PIM-System zur Verwaltung von Produktdaten

Was ist PIM? Das System ermöglicht es, Produktinformationen in einer einzigen, übersichtlichen Umgebung zu bündeln und diese anschließend für die Nutzung in verschiedenen Vertriebskanälen aufzubereiten. Centoro bietet ein PIM-System für Unternehmen an, die ein umfangreiches Sortiment verwalten und konsistente Daten im E-Commerce, auf B2B-Plattformen, in digitalen Katalogen oder auf Marktplätzen benötigen. Die Lösung kann Hersteller, Distributoren und Händler unterstützen, die mit Informationen aus zahlreichen Quellen arbeiten.

Was versteht man unter Produktinformationsmanagement?

Unter Produktinformationsmanagement versteht man die Verwaltung von Informationen, die Produkte während des gesamten Prozesses ihrer Verkaufsvorbereitung beschreiben. Die Daten werden erfasst, strukturiert, ergänzt und den Systemen zur Verfügung gestellt, die für die Präsentation des Angebots zuständig sind. Die strukturierten Produktinformationen können auch vom Auftragsverwaltungssystem genutzt werden, das die weiteren Phasen der Verkaufsabwicklung unterstützt.

Ein zentrales Repository kann sowohl grundlegende Handelsinformationen als auch umfangreichere Inhalte speichern. Je nach gewähltem Datenmodell umfasst es unter anderem:

  • Produktbezeichnungen und -beschreibungen,
  • Kategorien, Varianten und Beziehungen zwischen Produkten,
  • technische Daten und für Käufer wesentliche Merkmale,
  • Fotos, Anleitungen, Produktdatenblätter und sonstige digitale Materialien,
  • Identifikationsmerkmale wie SKU oder EAN-Code,
  • Angaben zum Hersteller und zur Marke,
  • Inhalte, die für bestimmte Vertriebskanäle bestimmt sind,
  • Sprachversionen der Beschreibungen und weiterer Informationen.

Der Umfang der gespeicherten Informationen hängt von der Struktur des Katalogs sowie von der Art und Weise ab, wie das Unternehmen die Daten nutzt. Das PIM-System ersetzt nicht die Entscheidung darüber, welche Attribute erforderlich sind, sondern erleichtert die konsequente Anwendung des festgelegten Modells auf das gesamte Sortiment.

Das PIM-System als zentrale Informationsquelle für das Angebot

Produktdaten entstehen häufig in verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Tools. Ein Teil der Informationen stammt möglicherweise von Herstellern oder Lieferanten, ein anderer Teil aus dem ERP-System, und Marketinginhalte können vom E-Commerce-Team erstellt werden. Ohne eine zentrale Lösung kommt es leicht zu Abweichungen zwischen der Beschreibung auf der B2B-Plattform, der Produktkarte im Online-Shop und dem auf dem Marktplatz veröffentlichten Angebot.

PIM ist ein System, das diesen Informationsfluss strukturiert. Es ermöglicht, die Quelldaten von den für bestimmte Zielgruppen aufbereiteten Inhalten zu trennen und die Vollständigkeit der Datensätze vor deren Veröffentlichung zu überprüfen. Eine Änderung kann in der zentralen Datenbank vorgenommen und anschließend gemäß der Integrationskonfiguration an die angeschlossenen Kanäle weitergeleitet werden.

Ein derart konzipiertes PIM-System reduziert das manuelle Kopieren von Inhalten und erleichtert die Wahrung ihrer Konsistenz. Es erweist sich als besonders nützlich, wenn der Katalog zahlreiche Kategorien, Varianten und Parameter umfasst und die Informationen regelmäßig aktualisiert werden.

PIM im E-Commerce und im Multichannel-Vertrieb

Im E-Commerce fungiert das PIM als Informationsbasis für die Kanäle, in denen das Sortiment präsentiert wird. Es ist nicht eigenständig für alle Vertriebsprozesse verantwortlich. Seine Hauptaufgabe besteht darin, vollständige und strukturierte Daten bereitzustellen, die von einem Online-Shop, einem Marktplatz, einer App oder einer B2B-Vertriebsplattform abgerufen werden können.

Im Mehrkanalmodell können einzelne Verkaufsstellen unterschiedliche Anforderungen haben. So können sich beispielsweise die Länge des Produktnamens, der Umfang der obligatorischen Parameter, die Kategorieneinteilung oder das Format der grafischen Materialien unterscheiden. Die PIM-Software ermöglicht die Verwaltung eines gemeinsamen Datenkerns und die Aufbereitung von Informationen, die für ausgewählte Kanäle geeignet sind. Der genaue Umfang der Automatisierung hängt von der Konfiguration des Produktmodells sowie von den verfügbaren Integrationen ab.

Welche Probleme lässt sich mit einem PIM-System besser bewältigen?

Das PIM-System kommt vor allem dort zum Einsatz, wo die manuelle Bearbeitung von Tabellen und einzelnen Feldern schwer zu überblicken ist. Die Lösung kann dabei helfen, Ordnung in folgende Situationen zu bringen:

  • Informationen zu einem Produkt werden in mehreren Dateien oder Anwendungen gespeichert,
  • Die Lieferanten übermitteln die Daten in unterschiedlichen Formaten,
  • Die Beschreibungen in den verschiedenen Kanälen stimmen nicht miteinander überein,
  • Es ist schwer einzuschätzen, ob die Produktbeschreibung alle erforderlichen Informationen enthält,
  • Die Aktualisierung einer großen Anzahl von Datensätzen erfordert viele sich wiederholende Schritte,
  • Dasselbe Produkt wird in mehreren Sprachen beschrieben,
  • Die einzelnen Kanäle erfordern unterschiedliche Kategorien und Attributsätze,
  • Die Erweiterung des Katalogs erschwert die Einhaltung einheitlicher Namenskonventionen.

PIM-Systeme ersetzen weder Transaktions- noch Lagersysteme. Sie ergänzen die Vertriebsarchitektur um eine Ebene, die für die Qualität, Struktur und Verbreitung von Produktinformationen zuständig ist.

Daten aus dem ERP-System, von Lieferanten und aus anderen Quellen

Die Informationen, die in PIM-Systeme gelangen, können aus verschiedenen Quellen stammen. Stammdaten werden häufig aus dem ERP-System importiert, während Beschreibungen, Fotos und detaillierte Parameter von Herstellern, Händlern oder internen Teams bereitgestellt werden können. Vor der Inbetriebnahme des Datenflusses muss festgelegt werden, welche Quelle für die jeweilige Art von Informationen maßgeblich ist.

Der Datenaustausch zwischen den Lösungen hängt von den technischen Möglichkeiten der einzelnen Anwendungen ab. Durch die Integration von ERP-Systemen können operative Informationen mit den im PIM-System gespeicherten Inhalten verknüpft werden, wobei die Zuständigkeiten jedoch individuell festgelegt werden sollten. Das ERP-System kann als Quelle für Indizes oder logistische Daten dienen, während das PIM-System die umfangreichen Informationen speichert, die für die Präsentation des Angebots erforderlich sind.

PIM, OMS und die B2B-Plattform – unterschiedliche Rollen im Vertrieb

Das PIM-System konzentriert sich auf Produktinformationen. Die B2B-Plattform stellt das Angebot den Geschäftspartnern zur Verfügung und ermöglicht die Abwicklung von Vertriebsprozessen, während das OMS-System der Verwaltung des Auftragsflusses dient. Diese Systeme können als eigenständige Komponenten einer einheitlichen Umgebung fungieren und Daten im Rahmen entsprechend konzipierter Integrationen austauschen.

In diesem Zusammenhang bereitet das PIM die zur Veröffentlichung bestimmten Inhalte vor, während das Auftragsverwaltungssystem die Auftragsabwicklung unterstützt. Ein eigenständiger Bereich kann das OMS-System sein, dessen Funktion nicht mit der Verwaltung von Produktbeschreibungen und -attributen gleichgesetzt werden sollte.

Auch die Bearbeitung von Rücksendungen gehört zu den vertriebsbezogenen operativen Prozessen und nicht zu den Kernaufgaben eines PIM-Systems. Durch die Trennung dieser Rollen lässt sich festlegen, in welchem System die jeweilige Art von Informationen verwaltet werden soll und wohin sie weitergeleitet werden muss.

Ein auf das Sortiment abgestimmtes Informationsmodell

Die Grundlage für die Einführung eines PIM-Systems im E-Commerce bildet ein Produktmodell, das die tatsächliche Struktur des Angebots widerspiegelt. Es müssen Kategorien, Attribute, Varianten, Beziehungen und Validierungsregeln festgelegt werden. Daher empfiehlt es sich bereits in der Planungsphase zu prüfen, wovon der Preis einer B2B-Plattform abhängt, und die Anforderungen an das Produktinformationsmanagement im Projektbudget zu berücksichtigen.

Ebenso wichtig ist es, festzulegen, welche Felder Pflichtfelder sind. Für einen Kanal reichen möglicherweise eine grundlegende Beschreibung und ein Foto aus, während ein anderer Kanal detaillierte Parameter, einen EAN-Code, Informationen zu Varianten sowie zusätzliche Materialien erfordert. Vollständigkeitsregeln helfen dabei, Datensätze zu identifizieren, die vor der Veröffentlichung vervollständigt werden müssen, was die Pflege konsistenter und aktueller Produktinformationen in verschiedenen Vertriebskanälen erleichtert.

Mehrsprachige Produktbeschreibungen

In Unternehmen, die auf mehreren Märkten tätig sind, kann ein und derselbe Produktdatensatz Inhalte in mehreren Sprachversionen enthalten. Dies betrifft Namen, Beschreibungen, Textmerkmale, Anleitungen sowie länderspezifische Materialien. Die zentrale Speicherung erleichtert die Zuordnung der Übersetzungen zum jeweiligen Produkt und die Überprüfung des Vervollständigungsgrades.

Die bloße Speicherung von Sprachversionen bedeutet nicht, dass automatisch eine korrekte Übersetzung erstellt wird. Die Inhalte müssen bereitgestellt, aufbereitet oder übersetzt und anschließend den entsprechenden Feldern zugeordnet werden. Der Umfang der Sprachunterstützung und der Ablauf des Freigabeprozesses müssen in der Konfiguration des jeweiligen PIM-Systems festgelegt werden.

Entdecken Sie die Möglichkeiten des PIM-Systems von Centoro

Ein effektives Produktinformationsmanagement erfordert ein Tool, das auf die Struktur Ihres Sortiments und die genutzten Vertriebskanäle zugeschnitten ist. Centoro unterstützt die Prozesse des Produktinformationsmanagements und ermöglicht die Zentralisierung von Daten, die Strukturierung des Katalogs sowie die Erstellung einheitlicher Produktinformationen für den E-Commerce und den B2B-Vertrieb. Wenn Sie auf der Suche nach einer PIM-Softwarelösung sind, die Ihnen hilft, manuelle Datenaktualisierungen zu reduzieren und die Verwaltung eines umfangreichen Sortiments zu optimieren, lernen Sie die Möglichkeiten der Centoro-Plattform kennen. Kontaktieren Sie uns, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu besprechen und zu erfahren, wie wir das Produktinformationsmanagement in Ihrem Unternehmen unterstützen können.

FAQ

Was ist PIM und wozu dient es?
Die Antwort auf die Frage „Was ist PIM?“ bezieht sich auf die zentrale Verwaltung von Produktinformationen. Das System sammelt Daten aus ausgewählten Quellen, ordnet sie nach einem festgelegten Modell und bereitet sie für die Nutzung in den Vertriebskanälen auf. In der Praxis bezieht sich die Frage „PIM – welche Vorteile bietet es dem Unternehmen?“ vor allem auf die Datenkonsistenz, eine einfachere Überprüfung der Vollständigkeit sowie die Vermeidung der mehrfachen Bearbeitung derselben Informationen.
Welche Produktdaten speichert das PIM-System?
Das System kann Namen, Beschreibungen, Kategorien, Attribute, Varianten, Beziehungen, Produktkennungen, EAN-Codes, Fotos, Dokumente sowie Sprachversionen von Inhalten speichern. Der genaue Umfang hängt vom entworfenen Datenmodell und den Anforderungen der Kanäle ab, die diese Informationen nutzen sollen. Nicht alle handelsbezogenen Daten müssen im PIM gespeichert sein – Informationen zu Beständen, Bestellungen oder Abrechnungen können in anderen Systemen verbleiben.
Versorgt das PIM von Centoro gleichzeitig den Marktplatz und die B2B-Plattform?
Das PIM kann als Datenquelle für zahlreiche Kanäle dienen, darunter Marktplätze und B2B-Plattformen. Die gleichzeitige Versorgung bestimmter Kanäle durch die Centoro-Lösung hängt jedoch von der gewählten Konfiguration, den verfügbaren Integrationen und dem Umfang der Implementierung ab. Dies muss auf der Grundlage der genutzten Marktplätze sowie der Systemarchitektur des jeweiligen Unternehmens überprüft werden.
Wie importiert man Produktdaten von mehreren Lieferanten in das PIM?
Zunächst müssen die von den Lieferanten verwendeten Dateiformate oder Schnittstellen ermittelt werden. Anschließend werden die Felder aus den einzelnen Quellen auf ein gemeinsames Modell abgebildet, Einheiten und Werte vereinheitlicht und die Art und Weise festgelegt, wie identische Produkte identifiziert werden. Vor dem regelmäßigen Import ist zudem eine Überprüfung auf Duplikate, Fehler und fehlende Daten erforderlich. Die in Centoro verfügbaren Importmechanismen sollten für die jeweiligen Quellen abgestimmt werden.
Unterstützt das PIM-System Beschreibungen in mehreren Sprachen?
PIM-Systeme können mehrere Sprachversionen von Bezeichnungen, Beschreibungen und Textattributen speichern. Es liegen jedoch keine Informationen vor, die den genauen Umfang der mehrsprachigen Funktionen in Centoro belegen; daher müssen die Anzahl der Sprachen, die Vorgehensweise beim Import von Übersetzungen sowie der Prozess ihrer Freigabe vor der Implementierung festgelegt werden.
Wie viel kostet das PIM-System bei Centoro?
Die Kosten hängen in der Regel vom Umfang der Lösung, der Anzahl der Integrationen, der Komplexität des Katalogs und dem Aufwand für die Datenaufbereitung ab. Das Dokument enthält keinen separaten Preis für das PIM. Informationen zum Abrechnungsmodell finden Sie im Abschnitt „Preise“ oder erhalten Sie nach Vorlage Ihrer Anforderungen hinsichtlich des Katalogs, der Datenquellen und der Veröffentlichungskanäle.
Welches PIM-System sollte ein Hersteller mit einem breiten Sortiment wählen?
Ein Hersteller mit einem breiten Sortiment benötigt eine Lösung, die sich an die in seinem Katalog vorhandenen Kategorien, Parameter, Varianten und Beziehungen anpassen lässt. Von Bedeutung ist die Möglichkeit, Daten aus den verwendeten Quellen zu importieren und an die erforderlichen Kanäle weiterzuleiten. Das PIM-System sollte auf der Grundlage der Angebotsstruktur und der Unternehmensprozesse konfiguriert werden und nicht ausschließlich anhand der Anzahl der Produktindizes.