System PIM do zarządzania danymi produktowymi

Czym jest PIM? System pozwala zgromadzić informacje o produktach w jednym uporządkowanym środowisku, a następnie przygotowywać je do wykorzystania w różnych kanałach sprzedaży. Centoro oferuje system PIM przeznaczony dla firm, które zarządzają rozbudowanym asortymentem i potrzebują spójnych danych w e-commerce, na platformie B2B, w katalogach cyfrowych lub marketplace’ach. Rozwiązanie może wspierać producentów, dystrybutorów i sprzedawców pracujących z informacjami pochodzącymi z wielu źródeł.

Na czym polega Product Information Management?

Product Information Management to zarządzanie informacjami opisującymi produkty w całym procesie ich przygotowywania do sprzedaży. Dane są zbierane, porządkowane, uzupełniane i udostępniane systemom odpowiedzialnym za prezentację oferty. Uporządkowane informacje produktowe mogą być również wykorzystywane przez system zarządzania zamówieniami, który wspiera dalsze etapy obsługi sprzedaży.

Centralne repozytorium może przechowywać zarówno podstawowe informacje handlowe, jak i bardziej rozbudowane treści. Zależnie od przyjętego modelu danych obejmuje ono między innymi:

  • nazwy i opisy produktów,
  • kategorie, warianty oraz relacje między produktami,
  • parametry techniczne i cechy istotne dla kupujących,
  • zdjęcia, instrukcje, karty produktu i inne materiały cyfrowe,
  • identyfikatory, takie jak SKU lub kod EAN,
  • dane dotyczące producenta i marki,
  • treści przeznaczone dla konkretnych kanałów sprzedaży,
  • wersje językowe opisów i pozostałych informacji.

Zakres przechowywanych informacji zależy od struktury katalogu oraz sposobu wykorzystania danych przez firmę. System PIM nie zastępuje decyzji dotyczących tego, które atrybuty są potrzebne, ale ułatwia konsekwentne stosowanie ustalonego modelu w całym asortymencie.

System PIM jako jedno źródło informacji o ofercie

Dane produktowe często powstają w wielu działach i narzędziach. Część informacji może pochodzić od producentów lub dostawców, część z systemu ERP, a treści marketingowe mogą być przygotowywane przez zespół e-commerce. Bez centralnego rozwiązania łatwo o różnice między opisem widocznym na platformie B2B, kartą produktu w sklepie i ofertą opublikowaną w marketplace.

PIM to system, który porządkuje ten przepływ. Pozwala oddzielić informacje źródłowe od treści przygotowanych dla konkretnych odbiorców oraz kontrolować kompletność rekordów przed ich publikacją. Jedna zmiana może zostać wprowadzona w centralnej bazie, a następnie przekazana do podłączonych kanałów zgodnie z konfiguracją integracji.

Tak rozumiany system PIM ogranicza ręczne kopiowanie treści i ułatwia zachowanie ich spójności. Jest szczególnie przydatne wtedy, gdy katalog obejmuje wiele kategorii, wariantów i parametrów, a informacje są regularnie aktualizowane.

PIM w e-commerce i sprzedaży wielokanałowej

PIM w e-commerce pełni rolę zaplecza informacyjnego dla kanałów, w których prezentowany jest asortyment. Nie odpowiada samodzielnie za wszystkie procesy sprzedażowe. Jego głównym zadaniem jest przygotowanie kompletnych, uporządkowanych danych, które mogą zostać pobrane przez sklep, marketplace, aplikację lub platformę sprzedażową B2B.

W modelu wielokanałowym poszczególne miejsca sprzedaży mogą mieć odmienne wymagania. Różnić może się długość nazwy produktu, zestaw obowiązkowych parametrów, układ kategorii albo format materiałów graficznych. PIM Software umożliwia zarządzanie wspólnym rdzeniem danych i przygotowywanie informacji odpowiednich dla wybranych kanałów. Dokładny zakres automatyzacji zależy od konfiguracji modelu produktowego oraz dostępnych integracji.

Jakie problemy pomaga uporządkować system PIM?

System PIM znajduje zastosowanie przede wszystkim tam, gdzie ręczna praca z arkuszami i osobnymi panelami staje się trudna do kontrolowania. Rozwiązanie może pomóc uporządkować sytuacje, w których:

  • informacje o jednym produkcie są przechowywane w kilku plikach lub aplikacjach,
  • dostawcy przekazują dane w odmiennych strukturach,
  • opisy w różnych kanałach nie są ze sobą zgodne,
  • trudno ocenić, czy karta produktu zawiera wszystkie wymagane informacje,
  • aktualizacja dużej liczby rekordów wymaga wielu powtarzalnych czynności,
  • ten sam produkt jest opisywany w kilku językach,
  • poszczególne kanały wymagają innych kategorii i zestawów atrybutów,
  • rozwój katalogu utrudnia utrzymanie jednolitych zasad nazewnictwa.

PIM systems nie zastępują systemów transakcyjnych i magazynowych. Uzupełniają architekturę sprzedażową o warstwę odpowiedzialną za jakość, strukturę oraz dystrybucję informacji produktowych.

Dane z ERP, od dostawców i innych źródeł

Informacje trafiające do PIM systems mogą pochodzić z różnych źródeł. Dane podstawowe bywają importowane z systemu ERP, natomiast opisy, zdjęcia i rozbudowane parametry mogą być dostarczane przez producentów, dystrybutorów albo zespoły wewnętrzne. Przed uruchomieniem przepływu konieczne jest określenie, które źródło jest nadrzędne dla danego rodzaju informacji.

Wymiana danych pomiędzy rozwiązaniami zależy od możliwości technicznych poszczególnych aplikacji. Integracja systemów ERP może łączyć informacje operacyjne z treściami utrzymywanymi w systemie PIM, ale podział odpowiedzialności powinien zostać określony indywidualnie. ERP może pozostać źródłem indeksów lub danych logistycznych, podczas gdy PIM przechowuje rozbudowane informacje potrzebne do prezentacji oferty.

PIM, OMS i platforma B2B – różne role w sprzedaży

System PIM koncentruje się na informacjach o produktach. Platforma B2B udostępnia ofertę kontrahentom i umożliwia realizację procesów sprzedażowych, natomiast OMS służy do zarządzania przepływem zamówień. Systemy te mogą działać jako odrębne elementy jednego środowiska, wymieniając dane w ramach odpowiednio zaprojektowanych integracji.

W takim układzie PIM przygotowuje treści przeznaczone do publikacji, a system zarządzania zamówieniami wspiera obsługę zamówień. Osobnym obszarem może być system OMS, którego funkcja nie powinna być utożsamiana z zarządzaniem opisami i atrybutami produktów.

Również obsługa zwrotów należy do procesów operacyjnych związanych ze sprzedażą, a nie do podstawowych zadań PIM. Rozdzielenie tych ról pozwala określić, w którym systemie powinien być utrzymywany dany rodzaj informacji i dokąd należy go przekazywać.

Model informacji dopasowany do asortymentu

Podstawą wdrożenia PIM w e-commerce jest model produktowy odzwierciedlający rzeczywistą strukturę oferty. Trzeba określić kategorie, atrybuty, warianty, relacje i zasady walidacji. Dlatego już na etapie planowania warto sprawdzić, od czego zależy cena platformy B2B, i uwzględnić wymagania dotyczące zarządzania informacjami produktowymi w budżecie projektu.

Istotne jest również ustalenie, które pola są obowiązkowe. Dla jednego kanału wystarczający może być podstawowy opis i zdjęcie, podczas gdy inny wymaga szczegółowych parametrów, kodu EAN, informacji o wariantach oraz materiałów dodatkowych. Reguły kompletności pomagają rozpoznać rekordy wymagające uzupełnienia przed publikacją, co ułatwia utrzymanie spójnych i aktualnych informacji produktowych w różnych kanałach sprzedaży.

Wielojęzyczne opisy produktów

W firmach działających na kilku rynkach ten sam rekord produktowy może zawierać treści w wielu wersjach językowych. Dotyczy to nazw, opisów, cech tekstowych, instrukcji oraz materiałów przeznaczonych dla konkretnych krajów. Centralne przechowywanie ułatwia powiązanie tłumaczeń z właściwym produktem i kontrolę stopnia ich uzupełnienia.

Samo przechowywanie wersji językowych nie oznacza automatycznego przygotowania poprawnego tłumaczenia. Treści muszą zostać dostarczone, opracowane lub przetłumaczone, a następnie przypisane do odpowiednich pól. Zakres obsługi języków i przebieg akceptacji wymagają ustalenia w konfiguracji konkretnego systemu PIM.

Poznaj możliwości systemu PIM od Centoro

Skuteczne zarządzanie informacjami produktowymi wymaga narzędzia dopasowanego do struktury asortymentu i wykorzystywanych kanałów sprzedaży. Centoro wspiera procesy Product Information Management, umożliwiając centralizację danych, porządkowanie katalogu oraz przygotowywanie spójnych informacji produktowych na potrzeby e-commerce i sprzedaży B2B. Jeśli szukasz rozwiązania PIM Software, które pomoże ograniczyć ręczną aktualizację danych i usprawnić zarządzanie rozbudowaną ofertą, poznaj możliwości platformy Centoro. Skontaktuj się z nami, aby omówić potrzeby swojej firmy i sprawdzić, jak możemy wesprzeć zarządzanie informacjami produktowymi w Twoim przedsiębiorstwie.

FAQ

Co to jest PIM i do czego służy?
Odpowiedź na pytanie „co to jest PIM?” odnosi się do centralnego zarządzania informacjami produktowymi. System zbiera dane z wybranych źródeł, porządkuje je według ustalonego modelu i przygotowuje do wykorzystania w kanałach sprzedaży. W praktyce pytanie „PIM – co to daje firmie?” dotyczy przede wszystkim spójności danych, łatwiejszej kontroli kompletności oraz ograniczenia wielokrotnego edytowania tych samych informacji.
Jakie dane produktowe przechowuje system PIM?
System może przechowywać nazwy, opisy, kategorie, atrybuty, warianty, relacje, identyfikatory produktów, kod EAN, zdjęcia, dokumenty oraz wersje językowe treści. Dokładny zakres zależy od zaprojektowanego modelu danych i potrzeb kanałów, które mają korzystać z informacji. Nie wszystkie dane związane z handlem muszą znajdować się w PIM – informacje o stanach, zamówieniach lub rozliczeniach mogą pozostawać w innych systemach.
Czy PIM w Centoro zasila jednocześnie marketplace i platformę B2B?
PIM może stanowić źródło danych dla wielu kanałów, w tym marketplace’ów i platform B2B. Jednoczesne zasilanie konkretnych kanałów przez rozwiązanie Centoro zależy jednak od wybranej konfiguracji, dostępnych integracji i zakresu wdrożenia. Wymaga to potwierdzenia na podstawie używanych marketplace’ów oraz architektury systemów danej firmy.
Jak zaimportować do PIM dane produktowe od kilku dostawców?
Najpierw należy rozpoznać formaty plików lub interfejsy wykorzystywane przez dostawców. Następnie pola z poszczególnych źródeł mapuje się do wspólnego modelu, ujednolica jednostki i wartości oraz ustala sposób identyfikowania tych samych produktów. Przed regularnym importem potrzebna jest także kontrola duplikatów, błędów i brakujących danych. Dostępne mechanizmy importu w Centoro powinny zostać uzgodnione dla konkretnych źródeł.
Czy system PIM obsługuje opisy w kilku językach?
Systemy PIM mogą przechowywać wiele wersji językowych nazw, opisów i atrybutów tekstowych. Nie ma jednak materiału potwierdzającego dokładny zakres funkcji wielojęzycznych w Centoro, dlatego liczbę języków, sposób importowania tłumaczeń oraz proces ich zatwierdzania należy ustalić przed wdrożeniem.
Ile kosztuje system PIM w Centoro?
Koszt zależy zwykle od zakresu rozwiązania, liczby integracji, złożoności katalogu i prac związanych z przygotowaniem danych. Materiał nie zawiera osobnej ceny PIM. Informacji o modelu rozliczeń należy szukać w sekcji cenowej lub uzyskać je po przedstawieniu wymagań dotyczących katalogu, źródeł danych oraz kanałów publikacji.
Jaki system PIM wybrać producentowi z szerokim asortymentem?
Producent z szerokim asortymentem potrzebuje rozwiązania, które można dopasować do kategorii, parametrów, wariantów i relacji występujących w jego katalogu. Znaczenie ma możliwość importowania danych z używanych źródeł oraz przekazywania ich do wymaganych kanałów. System PIM powinien zostać skonfigurowany na podstawie struktury oferty i procesów firmy, a nie wyłącznie liczby indeksów produktowych.