visuels spécifiques à une date et une heure données (de / à). L'information s'affiche après la connexion ou, si le client est déjà connecté, lors du passage d'un onglet à l'autre. Le client doit confirmer avoir pris connaissance du message pour pouvoir continuer à utiliser la plateforme. Le message s'affiche une seule fois pour chaque client et reste visible jusqu'à ce qu'il soit marqué comme lu.

Système de messagerie interne de la plateforme dédiée aux clients. Mécanisme permettant à l’administrateur ou aux commerciaux d’envoyer des messages au client, accessibles une fois connecté à la plateforme. Ces messages peuvent contenir un texte et, en option, une pièce jointe, par exemple un fichier PDF. Le client a la possibilité de répondre à ce message, avec également la possibilité de joindre des fichiers. Lorsqu’il reçoit un message sur la plateforme, le client reçoit en outre une notification par e-mail l’informant de l’arrivée du message. Le commercial ou l’administrateur reçoit également une notification dès l’arrivée d’un nouveau message. Possibilité d’envoyer un message à un, plusieurs ou tous les clients (par exemple, concernant une promotion en cours à durée limitée, des documents à signer, un questionnaire à remplir, etc.).

Application mobile de vente dotée d'une assistance par IA destinée aux commerciaux. - Application disponible sur les téléphones et tablettes fonctionnant sous Android et iOS. - Aperçu des tâches à réaliser pour un jour donné, avec la possibilité de les marquer comme terminées et d’ajouter un commentaire sur leur exécution. - Rapports sur les appels entrants et sortants, avec indication de leur durée, et attribution automatique de ces appels au compte client dans le module CRM (avec possibilité de consulter l’historique des contacts). - Une fois l’entretien terminé, le commercial peut ajouter une note vocale qui est automatiquement transcrite en texte et associée au compte client dans le module CRM. - Rapports de localisation GPS : le système enregistre le lieu d’exécution de la tâche (par exemple, une visite chez un client). Le responsable a la possibilité de consulter des cartes sur lesquelles figurent les emplacements et le statut d’exécution des tâches par les commerciaux.

Prise de commandes hors ligne. L'application mobile permet au commercial de passer des commandes au nom de ses clients sans connexion Internet active. La commande est enregistrée localement dans l'application et transmise automatiquement dès le rétablissement de la connexion au réseau. En mode hors ligne, le commercial a accès à la liste des produits, avec leurs noms, leurs références, leurs stocks ainsi que les vignettes des photos principales et supplémentaires. Il est également possible de parcourir les produits par catégorie, d’effectuer des recherches et de les trier selon des paramètres sélectionnés.

Synchronisation du téléphone et de la tablette. Le commercial a la possibilité d’utiliser simultanément l’application mobile sur son téléphone et sa tablette, tout en étant connecté au même compte. Dès qu’un appel d’un client est reçu sur le téléphone, une notification s’affiche automatiquement sur la tablette (disposant d’une connexion Internet active) pour demander s’il faut créer une commande pour le client qui appelle. Une fois la confirmation effectuée, l’utilisateur est redirigé vers le module de prise de commande. Une fonctionnalité similaire est disponible dans la version Web : si le commercial est connecté au panneau d’administration ou à CRM, le système affiche une fenêtre permettant d’enregistrer la commande au nom du client, en connectant automatiquement le commercial au compte du client appelant et en lui permettant de lancer le processus de commande.

Gestion des clients et de l'historique des relations. Le commercial a accès à la liste des clients affectés à son compte, avec une indication visuelle de leur activité d'achat. Les clients ayant passé une commande au cours des 30 derniers jours sont signalés en vert, ceux dont les commandes remontent à 31 à 60 jours en jaune, et les autres en rouge. La plage de jours est configurable dans le système. Une fois le client sélectionné, le commercial accède à son dossier, qui contient ses coordonnées, l’historique de ses commandes des trois derniers mois ainsi que la liste des factures avec leur statut de paiement.

Modèles d'achat pour les clients. Chaque client peut se voir attribuer un modèle d'achat unique, dans le cadre duquel lui sont affectées les catégories de produits de niveau le plus bas (sans définition d'objectifs de vente). Le commercial, en s’appuyant sur le modèle attribué au client, a la possibilité de générer un rapport présentant le nombre et la valeur des factures émises dans chaque groupe de produits. Par défaut, la liste est triée par groupes présentant les ventes les plus faibles en volume, qui s’affichent en tête du classement. Le rapport est disponible aussi bien sur la plateforme en ligne que sur l’application mobile.

Préparation des devis pour le client. Le système permet au commercial de préparer un devis à partir des produits disponibles dans le système. Le devis peut être enregistré au format PDF et envoyé au client par e-mail. Le commercial et l’administrateur ont accès à la liste de tous les devis générés. Chaque devis peut être transformé en commande, qui est enregistrée sur la plateforme. Si l’offre concerne un client figurant dans la base de données de la plateforme, la commande est automatiquement acceptée. Dans le cas de clients ne figurant pas dans la plateforme, la commande acceptée sur la base de l’offre est saisie en dehors de l’application mobile.

Classement des commerciaux. Le système permet de créer et de gérer plusieurs classements des ventes pour des zones géographiques sélectionnées, qu’il s’agisse d’un seul pays, de plusieurs pays ou du monde entier. Chaque classement repose sur un objectif précis, tel que le nombre de clients acquis, le chiffre d’affaires ou le nombre d’actions menées à bien (par exemple, l’installation de présentoirs publicitaires). Les commerciaux qui obtiennent les meilleurs résultats au cours d’une période donnée figurent en tête du classement. Plusieurs classements peuvent être menés simultanément, et un même commercial peut participer à plusieurs d’entre eux à la fois. Chaque classement comporte un titre, une description et la possibilité de définir une récompense ou les règles de la compétition. Le commercial a accès à la liste des classements auxquels il participe, avec les dates de début et de fin, sa position dans le classement ainsi que les résultats des autres participants – tant ceux qui le devancent que ceux qui le suivent. Il a en outre la possibilité de consulter l’historique des classements des 12 derniers mois, ce qui lui permet d’analyser ses résultats et de suivre ses progrès au fil du temps.

CStore AI SFA Scan. Reconnaissance d'une liste de produits à partir de photos grâce à l'IA. - Le commercial prend une photo de la liste de produits ou d'un document répertoriant les produits. Avant l'analyse, il est possible de recadrer la photo sur la zone souhaitée. - Le système analyse l'image, reconnaît les produits et leurs quantités, puis associe les articles détectés aux fiches produits à l'aide des codes EAN ou des références. - Une fois l'analyse terminée, l'application génère automatiquement une liste d'articles à commander ou à proposer. L'utilisateur a la possibilité de vérifier et de corriger les données reconnues avant de les valider. - Les produits non reconnus dans la base de données des fiches produits sont présentés dans une liste distincte nécessitant une vérification. - Le mécanisme utilise des modèles d’IA fournis par OpenAI (ChatGPT). Les coûts liés à l’utilisation des modèles d’IA (jetons) sont à la charge du donneur d’ordre, en fonction de la consommation réelle.

Panneau CRM. Une fois connectés à la plateforme, les commerciaux et les administrateurs ont accès à un module de gestion des relations avec les clients actuels et potentiels, comprenant les fonctionnalités suivantes : - Un panneau présentant un récapitulatif des informations essentielles (possibilité de personnaliser les données affichées) - Un entonnoir de vente incluant les opportunités commerciales, les étapes de vente, les clients et la valeur des transactions. - Une carte présentant la liste des clients actuels et potentiels, avec la possibilité de filtrer les clients selon des critères sélectionnés. Le commercial peut visualiser où se trouve un client donné et dispose d’un filtre lui permettant d’afficher uniquement les clients actuels ou également les clients potentiels qui ne figurent pas encore dans le système ; les clients potentiels sont signalés par une couleur différente de celle des clients actuels ; filtre par date de dernière activité, par exemple les clients qui n’ont pas reçu de visite au cours des X derniers jours. Résultat des filtres sous forme de carte et de liste de clients. - Possibilité de consulter, au niveau d’un client donné, les informations relatives aux dernières commandes, au statut des règlements, à l’adresse du siège social (un client peut avoir plusieurs adresses, l’une d’entre elles devant être désignée comme adresse du siège social), ainsi que les coordonnées (nom, prénom, téléphone, e-mail – possibilité de définir plusieurs interlocuteurs (module indépendant du module des sous-comptes) avec une mention indiquant leur rôle au sein de l’équipe (champ de texte libre)) – Planification des tâches (qui seront de l’un des types suivants : rendez-vous, soumission d’une première offre (pour un nouveau client), appel téléphonique, note) au niveau d’un partenaire donné (définir la date, le nom et le type de la tâche) ; possibilité de consulter toutes les tâches au niveau d’un client donné, mais également au niveau de la liste de tous les clients attribués à un commercial donné, ainsi que de filtrer par type de tâche (l’administrateur peut consulter tous les commerciaux et toutes les tâches). Les tâches peuvent être marquées comme terminées, ou bien vous pouvez les modifier ou les supprimer. - Questionnaire à remplir par le commercial après le premier rendez-vous. Le questionnaire est défini par l’administrateur ; après le rendez-vous, il est obligatoire de le remplir (mais uniquement si le client ne l’a pas déjà fait ; ce questionnaire nous permet d’obtenir ou d’élaborer une description plus complète de l’entreprise concernée). - Possibilité d’ajouter un contact potentiel (un nouveau contact qui n’est pas encore client et qui n’apparaît pas dans le système) ; au niveau des contacts potentiels, possibilité également de les ajouter à la carte et de définir des tâches ; possibilité de générer des rapports sur le nombre d’offres soumises aux clients potentiels au cours d’une période donnée ; aperçu d’un commercial donné et de ses tâches au cours d’une période donnée ; Possibilité de consulter la liste des clients inactifs (clients enregistrés dans le système) qui n’ont pas passé de commande au cours des X derniers jours.

Synchronisation de la messagerie électronique. Mécanisme permettant aux commerciaux d’envoyer et de recevoir des e-mails depuis le panneau de contrôle CStore. La correspondance est attribuée à un client spécifique dans le module CRM. Pixel de suivi des ouvertures de messages par le client (le système indique à quelle heure et quel client a ouvert le message électronique. Chaque ouverture est signalée dans le panneau de contrôle CStore). L'envoi s'effectue via le domaine et le serveur du Client (communication via IMAP et SMTP).

Synchronisation des calendriers. Les tâches planifiées sur la plateforme CStore, dans le module CRM, sont automatiquement synchronisées avec le compte du commerçant dans Microsoft Outlook Calendar ou Google Calendar.

Planification de tâches récurrentes pour les commerciaux. Le responsable des ventes a la possibilité de planifier, dans le module CRM, des tâches récurrentes qui se répètent à intervalles réguliers, pour des commerciaux spécifiques, au sein d’un segment de clientèle donné (par exemple, des tâches récurrentes toutes les deux semaines visant à ce qu’un commercial désigné rende visite à un client d’un segment donné). Possibilité de définir des tâches pour des segments de clientèle entiers, lesquelles sont automatiquement attribuées aux commerciaux chargés de la relation avec ce client. Les commerciaux voient les tâches qui leur sont attribuées et, une fois celles-ci exécutées, les marquent comme « réalisées ». Le responsable dispose d’une liste des tâches à réaliser, d’une liste des tâches effectuées dans les délais, d’une liste des tâches effectuées en retard et d’une liste des tâches non effectuées.

Objectifs de vente pour les commerciaux. Le système permet de définir des objectifs de vente pour chaque commercial ou groupe de commerciaux sur des périodes données, telles que le mois, le trimestre ou l’année. Au sein d’un même objectif, il est possible de fixer des sous-objectifs qui doivent être atteints pour que l’objectif principal soit considéré comme atteint. Les sous-objectifs peuvent être de nature quantitative ou qualitative. Les sous-objectifs quantitatifs concernent des groupes de produits spécifiques ou des produits sélectionnés (SKU) et sont basés sur le montant total du chiffre d’affaires issu des factures définitives extraites du système, en tenant compte de la date d’émission de la facture, quel que soit son statut de paiement. Les sous-objectifs qualitatifs reposent sur des tâches définies que le commercial doit accomplir un certain nombre de fois, chaque tâche réalisée pour un client donné n’étant comptabilisée qu’une seule fois au cours d’une période donnée, quel que soit le nombre de fois où elle a été effectuée. Les rapports de vente prennent en compte le chiffre d’affaires réalisé auprès des clients attribués à un commercial donné.

Calcul des primes pour les commerciaux. Le système permet de calculer automatiquement les primes des commerciaux en fonction du degré de réalisation des objectifs de vente. La prime peut être versée en cas d’atteinte d’un certain niveau de chiffre d’affaires, d’une marge donnée ou de la réalisation d’un nombre défini de missions commerciales. Dans le cas d’objectifs chiffrés, le calcul repose sur des données extraites du système, telles que le chiffre d’affaires total ou la marge (la mise à disposition des informations relatives à la marge est requise). Le système permet de définir plusieurs seuils de prime, au-delà desquels s’appliquent différents taux de commission ou montants de prime unique. Le montant de la prime est calculé automatiquement en fonction du niveau de réalisation de l’objectif. Le commercial peut consulter dans son tableau de bord le taux actuel de réalisation des objectifs, le montant prévisionnel de la prime ainsi que les données historiques, tandis que le responsable dispose d’une vue d’ensemble des résultats de son équipe, notamment de l’avancement des objectifs et du montant des primes calculées.

Planification des tâches à effectuer lors de la visite sur le terrain d'un commercial. Le responsable commercial a la possibilité de définir un ou plusieurs schémas d’enquêtes/tâches à réaliser lors de la visite sur site du commercial. Dans le cadre de ce schéma de visite, les tâches à accomplir sont définies (liste des tâches définies par le responsable et réponse du commercial selon les catégories suivantes : réalisé / non réalisé / remarques / pièces jointes telles que des photos). Les responsables attribuent un scénario de visite spécifique à certains segments de clientèle et à certains commerciaux. Lors de sa visite, le commercial exécute les différentes tâches et rend compte de leur exécution. Le système enregistre l’heure de début et de fin de la visite. Le responsable a la possibilité de consulter les questionnaires remplis, en les filtrant par client, commercial ou période. Le commercial et le responsable peuvent consulter les questionnaires ainsi que la durée de la visite. Les questionnaires sont associés au compte client sur CRM. En l’absence de visite planifiée, le commercial peut lui-même enregistrer la visite et le questionnaire rempli.

CStore AI Routes. Planification des itinéraires optimaux des commerciaux grâce à l'IA. Le responsable a la possibilité de définir la fréquence des visites chez un client donné ou sur un segment de clientèle donné (par exemple, un client visité chaque semaine / toutes les deux semaines / chaque mois / chaque trimestre, etc.). Pour chaque client, un lieu de visite est défini (une adresse précise), ainsi que, le cas échéant, des exceptions concernant les visites (par exemple, possibilité de visite un jour donné / certains jours de la semaine à des horaires précis). Au niveau de la plateforme CStore, il est possible de définir les jours et horaires de travail des commerciaux, la durée moyenne des visites ainsi que le lieu de départ. Le responsable peut, pour la période choisie, planifier les visites des commerciaux désignés ; le système propose alors l’itinéraire optimal, réparti par jour. Le responsable a la possibilité de modifier manuellement l’ordre des visites. Le commercial consulte à l’avance les visites planifiées. Le commercial indique si les visites ont été effectuées et a la possibilité d’ajouter une visite de son propre chef (qui n’était pas prévue). Le responsable consulte le rapport des visites effectuées.

CStore AI RFQ. Reconnaissance et préparation des offres à partir d'e-mails grâce à l'IA. - Ce module permet le traitement automatique des demandes de devis reçues des clients par e-mail, ainsi que des documents et pièces jointes aux formats PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX et CSV. - Le système analyse le contenu des e-mails et des pièces jointes (le commercial a également la possibilité d’importer manuellement des documents), reconnaît les produits, les quantités et les unités de vente, identifie le client à partir de l’adresse e-mail ou du domaine de l’expéditeur, et associe les articles reconnus aux fiches produits disponibles dans le système à l’aide d’index et de codes EAN. - Sur la base des données identifiées, le système peut préparer automatiquement un projet d’offre commerciale tenant compte des conditions commerciales individuelles du client, y compris les grilles tarifaires qui lui sont attribuées. Le commercial reçoit un projet d’offre prêt à l’emploi, accompagné d’informations sur le degré de certitude de l’identification de chaque article, de la possibilité de vérifier et de mettre à jour les données (y compris les modifications de prix ou de quantités) ainsi que de valider le document avant son envoi au client. - Une fois la demande de devis enregistrée, le système crée, en option, une nouvelle opportunité commerciale dans le module CRM ou met à jour l’opportunité commerciale existante pour le client concerné (si celle-ci avait déjà été créée). Le contenu du message, les pièces jointes et l’offre préparée sont associés à cette opportunité commerciale. - Le module enregistre l’historique des messages traités, des offres préparées et des activités des commerciaux liées au traitement de la demande de devis. - Le mécanisme utilise des modèles d’IA fournis par OpenAI (ChatGPT). Les coûts liés à l’utilisation des modèles d’IA (jetons) sont à la charge du Donneur d’ordre, en fonction de la consommation réelle. - Dans le cadre de la configuration du module, une optimisation du mécanisme d’IA est effectuée sur la base d’exemples de demandes de devis fournis par le donneur d’ordre. Il est recommandé de fournir au moins 150 e-mails et/ou documents historiques contenant des demandes de devis.

Système OMS. Gestion des commandes provenant de tous les canaux en un seul et même endroit. Le système gère l’ensemble du processus de traitement des commandes, depuis leur réception via le canal de vente, en passant par la préparation des commandes et la mise à jour des statuts, jusqu’à la préparation de l’expédition. Il permet la modification en masse des commandes, la création d’envois ainsi que l’impression groupée d’étiquettes pour les principaux transporteurs et plateformes d’expédition, notamment InPost, DPD, DHL, FedEx, Orlen Paczka, Furgonetka, « Wysyłam z Allegro », GLS et Poczta Polska, avec la possibilité d’ajouter d’autres transporteurs. Les clients finaux peuvent recevoir automatiquement des notifications concernant la réception de leur commande, son emballage et son expédition. La synchronisation régulière des offres, des prix et des stocks garantit l’actualité des données sur tous les canaux de vente intégrés. Lors de la mise en service du système, nous importons l’historique des commandes des 7 derniers jours.

Module PIM. Gestion centralisée des informations sur les produits. Le système permet de créer et de mettre à jour des fiches produits comprenant les noms, les descriptions, les photos, les pièces jointes, les attributs, les variantes et les traductions. Les produits peuvent être saisis manuellement ou importés en masse à partir d'un fichier ou d'un serveur FTP.

Module « Listes de prix ». Gestion des prix et des marges en un seul et même endroit. Le système permet de créer plusieurs listes de prix de base et de définir des règles de tarification pour les offres. Le recalcul automatique des prix et des marges facilite la mise à jour de la politique tarifaire et le maintien du niveau de rentabilité des ventes prévu.

Comptes des collaborateurs. Gestion sécurisée des accès de l'équipe. Le système permet de créer des comptes pour les collaborateurs, de définir des rôles et d'attribuer des autorisations adaptées à leurs responsabilités. Les statistiques et l'historique des activités permettent de contrôler le travail des utilisateurs, de vérifier les opérations effectuées et de renforcer la sécurité du traitement des commandes.

Intégration avec Allegro. L'intégration bidirectionnelle avec Allegro prend en charge les grilles tarifaires, les conditions de vente et les modèles d'annonces. L'opérateur peut publier de nouvelles annonces directement depuis le système OMS. Le mappage préalable des catégories et des attributs réduit considérablement le temps nécessaire à leur création. Le système permet de modifier les offres, de mettre à jour les paramètres obligatoires et de relancer, manuellement ou automatiquement, les offres arrivées à terme. L’opérateur peut également promouvoir ses offres en participant aux campagnes et aux programmes disponibles sur Allegro, sans avoir à se connecter au panneau de contrôle d’Allegro.

Intégration avec CStore B2B. Cette intégration permet de récupérer les commandes depuis la plateforme CStore B2B.

Intégration avec ERP. Utilisation de la connexion existante entre CStore B2B et le système ERP. CStore OMS s'appuie sur l'intégration avec ERP déjà opérationnelle dans le cadre de CStore B2B. Cette solution nécessite un module CStore B2B actif ainsi qu'une intégration opérationnelle avec le système ERP.

Intégration à ERP. Connexion directe entre CStore OMS et le système ERP. Pour les clients qui n'utilisent pas CStore B2B, le système OMS peut être intégré directement à ERP.

Gestion des retours. Gestion centralisée des retours provenant des places de marché. Le système permet de récupérer et de traiter les retours provenant des canaux de vente en ligne. Il permet de créer vos propres statuts et motifs de retour, de générer des étiquettes de retour pour les clients et d’ajouter des notes internes facilitant le déroulement de l’ensemble du processus.

Intégration avec Amazon. L'intégration bidirectionnelle permet de récupérer les commandes provenant d'Amazon et de publier de nouvelles offres sur cette plateforme directement depuis CStore OMS.

Intégration avec n'importe quelle place de marché. Cette intégration permet de récupérer les commandes depuis la place de marché de votre choix et d'y publier de nouvelles offres directement depuis CStore OMS.

Intégration avec la boutique en ligne. Cette intégration permet de récupérer les commandes de la boutique en ligne et de mettre à jour les stocks, les prix et les fiches produits.

Intégration avec un entrepôt externe. Le système permet de se connecter à un entrepôt externe et de récupérer les niveaux de stock, les prix, les descriptions et les photos des produits. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour la vente sur des plateformes de marketplace ou sur votre propre boutique en ligne.

Configuration du compte OMS. Préparation du système pour sa mise en service. Ce service comprend la configuration du compte conformément aux exigences du client, la connexion aux plateformes de marketplace indiquées à partir des identifiants fournis, ainsi que la mise en place de modèles d'e-mails.

Formation à l'utilisation de CStore OMS. Préparation pratique de l'équipe à l'utilisation du système. La formation dure jusqu'à 6 heures et se déroule dans les locaux du donneur d'ordre. Elle comprend une présentation du fonctionnement du système ainsi que des processus utilisés par l'équipe dans son travail quotidien.

Fonctionnalité étendue - Importation de l'historique des commandes. Intégration des commandes antérieures dans le système. Ce service comprend la récupération de l'historique des commandes à partir de comptes sur des places de marché ou de boutiques en ligne, ainsi que son importation vers CStore OMS.