¿Qué es un PIM? Este sistema permite recopilar información sobre los productos en un único entorno organizado y, a continuación, prepararla para su uso en distintos canales de venta. Centoro ofrece un sistema PIM diseñado para empresas que gestionan un amplio surtido y necesitan datos coherentes en el comercio electrónico, en plataformas B2B, en catálogos digitales o en mercados online. Esta solución puede ayudar a fabricantes, distribuidores y minoristas que trabajan con información procedente de múltiples fuentes.
¿En qué consiste la gestión de la información de productos?
La gestión de la información de productos consiste en gestionar la información que describe los productos a lo largo de todo el proceso de preparación de los mismos para su venta. Los datos se recopilan, se organizan, se completan y se ponen a disposición de los sistemas encargados de presentar la oferta. La información de productos organizada también puede ser utilizada por el sistema de gestión de pedidos, que da soporte a las fases posteriores del proceso de venta.
El repositorio central puede almacenar tanto información comercial básica como contenidos más complejos. En función del modelo de datos adoptado, incluye, entre otros:
- nombres y descripciones de los productos,
- categorías, variantes y relaciones entre productos,
- parámetros técnicos y características relevantes para los compradores,
- fotografías, instrucciones, fichas de producto y otros materiales digitales,
- identificadores, como el SKU o el código EAN,
- datos relativos al fabricante y a la marca,
- contenidos destinados a canales de venta específicos,
- versiones lingüísticas de las descripciones y del resto de la información.
El alcance de la información almacenada depende de la estructura del catálogo y del uso que la empresa haga de los datos. El sistema PIM no sustituye las decisiones relativas a qué atributos son necesarios, pero facilita la aplicación coherente del modelo establecido en todo el surtido.
El sistema PIM como fuente única de información sobre la oferta
Los datos de los productos suelen generarse en diversos departamentos y herramientas. Parte de la información puede proceder de los fabricantes o proveedores, otra parte del sistema ERP, y los contenidos de marketing pueden ser elaborados por el equipo de comercio electrónico. Sin una solución centralizada, es fácil que surjan discrepancias entre la descripción que aparece en la plataforma B2B, la ficha del producto en la tienda y la oferta publicada en el marketplace.
El PIM es un sistema que organiza este flujo. Permite separar la información de origen del contenido elaborado para destinatarios concretos, así como comprobar que los registros estén completos antes de su publicación. Se puede introducir un cambio en la base de datos central y, a continuación, transmitirlo a los canales conectados según la configuración de la integración.
Entendido de este modo, el sistema PIM reduce la necesidad de copiar contenidos manualmente y facilita el mantenimiento de su coherencia. Resulta especialmente útil cuando el catálogo incluye numerosas categorías, variantes y parámetros, y la información se actualiza con regularidad.
El PIM en el comercio electrónico y la venta multicanal
En el comercio electrónico, el PIM actúa como base de datos para los canales en los que se presenta el surtido. No se encarga por sí solo de todos los procesos de venta. Su función principal consiste en preparar datos completos y ordenados que puedan ser descargados por una tienda, un marketplace, una aplicación o una plataforma de venta B2B.
En el modelo multicanal, cada punto de venta puede tener requisitos distintos. Pueden variar la longitud del nombre del producto, el conjunto de parámetros obligatorios, la estructura de las categorías o el formato de los materiales gráficos. El software PIM permite gestionar un núcleo de datos común y preparar la información adecuada para los canales seleccionados. El alcance exacto de la automatización depende de la configuración del modelo de producto y de las integraciones disponibles.
¿Qué problemas ayuda a resolver el sistema PIM?
El sistema PIM se utiliza principalmente en aquellos casos en los que el trabajo manual con hojas de cálculo y paneles independientes resulta difícil de controlar. Esta solución puede ayudar a poner orden en situaciones en las que:
- la información sobre un producto se almacena en varios archivos o aplicaciones,
- los proveedores transmiten los datos con estructuras diferentes,
- las descripciones en los distintos canales no coinciden entre sí,
- Es difícil determinar si la ficha del producto contiene toda la información necesaria,
- La actualización de un gran número de registros requiere numerosas acciones repetitivas,
- Este mismo producto se describe en varios idiomas,
- cada canal requiere categorías y conjuntos de atributos distintos,
- La ampliación del catálogo dificulta el mantenimiento de unas normas de nomenclatura uniformes.
Los sistemas PIM no sustituyen a los sistemas transaccionales ni a los de gestión de almacenes. Complementan la arquitectura de ventas con una capa encargada de la calidad, la estructura y la distribución de la información sobre los productos.
Datos procedentes del ERP, de los proveedores y de otras fuentes
La información que llega a los sistemas PIM puede proceder de diversas fuentes. Los datos básicos suelen importarse desde el sistema ERP, mientras que las descripciones, las fotografías y los parámetros detallados pueden ser facilitados por los fabricantes, los distribuidores o los equipos internos. Antes de poner en marcha el flujo de trabajo, es necesario determinar qué fuente es la principal para cada tipo de información.
El intercambio de datos entre las soluciones depende de las capacidades técnicas de cada aplicación. La integración de los sistemas ERP puede combinar la información operativa con los contenidos almacenados en el sistema PIM, pero el reparto de responsabilidades debe determinarse de forma individual. El ERP puede seguir siendo la fuente de los índices o de los datos logísticos, mientras que el PIM almacena la información detallada necesaria para presentar la oferta.
PIM, OMS y la plataforma B2B: diferentes funciones en el ámbito de las ventas
El sistema PIM se centra en la información sobre los productos. La plataforma B2B pone la oferta a disposición de los socios comerciales y permite llevar a cabo los procesos de venta, mientras que el OMS sirve para gestionar el flujo de pedidos. Estos sistemas pueden funcionar como elementos independientes dentro de un mismo entorno, intercambiando datos a través de integraciones diseñadas adecuadamente.
En este contexto, el PIM prepara los contenidos destinados a su publicación, mientras que el sistema de gestión de pedidos se encarga de gestionar los pedidos. El sistema OMS puede constituir un área independiente, cuya función no debe confundirse con la gestión de las descripciones y los atributos de los productos.
La gestión de las devoluciones también forma parte de los procesos operativos relacionados con las ventas, y no de las funciones básicas del PIM. La separación de estas funciones permite determinar en qué sistema debe almacenarse cada tipo de información y a dónde debe transmitirse.
Un modelo de información adaptado a la gama de productos
La base para la implantación de un sistema PIM en el comercio electrónico es un modelo de producto que refleje la estructura real de la oferta. Es necesario definir las categorías, los atributos, las variantes, las relaciones y las reglas de validación. Por ello, ya en la fase de planificación, conviene analizar de qué depende el precio de una plataforma B2B e incluir en el presupuesto del proyecto los requisitos relativos a la gestión de la información de productos.
También es importante determinar qué campos son obligatorios. Para un canal, puede bastar con una descripción básica y una fotografía, mientras que otro puede requerir parámetros detallados, el código EAN, información sobre variantes y material adicional. Las normas de integridad ayudan a identificar los registros que deben completarse antes de su publicación, lo que facilita el mantenimiento de una información de producto coherente y actualizada en los distintos canales de venta.
Descripciones multilingües de los productos
En las empresas que operan en varios mercados, un mismo registro de producto puede contener contenidos en múltiples versiones lingüísticas. Esto se aplica a los nombres, las descripciones, las características textuales, las instrucciones y los materiales destinados a países concretos. El almacenamiento centralizado facilita la vinculación de las traducciones con el producto correspondiente y el control del grado de completitud de las mismas.
El mero hecho de almacenar las versiones lingüísticas no implica que se genere automáticamente una traducción correcta. Los contenidos deben proporcionarse, elaborarse o traducirse y, a continuación, asignarse a los campos correspondientes. La gama de idiomas admitidos y el proceso de aprobación deben establecerse en la configuración del sistema PIM concreto.
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Una gestión eficaz de la información de productos requiere una herramienta adaptada a la estructura del surtido y a los canales de venta utilizados. Centoro da soporte a los procesos de gestión de la información de productos (PIM), permitiendo centralizar los datos, organizar el catálogo y preparar información coherente sobre los productos para el comercio electrónico y la venta B2B. Si busca una solución de software PIM que le ayude a reducir la actualización manual de datos y a optimizar la gestión de una amplia gama de productos, descubra las posibilidades que ofrece la plataforma Centoro. Póngase en contacto con nosotros para analizar las necesidades de su empresa y comprobar cómo podemos ayudarle a gestionar la información de productos en su organización.