PIM-system för hantering av produktdata

Vad är PIM? Systemet gör det möjligt att samla produktinformation i en enda välorganiserad miljö och sedan förbereda den för användning i olika försäljningskanaler. Centoro erbjuder ett PIM-system avsett för företag som hanterar ett omfattande sortiment och behöver enhetliga data inom e-handel, på B2B-plattformar, i digitala kataloger eller på marknadsplatser. Lösningen kan stödja tillverkare, distributörer och återförsäljare som arbetar med information från flera olika källor.

Vad innebär produktinformationshantering?

Produktinformationshantering innebär hantering av information som beskriver produkterna under hela processen fram till försäljning. Uppgifterna samlas in, struktureras, kompletteras och görs tillgängliga för de system som ansvarar för presentationen av sortimentet. Den strukturerade produktinformationen kan även användas av ett orderhanteringssystem, som stödjer de efterföljande stegen i försäljningsprocessen.

Ett centralt register kan lagra både grundläggande handelsinformation och mer omfattande innehåll. Beroende på vilken datamodell som används omfattar det bland annat:

  • produktnamn och produktbeskrivningar,
  • kategorier, varianter och relationer mellan produkter,
  • tekniska parametrar och egenskaper som är viktiga för köparna,
  • bilder, instruktioner, produktblad och annat digitalt material,
  • identifierare, såsom SKU eller EAN-kod,
  • uppgifter om tillverkare och varumärke,
  • innehåll avsett för specifika försäljningskanaler,
  • språkversioner av beskrivningar och övrig information.

Omfattningen av den information som lagras beror på katalogens struktur och hur företaget använder uppgifterna. PIM-systemet ersätter inte beslut om vilka attribut som behövs, men underlättar en konsekvent tillämpning av den fastställda modellen i hela sortimentet.

PIM-systemet som en enda informationskälla om sortimentet

Produktdata skapas ofta i flera olika avdelningar och verktyg. En del av informationen kan komma från tillverkare eller leverantörer, en del från ERP-systemet, medan marknadsföringsinnehållet kan utarbetas av e-handelsteamet. Utan en central lösning uppstår lätt avvikelser mellan beskrivningen på B2B-plattformen, produktkorten i webbutiken och erbjudandet som publiceras på marknadsplatsen.

PIM är ett system som organiserar detta flöde. Det gör det möjligt att skilja källinformationen från det innehåll som tagits fram för specifika målgrupper samt att kontrollera att uppgifterna är fullständiga innan de publiceras. En ändring kan göras i den centrala databasen och sedan vidarebefordras till de anslutna kanalerna i enlighet med integrationskonfigurationen.

Ett PIM-system som fungerar på detta sätt minskar behovet av manuell kopiering av innehåll och gör det enklare att upprätthålla enhetligheten. Det är särskilt användbart när sortimentet omfattar många kategorier, varianter och parametrar och informationen uppdateras regelbundet.

PIM inom e-handel och multikanalförsäljning

PIM inom e-handel fungerar som ett informationsunderlag för de kanaler där sortimentet presenteras. Det ansvarar inte på egen hand för alla försäljningsprocesser. Dess huvuduppgift är att ta fram fullständiga, välstrukturerade data som kan hämtas av en webbutik, en marknadsplats, en app eller en B2B-försäljningsplattform.

I en flerkanalsmodell kan enskilda försäljningsställen ha olika krav. Produktnamnets längd, uppsättningen obligatoriska parametrar, kategoristrukturen eller formatet på det grafiska materialet kan variera. PIM-programvaran gör det möjligt att hantera en gemensam datakärna och ta fram information som är anpassad för utvalda kanaler. Den exakta omfattningen av automatiseringen beror på konfigurationen av produktmodellen och de tillgängliga integrationerna.

Vilka problem hjälper ett PIM-system till att reda ut?

PIM-systemet används framför allt i situationer där det blir svårt att hantera kalkylark och separata paneler manuellt. Lösningen kan bidra till att skapa ordning i situationer där:

  • informationen om en produkt lagras i flera filer eller applikationer,
  • leverantörerna överför data i olika strukturer,
  • beskrivningarna i de olika kanalerna stämmer inte överens med varandra,
  • Det är svårt att avgöra om produktbeskrivningen innehåller all nödvändig information,
  • Att uppdatera ett stort antal poster kräver många repetitiva åtgärder,
  • samma produkt beskrivs på flera språk,
  • olika kanaler kräver olika kategorier och uppsättningar av attribut,
  • Katalogens utveckling gör det svårt att upprätthålla enhetliga namngivningsregler.

PIM-system ersätter inte transaktions- och lagersystem. De kompletterar försäljningsarkitekturen med ett lager som ansvarar för kvaliteten, strukturen och distributionen av produktinformation.

Data från ERP, leverantörer och andra källor

Informationen som matas in i PIM-systemen kan komma från olika källor. Grunddata importeras ofta från ett ERP-system, medan beskrivningar, bilder och detaljerade parametrar kan tillhandahållas av tillverkare, distributörer eller interna team. Innan arbetsflödet sätts igång måste man fastställa vilken källa som är den primära för den aktuella typen av information.

Datautbytet mellan lösningarna beror på de enskilda applikationernas tekniska möjligheter. Integrationen av ERP-system kan koppla samman operativ information med innehåll som lagras i PIM-systemet, men ansvarsfördelningen bör fastställas från fall till fall. ERP kan fortsätta att fungera som källa för index eller logistikdata, medan PIM lagrar den omfattande information som behövs för att presentera erbjudandet.

PIM, OMS och B2B-plattformen – olika roller inom försäljningen

Ett PIM-system fokuserar på produktinformation. En B2B-plattform gör erbjudandet tillgängligt för affärspartnerna och möjliggör genomförandet av försäljningsprocesser, medan OMS används för att hantera orderflödet. Dessa system kan fungera som separata komponenter i en och samma miljö och utbyta data genom väl utformade integrationer.

I ett sådant upplägg förbereder PIM innehåll för publicering, medan orderhanteringssystemet stöder hanteringen av beställningar. Ett separat område kan utgöras av OMS-systemet, vars funktion inte bör likställas med hanteringen av produktbeskrivningar och produktattribut.

Även hanteringen av returer ingår i de operativa processerna kopplade till försäljningen, och inte i PIM-systemets grundläggande uppgifter. Genom att separera dessa roller kan man fastställa i vilket system en viss typ av information ska lagras och vart den ska vidarebefordras.

En informationsmodell anpassad till sortimentet

Grunden för implementeringen av PIM inom e-handel är en produktmodell som återspeglar den faktiska strukturen i sortimentet. Man måste fastställa kategorier, attribut, varianter, relationer och valideringsregler. Därför är det värt att redan i planeringsfasen undersöka vad som påverkar priset på en B2B-plattform och ta hänsyn till kraven på produktinformationshantering i projektbudgeten.

Det är också viktigt att fastställa vilka fält som är obligatoriska. För en viss kanal kan det räcka med en grundläggande beskrivning och en bild, medan en annan kräver detaljerade specifikationer, EAN-kod, information om varianter och ytterligare material. Reglerna för fullständighet hjälper till att identifiera poster som behöver kompletteras innan de publiceras, vilket underlättar arbetet med att upprätthålla enhetlig och aktuell produktinformation i olika försäljningskanaler.

Flerspråkiga produktbeskrivningar

I företag som är verksamma på flera marknader kan samma produktpost innehålla innehåll på flera språk. Detta gäller namn, beskrivningar, textinformation, instruktioner och material avsett för specifika länder. En central lagring underlättar kopplingen mellan översättningarna och rätt produkt samt kontrollen av i vilken utsträckning de är kompletta.

Att bara lagra språkversioner innebär inte att en korrekt översättning automatiskt skapas. Innehållet måste tillhandahållas, bearbetas eller översättas och därefter tilldelas rätt fält. Vilka språk som stöds och hur godkännandeprocessen ska se ut måste fastställas i konfigurationen av det specifika PIM-systemet.

Upptäck möjligheterna med Centoros PIM-system

En effektiv hantering av produktinformation kräver ett verktyg som är anpassat till sortimentsstrukturen och de försäljningskanaler som används. Centoro stöder processerna inom Product Information Management och möjliggör centralisering av data, strukturering av katalogen samt framtagning av enhetlig produktinformation för e-handel och B2B-försäljning. Om du letar efter en PIM-lösning som hjälper dig att minska manuella datauppdateringar och effektivisera hanteringen av ett omfattande sortiment, upptäck möjligheterna med Centoro-plattformen. Kontakta oss för att diskutera ditt företags behov och se hur vi kan stödja hanteringen av produktinformation i ditt företag.

Vanliga frågor

Vad är PIM och vad används det till?
Svaret på frågan ”Vad är PIM?” handlar om central hantering av produktinformation. Systemet samlar in data från utvalda källor, strukturerar dem enligt en fastställd modell och förbereder dem för användning i försäljningskanalerna. I praktiken handlar frågan ”PIM – vad ger det företaget?” framför allt om datakonsistens, enklare kontroll av fullständighet och minskad behov av att redigera samma information flera gånger.
Vilka produktuppgifter lagrar PIM-systemet?
Systemet kan lagra namn, beskrivningar, kategorier, attribut, varianter, relationer, produkt-ID:n, EAN-koder, bilder, dokument samt språkversioner av innehållet. Den exakta omfattningen beror på den utformade datamodellen och behoven hos de kanaler som ska använda informationen. Inte alla handelsrelaterade data behöver finnas i PIM – information om lager, beställningar eller avräkningar kan förbli i andra system.
Förser PIM i Centoro både marknadsplatsen och B2B-plattformen med data samtidigt?
PIM kan fungera som datakälla för många kanaler, däribland marknadsplatser och B2B-plattformar. Om Centoro-lösningen kan mata specifika kanaler samtidigt beror dock på den valda konfigurationen, tillgängliga integrationer och implementeringens omfattning. Detta måste bekräftas utifrån vilka marknadsplatser som används och företagets systemarkitektur.
Hur importerar man produktdata från flera leverantörer till PIM?
Först måste man identifiera de filformat eller gränssnitt som leverantörerna använder. Därefter mappas fälten från de olika källorna till en gemensam modell, enheter och värden standardiseras och man fastställer hur identiska produkter ska identifieras. Innan den regelbundna importen påbörjas krävs även en kontroll av dubbletter, fel och saknade uppgifter. De tillgängliga importmekanismerna i Centoro bör anpassas efter de specifika källorna.
Stöder PIM-systemet beskrivningar på flera språk?
PIM-system kan lagra flera språkversioner av namn, beskrivningar och textattribut. Det finns dock inget material som bekräftar den exakta omfattningen av de flerspråkiga funktionerna i Centoro, varför antalet språk, sättet att importera översättningar och godkännandeprocessen måste fastställas före implementeringen.
Hur mycket kostar ett PIM-system hos Centoro?
Kostnaden beror vanligtvis på lösningens omfattning, antalet integrationer, katalogens komplexitet och arbetet med att förbereda data. Dokumentet innehåller inget separat pris för PIM. Information om prismodellen finns i prisavsnittet eller kan erhållas efter att kraven gällande katalogen, datakällorna och publiceringskanalerna har angetts.
Vilket PIM-system bör en tillverkare med ett brett sortiment välja?
En tillverkare med ett brett sortiment behöver en lösning som kan anpassas till de kategorier, parametrar, varianter och relationer som finns i företagets katalog. Det är viktigt att kunna importera data från befintliga källor och vidarebefordra dem till önskade kanaler. PIM-systemet bör konfigureras utifrån företagets produktstruktur och processer, och inte enbart utifrån antalet produktindex.