Sistem PIM untuk pengelolaan data produk

Apa itu PIM? Sistem ini memungkinkan pengumpulan informasi produk dalam satu lingkungan yang terorganisir, kemudian menyiapkannya untuk digunakan di berbagai saluran penjualan. Centoro menawarkan sistem PIM yang dirancang untuk perusahaan yang mengelola beragam produk dan membutuhkan data yang konsisten di e-commerce, platform B2B, katalog digital, atau marketplace. Solusi ini dapat mendukung produsen, distributor, dan penjual yang bekerja dengan informasi dari berbagai sumber.

Apa itu Manajemen Informasi Produk?

Manajemen Informasi Produk adalah pengelolaan informasi yang mendeskripsikan produk di seluruh proses persiapan produk untuk dijual. Data dikumpulkan, diorganisir, dilengkapi, dan disalurkan ke sistem yang bertanggung jawab atas penyajian penawaran. Informasi produk yang terorganisir dengan baik juga dapat dimanfaatkan oleh sistem manajemen pesanan, yang mendukung tahap-tahap selanjutnya dalam proses penjualan.

Repositori pusat dapat menyimpan baik informasi perdagangan dasar maupun konten yang lebih kompleks. Bergantung pada model data yang digunakan, repositori ini mencakup, antara lain:

  • nama dan deskripsi produk,
  • kategori, varian, serta hubungan antarproduk,
  • spesifikasi teknis dan fitur-fitur penting bagi pembeli,
  • foto, petunjuk, lembar produk, dan materi digital lainnya,
  • pengidentifikasi, seperti SKU atau kode EAN,
  • data mengenai produsen dan merek,
  • konten yang ditujukan untuk saluran penjualan tertentu,
  • versi bahasa dari deskripsi dan informasi lainnya.

Cakupan informasi yang disimpan bergantung pada struktur katalog serta cara perusahaan memanfaatkan data tersebut. Sistem PIM tidak menggantikan keputusan mengenai atribut mana yang diperlukan, tetapi memudahkan penerapan model yang telah ditetapkan secara konsisten di seluruh jajaran produk.

Sistem PIM sebagai sumber informasi tunggal mengenai penawaran

Data produk sering kali dihasilkan di berbagai departemen dan menggunakan berbagai alat. Sebagian informasi mungkin berasal dari produsen atau pemasok, sebagian lagi dari sistem ERP, sedangkan konten pemasaran mungkin disusun oleh tim e-commerce. Tanpa solusi terpusat, perbedaan antara deskripsi yang ditampilkan di platform B2B, halaman produk di toko, dan penawaran yang dipublikasikan di marketplace dapat dengan mudah terjadi.

PIM adalah sistem yang mengatur alur tersebut. Sistem ini memungkinkan pemisahan informasi sumber dari konten yang disiapkan untuk audiens tertentu, serta memverifikasi kelengkapan catatan sebelum dipublikasikan. Satu perubahan dapat dilakukan di basis data pusat, lalu diteruskan ke saluran yang terhubung sesuai dengan konfigurasi integrasi.

Sistem PIM yang dipahami demikian ini mengurangi kebutuhan untuk menyalin konten secara manual dan memudahkan dalam menjaga konsistensi konten. Hal ini sangat berguna terutama ketika katalog mencakup banyak kategori, varian, dan parameter, serta informasinya diperbarui secara berkala.

PIM dalam e-commerce dan penjualan multichannel

PIM dalam e-commerce berperan sebagai sumber informasi bagi saluran-saluran tempat produk ditampilkan. PIM tidak secara langsung bertanggung jawab atas seluruh proses penjualan. Tugas utamanya adalah menyiapkan data yang lengkap dan terstruktur, yang dapat diunduh oleh toko online, marketplace, aplikasi, atau platform penjualan B2B.

Dalam model multikanal, setiap titik penjualan mungkin memiliki persyaratan yang berbeda-beda. Perbedaan tersebut dapat mencakup panjang nama produk, daftar parameter wajib, susunan kategori, atau format materi grafis. Perangkat Lunak PIM memungkinkan pengelolaan inti data bersama serta penyiapan informasi yang sesuai untuk saluran-saluran yang dipilih. Cakupan otomatisasi yang tepat bergantung pada konfigurasi model produk serta integrasi yang tersedia.

Masalah apa saja yang dapat diatasi oleh sistem PIM?

Sistem PIM terutama digunakan di tempat-tempat di mana pengolahan manual menggunakan lembar kerja dan panel terpisah menjadi sulit dikendalikan. Solusi ini dapat membantu menata situasi-situasi di mana:

  • informasi mengenai satu produk disimpan dalam beberapa berkas atau aplikasi,
  • Penyedia mengirimkan data dalam struktur yang berbeda-beda,
  • deskripsi di berbagai saluran tidak saling sesuai,
  • Sulit untuk menilai apakah lembar produk tersebut memuat semua informasi yang diperlukan,
  • Pembaruan sejumlah besar catatan memerlukan banyak tindakan yang berulang,
  • produk yang sama dijelaskan dalam beberapa bahasa,
  • Setiap saluran memerlukan kategori dan kumpulan atribut yang berbeda,
  • Perkembangan katalog menyulitkan penerapan aturan penamaan yang seragam.

Sistem PIM tidak menggantikan sistem transaksi dan sistem pergudangan. Sistem ini melengkapi arsitektur penjualan dengan lapisan yang bertanggung jawab atas kualitas, struktur, dan distribusi informasi produk.

Data dari ERP, pemasok, dan sumber lainnya

Informasi yang masuk ke sistem PIM dapat berasal dari berbagai sumber. Data dasar biasanya diimpor dari sistem ERP, sedangkan deskripsi, foto, dan parameter terperinci dapat disediakan oleh produsen, distributor, atau tim internal. Sebelum mengaktifkan alur kerja, perlu ditentukan sumber mana yang menjadi sumber utama untuk jenis informasi tertentu.

Pertukaran data antar solusi bergantung pada kemampuan teknis masing-masing aplikasi. Integrasi sistem ERP dapat menggabungkan informasi operasional dengan konten yang disimpan dalam sistem PIM, namun pembagian tanggung jawab harus ditentukan secara individual. ERP dapat tetap menjadi sumber indeks atau data logistik, sementara PIM menyimpan informasi terperinci yang diperlukan untuk menampilkan penawaran.

PIM, OMS, dan platform B2B – peran yang berbeda dalam penjualan

Sistem PIM berfokus pada informasi produk. Platform B2B menampilkan penawaran kepada mitra bisnis dan memfasilitasi pelaksanaan proses penjualan, sedangkan OMS digunakan untuk mengelola alur pesanan. Sistem-sistem ini dapat beroperasi sebagai komponen terpisah dalam satu lingkungan, dengan bertukar data melalui integrasi yang dirancang secara tepat.

Dalam skema seperti ini, PIM menyiapkan konten yang akan dipublikasikan, sedangkan sistem manajemen pesanan mendukung penanganan pesanan. Sistem OMS dapat menjadi bagian terpisah, yang fungsinya tidak boleh disamakan dengan pengelolaan deskripsi dan atribut produk.

Penanganan pengembalian barang juga termasuk dalam proses operasional yang berkaitan dengan penjualan, bukan tugas inti PIM. Pemisahan peran-peran ini memungkinkan untuk menentukan sistem mana yang seharusnya menyimpan jenis informasi tertentu dan ke mana informasi tersebut harus diteruskan.

Model informasi yang disesuaikan dengan ragam produk

Dasar penerapan PIM dalam e-commerce adalah model produk yang mencerminkan struktur penawaran yang sebenarnya. Kategori, atribut, varian, hubungan, dan aturan validasi harus ditentukan. Oleh karena itu, sejak tahap perencanaan, sebaiknya diperiksa faktor-faktor apa saja yang memengaruhi harga platform B2B, serta memasukkan persyaratan terkait pengelolaan informasi produk ke dalam anggaran proyek.

Penting juga untuk menentukan kolom mana saja yang wajib diisi. Untuk satu saluran, deskripsi dasar dan foto mungkin sudah cukup, sementara saluran lain mungkin memerlukan parameter terperinci, kode EAN, informasi tentang varian, serta materi tambahan. Aturan kelengkapan membantu mengidentifikasi entri yang perlu dilengkapi sebelum dipublikasikan, sehingga memudahkan pemeliharaan informasi produk yang konsisten dan terkini di berbagai saluran penjualan.

Deskripsi produk dalam berbagai bahasa

Di perusahaan yang beroperasi di beberapa pasar, satu catatan produk yang sama dapat berisi konten dalam berbagai versi bahasa. Hal ini mencakup nama, deskripsi, fitur teks, petunjuk, serta materi yang ditujukan untuk negara-negara tertentu. Penyimpanan terpusat memudahkan pengaitan terjemahan dengan produk yang tepat serta pemantauan tingkat kelengkapannya.

Hanya dengan menyimpan versi bahasa saja tidak berarti terjemahan yang benar akan otomatis tersedia. Konten harus disediakan, disusun, atau diterjemahkan, lalu dimasukkan ke dalam kolom yang sesuai. Cakupan bahasa yang didukung dan proses persetujuan perlu ditentukan dalam konfigurasi sistem PIM yang bersangkutan.

Temukan berbagai fitur sistem PIM dari Centoro

Pengelolaan informasi produk yang efektif membutuhkan alat yang disesuaikan dengan struktur portofolio produk dan saluran penjualan yang digunakan. Centoro mendukung proses Product Information Management (PIM) dengan memungkinkan sentralisasi data, pengorganisasian katalog, serta penyiapan informasi produk yang konsisten untuk kebutuhan e-commerce dan penjualan B2B. Jika Anda mencari solusi perangkat lunak PIM yang dapat membantu mengurangi pembaruan data secara manual dan memperlancar pengelolaan portofolio produk yang luas, pelajari kemampuan platform Centoro. Hubungi kami untuk mendiskusikan kebutuhan perusahaan Anda dan mengetahui bagaimana kami dapat mendukung pengelolaan informasi produk di perusahaan Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu PIM dan untuk apa fungsinya?
Jawaban atas pertanyaan “apa itu PIM?” mengacu pada pengelolaan informasi produk secara terpusat. Sistem ini mengumpulkan data dari sumber-sumber tertentu, mengaturnya sesuai model yang telah ditetapkan, dan menyiapkannya untuk digunakan di saluran penjualan. Dalam praktiknya, pertanyaan “PIM – apa manfaatnya bagi perusahaan?” terutama berkaitan dengan konsistensi data, kemudahan dalam memeriksa kelengkapan data, serta pengurangan pengeditan berulang terhadap informasi yang sama.
Data produk apa saja yang disimpan oleh sistem PIM?
Sistem ini dapat menyimpan nama, deskripsi, kategori, atribut, varian, hubungan, pengenal produk, kode EAN, foto, dokumen, serta versi bahasa dari konten. Cakupan pastinya bergantung pada model data yang dirancang dan kebutuhan saluran-saluran yang akan memanfaatkan informasi tersebut. Tidak semua data yang berkaitan dengan perdagangan harus disimpan di PIM – informasi mengenai stok, pesanan, atau penagihan dapat tetap berada di sistem lain.
Apakah PIM di Centoro menyuplai data secara bersamaan ke marketplace dan platform B2B?
PIM dapat menjadi sumber data bagi berbagai saluran, termasuk marketplace dan platform B2B. Namun, kemampuan solusi Centoro untuk menyalurkan data ke saluran-saluran tertentu secara bersamaan bergantung pada konfigurasi yang dipilih, integrasi yang tersedia, dan cakupan implementasi. Hal ini perlu dikonfirmasi berdasarkan marketplace yang digunakan serta arsitektur sistem perusahaan yang bersangkutan.
Bagaimana cara mengimpor data produk dari beberapa pemasok ke PIM?
Pertama-tama, perlu diidentifikasi format file atau antarmuka yang digunakan oleh para penyedia. Selanjutnya, kolom-kolom dari masing-masing sumber dipetakan ke dalam model bersama, satuan dan nilainya diseragamkan, serta ditentukan cara mengidentifikasi produk yang sama. Sebelum melakukan impor secara rutin, diperlukan juga pemeriksaan terhadap duplikat, kesalahan, dan data yang hilang. Mekanisme impor yang tersedia di Centoro harus disesuaikan dengan sumber-sumber tertentu.
Apakah sistem PIM mendukung deskripsi dalam beberapa bahasa?
Sistem PIM dapat menyimpan berbagai versi bahasa dari nama, deskripsi, dan atribut teks. Namun, tidak ada informasi yang mengonfirmasi cakupan fungsi multibahasa yang tepat di Centoro; oleh karena itu, jumlah bahasa, cara mengimpor terjemahan, serta proses persetujuannya harus ditentukan sebelum implementasi.
Berapa harga sistem PIM di Centoro?
Biaya biasanya bergantung pada cakupan solusi, jumlah integrasi, kompleksitas katalog, dan pekerjaan yang berkaitan dengan persiapan data. Materi ini tidak mencantumkan harga PIM secara terpisah. Informasi mengenai model penagihan dapat ditemukan di bagian harga atau diperoleh setelah Anda menyampaikan persyaratan terkait katalog, sumber data, dan saluran publikasi.
Sistem PIM apa yang sebaiknya dipilih oleh produsen dengan ragam produk yang luas?
Produsen dengan ragam produk yang luas membutuhkan solusi yang dapat disesuaikan dengan kategori, parameter, varian, dan hubungan yang terdapat dalam katalognya. Kemampuan untuk mengimpor data dari sumber yang digunakan serta meneruskannya ke saluran yang diperlukan sangatlah penting. Sistem PIM harus dikonfigurasi berdasarkan struktur penawaran dan proses perusahaan, bukan hanya berdasarkan jumlah kode produk.