Τι είναι το PIM; Το σύστημα επιτρέπει τη συγκέντρωση πληροφοριών για τα προϊόντα σε ένα ενιαίο και οργανωμένο περιβάλλον και, στη συνέχεια, την προετοιμασία τους για χρήση σε διάφορα κανάλια πώλησης. Η Centoro προσφέρει ένα σύστημα PIM που απευθύνεται σε εταιρείες οι οποίες διαχειρίζονται ένα εκτεταμένο εύρος προϊόντων και χρειάζονται συνεπή δεδομένα στο ηλεκτρονικό εμπόριο, σε πλατφόρμες B2B, σε ψηφιακούς καταλόγους ή σε marketplace. Η λύση αυτή μπορεί να υποστηρίξει κατασκευαστές, διανομείς και πωλητές που εργάζονται με πληροφορίες που προέρχονται από πολλές πηγές.
Σε τι συνίσταται η Διαχείριση Πληροφοριών Προϊόντων;
Η Διαχείριση Πληροφοριών Προϊόντων (Product Information Management) αφορά τη διαχείριση των πληροφοριών που περιγράφουν τα προϊόντα σε όλη τη διαδικασία προετοιμασίας τους για πώληση. Τα δεδομένα συλλέγονται, ταξινομούνται, συμπληρώνονται και διατίθενται στα συστήματα που είναι υπεύθυνα για την παρουσίαση της προσφοράς. Οι ταξινομημένες πληροφορίες για τα προϊόντα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν από το σύστημα διαχείρισης παραγγελιών, το οποίο υποστηρίζει τα επόμενα στάδια της διαδικασίας πώλησης.
Το κεντρικό αποθετήριο μπορεί να αποθηκεύει τόσο βασικές εμπορικές πληροφορίες όσο και πιο αναλυτικό περιεχόμενο. Ανάλογα με το μοντέλο δεδομένων που έχει υιοθετηθεί, περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:
- ονομασίες και περιγραφές προϊόντων,
- κατηγορίες, παραλλαγές και σχέσεις μεταξύ των προϊόντων,
- τεχνικές προδιαγραφές και χαρακτηριστικά που έχουν σημασία για τους αγοραστές,
- φωτογραφίες, οδηγίες, κάρτες προϊόντων και άλλο ψηφιακό υλικό,
- αναγνωριστικά, όπως ο κωδικός SKU ή ο κωδικός EAN,
- στοιχεία σχετικά με τον κατασκευαστή και τη μάρκα,
- περιεχόμενο που προορίζεται για συγκεκριμένα κανάλια πώλησης,
- γλωσσικές εκδόσεις των περιγραφών και των λοιπών πληροφοριών.
Το εύρος των πληροφοριών που αποθηκεύονται εξαρτάται από τη δομή του καταλόγου και τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία χρησιμοποιεί τα δεδομένα. Το σύστημα PIM δεν αντικαθιστά τις αποφάσεις σχετικά με το ποια χαρακτηριστικά είναι απαραίτητα, αλλά διευκολύνει τη συνεπή εφαρμογή του καθορισμένου μοντέλου σε ολόκληρο το εύρος των προϊόντων.
Το σύστημα PIM ως ενιαία πηγή πληροφοριών για την προσφορά
Τα δεδομένα των προϊόντων συχνά δημιουργούνται σε διάφορα τμήματα και εργαλεία. Μερικές πληροφορίες μπορεί να προέρχονται από κατασκευαστές ή προμηθευτές, άλλες από το σύστημα ERP, ενώ το περιεχόμενο μάρκετινγκ μπορεί να προετοιμάζεται από την ομάδα ηλεκτρονικού εμπορίου. Χωρίς μια κεντρική λύση, είναι εύκολο να προκύψουν διαφορές μεταξύ της περιγραφής που εμφανίζεται στην πλατφόρμα B2B, της κάρτας προϊόντος στο κατάστημα και της προσφοράς που δημοσιεύεται στο marketplace.
Το PIM είναι ένα σύστημα που οργανώνει αυτή τη ροή. Επιτρέπει τον διαχωρισμό των πληροφοριών πηγής από τα περιεχόμενα που έχουν προετοιμαστεί για συγκεκριμένους αποδέκτες, καθώς και τον έλεγχο της πληρότητας των εγγραφών πριν από τη δημοσίευσή τους. Μια αλλαγή μπορεί να εισαχθεί στην κεντρική βάση δεδομένων και στη συνέχεια να μεταδοθεί στα συνδεδεμένα κανάλια, σύμφωνα με τη διαμόρφωση της ενσωμάτωσης.
Ένα σύστημα PIM με αυτή την έννοια περιορίζει τη χειροκίνητη αντιγραφή περιεχομένου και διευκολύνει τη διατήρηση της συνοχής του. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ο κατάλογος περιλαμβάνει πολλές κατηγορίες, παραλλαγές και παραμέτρους, και οι πληροφορίες ενημερώνονται τακτικά.
Το PIM στο ηλεκτρονικό εμπόριο και στις πολυκαναλικές πωλήσεις
Το PIM στο ηλεκτρονικό εμπόριο λειτουργεί ως πληροφοριακή βάση για τα κανάλια στα οποία παρουσιάζεται η γκάμα προϊόντων. Δεν είναι από μόνο του υπεύθυνο για όλες τις διαδικασίες πώλησης. Κύριο καθήκον του είναι η προετοιμασία πλήρων και οργανωμένων δεδομένων, τα οποία μπορούν να ληφθούν από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, μια αγορά, μια εφαρμογή ή μια πλατφόρμα πωλήσεων B2B.
Στο πολυκαναλικό μοντέλο, τα επιμέρους σημεία πώλησης ενδέχεται να έχουν διαφορετικές απαιτήσεις. Μπορεί να διαφέρουν το μήκος της ονομασίας του προϊόντος, το σύνολο των υποχρεωτικών παραμέτρων, η διάταξη των κατηγοριών ή η μορφή του γραφικού υλικού. Το λογισμικό PIM επιτρέπει τη διαχείριση ενός κοινού πυρήνα δεδομένων και την προετοιμασία πληροφοριών κατάλληλων για επιλεγμένα κανάλια. Το ακριβές εύρος της αυτοματοποίησης εξαρτάται από τη διαμόρφωση του μοντέλου προϊόντων και τις διαθέσιμες ενσωματώσεις.
Ποια προβλήματα βοηθά να επιλύσει το σύστημα PIM;
Το σύστημα PIM χρησιμοποιείται κυρίως σε περιπτώσεις όπου η χειροκίνητη διαχείριση φύλλων και ξεχωριστών πινάκων καθίσταται δύσκολο να ελεγχθεί. Η λύση αυτή μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση καταστάσεων στις οποίες:
- οι πληροφορίες για ένα προϊόν αποθηκεύονται σε διάφορα αρχεία ή εφαρμογές,
- οι προμηθευτές διαβιβάζουν τα δεδομένα σε διαφορετικές δομές,
- οι περιγραφές στα διάφορα κανάλια δεν είναι συνεπείς μεταξύ τους,
- είναι δύσκολο να εκτιμηθεί αν η κάρτα προϊόντος περιέχει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες,
- η ενημέρωση μεγάλου αριθμού εγγραφών απαιτεί πολλές επαναλαμβανόμενες ενέργειες,
- το ίδιο προϊόν περιγράφεται σε διάφορες γλώσσες,
- τα επιμέρους κανάλια απαιτούν διαφορετικές κατηγορίες και σύνολα χαρακτηριστικών,
- Η ανάπτυξη του καταλόγου δυσχεραίνει τη διατήρηση ενιαίων κανόνων ονοματολογίας.
Τα συστήματα PIM δεν αντικαθιστούν τα συστήματα συναλλαγών και διαχείρισης αποθεμάτων. Συμπληρώνουν την αρχιτεκτονική πωλήσεων με ένα επίπεδο που είναι υπεύθυνο για την ποιότητα, τη δομή και τη διανομή των πληροφοριών σχετικά με τα προϊόντα.
Δεδομένα από το ERP, από προμηθευτές και άλλες πηγές
Οι πληροφορίες που εισέρχονται στα συστήματα PIM μπορούν να προέρχονται από διάφορες πηγές. Τα βασικά δεδομένα εισάγονται συνήθως από το σύστημα ERP, ενώ οι περιγραφές, οι φωτογραφίες και οι αναλυτικές παράμετροι μπορούν να παρέχονται από κατασκευαστές, διανομείς ή εσωτερικές ομάδες. Πριν από την έναρξη της ροής, είναι απαραίτητο να καθοριστεί ποια πηγή είναι η κύρια για κάθε είδος πληροφορίας.
Η ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των λύσεων εξαρτάται από τις τεχνικές δυνατότητες των επιμέρους εφαρμογών. Η ενοποίηση των συστημάτων ERP μπορεί να συνδυάζει επιχειρησιακές πληροφορίες με περιεχόμενο που διατηρείται στο σύστημα PIM, αλλά ο καταμερισμός των αρμοδιοτήτων θα πρέπει να καθορίζεται ξεχωριστά. Το ERP μπορεί να παραμείνει πηγή δεικτών ή δεδομένων εφοδιαστικής, ενώ το PIM αποθηκεύει τις αναλυτικές πληροφορίες που απαιτούνται για την παρουσίαση της προσφοράς.
PIM, OMS και πλατφόρμα B2B – διαφορετικοί ρόλοι στις πωλήσεις
Το σύστημα PIM επικεντρώνεται στις πληροφορίες για τα προϊόντα. Η πλατφόρμα B2B διαθέτει την προσφορά στους συνεργάτες και επιτρέπει την υλοποίηση των διαδικασιών πώλησης, ενώ το OMS χρησιμεύει για τη διαχείριση της ροής των παραγγελιών. Τα συστήματα αυτά μπορούν να λειτουργούν ως ξεχωριστά στοιχεία ενός ενιαίου περιβάλλοντος, ανταλλάσσοντας δεδομένα στο πλαίσιο κατάλληλα σχεδιασμένων ενσωματώσεων.
Σε μια τέτοια διάρθρωση, το PIM προετοιμάζει το περιεχόμενο που προορίζεται για δημοσίευση, ενώ το σύστημα διαχείρισης παραγγελιών υποστηρίζει τη διαχείριση των παραγγελιών. Το σύστημα OMS μπορεί να αποτελεί ξεχωριστό τομέα, η λειτουργία του οποίου δεν πρέπει να ταυτίζεται με τη διαχείριση των περιγραφών και των χαρακτηριστικών των προϊόντων.
Επίσης, η διαχείριση των επιστροφών αποτελεί μέρος των επιχειρησιακών διαδικασιών που σχετίζονται με τις πωλήσεις και όχι βασική αρμοδιότητα του PIM. Ο διαχωρισμός αυτών των ρόλων επιτρέπει να προσδιοριστεί σε ποιο σύστημα πρέπει να διατηρείται ένας συγκεκριμένος τύπος πληροφοριών και πού πρέπει να διαβιβάζεται.
Μοντέλο πληροφοριών προσαρμοσμένο στο εύρος προϊόντων
Η βάση για την υλοποίηση ενός συστήματος PIM στο ηλεκτρονικό εμπόριο είναι ένα μοντέλο προϊόντων που αντανακλά την πραγματική δομή της προσφοράς. Πρέπει να καθοριστούν οι κατηγορίες, τα χαρακτηριστικά, οι παραλλαγές, οι σχέσεις και οι κανόνες επικύρωσης. Γι’ αυτό, ήδη από το στάδιο του σχεδιασμού, αξίζει να εξεταστεί από τι εξαρτάται η τιμή μιας πλατφόρμας B2B και να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις σχετικά με τη διαχείριση των πληροφοριών προϊόντων στον προϋπολογισμό του έργου.
Είναι επίσης σημαντικό να προσδιοριστεί ποια πεδία είναι υποχρεωτικά. Για ένα κανάλι μπορεί να αρκεί μια βασική περιγραφή και μια φωτογραφία, ενώ ένα άλλο μπορεί να απαιτεί λεπτομερείς παραμέτρους, κωδικό EAN, πληροφορίες για τις παραλλαγές και πρόσθετο υλικό. Οι κανόνες πληρότητας βοηθούν στον εντοπισμό των εγγραφών που πρέπει να συμπληρωθούν πριν από τη δημοσίευση, γεγονός που διευκολύνει τη διατήρηση συνεπών και ενημερωμένων πληροφοριών για τα προϊόντα στα διάφορα κανάλια πώλησης.
Πολύγλωσσες περιγραφές προϊόντων
Σε εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε διάφορες αγορές, η ίδια εγγραφή προϊόντος μπορεί να περιλαμβάνει περιεχόμενο σε πολλές γλωσσικές εκδόσεις. Αυτό αφορά ονόματα, περιγραφές, κειμενικά χαρακτηριστικά, οδηγίες καθώς και υλικό που προορίζεται για συγκεκριμένες χώρες. Η κεντρική αποθήκευση διευκολύνει τη σύνδεση των μεταφράσεων με το αντίστοιχο προϊόν και τον έλεγχο του βαθμού ολοκλήρωσής τους.
Η απλή αποθήκευση των γλωσσικών εκδόσεων δεν σημαίνει ότι δημιουργείται αυτόματα μια σωστή μετάφραση. Τα περιεχόμενα πρέπει να παραδοθούν, να επεξεργαστούν ή να μεταφραστούν και, στη συνέχεια, να αντιστοιχιστούν στα κατάλληλα πεδία. Το εύρος των υποστηριζόμενων γλωσσών και η διαδικασία έγκρισης πρέπει να καθοριστούν κατά τη διαμόρφωση του συγκεκριμένου συστήματος PIM.
Ανακαλύψτε τις δυνατότητες του συστήματος PIM της Centoro
Η αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριών προϊόντων απαιτεί ένα εργαλείο προσαρμοσμένο στη δομή του χαρτοφυλακίου προϊόντων και στα κανάλια πώλησης που χρησιμοποιούνται. Το Centoro υποστηρίζει τις διαδικασίες διαχείρισης πληροφοριών προϊόντων (PIM), επιτρέποντας την κεντρικοποίηση των δεδομένων, την οργάνωση του καταλόγου και την προετοιμασία συνεκτικών πληροφοριών προϊόντων για τις ανάγκες του ηλεκτρονικού εμπορίου και των πωλήσεων B2B. Αν αναζητάτε μια λύση λογισμικού PIM που θα σας βοηθήσει να περιορίσετε τη χειροκίνητη ενημέρωση των δεδομένων και να βελτιώσετε τη διαχείριση ενός εκτεταμένου χαρτοφυλακίου προϊόντων, ανακαλύψτε τις δυνατότητες της πλατφόρμας Centoro. Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε τις ανάγκες της επιχείρησής σας και να δούμε πώς μπορούμε να υποστηρίξουμε τη διαχείριση των πληροφοριών προϊόντων στην εταιρεία σας.