Functies van het Centoro-ecosysteem

Een platform dat is bedoeld voor de bediening van groothandelsklanten. Een geverifieerde en ingelogde klant kan aankopen doen.

Een platform dat is ontworpen voor de bediening van particuliere klanten. Iedereen kan aankopen doen zonder in te loggen. Eén gemeenschappelijk beheerpaneel voor het beheer van zowel de groothandel als de detailhandel.

Het platform is uitsluitend toegankelijk nadat u bent ingelogd. Een klant die niet is ingelogd, ziet niets anders dan het inloggedeelte

Een platform in de vorm van een productcatalogus dat voor iedereen toegankelijk is, met verborgen prijzen. U kunt pas een bestelling plaatsen nadat u bent ingelogd.

Een platform waarop iedereen bestellingen kan plaatsen, ook klanten die niet zijn ingelogd. Groothandelsklanten krijgen na verificatie toegang tot hun persoonlijke aanbod.

Aanvragen voor toegang van nieuwe klanten (die nog geen klantdossier in het systeem hebben). Nieuwe klanten kunnen zich aanmelden. Een nieuwe klant vult het registratieformulier in met de gegevens van zijn bedrijf (o.a. registratiegegevens, contactgegevens en aanvaarding van toestemmingen). Het registratieformulier wordt geregistreerd in het beheerderspaneel. De beheerder ontvangt een melding over de aanvraag voor toegang van een nieuwe klant. De beheerder verifieert de klant zelfstandig en voegt deze handmatig toe aan het systeem. Zonder goedkeuring van de beheerder heeft de klant geen toegang tot het platform.

Gegevens ophalen uit het GUS. Wanneer de klant het registratieformulier voor nieuwe klanten invult, heeft hij de mogelijkheid om de bedrijfsgegevens automatisch uit de GUS-database op te halen na het invullen van het NIP-nummer (dit geldt uitsluitend voor bedrijven die in Polen zijn geregistreerd).

Nadat een dossier in CStore is aangemaakt, verstuurt de beheerder handmatig vanuit het CStore-beheerderspaneel een welkomstmail met de toegangsgegevens (deze e-mail wordt door CStore gegenereerd) of verstuurt CStore automatisch een welkomstmail naar de klant (dit wordt tijdens de implementatiefase vastgesteld). De klant kan de gegevens niet zelf wijzigen, maar kan een formulier invullen met een verzoek tot wijziging van de gegevens, dat per e-mail naar de beheerder wordt verzonden en in het beheerderspaneel onder ‘verzoeken’ wordt geregistreerd.

De klant heeft de mogelijkheid om een nieuw afleveradres door te geven, dat vervolgens door de beheerder moet worden goedgekeurd (zonder goedkeuring is het adres niet beschikbaar voor bestellingen).

Alle klanten kunnen nieuwe verzendadressen toevoegen zonder dat dit door de beheerder hoeft te worden geverifieerd.

Klanten die zijn gemarkeerd met het dropshipping-vlaggetje, hebben de mogelijkheid om zelf nieuwe afleveradressen toe te voegen, die direct bij het plaatsen van een bestelling beschikbaar zijn (er is geen voorafgaande verificatie door de beheerder nodig).

Medewerkersaccounts. Nadat de klant of beheerder zich heeft aangemeld bij het klantenaccount, kan hij of zij medewerkersaccounts aanmaken die aan het hoofdaccount zijn gekoppeld. Een subaccount beschikt over een eigen e-mailadres, wachtwoord en de voor- en achternaam van de medewerker. Toegangsniveaus: al dan niet inzage in financiële gegevens (afrekeningen, facturen en saldi). Wanneer er een bestelling wordt geplaatst vanuit een bepaald medewerkersaccount, registreert het systeem dat de bestelling door een specifieke persoon is geplaatst. Medewerkers hebben inzicht in alle bestellingen van het gehele bedrijf.

Medewerkersaccounts – uitgebreide rechten. Het platform biedt de mogelijkheid om aanvullende rechtenniveaus in te stellen voor medewerkersaccounts die aan het hoofdaccount van de klant zijn gekoppeld. De beheerder (hoofdaccount) kan bepalen welke werknemersaccounts het recht hebben om bestellingen te plaatsen die goedkeuring vereisen of die direct ter uitvoering worden doorgestuurd. Bij bestellingen die goedkeuring vereisen, heeft het hoofdaccount de mogelijkheid om de bestelling in zijn geheel goed te keuren, te wijzigen of af te wijzen. Daarnaast kan worden bepaald of medewerkersaccounts uitsluitend inzicht hebben in hun eigen bestellingen of in de bestellingen van alle medewerkers van het bedrijf, en of zij hun eigen facturen, geen facturen of alle facturen kunnen inzien. De beheerder kan tevens vastleggen welke accounts bevoegdheden hebben om andere medewerkersaccounts te beheren.

Kostenplaatsen (MPK). Het systeem biedt de mogelijkheid om kostenplaatsen (MPK) aan te maken en te beheren, zowel in het beheerderspaneel als aan de kant van de klant. Gebruikers aan wie het recht „MPK beheren” is toegekend, beschikken over de bevoegdheid om MPK’s aan te maken. Aangemaakte KOP’s kunnen worden toegewezen aan rekeningen of subrekeningen van de klant (personeelsrekeningen). Indien aan een subrekening één KOP is toegewezen, wordt deze automatisch aan elke bestelling toegevoegd zonder dat dit kan worden gewijzigd. Indien er meerdere KOP’s zijn toegewezen, kiest de gebruiker de juiste KOP bij het plaatsen van de bestelling. Voor elke KOP kan een maandelijkse of driemaandelijkse uitgavenlimiet worden vastgesteld. Afhankelijk van de ingestelde bevoegdheden kan een medewerker zelfstandig bestellingen plaatsen (binnen de limiet), verplicht zijn alle bestellingen door de leidinggevende te laten goedkeuren, of alleen goedkeuring nodig hebben wanneer de beschikbare limiet wordt overschreden. Het systeem verstuurt een e-mailmelding naar het hoofdaccount waarin wordt aangegeven dat de bestelling moet worden goedgekeurd. De informatie over de MPK wordt vermeld in het opmerkingenveld van de bestelling.

Distributeursaccounts. Een account van het type ‘distributeur’ biedt de mogelijkheid om accounts voor zijn klanten aan te maken met een vast percentage opslag op de gehele prijslijst (één opslag voor het gehele assortiment). Wanneer een eindklant inlogt via een dergelijk account, wordt de opslag op de prijzen van de betreffende distributeur toegepast en ziet hij uitsluitend de prijzen inclusief deze opslag. Het distributeursaccount heeft inzicht in alle bestellingen van al zijn klanten, met informatie over de prijs waarvoor de klant deze heeft gekocht en de prijs die voor de distributeur geldt, inclusief de vastgestelde opslag in geldbedrag (hoeveel hij aan de betreffende transactie heeft verdiend). De eindklant ziet alleen zijn eigen bestellingen. Elke bestelling van een klant moet door de distributeur worden goedgekeurd; zonder goedkeuring wordt de bestelling niet verwerkt, of worden bestellingen automatisch geaccepteerd door de distributeur van geselecteerde, geverifieerde klanten van de distributeur. De distributeur ontvangt een e-mailmelding wanneer er een nieuwe bestelling binnenkomt. De klant ontvangt een melding nadat de bestelling is goedgekeurd en ter uitvoering is doorgestuurd.

Meerdere bedrijven. Hiermee kunnen klantaccounts worden gegroepeerd, waarbij de gebruiker na het inloggen kan schakelen tussen accounts die aan verschillende bedrijven zijn toegewezen (met afzonderlijke BTW-nummers), zonder dat daarvoor aparte inloggegevens nodig zijn. De klantgroepen worden door de beheerder op het niveau van het CStore-platform gedefinieerd en beheerd.

Poolse taalversie.

Verschillende taalversies. Het platform ondersteunt meerdere taalversies. De vertaling wordt rechtstreeks door de opdrachtgever ingevoerd.

Wij willen de producten eenmalig importeren op basis van een aangeleverd CSV-bestand (Excel) of XML-bestand dat door de opdrachtgever zelf is opgesteld of door de huidige webwinkel is gegenereerd.

Wij voeren de producten handmatig in via het beheerderspaneel.

Alle klanten kunnen alle producten bekijken.

Beperkte zichtbaarheid van producten op basis van prijslijsten. Klanten zien alleen die producten waaraan een prijslijst is toegewezen. Een klant aan wie geen algemene prijslijst of individuele prijs voor een bepaald product is toegewezen, ziet het product niet wanneer hij inlogt.

Beperkte zichtbaarheid van producten per categorie. Standaard zien klanten alle producten uit de geselecteerde assortimentscategorieën die voor iedereen toegankelijk zijn. Voor de overige categorieën bepaalt de beheerder welke assortimentsgroepen (categorieën) voor een bepaalde klant zichtbaar moeten zijn. Nadat een klant is ingelogd, ziet hij uitsluitend zijn eigen producten. Andere klanten kunnen deze producten niet zien.

Recent aangeschafte artikelen. Dynamische weergave van de tabblad ‘Recent aangeschafte artikelen’ op basis van de bestelgeschiedenis van de klant over de afgelopen 3, 6, 12 en 24 maanden. In de sectie ‘Recent aangeschafte artikelen’ verschijnen automatisch de door de klant bestelde artikelen, waarbij wordt weergegeven hoeveel artikelen de klant in de geselecteerde periode heeft aangeschaft en wat de huidige prijs en beschikbaarheid van het artikel is. Er is een optie beschikbaar om de resultaten te filteren op categorie, merk, zoekterm (bijv. productcode of naam) en beschikbaarheid. Het is mogelijk om geselecteerde producten aan het winkelmandje toe te voegen om ze opnieuw te bestellen. Het is mogelijk om de lijst met alle producten of alleen de geselecteerde producten naar een CSV-bestand te exporteren.

Producten vanuit een bestand naar het winkelmandje importeren. De klant heeft de mogelijkheid om producten vanuit een CSV- of XLSX-bestand (Excel) naar het winkelmandje te importeren, of door een tekstlijst in het formaat (EAN of productcode; aantal) te plakken. Het systeem herkent automatisch de structuur van het geüploade bestand, toont een voorbeeld ervan en stelt de klant in staat om de kolommen aan te wijzen die de EAN-code of productindex en de bestelde hoeveelheid bevatten. Nadat de gegevens zijn toegewezen, worden de producten in het winkelmandje geïmporteerd. De importschema’s worden voor de betreffende gebruiker opgeslagen, waardoor de velden automatisch worden herkend bij het opnieuw importeren van een bestand met dezelfde structuur. In geval van een probleem bij het verwerken van het bestand geeft het systeem een foutmelding weer en stelt het de beheerder een rapport ter beschikking met betrekking tot de niet-verwerkte bestanden.

Geavanceerde productzoekmachine. Het platform maakt gebruik van de Typesense-zoekmachine, die zorgt voor een snelle en nauwkeurige productzoekfunctie in realtime. De zoekmachine ondersteunt tolerantie voor typefouten, waardoor de gebruiker de juiste resultaten krijgt, ondanks spelfouten. Het is mogelijk om synoniemen te definiëren, waardoor verschillende termen als gelijkwaardig kunnen worden beschouwd, bijvoorbeeld „laptop“ en „notebook“. Het systeem stelt automatisch een rangschikking van de resultaten vast op basis van de relevantie van de tekstovereenkomst, het aantal velden waarin een overeenkomst is gevonden, de lengte van de overeenkomst en aanvullende kenmerken, zoals populariteit, prijs of datum van toevoeging. De ingebouwde functie voor automatisch aanvullen geeft suggesties weer terwijl u de zoekopdracht invoert, waardoor u het product snel kunt vinden. De zoekmachine ondersteunt tevens het dynamisch sorteren van resultaten, onder andere op relevantie en prijs.

Individuele productcodes voor de klant. Het systeem biedt de mogelijkheid om aan een specifieke klant individuele productcodes toe te wijzen, die hij of zij gebruikt bij het zoeken op het platform. Deze codes kunnen handmatig door de beheerder worden ingevoerd of door de klant worden geïmporteerd vanuit een CSV-bestand met de volgende structuur: (EAN-code; productindex van de klant). Op de productpagina ziet de klant zowel de productcode die in het systeem geldt als zijn of haar eigen individuele code.

De mobiele versie van de EAN-codescanner. In de mobiele versie van het platform kan de gebruiker op eenvoudige wijze EAN-codes van producten scannen met de camera van zijn mobiele apparaat. Nadat de code is gescand, wordt het product automatisch op het platform opgezocht en kan de klant het bekijken en aan zijn bestelling toevoegen.

Productsets / pakketten. Op CStore-niveau definiëren wij een productset die bestaat uit product A x 1 stuk, product B x 3 stuks en product C x 5 stuks, en wij geven één eindprijs op, ongeacht het aantal dat de klant bestelt. CStore berekent dynamisch de beschikbaarheid van de set op basis van de producten waaruit de set is samengesteld. De klant ziet op de productpagina uit welke producten de set bestaat, wat de prijs van de afzonderlijke producten is en wat de prijs van de set is. Nadat de klant een bestelling heeft geplaatst, wordt de set in het beheerdersgedeelte opgesplitst in afzonderlijke producten, en wordt de prijs van deze producten berekend in verhouding tot de korting die op de set van toepassing was. Bij de bestelling wordt vermeld dat de producten zijn opgesplitst in afzonderlijke artikelen uit een bepaalde set.

Gerelateerde producten. Wij koppelen producten op het niveau van het CStore-platform. Op de productpagina laten wij klanten zien dat dit product verkrijgbaar is met vergelijkbare kenmerken of in verschillende varianten, bijvoorbeeld qua kleur, maat enzovoort.

Aanvullende producten. De beheerder kan via de CStore zelfstandig aanvullende producten aan elkaar koppelen, waarbij hij een productgroep (van het laagste niveau) selecteert en daar een bepaald product (met name één of meerdere producten) aan toewijst. De klant ziet op de productpagina een sectie met aanvullende producten; zo raden wij bijvoorbeeld voor een product zoals een telefoon een hoesje aan.

Vervangende producten. Wanneer u de productpagina opent van een product dat momenteel niet beschikbaar is (bijvoorbeeld vanwege een tijdelijke voorraadtekort), toont het platform de vervangende producten die wel te koop zijn. De koppelingen tussen producten worden gedefinieerd op het niveau van het CStore-platform.

Wij verkopen zolang de voorraad strekt. Wij tonen de klant hoeveel stuks wij op voorraad hebben, ofwel in exacte aantallen, ofwel in intervallen, bijvoorbeeld 10-20, 21-50, 50+ enzovoort. Deze intervallen kunnen worden ingesteld in het beheerderspaneel.

Voorraadbuffers. Het systeem biedt de mogelijkheid om voorraadbuffers in te stellen, die het volledige assortiment, geselecteerde assortimentsgroepen of afzonderlijke producten kunnen omvatten. Een gedefinieerde buffer verlaagt automatisch de beschikbare hoeveelheid goederen die via het CStore-platform te koop is.

Wij staan verkoop onder de huidige voorraad toe. Wij tonen de klant de verwachte beschikbaarheid van het product indien hij een hoeveelheid bestelt die de beschikbare voorraad overschrijdt; het product is dan bijvoorbeeld binnen 5-7 dagen leverbaar.

Het opsplitsen van bestellingen op basis van beschikbaarheid. Bij het plaatsen van een bestelling bieden wij de mogelijkheid om zowel producten te bestellen die op het lokale magazijn beschikbaar zijn als producten die op een extern magazijn beschikbaar zijn (op bestelling). Tijdens het bestelproces vragen wij de klant of hij de bestelling in één keer wil laten afhandelen (wat een langere levertijd met zich meebrengt) of dat hij de bestelling in twee delen wil splitsen, afhankelijk van de beschikbaarheid van de producten, d.w.z. dat producten die op het lokale magazijn beschikbaar zijn onmiddellijk worden verzonden, terwijl producten uit het externe magazijn in een afzonderlijke bestelling worden verzonden (wat gepaard gaat met het dubbel in rekening brengen van de verzendkosten of de toetsing van de minimale logistieke voorwaarden voor de afhandeling van twee verzendingen). Indien de bestelling in tweeën wordt gesplitst, verschijnen er in CStore twee afzonderlijke bestellingen, afhankelijk van de beschikbaarheid van de producten.

Het opsplitsen van bestellingen naar productgroepen. De klant stelt aan de platformzijde één bestelling samen. Aan de CStore-zijde worden de bestellingen vervolgens opgesplitst naar productgroepen.

Melding over de beschikbaarheid van een product. De klant kan zich aanmelden voor meldingen over de beschikbaarheid wanneer een product niet op voorraad is. In het beheerderspaneel kunt u bekijken welke klant zich wanneer heeft aangemeld en voor welke producten. Zodra het product weer op voorraad is, ontvangt de klant automatisch een e-mailmelding.

Geplande leveringen. Het platform toont informatie over geplande leveringen, uitgesplitst naar data en hoeveelheden (rekening houdend met reserveringen). Op het productblad worden de dichtstbijzijnde leveringsdata weergegeven, samen met de beschikbare hoeveelheden. De klant heeft de mogelijkheid om bestellingen te plaatsen voor producten uit een geplande levering. Indien een bepaald product zowel op voorraad als in een toekomstige levering beschikbaar is, plaatst de klant een afzonderlijke bestelling, waarbij hij aangeeft uit welke specifieke levering het product moet worden geleverd (het is niet mogelijk om artikelen uit verschillende leveringen in één bestelling te combineren).

Het ophalen van de productdatabase bij externe leveranciers. Wij integreren met externe productleveranciers om op ons verkoopplatform informatie over de beschikbaarheid vanuit een extern magazijn (bij een externe leverancier) aan te vullen. De klant ziet op het platform hoeveel van het product wij lokaal op voorraad hebben en wat de beschikbaarheid van het product is in het externe magazijn van de leverancier.

Wij verkopen producten per stuk, zonder dat de klant een verpakkingsvorm kan kiezen. Elk product kan slechts één eenheid hebben. Elk product heeft een afzonderlijk bestand in de gekozen eenheid.

Meerdere verkoopeenheden voor hetzelfde product. Verpakkingseenheden worden in het platform toegewezen als basiseenheid voor de verkoop (bijv. stuk, lopende meter of kg) en als hulpeenheden (bijv. verzamelverpakking). Voor elk product kunt u optioneel hulpeenheden instellen, bijvoorbeeld een verzamelverpakking, en vastleggen hoeveel producten er in de verzamelverpakking van het betreffende product passen. Op het productkaartscherm kan de klant de eenheid kiezen waarin hij of zij bestelt.

Verkoop in meerdere valuta’s.

De basisprijslijsten, op basis waarvan vervolgens kortingen worden berekend.

Wij stellen procentuele kortingen in voor een bepaalde klant op geselecteerde assortimentsgroepen / categorieën op het hoogste niveau.

De contractprijs die voor een bepaalde klant voor een bepaald product wordt vastgesteld. De klant koopt tegen deze prijs, ongeacht eventuele kortingen.

Afhankelijk van de verpakkingseenheid heeft de klant recht op een korting van % op de producten. Het kortingspercentage dat in CStore wordt ingesteld, is voor alle klanten gelijk.

Afhankelijk van de waarde van de bestelling heeft de klant recht op een kortingspercentage op de producten. Het kortingspercentage stellen wij in CStore in voor de betreffende klantgroepen (verschillende klantgroepen hebben een verschillend kortingspercentage).

Afhankelijk van de bestelde hoeveelheid van hetzelfde product heeft de klant recht op een kortingspercentage op de producten. Het kortingspercentage dat in CStore wordt ingesteld, is voor alle klanten gelijk.

Promotieactie: koop X stuks van een bepaald product en u ontvangt een extra exemplaar voor 0,01 PLN of 1 PLN.

Minimale verkoopprijs. De mogelijkheid om een prijslijst op te stellen waarin de minimale verkoopprijs wordt vastgelegd, waaronder de klant, ongeacht de toegekende kortingen, geen lagere prijs kan krijgen.

Aankoopdoelstellingen voor klanten. De verkoopmanager voor een bepaald klantsegment of een specifieke klant heeft de mogelijkheid om een aankoopdoelstelling vast te stellen; zodra deze wordt overschreden, ontvangt de klant een extra korting op alle afgehandelde bestellingen (gefactureerde facturen) in de betreffende periode. De afrekening van de korting met de klant vindt handmatig plaats, buiten het platform om. Doelstellingen kunnen maandelijks en/of per kwartaal worden vastgesteld voor een bepaald aankoopbedrag binnen een specifieke productgroep. Het is tevens mogelijk om doelstellingen voor toekomstige periodes te plannen. De klant ziet op het platform wat het vastgestelde doel is voor de komende periode, in hoeverre dit doel momenteel is gerealiseerd en voor welke productgroep het doel geldt. De verkoopmanager heeft de mogelijkheid om voor een geselecteerde periode een overzicht op te stellen voor alle of geselecteerde klanten, met daarin de omzetcijfers en informatie over de toegekende korting.

Klantenranglijst. De beheerder heeft de mogelijkheid om meerdere klantenranglijsten aan te maken en te beheren, waarbij de afrekeningsperiode kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld een maand, een kwartaal, een jaar of een willekeurige aangegeven tijdsperiode. Een klant kan tot één of meerdere ranglijsten behoren. Het systeem telt automatisch de omzet van de klanten in de betreffende periode bij elkaar op en genereert een ranglijst. Nadat de klant zich op het platform heeft aangemeld, ziet hij zijn positie in de ranglijst en anonieme gegevens van klanten die direct voor en achter hem staan (alleen het omzetniveau wordt weergegeven). De beheerder stelt de beschrijving van de ranglijst vast, bijvoorbeeld informatie over beloningen en/of regels.

Weergave van de handelsvoorwaarden. De klant heeft toegang tot een pagina waarop zijn individuele handelsvoorwaarden worden weergegeven, waaronder betalingstermijnen, geldende kortingen voor afzonderlijke productcategorieën en contractprijzen die op basis van een vastgestelde prijslijst aan zijn account zijn toegewezen.

Alle klanten hebben hetzelfde logistieke minimum, waarbij verzending gratis is zodra dit wordt overschreden. Wij laten de klant weten hoeveel er nog ontbreekt voor gratis verzending. De verzendkosten onder het logistieke minimum worden berekend op basis van het land van verzending, het gewicht en de afmetingen van de zending, of worden vastgesteld als een vast bedrag, ongeacht de opgegeven parameters.

Elke klant heeft een eigen logistiek minimum, waarbij verzending gratis is zodra dit wordt overschreden. Wij laten de klant weten hoeveel er nog ontbreekt voor gratis verzending. De verzendkosten onder het logistieke minimum worden berekend op basis van het land van verzending, het gewicht en de afmetingen van de zending, of worden vastgesteld als een vast bedrag, ongeacht de opgegeven parameters.

Voor klanten die in Polen zijn geregistreerd, worden de verzendkosten automatisch via het platform berekend. Buitenlandse klanten worden geïnformeerd dat de verzendkosten individueel buiten het platform om worden vastgesteld.

Logistiek minimum voor verschillende productgroepen. Voor verschillende productgroepen kunt u een individueel logistiek minimum vaststellen voor een bepaalde klant of voor alle klanten, waarbij de verzending van producten uit die groep gratis is zodra dit minimum wordt overschreden. Bij een bestelling die meerdere productgroepen omvat, dient de klant voor elke groep afzonderlijk aan het minimum te voldoen. Indien de minimumwaarde in een van de groepen niet wordt bereikt, worden de aan die groep toegewezen transportkosten in rekening gebracht.

Verkoop van grote producten, waarbij de klant – ongeacht het logistieke minimum – altijd de transportkosten betaalt die door het platform voor het betreffende product zijn vastgesteld.

Wij verstrekken de klant het nummer van de vrachtbrief.

Berekening van de kosten en de bezettingsgraad van de pallet. Het platform geeft de klant informatie over het huidige percentage van de palletbezetting en het aantal pallets dat hij bestelt. De berekening vindt plaats op basis van de ingestelde waarde voor het betreffende product, namelijk hoeveel producten er op een pallet passen (bijvoorbeeld: een bepaald product past in 20 verpakkingen per pallet, wat betekent dat 1 verpakking = 5% van de palletbezetting). Het systeem telt de verschillende producten die in de bestelling zijn opgenomen en berekent op basis daarvan het aantal en de bezettingsgraad van de pallet. Het instellen van de verzendkosten per pallet en de weergave van de transportkosten voor klanten.

Wij bieden de klant de mogelijkheid om zijn zending met een eigen vrachtbrief te verzenden. Bij het plaatsen van de bestelling importeert de klant het vrachtbriefetiket en geeft hij het vrachtbriefnummer op. De beheerder ontvangt een melding samen met het etiket waarmee hij de zending moet verzenden. Wij brengen de klant geen extra kosten in rekening voor verzending via een eigen koeriersdienst.

Kennisgeving aan chauffeurs. Bij persoonlijke afhaling met eigen vervoer heeft de klant de mogelijkheid om de datum en het tijdvak aan te geven waarin het vervoer ter plaatse moet zijn (keuze uit de kalender in overeenstemming met de openingstijden van het magazijn, maar niet eerder dan de vastgestelde tijd die nodig is voor het klaarmaken van de bestelling). Mogelijkheid om aan te geven wie er zal komen (voor- en achternaam, telefoonnummer) en eventueel opmerkingen toe te voegen. De bevestiging van de ontvangst vindt plaats na het plaatsen van de bestelling.

Het palletomloopsysteem. De klant kan een aanvraag voor het ophalen van pallets indienen via een formulier op het platform, waarin de vereiste velden moeten worden ingevuld. Op basis van deze aanvraag registreert het systeem de verzoek op platformniveau en verstuurt het een e-mailbericht naar het opgegeven adres. De klant heeft toegang tot een overzicht van alle aanvragen met betrekking tot het ophalen van pallets.

Bepaalde klanten kunnen op krediet kopen. Voor elke klant kan een andere betalingstermijn worden vastgesteld.

De klant heeft de mogelijkheid om vooraf te betalen via een overschrijving op een bankrekening.

De klant heeft de mogelijkheid om vooraf te betalen via een online betalingssysteem (integratie met przelewy24.pl).

De klant heeft de mogelijkheid om onder rembours te betalen.

Verwachte leveringsdatum van de bestelling. Bij het plaatsen van de bestelling kiest de klant in de kalender een leveringsdatum uit de dagen die hem in het schema zijn toegewezen (bijvoorbeeld dinsdagen en vrijdagen). Het systeem stelt de eerst mogelijke leveringsdatum voor, rekening houdend met het tijdstip van het plaatsen van de bestelling en de minimale tijd die nodig is voor de afhandeling ervan, bijvoorbeeld 24 uur. Dit betekent dat de bestelling ruim van tevoren moet worden geplaatst om op de gekozen leveringsdag te kunnen worden verzonden. De gekozen datum is indicatief en wordt vermeld in de opmerkingen bij de bestelling.

Eigen bestelnummer. De klant heeft de mogelijkheid om bij het plaatsen van een bestelling een eigen nummer (extern nummer) in te voeren, dat vervolgens wordt vastgelegd in de opmerkingen bij de bestelling en wordt weergegeven in de lijst met bestellingen in de bestelgeschiedenis van de betreffende klant.

Automatische bestelsuggesties. De module houdt de aankoopgeschiedenis bij en stelt de klant voor om bepaalde producten opnieuw te bestellen op het moment dat de voorraad naar verwachting opraakt. Het systeem legt de winkelwagen ter goedkeuring aan de klant voor. De klant kan het gehele winkelmandje afronden en/of aanpassen. De frequentie van de suggesties wordt ingesteld op platformniveau of berekend op basis van de gemiddelde tijd tussen eerdere bestellingen. Er kan een e-mailmelding voor de klant worden ingesteld met informatie over het voorgestelde winkelmandje.

CStore AI Orders. Herkenning en verwerking van bestellingen uit e-mails met behulp van AI. - Deze module maakt het mogelijk om bestellingen die via e-mail van klanten worden ontvangen, evenals documenten en bijlagen in de formaten PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX en CSV, automatisch te verwerken. - Het systeem analyseert de inhoud van het bericht en de bijlagen (de medewerker heeft tevens de mogelijkheid om documenten handmatig te importeren), herkent producten, hoeveelheden en verkoopeenheden, identificeert de klant op basis van het e-mailadres of het domein van de afzender en koppelt de herkende artikelen aan de productfiches die in het systeem beschikbaar zijn op basis van indexen en EAN-codes. - Bij het opstellen van een bestelvoorstel houdt het systeem rekening met de individuele handelsvoorwaarden van de klant, waaronder de toegewezen prijslijsten. De medewerker ontvangt een kant-en-klaar bestelvoorstel, vergezeld van informatie over de mate van zekerheid bij de herkenning van afzonderlijke artikelen, de mogelijkheid om gegevens te verifiëren en te corrigeren, en de mogelijkheid om het document goed te keuren. Na goedkeuring wordt de bestelling automatisch aangemaakt op het CStore-platform. - De module registreert de geschiedenis van verwerkte berichten en documenten, samen met informatie over de goedkeurende gebruiker en de wijzigingen die vóór de afronding van de bestelling zijn aangebracht. - Het mechanisme maakt gebruik van AI-modellen die worden geleverd door OpenAI (ChatGPT). De kosten voor het gebruik van de AI-modellen (tokens) komen ten laste van de opdrachtgever op basis van het daadwerkelijke verbruik. - Als onderdeel van de configuratie van de module wordt het AI-mechanisme geoptimaliseerd op basis van voorbeeldbestellingen die door de Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. Het wordt aanbevolen om minimaal 150 e-mailberichten en/of documenten uit het verleden aan te leveren die bestellingen bevatten.

De bestelgeschiedenis op het platform omvat uitsluitend bestellingen die via het platform B2B zijn geplaatst. De klant heeft de mogelijkheid om de bestelling te bekijken en te herhalen.

De bestelgeschiedenis op het platform omvat alle bestellingen die via alle kanalen zijn geplaatst, inclusief bestellingen die buiten het platform B2B zijn geplaatst. De klant heeft de mogelijkheid om de bestelling in te zien en deze opnieuw te plaatsen. Wij brengen de klant op de hoogte van wijzigingen in de status.

Het bijhouden van wijzigingen in bestellingen. De klant plaatst een bestelling via het platform. Wanneer er wijzigingen in de bestelling worden aangebracht (bijvoorbeeld een aanpassing van de hoeveelheid of het verwijderen van een artikel), haalt het platform automatisch de bijgewerkte gegevens op en toont het de verschillen tussen de oorspronkelijke versie en de uitgevoerde versie. Zowel de klant als de beheerder kunnen de wijzigingen inzien, en de beheerder kan voor een geselecteerde periode een rapport genereren met daarin alle gewijzigde bestellingen. Het systeem stuurt de klant automatisch een melding over de wijziging in de afhandeling van de bestelling. Bij het plaatsen van een volgende bestelling stelt het platform voor om ontbrekende producten uit eerdere bestellingen toe te voegen, mits deze reeds op voorraad zijn.

Wij stellen de afrekeningen bij de facturen ter beschikking en presenteren deze aan de klant in de vorm van een overzicht met facturen, uitgiftedata, betalingen, factuurbedragen en het nog te betalen bedrag.

Wij stellen btw-facturen beschikbaar in de vorm van PDF-bestanden en bieden de klant de mogelijkheid deze te downloaden nadat hij is ingelogd.

Wij stellen de correctiefacturen met btw ter beschikking en bieden de klant de mogelijkheid deze te downloaden nadat hij is ingelogd.

Betalingsherinneringen. Het systeem stuurt de klant e-mailherinneringen over een naderende betalingstermijn en, in geval van achterstand, meldingen na bijvoorbeeld 7 of 14 dagen (instelbare waarden) aan zowel de klant als de verkoper. Elke herinnering bevat de gegevens van de huidige onbetaalde factuur en een overzicht van de overige achterstallige facturen.

Wij presenteren de aankooplimiet voor de klant.

Hieronder vindt u het saldo van de afrekeningen.

Vriendelijke incasso. Wanneer limieten of betalingstermijnen worden overschreden, krijgt de klant een verzoek om de betaling te voldoen te zien – geachte klant, u hebt achterstallige betalingen; uw bestelling zal aanvullend worden gecontroleerd door de afdeling facturering.

Blokkering van bestellingen bij achterstallige betalingen. Bij facturen die langer dan een bepaald aantal dagen achterstallig zijn, accepteert het systeem geen bestellingen en geeft het een melding weer dat de betaling moet worden voldaan. De klant ontvangt een e-mailbericht over de blokkering van het plaatsen van bestellingen. Zodra de openstaande vordering is voldaan, heft het systeem de blokkering automatisch op en verstuurt het een e-mailbericht waarin wordt gemeld dat het weer mogelijk is om bestellingen te plaatsen.

Accounts van verkopers. Een verkoper moet de mogelijkheid hebben om in te loggen op zijn account. Een verkoper kan inloggen op het account van een klant en namens hem een bestelling plaatsen (het systeem registreert welke verkoper de bestelling heeft aangemaakt en vermeldt dit in de opmerkingen bij de bestelling). Nadat de klant is ingelogd, ziet hij bovenaan het platform de foto, voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon/verkoopmedewerker die verantwoordelijk is voor de samenwerking.

De klant heeft toegang tot informatie over de twee personen die verantwoordelijk zijn voor zijn dienstverlening: de verkoopvertegenwoordiger en de accountmanager. Op het platform worden de contactgegevens van beide personen weergegeven.

Uitbreiding van bevoegdheden voor de commerciële organisatie. Het systeem biedt de mogelijkheid om toegangsniveaus tot het klantenbestand te definiëren op basis van de rol van de gebruiker. Een verkoper heeft uitsluitend inzage in zijn eigen klanten, een manager ziet de klanten die aan bepaalde verkopers zijn toegewezen, terwijl een directeur toegang heeft tot alle klanten in het systeem.

Inkooplijsten. De klant (of verkoper) kan binnen één account zelf meerdere inkooplijsten aanmaken. Deze inkooplijsten kunnen vervolgens worden bewerkt, herhaaldelijk worden uitgevoerd of worden verwijderd. Een inkooplijst kan worden omgezet in een bestelling.

Het opstellen van offertes door verkopers. Een verkoper kan in het CStore-platform voor een bepaalde klant een offerte opstellen met individuele prijzen en hoeveelheden die door de verkoper zijn opgegeven. De offerte wordt door CStore per e-mail naar de klant verzonden en is zichtbaar nadat de klant zich heeft aangemeld op zijn account. Op de offerte bevindt zich de knop „Bestelling afronden“ (op de pdf), die naar het platform leidt om de offerte af te ronden.

Offertes voor klanten buiten het platform. Een verkoper kan in het CStore-platform een offerte opstellen voor een klant die niet in het huidige klantenbestand is opgenomen. De offerte kan individuele prijzen en hoeveelheden bevatten die door de verkoper zijn vastgesteld. De voltooide offerte kan per e-mail in de vorm van een PDF-bestand naar de klant worden verzonden of direct door de verkoper worden gedownload. Indien de klant de offerte aanvaardt, vindt de orderbevestiging buiten het platform plaats.

Het opstellen van offertes door klanten. Een klant kan via het CStore-platform een offerte opstellen voor zijn eigen klant. In het kader van de offerte selecteert de klant producten uit het aanbod van het CStore-verkoopplatform, heeft hij de mogelijkheid om eigen aanvullende items toe te voegen (vrije tekst met bijvoorbeeld een beschrijving van de geleverde dienst), hoeveelheden en prijzen aan te passen, de gegevens van zijn klant in te voeren en de geldigheidsduur van de offerte vast te stellen. De offerte kan vervolgens als PDF worden gedownload en naar de eindklant worden verzonden. Wanneer onze klant de offerte wil accepteren, kan hij dit vanaf het platform doen door de offerte om te zetten in een bestelling en deze snel af te ronden voor de producten die op het platform stonden, tegen prijzen waarbij rekening is gehouden met zijn individuele kortingen.

Het verkopersdashboard. Nadat de verkoper zich op het platform heeft aangemeld, ziet hij de belangrijkste informatie: de omzet van de huidige maand (met de mogelijkheid om de omzet van voorgaande maanden te bekijken), een overzicht van de meest recente bestellingen van klanten, en de mogelijkheid om bestellingen te filteren op periode of per klant. De mogelijkheid om inactieve klanten te bekijken (klanten die de afgelopen X dagen geen bestellingen hebben geplaatst), de mogelijkheid om klanten te vergelijken die recentelijk zijn gestopt met kopen (wij vergelijken een geselecteerde periode, bijvoorbeeld het vorige kwartaal met het huidige, en signaleren inactieve klanten of klanten met een lage aankoopactiviteit). Een mechanisme voor periodieke e-mailrapportages aan de verkoper op een vaste dag van elke maand, met informatie over klanten bij wie de omzetdaling meer dan een bepaald percentage bedroeg in vergelijking met de voorgaande periode.

Achtergelaten winkelmandjes. De verkoper heeft de mogelijkheid om de winkelmandjes van klanten in te zien (inhoud van de producten, laatste wijzigingsdatum, totaalbedrag van het winkelmandje). De verkoper kan op eigen initiatief contact opnemen met de klant om de afronding van de bestelling te bespoedigen, of het systeem kan op basis van automatische regels (bijvoorbeeld na X dagen inactiviteit in het winkelmandje) een automatische e-mailstoring versturen met de mededeling dat het winkelmandje nog moet worden afgerond. De verkoper kan winkelmandjes in één overzicht bekijken met een filteroptie, bijvoorbeeld om klanten weer te geven waarvan de waarde van het winkelmandje hoger is dan bedrag X en waarvan de laatste activiteit ten minste 7 dagen geleden plaatsvond.

Analyse van het gedrag van klanten. Een mechanisme dat het gedrag van klanten op het platform registreert, zoals: inloggen, het bekijken van een bepaalde categorie of een bepaald product, het toevoegen van producten aan het winkelmandje, het bekijken van een tekstpagina en het plaatsen van een bestelling. Binnen de geregistreerde gebeurtenissen beschikken wij over een volledige geschiedenis (welke gebruiker welke handelingen heeft verricht). De verkoper heeft de mogelijkheid om het gedrag van een bepaalde klant in te zien en om klanten te zoeken die een bepaalde handeling wel of niet hebben uitgevoerd. Bijvoorbeeld een overzicht van klanten die een bepaald product of een product uit een bepaalde productgroep hebben bekeken; klanten die zich de afgelopen X dagen niet op het platform hebben aangemeld.

Basisontwerp. De opdrachtgever voegt zelf het logo, de promotiebanners en de tekstuele informatie toe.

Aanpassing van het sjabloon in de vorm van 16 uur aan grafische wijzigingen. Omvang van de wijzigingen: het uploaden van het logo en banners, het aanpassen van de kleuren, het toevoegen van extra inhoud op het platform en kleine aanpassingen aan de startpagina.

Implementatie van het aangeleverde individuele grafische ontwerp (een getekend grafisch ontwerp dat door de Opdrachtgever is aangeleverd na voorafgaand overleg met CStore). Omvang van de implementatie van het grafische ontwerp: ontwerp van de startpagina, de productlijst, de productpagina’s, de tekstpagina en de contactpagina.

Het productblad exporteren naar een PDF-bestand. De klant heeft de mogelijkheid om het productblad naar een PDF-bestand te exporteren. Het sjabloon voor het PDF-bestand zal worden opgesteld en goedgekeurd in overleg met de opdrachtgever.

Loyaliteitsprogramma. Dit programma is uitsluitend via het platform beschikbaar voor geselecteerde klanten. De beheerder bepaalt welke klanten toegang krijgen tot het programma. Klanten ontvangen een bepaald aantal punten voor hun aankopen. Op de productpagina wordt weergegeven hoeveel punten de klant voor een aankoop ontvangt. De klant ziet tevens een overzicht van zijn punten (d.w.z. het huidige saldo en de geschiedenis van het toekennen en aftrekken van punten). Wij hanteren een vaste omrekeningsfactor, bijvoorbeeld 1 PLN = 1 punt. De punten worden toegekend op het moment dat de status van de bestelling verandert in ‘afgehandeld’ of ‘verzonden’. Wij tellen punten uitsluitend mee voor bestellingen die via het platform zijn geplaatst. Daarnaast is er een systeem dat het stimuleren van bepaald gedrag ondersteunt, bijvoorbeeld: plaats een bestelling vóór 12.00 uur en ontvang 50 extra punten; bestel een specifiek product (of producten uit een bepaalde laagste categorie) en ontvang driemaal meer punten dan normaal; Een beloningscatalogus, waarin klanten een productassortiment kunnen bekijken dat uitsluitend toegankelijk is voor deelnemers aan het loyaliteitsprogramma. In deze catalogus staat bij elk product vermeld voor hoeveel punten het kan worden verkregen. Zodra de puntendrempel voor een bepaald product wordt overschreden, wordt het product kosteloos verzonden. Het is niet mogelijk om tegelijkertijd met punten en geld te betalen.

Klachten. Nadat de klant is ingelogd, kan hij een klacht indienen door het formulier op CStore in te vullen en aanvullende velden in te vullen (de velden worden in overleg met de licentienemer vastgesteld). Het formulier wordt per e-mail naar de klant verzonden en naar een specifiek e-mailadres van de beheerder (de aangewezen persoon binnen het bedrijf die klachten afhandelt). Aan de kant van CStore bestaat de mogelijkheid om de status van de afhandeling van een klacht handmatig te wijzigen en een opmerking aan de klacht toe te voegen. De klant heeft niet de mogelijkheid om aanvullende opmerkingen toe te voegen aan een klacht die hij eerder heeft ingediend. Nadat de klant zich heeft aangemeld bij zijn account, ziet hij een overzicht van de ingediende klachten en de status van de afhandeling daarvan.

Klachten met betrekking tot verkoopdocumenten. Bij het invullen van het formulier selecteert de klant de specifieke factuur waarop de klacht betrekking heeft (uit een lijst met documenten die niet ouder zijn dan een bepaald aantal dagen). Nadat het document is geselecteerd, toont het systeem een lijst met producten en de bijbehorende hoeveelheden die daarin waren opgenomen. De klant selecteert de producten waarop de klacht betrekking heeft, evenals de hoeveelheden waarop de melding betrekking heeft (niet groter dan op de oorspronkelijke factuur). Na het verzenden van het formulier wordt de klacht in het systeem geregistreerd en per e-mail doorgestuurd.

Enquêtes. De mogelijkheid om periodiek enquêtes onder klanten te houden. De beheerder stelt de vragen en antwoorden vast, zowel in de vorm van gesloten keuzemogelijkheden (A, B, C enz.) als in de vorm van open vragen (waarbij de klant zelf een antwoord kan invullen). Wij stellen de periode vast waarin de enquête voor klanten beschikbaar is nadat zij zijn ingelogd. Bij het inloggen verschijnt er een melding met het verzoek om de enquête in te vullen; de klant kan deze invullen of negeren. De beheerder heeft de mogelijkheid om de enquêteresultaten naar een CSV-bestand te exporteren.

Integratie met het gekozen nieuwsbriefsysteem (het systeem wordt tijdens de implementatiefase vastgesteld).

Het aanbieden van het assortiment in XML-formaat voor klanten met webwinkels die beschikken over productbestanden met informatie over de beschikbaarheid en de inkoopprijs voor klanten. De door ons geselecteerde klanten krijgen toegang tot hun eigen bestand, dat zij in hun webwinkel kunnen importeren.

Het automatisch verwerken van bestellingen via de REST API. Het beschikbaar stellen aan geselecteerde klanten van een mechanisme voor het verwerken van bestellingen via de REST API, waarbij bijvoorbeeld een externe webwinkel automatisch een bestelling kan plaatsen via onze API, zonder dat men hoeft in te loggen op het klantenportaal.

Weergave van mededelingen voor klanten. Het platform biedt de mogelijkheid om aan klanten bepaalde tekstuele en/of visuele mededelingen weer te geven op een vastgesteld tijdstip (datum en tijd van / tot). De informatie verschijnt na het inloggen of, indien de klant al is ingelogd, bij het wisselen tussen tabbladen. De klant moet bevestigen dat hij kennis heeft genomen van het bericht om verder te kunnen gaan met het gebruik van het platform. Het bericht wordt eenmalig aan de betreffende klant getoond en blijft zichtbaar totdat het als gelezen is gemarkeerd.

Het interne berichtensysteem binnen het platform voor klanten. Een mechanisme waarmee de beheerder of verkopers berichten naar de klant kunnen verzenden, die toegankelijk zijn nadat men zich op het platform heeft aangemeld. Binnen het bericht is het mogelijk om een tekstbericht te verzenden en optioneel een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld in de vorm van een PDF-bestand. De klant heeft de mogelijkheid om op het verzonden bericht te reageren, eveneens met de optie om bestanden bij te voegen. Nadat de klant een bericht op het platform heeft ontvangen, krijgt hij bovendien een e-mailmelding dat er een bericht is binnengekomen. Ook de verkoper of beheerder ontvangt een melding zodra er een nieuw bericht is binnengekomen. Er bestaat de mogelijkheid om berichten te versturen naar één, meerdere of alle klanten (bijvoorbeeld met een actuele, tijdelijke aanbieding, documenten ter ondertekening, een in te vullen enquête, enzovoort).

Een mobiele verkoopapp met AI-ondersteuning voor verkopers. - De app is beschikbaar voor smartphones en tablets met Android en iOS. - Overzicht van taken die op een bepaalde dag moeten worden uitgevoerd, met de mogelijkheid om deze als voltooid te markeren en een opmerking toe te voegen. - Rapportage van inkomende en uitgaande gesprekken, inclusief de duur ervan, en automatische toewijzing aan het klantaccount in de module CRM (met de mogelijkheid om de contactgeschiedenis te bekijken). - Na afloop van een gesprek kan de verkoper een spraaknotitie toevoegen, die automatisch wordt omgezet in tekst en toegewezen aan het klantaccount in de module CRM. - Rapportage van GPS-locaties – het systeem registreert de plaats waar de taak is uitgevoerd (bijvoorbeeld bij een klantbezoek). De manager kan kaarten bekijken waarop de locaties en de uitvoeringsstatus van de taken door de verkopers zijn aangegeven.

Offline bestellingen aannemen. Met de mobiele applicatie kan de verkoper namens klanten bestellingen plaatsen zonder actieve internetverbinding. De bestelling wordt lokaal in de applicatie opgeslagen en automatisch doorgestuurd zodra de verbinding met het netwerk is hersteld. In de offline modus heeft de verkoper toegang tot de productlijst met namen, artikelnummers, voorraadstanden en miniatuurafbeeldingen van hoofd- en aanvullende foto’s. Daarnaast zijn er functies beschikbaar om producten per categorie te bekijken, te zoeken en te sorteren op basis van geselecteerde parameters.

Synchronisatie van telefoon en tablet. De verkoper kan de mobiele app tegelijkertijd op zijn telefoon en tablet gebruiken, terwijl hij bij hetzelfde account is ingelogd. Zodra er een oproep van een klant op de telefoon wordt aangenomen, verschijnt er automatisch een melding op de tablet (met een actieve internetverbinding) met de vraag of er een bestelling voor de bellende klant moet worden aangemaakt. Na bevestiging wordt u doorgestuurd naar de module voor het aannemen van bestellingen. Een vergelijkbare functie is beschikbaar in de webversie: als de verkoper is ingelogd in het beheerderspaneel of op CRM, toont het systeem een venster waarin u de bestelling namens de klant kunt aannemen, waarbij de verkoper automatisch wordt ingelogd op het account van de bellende klant en het bestelproces kan worden gestart.

Beheer van klanten en de samenwerkingsgeschiedenis. De verkoper heeft toegang tot de lijst met klanten die aan zijn account zijn toegewezen, waarbij hun aankoopactiviteit visueel wordt aangegeven. Klanten die in de afgelopen 30 dagen een bestelling hebben geplaatst, worden groen gemarkeerd; klanten met bestellingen van 31 tot 60 dagen geleden worden geel gemarkeerd en de overige klanten worden rood gemarkeerd. De duur van de tijdsperioden is in het systeem configureerbaar. Na het selecteren van een klant krijgt de verkoper toegang tot diens dossier, dat contactgegevens, de bestelgeschiedenis van de afgelopen drie maanden en een lijst met facturen inclusief betalingsstatus bevat.

Aankoopsjablonen voor klanten. Voor elke klant kan één aankoopsjabloon worden gedefinieerd, waarin de productcategorieën van het laagste niveau worden toegewezen (zonder dat er verkoopdoelstellingen worden vastgesteld). De verkoper kan, op basis van het aan de klant toegewezen patroon, een rapport genereren waarin het aantal en de waarde van de uitgereikte facturen per productgroep worden weergegeven. Standaard wordt de lijst gesorteerd op groepen met de laagste verkoophoeveelheid; deze worden bovenaan de lijst weergegeven. Het rapport is zowel beschikbaar op het onlineplatform als in de mobiele applicatie.

Het opstellen van offertes voor de klant. Het systeem stelt de verkoper in staat om een offerte op te stellen op basis van de in het systeem beschikbare producten. De offerte kan in PDF-formaat worden opgeslagen en per e-mail naar de klant worden verzonden. De verkoper en de beheerder hebben toegang tot de lijst met alle gegenereerde offertes. Elke offerte kan worden omgezet in een bestelling, die in het platform wordt opgeslagen. Indien de offerte betrekking heeft op een klant die in de database van het platform is opgenomen, wordt de bestelling automatisch geaccepteerd. Voor klanten die niet in het platform zijn geregistreerd, wordt de op basis van de offerte geaccepteerde bestelling buiten de mobiele applicatie om ingevoerd.

Ranglijst van verkopers. Het systeem maakt het mogelijk om meerdere verkoopranglijsten aan te maken en te beheren voor geselecteerde geografische gebieden, variërend van één land, meerdere landen tot de hele wereld. Elke ranglijst is gebaseerd op een specifiek doel, zoals het aantal geworven klanten, de omzetwaarde of het aantal uitgevoerde acties (bijvoorbeeld het plaatsen van reclamedisplays). Verkopers die in een bepaalde periode de beste resultaten behalen, worden bovenaan de ranglijst weergegeven. Ranglijsten kunnen gelijktijdig worden bijgehouden en een individuele verkoper kan aan meerdere ranglijsten tegelijk deelnemen. Elke ranglijst heeft een titel, een beschrijving en de mogelijkheid om een prijs of wedstrijdregels vast te stellen. De verkoper heeft toegang tot de lijst met ranglijsten waaraan hij deelneemt, inclusief de begin- en einddata, zijn positie en de resultaten van andere deelnemers – zowel degenen die boven hem staan als degenen die onder hem staan. Daarnaast heeft hij de mogelijkheid om eerdere ranglijsten van de afgelopen 12 maanden te bekijken, waardoor hij de resultaten kan analyseren en de voortgang in de loop van de tijd kan volgen.

CStore AI-SFA-Scan. Herkenning van productlijsten aan de hand van foto’s met behulp van AI. - De verkoper maakt een foto van een productlijst of een document waarop producten staan vermeld. Voorafgaand aan de analyse kan de foto worden bijgesneden tot een geselecteerd gebied. - Het systeem analyseert de afbeelding, herkent de producten en hoeveelheden, en koppelt de gedetecteerde artikelen vervolgens aan productfiches op basis van EAN-codes of indexnummers. - Na afloop van de analyse stelt de applicatie automatisch een lijst met artikelen op voor een bestelling of offerte. De gebruiker heeft de mogelijkheid om de herkende gegevens te controleren en te corrigeren alvorens deze goed te keuren. - Producten die niet in de productdatabase worden herkend, worden weergegeven in een aparte lijst die ter verificatie dient. - Het systeem maakt gebruik van AI-modellen die worden geleverd door OpenAI (ChatGPT). De kosten voor het gebruik van de AI-modellen (tokens) komen ten laste van de opdrachtgever op basis van het daadwerkelijke verbruik.

CRM-dashboard. Nadat een verkoper of beheerder zich bij het platform heeft aangemeld, heeft hij toegang tot een module voor het beheer van relaties met bestaande en potentiële klanten, met de volgende functies: - Dashboard met een overzicht van de belangrijkste informatie (mogelijkheid om de weergegeven gegevens aan te passen) - Verkooptrechter met verkoopkansen, verkoopfase, klanten en transactiewaarde. - Een kaart met een overzicht van huidige en potentiële klanten, met de mogelijkheid om te filteren op geselecteerde klantcriteria. De verkoper kan zien waar een bepaalde klant zich bevindt en kan filteren of alleen huidige klanten worden weergegeven of ook potentiële klanten die nog niet in het systeem zijn opgenomen; potentiële klanten worden in een andere kleur weergegeven dan huidige klanten; er is een filter op de datum van de laatste activiteit, bijvoorbeeld klanten die de afgelopen X dagen niet zijn bezocht. Het resultaat van de filters wordt weergegeven in de vorm van een kaart en een lijst met klanten. - Mogelijkheid om op het niveau van een bepaalde klant informatie in te zien over recente bestellingen, de status van afrekeningen, het adres van de hoofdvestiging (een klant kan meerdere adressen hebben; één van deze adressen dient te worden aangemerkt als het adres van de hoofdvestiging), contactgegevens (voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mail – mogelijkheid om meerdere contactpersonen aan te wijzen (module onafhankelijk van de subaccountmodule) met vermelding van hun rol binnen het team (vrij tekstveld) – Planning van taken (die tot een van de volgende typen behoren: vergadering, het indienen van een eerste offerte (voor een nieuwe klant), telefoongesprek, notitie) op het niveau van de betreffende zakenpartner (datum, naam en type van de taak vastleggen); mogelijkheid om alle taken op het niveau van een bepaalde klant te bekijken, maar ook op het niveau van de lijst met alle klanten die aan een bepaalde verkoper zijn toegewezen, en te filteren op taaktype (de beheerder kan alle verkopers en alle taken bekijken). Taken worden gemarkeerd als voltooid en kunnen worden bewerkt of verwijderd. - Een vragenlijst die door de verkoper moet worden ingevuld na afloop van de eerste afspraak. De inhoud van de vragenlijst wordt bepaald door de beheerder; na afloop van de afspraak dient de vragenlijst te worden ingevuld (maar alleen wanneer de klant deze nog niet eerder heeft ingevuld; via de vragenlijst verkrijgen wij een bredere beschrijving van het betreffende bedrijf). - Mogelijkheid om een potentiële contactpersoon toe te voegen (een nieuwe contactpersoon die op dit moment nog geen klant van ons is en niet in het systeem voorkomt); op het niveau van potentiële contactpersonen is het tevens mogelijk om deze aan de kaart toe te voegen en taken te definiëren; Mogelijkheid om rapportages te genereren over het aantal ingediende offertes voor potentiële klanten binnen een bepaalde periode; overzicht van een bepaalde verkoper en zijn taken binnen een bepaalde periode; De mogelijkheid om een overzicht te bekijken van inactieve klanten (klanten die in het systeem staan), die gedurende X dagen geen bestellingen hebben geplaatst.

Synchronisatie van e-mail. Een mechanisme waarmee verkopers vanuit het CStore-dashboard e-mailberichten kunnen verzenden en ontvangen. De correspondentie wordt in de module CRM aan een specifieke klant toegewezen. Een trackingpixel die registreert wanneer een klant een e-mail opent (het systeem rapporteert op welk tijdstip en door welke klant de e-mail is geopend. Elke opening wordt weergegeven in het CStore-dashboard). De verzending vindt plaats via het domein en de server van de Opdrachtgever (communicatie via IMAP en SMTP).

Synchronisatie van agenda’s. Geplande taken op het CStore-platform in de module ‘CRM’ worden automatisch gesynchroniseerd met het account van de handelaar in Microsoft Outlook Calendar of Google Calendar.

Het plannen van terugkerende taken voor verkopers. De verkoopmanager heeft de mogelijkheid om in de module CRM terugkerende taken te plannen die om de zekere tijd worden herhaald, voor bepaalde verkopers en voor een bepaald klantsegment (bijvoorbeeld terugkerende taken om de twee weken waarbij een geselecteerde verkoper een klant uit een bepaald segment bezoekt). De mogelijkheid om taken te definiëren voor gehele klantsegmenten, die automatisch worden toegewezen aan de verkopers die verantwoordelijk zijn voor de samenwerking met de betreffende klant. Verkopers zien de toegewezen taken en markeren deze als voltooid nadat ze zijn uitgevoerd. De manager ziet een overzicht van de uit te voeren taken, een overzicht van de op tijd voltooide taken, een overzicht van de te laat voltooide taken en een overzicht van de niet-voltooide taken.

Verkoopdoelstellingen voor verkopers. Het systeem biedt de mogelijkheid om verkoopdoelstellingen vast te stellen voor individuele verkopers of groepen verkopers binnen bepaalde tijdsperioden, zoals een maand, een kwartaal of een jaar. Binnen één doelstelling kunnen subdoelstellingen worden vastgesteld die moeten worden gerealiseerd om de hoofddoelstelling als behaald te beschouwen. Deeldoelen kunnen kwantitatief of kwalitatief van aard zijn. Kwantitatieve deeldoelen hebben betrekking op specifieke productgroepen of geselecteerde producten (SKU’s) en zijn gebaseerd op de totale omzet uit definitieve facturen die uit het systeem worden opgehaald, waarbij rekening wordt gehouden met de factuurdatum, ongeacht de betalingsstatus. Kwalitatieve subdoelen zijn gebaseerd op gedefinieerde taken die de verkoper in een bepaald aantal moet uitvoeren, waarbij elke taak voor een bepaalde klant slechts één keer per periode wordt meegeteld, ongeacht het aantal keren dat deze wordt uitgevoerd. In de verkooprapportage wordt rekening gehouden met de omzet die is behaald bij klanten die aan de betreffende verkoper zijn toegewezen.

Berekening van bonussen voor verkopers. Het systeem maakt het mogelijk om automatisch bonussen voor verkopers te berekenen op basis van de mate waarin de verkoopdoelstellingen zijn gerealiseerd. De bonus kan worden toegekend voor het behalen van een bepaald omzetniveau, een bepaalde marge of het voltooien van een vastgesteld aantal verkoopopdrachten. Bij waardegerichte doelstellingen is de berekening gebaseerd op gegevens die uit het systeem worden opgehaald, zoals de totale omzet of de marge (het verstrekken van informatie over de marge is vereist). Het systeem biedt de mogelijkheid om meerdere bonusdrempels te definiëren, waarbij bij overschrijding verschillende provisietarieven of eenmalige bonusbedragen worden toegepast. De hoogte van de bonus wordt automatisch berekend op basis van de mate waarin de doelstelling is gerealiseerd. De verkoper ziet in zijn dashboard de huidige voortgang van de doelstellingen, de verwachte hoogte van de bonus en historische gegevens, terwijl de manager toegang heeft tot een overzicht van de resultaten van zijn team, inclusief de voortgang bij het behalen van de doelstellingen en de hoogte van de toegekende bonussen.

Het plannen van taken die tijdens het bezoek van een vertegenwoordiger ter plaatse moeten worden uitgevoerd. De verkoopmanager heeft de mogelijkheid om één of meerdere schema’s met vragenlijsten/taken vast te stellen die tijdens het bezoek ter plaatse van de verkoper moeten worden uitgevoerd. Binnen het bezoekschema worden de uit te voeren taken gespecificeerd (een lijst met taken die door de manager zijn vastgesteld en de reactie van de verkoper op basis van: uitgevoerd / niet uitgevoerd / opmerkingen / bijlagen zoals foto’s). Managers wijzen een bepaald bezoekscenario toe aan specifieke klantsegmenten en verkopers. Tijdens het bezoek voert de verkoper de afzonderlijke taken uit en rapporteert hij de uitvoering ervan. Het systeem registreert het tijdstip waarop het bezoek begint en eindigt. De manager heeft de mogelijkheid om ingevulde enquêtes te bekijken en deze te filteren op een bepaalde klant, verkoper of periode. Zowel de verkoper als de manager kunnen de enquêtes en de duur van het bezoek inzien. De enquêtes worden gekoppeld aan het klantaccount op CRM. Indien er geen bezoek is gepland, kan de verkoper het bezoek en de ingevulde enquête zelf registreren.

CStore AI Routes. Het plannen van optimale routes voor verkopers, ondersteund door AI. De manager heeft de mogelijkheid om de frequentie van bezoeken aan een bepaalde klant of een bepaald klantsegment te plannen (bijvoorbeeld een klant die wekelijks / om de twee weken / maandelijks / per kwartaal enz. wordt bezocht). Voor elke klant is de locatie van het bezoek vastgelegd (een specifiek adres), evenals optionele uitzonderingen op de bezoekregeling (bijvoorbeeld een mogelijk bezoek op een bepaalde dag of op bepaalde dagen van de week op vastgestelde tijdstippen). Op het niveau van het CStore-platform is het mogelijk om de werkdagen en -tijden van de verkopers, de gemiddelde bezoekduur en de locatie van het vertrekpunt vast te leggen. De manager kan voor een geselecteerde periode bezoeken plannen voor de aangewezen verkopers, waarbij het systeem de optimale reisroute weergeeft, uitgesplitst per dag. De manager heeft de mogelijkheid om de volgorde van de bezoeken handmatig te wijzigen. De verkoper ziet de geplande bezoeken van tevoren. De verkoper geeft aan of de bezoeken zijn uitgevoerd en heeft de mogelijkheid om een eigen bezoek (dat niet was gepland) in te voeren. De manager ziet een rapport met de uitgevoerde bezoeken.

CStore AI RFQ. Herkenning en opstelling van offertes op basis van e-mails met behulp van AI. - Deze module maakt het mogelijk om offerteaanvragen die via e-mail van klanten worden ontvangen, evenals documenten en bijlagen in de formaten PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX en CSV, automatisch te verwerken. - Het systeem analyseert de inhoud van de berichten en de bijlagen (de verkoper heeft tevens de mogelijkheid om documenten handmatig te importeren), herkent producten, hoeveelheden en verkoopeenheden, identificeert de klant op basis van het e-mailadres of het domein van de afzender en koppelt de herkende artikelen aan de productdossiers die in het systeem beschikbaar zijn op basis van indexen en EAN-codes. - Op basis van de herkende gegevens kan het systeem automatisch een concept-offerte opstellen waarin rekening wordt gehouden met de individuele handelsvoorwaarden van de klant, inclusief de toegewezen prijslijsten. De verkoper ontvangt een kant-en-klaar offerteontwerp, vergezeld van informatie over de mate van zekerheid bij de herkenning van de afzonderlijke artikelen, de mogelijkheid om de gegevens te verifiëren en bij te werken (waaronder wijzigingen in prijzen en hoeveelheden) en het document goed te keuren alvorens het naar de klant te verzenden. - Na registratie van de offerteaanvraag maakt het systeem optioneel een nieuwe verkoopkans aan in de module ‘CRM’ of werkt het een bestaande verkoopkans voor de betreffende klant bij (indien deze eerder was aangemaakt). Aan de verkoopkans worden de inhoud van het bericht, de bijlagen en de opgestelde offerte toegewezen. - De module registreert de geschiedenis van verwerkte berichten, opgestelde offertes en de activiteiten van verkopers in verband met de afhandeling van de offerteaanvraag. - Het mechanisme maakt gebruik van AI-modellen die worden geleverd door OpenAI (ChatGPT). De kosten voor het gebruik van de AI-modellen (tokens) komen ten laste van de Opdrachtgever op basis van het daadwerkelijke verbruik. - Als onderdeel van de configuratie van de module wordt het AI-mechanisme geoptimaliseerd op basis van voorbeeldaanvragen die door de Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. Het wordt aanbevolen om minimaal 150 e-mails uit het verleden en/of documenten met offerteaanvragen aan te leveren.

OMS-systeem. Verwerking van bestellingen uit alle kanalen op één plek. Het systeem begeleidt het gehele orderafhandelingsproces, vanaf het ophalen van de bestelling uit het verkoopkanaal, via het samenstellen en wijzigen van statussen, tot en met het voorbereiden van de verzending. Het maakt het mogelijk om bestellingen in bulk te bewerken, zendingen aan te maken en etiketten in één keer af te drukken voor toonaangevende koeriersbedrijven en verzendplatforms, waaronder InPost, DPD, DHL, FedEx, Orlen Paczka, Furgonetka, Wysyłam z Allegro, GLS en Poczta Polska, met de mogelijkheid om uit te breiden naar andere vervoerders. Eindklanten kunnen automatisch berichten ontvangen over de ontvangst, het verpakken en de verzending van hun bestelling. Door de regelmatige synchronisatie van aanbiedingen, prijzen en voorraadniveaus blijven de gegevens in alle geïntegreerde verkoopkanalen actueel. Bij het opstarten van het systeem importeren wij de bestelgeschiedenis van de afgelopen 7 dagen.

PIM-module. Beheer van productinformatie op één plek. Het systeem maakt het mogelijk om productfiches aan te maken en bij te werken, met daarin namen, beschrijvingen, foto’s, bijlagen, kenmerken, varianten en vertalingen. Producten kunnen handmatig worden ingevoerd of in bulk worden geïmporteerd vanuit een bestand of een FTP-server.

Module Prijslijsten. Beheer van prijzen en marges op één plek. Het systeem biedt de mogelijkheid om meerdere basisprijslijsten aan te maken en prijsregels voor offertes vast te leggen. De automatische herberekening van prijzen en marges vergemakkelijkt het bijwerken van het prijsbeleid en het handhaven van het beoogde winstniveau op de verkoop.

Medewerkersaccounts. Veilig toegangsbeheer voor het team. Het systeem maakt het mogelijk om medewerkersaccounts aan te maken, rollen te definiëren en bevoegdheden toe te kennen die aansluiten bij het takenpakket. Aan de hand van statistieken en een activiteitengeschiedenis kunt u het werk van gebruikers controleren, uitgevoerde handelingen nagaan en de veiligheid bij de afhandeling van bestellingen vergroten.

Integratie met Allegro. De bidirectionele integratie met Allegro omvat het beheer van prijslijsten, verkoopvoorwaarden en aanbiedingssjablonen. De beheerder kan nieuwe aanbiedingen rechtstreeks vanuit het systeem OMS plaatsen. Door categorieën en kenmerken vooraf te koppelen, wordt de tijd die nodig is voor het aanmaken ervan aanzienlijk verkort. Het systeem biedt de mogelijkheid om aanbiedingen te bewerken, verplichte parameters bij te werken en beëindigde aanbiedingen handmatig of automatisch te heropenen. De gebruiker kan aanbiedingen tevens promoten door deel te nemen aan campagnes en programma’s die op Allegro beschikbaar zijn, zonder dat hij zich hoeft aan te melden bij het Allegro-beheerderspaneel.

Integratie met CStore B2B. Dankzij deze integratie kunnen bestellingen worden opgehaald van het CStore-platform B2B.

Integratie met ERP. Gebruik van de bestaande koppeling tussen CStore B2B en het systeem ERP. CStore OMS maakt gebruik van de integratie met ERP die reeds binnen CStore B2B functioneert. Voor deze oplossing is een actieve CStore-module B2B vereist, evenals een werkende integratie met het systeem ERP.

Integratie met ERP. Directe koppeling tussen CStore OMS en het systeem ERP. Voor klanten die geen gebruik maken van CStore B2B kan het systeem OMS rechtstreeks worden geïntegreerd met ERP.

Afhandeling van retourzendingen. Beheer van retourzendingen vanuit marktplaatsen op één plek. Het systeem maakt het mogelijk om retourzendingen vanuit marktplaatskanalen op te halen en af te handelen. U kunt hiermee eigen statussen en redenen voor retourzendingen aanmaken, retourlabels voor klanten genereren en interne notities toevoegen om het hele proces te vergemakkelijken.

Integratie met Amazon. Dankzij de bidirectionele integratie kunt u bestellingen van Amazon ophalen en rechtstreeks vanuit CStore OMS nieuwe aanbiedingen op dit platform plaatsen.

Integratie met elke willekeurige marktplaats. Dankzij deze integratie kunt u bestellingen ophalen van de door u gekozen marktplaats en daar rechtstreeks vanuit CStore OMS nieuwe aanbiedingen plaatsen.

Integratie met de webwinkel. Dankzij deze integratie kunnen bestellingen uit de webwinkel worden opgehaald en kunnen voorraden, prijzen en productgegevens worden bijgewerkt.

Integratie met een extern magazijn. Het systeem maakt het mogelijk om een extern magazijn te koppelen en voorraadstanden, prijzen, productbeschrijvingen en productfoto’s op te halen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor de verkoop op marktplaatsplatforms of in uw eigen webwinkel.

Configuratie van het OMS-account. Het systeem voorbereiden om aan de slag te gaan. Deze dienst omvat de configuratie van het account volgens de wensen van de klant, het koppelen van de opgegeven marktplaatsplatforms op basis van de verstrekte toegangsgegevens en het invoeren van sjablonen voor e-mailberichten.

Training in het gebruik van CStore OMS. Praktische voorbereiding van het team op het werken met het systeem. De training duurt maximaal 6 uur en vindt plaats op het kantoor van de opdrachtgever. De training omvat een toelichting op het gebruik van het systeem en de processen die het team in de dagelijkse werkzaamheden toepast.

Uitgebreid - Import van bestelgeschiedenis. Aanvulling van het systeem met eerdere bestellingen. Deze dienst omvat het ophalen van de bestelgeschiedenis uit marketplace-accounts of webwinkels en het importeren daarvan naar CStore OMS.