PIM-system til styring af produktdata

Hvad er PIM? Systemet gør det muligt at samle produktoplysninger i ét overskueligt miljø og derefter forberede dem til brug i forskellige salgskanaler. Centoro tilbyder et PIM-system til virksomheder, der forvalter et omfattende sortiment og har brug for ensartede data inden for e-handel, på B2B-platforme, i digitale kataloger eller på markedspladser. Løsningen kan understøtte producenter, distributører og forhandlere, der arbejder med oplysninger fra mange forskellige kilder.

Hvad går Product Information Management ud på?

Produktinformationsstyring er styring af oplysninger om produkter gennem hele processen med at gøre dem klar til salg. Dataene indsamles, struktureres, suppleres og stilles til rådighed for de systemer, der står for præsentationen af sortimentet. De strukturerede produktoplysninger kan også anvendes af ordrehåndteringssystemet, som understøtter de efterfølgende faser i salgsbehandlingen.

Det centrale register kan indeholde både grundlæggende handelsoplysninger og mere omfattende indhold. Afhængigt af den valgte datamodel omfatter det blandt andet:

  • produktnavne og -beskrivelser,
  • kategorier, varianter og sammenhænge mellem produkterne,
  • tekniske parametre og egenskaber, der er vigtige for køberne,
  • fotos, vejledninger, produktkort og andet digitalt materiale,
  • identifikatorer, såsom SKU eller EAN-kode,
  • oplysninger om producent og mærke,
  • indhold, der er beregnet til bestemte salgskanaler,
  • sprogversioner af beskrivelser og øvrige oplysninger.

Omfanget af de lagrede oplysninger afhænger af katalogets struktur og den måde, virksomheden anvender dataene på. PIM-systemet træffer ikke beslutninger om, hvilke attributter der er nødvendige, men gør det lettere at anvende den fastlagte model konsekvent på hele sortimentet.

PIM-systemet som den eneste kilde til oplysninger om sortimentet

Produktdata oprettes ofte på tværs af flere afdelinger og værktøjer. Nogle oplysninger kan stamme fra producenter eller leverandører, andre fra ERP-systemet, mens markedsføringsindholdet kan udarbejdes af e-handelsteamet. Uden en central løsning opstår der let uoverensstemmelser mellem den beskrivelse, der vises på B2B-platformen, produktkortet i webshoppen og det tilbud, der offentliggøres på markedspladsen.

PIM er et system, der strukturerer denne informationsstrøm. Det gør det muligt at adskille kildeoplysningerne fra det indhold, der er udarbejdet til bestemte modtagere, samt at kontrollere, at oplysningerne er fuldstændige, inden de offentliggøres. En ændring kan indføres i den centrale database og derefter videregives til de tilknyttede kanaler i overensstemmelse med integrationskonfigurationen.

Et PIM-system, der forstås på denne måde, begrænser manuel kopiering af indhold og gør det lettere at sikre konsistensen. Det er især nyttigt, når kataloget omfatter mange kategorier, varianter og parametre, og oplysningerne opdateres regelmæssigt.

PIM inden for e-handel og multikanalsalg

PIM fungerer inden for e-handel som et informationsgrundlag for de kanaler, hvor sortimentet præsenteres. Det er ikke alene ansvarligt for alle salgsprocesser. Dets hovedopgave er at udarbejde komplette, strukturerede data, som kan hentes af en webshop, en markedsplads, en app eller en B2B-salgsplatform.

I en flerkanalsmodel kan de enkelte salgssteder have forskellige krav. Der kan være forskelle i produktnavnets længde, de obligatoriske parametre, kategoristrukturen eller formatet på det grafiske materiale. PIM-software gør det muligt at administrere en fælles datakerne og udarbejde oplysninger, der er tilpasset de valgte kanaler. Det nøjagtige omfang af automatiseringen afhænger af konfigurationen af produktmodellen og de tilgængelige integrationer.

Hvilke problemer hjælper et PIM-system med at løse?

PIM-systemet anvendes først og fremmest der, hvor det bliver svært at holde styr på det manuelle arbejde med regneark og separate paneler. Løsningen kan hjælpe med at skabe orden i situationer, hvor:

  • oplysninger om et enkelt produkt gemmes i flere filer eller applikationer,
  • leverandørerne leverer data i forskellige strukturer,
  • beskrivelserne på de forskellige kanaler stemmer ikke overens med hinanden,
  • Det er svært at vurdere, om produktkortet indeholder alle de nødvendige oplysninger,
  • Opdatering af et stort antal poster kræver mange gentagne handlinger,
  • det samme produkt beskrives på flere sprog,
  • De enkelte kanaler kræver forskellige kategorier og sæt af attributter,
  • Udvidelsen af kataloget gør det vanskeligt at opretholde ensartede navngivningsregler.

PIM-systemer erstatter ikke transaktions- og lagerstyringssystemer. De supplerer salgsarkitekturen med et lag, der varetager kvaliteten, strukturen og distributionen af produktoplysninger.

Data fra ERP, leverandører og andre kilder

Oplysninger, der indgår i PIM-systemer, kan stamme fra forskellige kilder. Grunddata importeres ofte fra et ERP-system, mens beskrivelser, billeder og uddybende parametre kan leveres af producenter, distributører eller interne teams. Inden dataflowet sættes i gang, er det nødvendigt at fastlægge, hvilken kilde der er den primære for den pågældende type oplysninger.

Dataudvekslingen mellem løsningerne afhænger af de enkelte applikationers tekniske muligheder. Integrationen af ERP-systemer kan sammenkoble driftsoplysninger med indhold, der opbevares i PIM-systemet, men ansvarsfordelingen bør fastlægges individuelt. ERP kan fortsat fungere som kilde til indekser eller logistiske data, mens PIM opbevarer de omfattende oplysninger, der er nødvendige for at præsentere tilbuddet.

PIM, OMS og B2B-platformen – forskellige roller i salget

PIM-systemet fokuserer på produktoplysninger. B2B-platformen gør sortimentet tilgængeligt for samarbejdspartnere og muliggør gennemførelse af salgsprocesser, mens OMS bruges til at styre ordrestrømmen. Disse systemer kan fungere som separate komponenter i ét miljø og udveksle data via passende udformede integrationer.

I en sådan struktur forbereder PIM indholdet til offentliggørelse, mens ordrehåndteringssystemet understøtter behandlingen af ordrer. Et særskilt område kan være OMS-systemet, hvis funktion ikke bør sidestilles med styringen af produktbeskrivelser og -attributter.

Håndtering af returvarer hører ligeledes til de driftsmæssige processer i forbindelse med salget og ikke til PIM-systemets kerneopgaver. Ved at adskille disse roller kan man fastlægge, i hvilket system den pågældende type information skal opbevares, og hvor den skal videregives.

En informationsmodel, der er tilpasset sortimentet

Grundlaget for implementeringen af PIM i e-handel er en produktmodel, der afspejler den faktiske struktur i sortimentet. Man skal definere kategorier, attributter, varianter, relationer og valideringsregler. Derfor er det en god idé allerede i planlægningsfasen at undersøge, hvad prisen på en B2B-platform afhænger af, og medtage kravene til produktinformationsstyring i projektbudgettet.

Det er også vigtigt at fastlægge, hvilke felter der er obligatoriske. For én kanal kan en grundlæggende beskrivelse og et billede være tilstrækkeligt, mens en anden kræver detaljerede parametre, EAN-kode, oplysninger om varianter samt supplerende materiale. Reglerne for fuldstændighed hjælper med at identificere de poster, der skal suppleres inden offentliggørelsen, hvilket gør det lettere at opretholde ensartede og opdaterede produktoplysninger på tværs af de forskellige salgskanaler.

Flersprogede produktbeskrivelser

I virksomheder, der opererer på flere markeder, kan den samme produktdatopost indeholde indhold på flere sprog. Dette gælder navne, beskrivelser, tekstuelle egenskaber, vejledninger samt materiale, der er beregnet til bestemte lande. Central lagring gør det lettere at knytte oversættelserne til det rette produkt og kontrollere, i hvilket omfang de er færdiggjort.

Det faktum, at man gemmer sprogversioner, betyder ikke i sig selv, at der automatisk udarbejdes en korrekt oversættelse. Indholdet skal leveres, bearbejdes eller oversættes og derefter tildeles de relevante felter. Omfanget af sprogstøtte og godkendelsesprocessen skal fastlægges i konfigurationen af det pågældende PIM-system.

Oplev mulighederne i PIM-systemet fra Centoro

Effektiv styring af produktoplysninger kræver et værktøj, der er tilpasset sortimentets struktur og de anvendte salgskanaler. Centoro understøtter Product Information Management-processer ved at muliggøre centralisering af data, organisering af kataloget og udarbejdelse af ensartede produktoplysninger til brug for e-handel og B2B-salg. Hvis du leder efter en PIM-softwareløsning, der kan hjælpe med at reducere manuelle dataopdateringer og strømline styringen af et omfattende produktsortiment, så se nærmere på mulighederne i Centoro-platformen. Kontakt os for at drøfte din virksomheds behov og finde ud af, hvordan vi kan støtte styringen af produktoplysninger i din virksomhed.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er PIM, og hvad bruges det til?
Svaret på spørgsmålet »Hvad er PIM?« handler om central styring af produktoplysninger. Systemet indsamler data fra udvalgte kilder, strukturerer dem efter en fastlagt model og gør dem klar til brug i salgskanalerne. I praksis handler spørgsmålet »PIM – hvad giver det virksomheden?« først og fremmest om datakonsistens, lettere kontrol af fuldstændigheden og begrænsning af gentagen redigering af de samme oplysninger.
Hvilke produktdata gemmer PIM-systemet?
Systemet kan gemme navne, beskrivelser, kategorier, attributter, varianter, relationer, produktidentifikatorer, EAN-koder, billeder, dokumenter samt sprogversioner af indholdet. Det nøjagtige omfang afhænger af den udformede datamodel og behovene hos de kanaler, der skal anvende oplysningerne. Ikke alle handelsrelaterede data behøver at være gemt i PIM – oplysninger om lagerbeholdninger, ordrer eller afregninger kan forblive i andre systemer.
Forsyner PIM i Centoro både markedspladsen og B2B-platformen?
PIM kan fungere som datakilde for mange kanaler, herunder markedspladser og B2B-platforme. Om Centoro-løsningen kan levere data til bestemte kanaler samtidigt, afhænger dog af den valgte konfiguration, de tilgængelige integrationer og implementeringsomfanget. Dette skal bekræftes på baggrund af de anvendte markedspladser og den pågældende virksomheds systemarkitektur.
Hvordan importerer man produktdata fra flere leverandører til PIM?
Først skal man identificere de filformater eller grænseflader, som leverandørerne anvender. Derefter kortlægges felterne fra de enkelte kilder til en fælles model, enheder og værdier standardiseres, og der fastlægges en metode til at identificere de samme produkter. Inden den regelmæssige import er det også nødvendigt at kontrollere for dubletter, fejl og manglende data. De tilgængelige importmekanismer i Centoro bør aftales for de konkrete kilder.
Understøtter PIM-systemet beskrivelser på flere sprog?
PIM-systemer kan gemme flere sprogversioner af navne, beskrivelser og tekstattributter. Der findes dog ikke noget materiale, der bekræfter det nøjagtige omfang af de flersprogede funktioner i Centoro, og derfor bør antallet af sprog, fremgangsmåden for import af oversættelser samt godkendelsesprocessen fastlægges inden implementeringen.
Hvor meget koster et PIM-system hos Centoro?
Omkostningerne afhænger normalt af løsningens omfang, antallet af integrationer, katalogets kompleksitet og det arbejde, der er forbundet med datapræparering. Dette materiale indeholder ikke en separat pris for PIM. Oplysninger om afregningsmodellen findes i afsnittet om priser eller kan fås efter fremlæggelse af kravene til kataloget, datakilderne og publikationskanalerne.
Hvilket PIM-system bør en producent med et bredt sortiment vælge?
En producent med et bredt sortiment har brug for en løsning, der kan tilpasses de kategorier, parametre, varianter og sammenhænge, der findes i virksomhedens katalog. Det er vigtigt, at man kan importere data fra de anvendte kilder og videregive dem til de ønskede kanaler. PIM-systemet bør konfigureres ud fra virksomhedens produktstruktur og processer og ikke udelukkende ud fra antallet af produktindekser.