Hva er PIM? Systemet gjør det mulig å samle produktinformasjon i ett oversiktlig miljø og deretter forberede den for bruk i ulike salgskanaler. Centoro tilbyr et PIM-system beregnet på bedrifter som forvalter et omfattende sortiment og trenger konsistente data i e-handel, på B2B-plattformer, i digitale kataloger eller på markedsplasser. Løsningen kan støtte produsenter, distributører og forhandlere som arbeider med informasjon fra mange ulike kilder.
Hva innebærer produktinformasjonsstyring?
Produktinformasjonshåndtering er håndtering av informasjon som beskriver produktene gjennom hele prosessen med å gjøre dem klare for salg. Dataene samles inn, ordnes, suppleres og gjøres tilgjengelige for systemene som står for presentasjonen av tilbudet. Den ordnede produktinformasjonen kan også brukes av et ordrehåndteringssystem, som støtter de videre trinnene i salgsprosessen.
Et sentralt register kan lagre både grunnleggende handelsinformasjon og mer omfattende innhold. Avhengig av hvilken datamodell som er valgt, omfatter det blant annet:
- produktnavn og produktbeskrivelser,
- kategorier, varianter og sammenhenger mellom produktene,
- tekniske spesifikasjoner og egenskaper som er viktige for kjøperne,
- bilder, bruksanvisninger, produktkort og annet digitalt materiale,
- identifikatorer, som SKU eller EAN-kode,
- opplysninger om produsent og merke,
- innhold beregnet på bestemte salgskanaler,
- språkversjoner av beskrivelser og annen informasjon.
Omfanget av lagret informasjon avhenger av katalogstrukturen og hvordan bedriften bruker dataene. PIM-systemet erstatter ikke beslutninger om hvilke attributter som er nødvendige, men gjør det enklere å anvende den fastlagte modellen konsekvent i hele sortimentet.
PIM-systemet som en eneste kilde til informasjon om tilbudet
Produktdata opprettes ofte i flere avdelinger og verktøy. Noe av informasjonen kan komme fra produsenter eller leverandører, noe fra ERP-systemet, mens markedsføringsinnholdet kan utarbeides av e-handelsavdelingen. Uten en sentral løsning oppstår det lett avvik mellom beskrivelsen som vises på B2B-plattformen, produktkortet i nettbutikken og tilbudet som er publisert på markedsplassen.
PIM er et system som organiserer denne informasjonsflyten. Det gjør det mulig å skille kildeinformasjon fra innhold som er utarbeidet for bestemte målgrupper, samt å kontrollere at oppføringene er fullstendige før de publiseres. En endring kan legges inn i den sentrale databasen og deretter overføres til tilkoblede kanaler i henhold til integrasjonskonfigurasjonen.
Et PIM-system forstått på denne måten reduserer behovet for manuell kopiering av innhold og gjør det enklere å opprettholde konsistensen. Det er spesielt nyttig når katalogen omfatter mange kategorier, varianter og parametere, og informasjonen oppdateres jevnlig.
PIM i e-handel og flerkanalsalg
PIM i e-handel fungerer som et informasjonsgrunnlag for kanalene der varesortimentet presenteres. Det er ikke alene ansvarlig for alle salgsprosessene. Hovedoppgaven er å utarbeide fullstendige, strukturerte data som kan hentes av nettbutikken, markedsplassen, appen eller en B2B-salgsplattform.
I en flerkanalsmodell kan de enkelte salgsstedene ha ulike krav. Det kan være forskjeller i lengden på produktnavnet, settet med obligatoriske parametere, kategoristrukturen eller formatet på grafisk materiale. PIM-programvaren gjør det mulig å administrere en felles datakjerne og tilpasse informasjonen til de valgte kanalene. Det nøyaktige omfanget av automatiseringen avhenger av konfigurasjonen av produktmodellen og tilgjengelige integrasjoner.
Hvilke problemer bidrar et PIM-system til å løse?
PIM-systemet brukes først og fremst der det blir vanskelig å holde oversikten når man arbeider manuelt med regneark og separate paneler. Løsningen kan bidra til å skape orden i situasjoner der:
- informasjon om ett produkt lagres i flere filer eller applikasjoner,
- leverandørene overfører data i ulike strukturer,
- beskrivelsene i de ulike kanalene stemmer ikke overens med hverandre,
- Det er vanskelig å vurdere om produktkortet inneholder all nødvendig informasjon,
- Oppdatering av et stort antall poster krever mange repeterende oppgaver,
- det samme produktet beskrives på flere språk,
- De enkelte kanalene krever ulike kategorier og sett med attributter,
- Utvidelsen av katalogen gjør det vanskelig å opprettholde ensartede navngivningsregler.
PIM-systemer erstatter ikke transaksjons- og lagersystemer. De utvider salgsarkitekturen med et lag som har ansvar for kvaliteten, strukturen og distribusjonen av produktinformasjon.
Data fra ERP, fra leverandører og andre kilder
Informasjonen som sendes til PIM-systemer kan stamme fra ulike kilder. Grunnleggende data importeres ofte fra et ERP-system, mens beskrivelser, bilder og utdypende parametere kan leveres av produsenter, distributører eller interne team. Før arbeidsflyten settes i gang, må det avklares hvilken kilde som er den primære for den aktuelle typen informasjon.
Datautvekslingen mellom løsningene avhenger av de tekniske mulighetene til de enkelte applikasjonene. Integrasjonen av ERP-systemer kan koble sammen operasjonell informasjon med innholdet som lagres i PIM-systemet, men ansvarsfordelingen bør fastsettes fra tilfelle til tilfelle. ERP kan fortsatt fungere som kilde for indekser eller logistikkdata, mens PIM lagrer den omfattende informasjonen som trengs for å presentere tilbudet.
PIM, OMS og B2B-plattformen – ulike roller i salgsarbeidet
PIM-systemet fokuserer på produktinformasjon. B2B-plattformen gjør tilbudet tilgjengelig for forretningspartnere og muliggjør gjennomføring av salgsprosesser, mens OMS brukes til å administrere ordrestrømmen. Disse systemene kan fungere som separate komponenter i ett miljø, og utveksle data gjennom spesialtilpassede integrasjoner.
I et slikt oppsett utarbeider PIM innhold som skal publiseres, mens ordrehåndteringssystemet støtter behandlingen av ordrer. Et OMS-system kan utgjøre et eget område, og dets funksjon bør ikke forveksles med håndtering av produktbeskrivelser og -attributter.
Håndtering av returer er også en del av de operative prosessene knyttet til salg, og ikke en av PIM-systemets kjerneoppgaver. Ved å skille mellom disse rollene kan man avgjøre hvilket system den aktuelle typen informasjon skal lagres i, og hvor den skal overføres.
En informasjonsmodell tilpasset varesortimentet
Grunnlaget for implementering av PIM i e-handel er en produktmodell som gjenspeiler den faktiske strukturen i tilbudet. Man må definere kategorier, attributter, varianter, relasjoner og valideringsregler. Derfor er det lurt å allerede i planleggingsfasen undersøke hva som påvirker prisen på en B2B-plattform, og å ta hensyn til kravene til produktinformasjonsstyring i prosjektbudsjettet.
Det er også viktig å avklare hvilke felter som er obligatoriske. For én kanal kan det være nok med en grunnleggende beskrivelse og et bilde, mens en annen krever detaljerte spesifikasjoner, EAN-kode, informasjon om varianter og tilleggsmateriale. Regler for fullstendighet gjør det lettere å identifisere oppføringer som må kompletteres før publisering, noe som bidrar til å opprettholde konsistente og oppdaterte produktopplysninger i ulike salgskanaler.
Flerspråklige produktbeskrivelser
I selskaper som opererer på flere markeder, kan den samme produktoppføringen inneholde innhold på flere språk. Dette gjelder navn, beskrivelser, tekstelementer, bruksanvisninger og materiale beregnet på bestemte land. Sentral lagring gjør det enklere å knytte oversettelsene til riktig produkt og å kontrollere i hvilken grad de er fullstendige.
Det å lagre språkversjoner i seg selv betyr ikke at en korrekt oversettelse blir utarbeidet automatisk. Innholdet må leveres, bearbeides eller oversettes, og deretter tilordnes de riktige feltene. Omfanget av språkstøtte og godkjenningsprosessen må fastsettes i konfigurasjonen av det aktuelle PIM-systemet.
Oppdag mulighetene med PIM-systemet fra Centoro
Effektiv håndtering av produktinformasjon krever et verktøy som er tilpasset sortimentsstrukturen og de salgskanalene som benyttes. Centoro støtter prosesser innen Product Information Management (PIM) ved å muliggjøre sentralisering av data, organisering av katalogen og utarbeidelse av konsistent produktinformasjon for e-handel og B2B-salg. Hvis du er på utkikk etter en PIM-løsning som kan bidra til å redusere manuell oppdatering av data og effektivisere forvaltningen av et omfattende sortiment, kan du utforske mulighetene som Centoro-plattformen tilbyr. Ta kontakt med oss for å diskutere bedriftens behov og finne ut hvordan vi kan støtte produktinformasjonshåndteringen i din bedrift.