Qu'est-ce qu'un PIM ? Ce système permet de centraliser les informations sur les produits dans un environnement unique et structuré, puis de les préparer en vue de leur utilisation sur différents canaux de vente. Centoro propose un système PIM destiné aux entreprises qui gèrent une gamme de produits étendue et ont besoin de données cohérentes pour le commerce électronique, sur une plateforme B2B, dans des catalogues numériques ou sur des places de marché. Cette solution peut aider les fabricants, les distributeurs et les revendeurs qui traitent des informations provenant de multiples sources.
En quoi consiste la gestion des informations produit ?
La gestion des informations produit (Product Information Management) consiste à gérer les informations décrivant les produits tout au long du processus de préparation de ceux-ci à la vente. Les données sont collectées, classées, complétées et mises à la disposition des systèmes chargés de la présentation de l'offre. Les informations produit ainsi organisées peuvent également être utilisées par le système de gestion des commandes, qui prend en charge les étapes suivantes du processus de vente.
Le référentiel central peut contenir aussi bien des informations commerciales de base que des contenus plus détaillés. En fonction du modèle de données retenu, il comprend notamment :
- les noms et les descriptions des produits,
- les catégories, les variantes et les relations entre les produits,
- les caractéristiques techniques et les éléments importants pour les acheteurs,
- photos, notices, fiches produits et autres documents numériques,
- des identifiants, tels que le SKU ou le code EAN,
- les informations relatives au fabricant et à la marque,
- des contenus destinés à des canaux de vente spécifiques,
- les versions linguistiques des descriptions et des autres informations.
L'étendue des informations stockées dépend de la structure du catalogue et de la manière dont l'entreprise utilise ces données. Le système PIM ne remplace pas les décisions concernant les attributs nécessaires, mais facilite l'application cohérente du modèle défini à l'ensemble de la gamme de produits.
Le système PIM, source unique d'informations sur l'offre
Les données produit sont souvent générées par plusieurs services et à l'aide de divers outils. Certaines informations peuvent provenir des fabricants ou des fournisseurs, d'autres du système ERP, tandis que les contenus marketing peuvent être élaborés par l'équipe e-commerce. En l'absence d'une solution centralisée, des divergences peuvent facilement apparaître entre la description visible sur la plateforme B2B, la fiche produit de la boutique en ligne et l'offre publiée sur la place de marché.
Le PIM est un système qui organise ce flux. Il permet de distinguer les informations sources des contenus préparés pour des destinataires spécifiques et de vérifier l'exhaustivité des fiches avant leur publication. Une modification peut être effectuée dans la base de données centrale, puis transmise aux canaux connectés conformément à la configuration de l'intégration.
Conçu de cette manière, le système PIM limite la copie manuelle des contenus et facilite le maintien de leur cohérence. Il s'avère particulièrement utile lorsque le catalogue comprend de nombreuses catégories, variantes et paramètres, et que les informations sont régulièrement mises à jour.
Le PIM dans le commerce électronique et la vente multicanal
Dans le domaine du commerce électronique, le PIM sert de base d'informations pour les canaux sur lesquels la gamme de produits est présentée. Il n'est pas seul responsable de l'ensemble des processus de vente. Sa mission principale consiste à fournir des données complètes et structurées pouvant être récupérées par une boutique en ligne, une place de marché, une application ou une plateforme de vente B2B.
Dans un modèle multicanal, chaque point de vente peut avoir des exigences différentes. La longueur du nom du produit, l'ensemble des paramètres obligatoires, la structure des catégories ou encore le format des éléments graphiques peuvent varier. Le logiciel PIM permet de gérer un noyau de données commun et de préparer des informations adaptées aux canaux sélectionnés. L'étendue exacte de l'automatisation dépend de la configuration du modèle produit et des intégrations disponibles.
Quels problèmes le système PIM permet-il de résoudre ?
Le système PIM est principalement utilisé lorsque la gestion manuelle des feuilles de calcul et des tableaux séparés devient difficile à maîtriser. Cette solution peut aider à mettre de l'ordre dans les situations où :
- les informations relatives à un produit sont stockées dans plusieurs fichiers ou applications,
- les fournisseurs transmettent les données selon des structures différentes,
- les descriptions sur les différents canaux ne concordent pas entre elles,
- Il est difficile de déterminer si la fiche produit contient toutes les informations requises,
- La mise à jour d'un grand nombre d'enregistrements nécessite de nombreuses opérations répétitives,
- Ce même produit est décrit en plusieurs langues,
- chaque canal nécessite des catégories et des ensembles d'attributs différents,
- L'élargissement du catalogue rend difficile le respect de règles de dénomination uniformes.
Les systèmes PIM ne remplacent pas les systèmes transactionnels ni les systèmes de gestion des stocks. Ils complètent l'architecture commerciale en y ajoutant une couche chargée de la qualité, de la structure et de la diffusion des informations sur les produits.
Données issues de l'ERP, des fournisseurs et d'autres sources
Les informations transmises aux systèmes PIM peuvent provenir de différentes sources. Les données de base sont généralement importées depuis le système ERP, tandis que les descriptions, les photos et les paramètres détaillés peuvent être fournis par les fabricants, les distributeurs ou les équipes internes. Avant de lancer le flux, il est nécessaire de déterminer quelle source fait autorité pour chaque type d'information.
L'échange de données entre les solutions dépend des capacités techniques de chaque application. L'intégration des systèmes ERP peut permettre de relier les informations opérationnelles aux contenus gérés dans le système PIM, mais la répartition des responsabilités doit être définie au cas par cas. Le système ERP peut rester la source des index ou des données logistiques, tandis que le système PIM stocke les informations détaillées nécessaires à la présentation de l'offre.
PIM, OMS et plateforme B2B : des rôles différents dans la vente
Le système PIM est axé sur les informations relatives aux produits. La plateforme B2B met l'offre à la disposition des partenaires commerciaux et permet la mise en œuvre des processus de vente, tandis que l'OMS sert à gérer le flux des commandes. Ces systèmes peuvent fonctionner comme des éléments distincts au sein d'un même environnement, en échangeant des données grâce à des intégrations conçues à cet effet.
Dans ce contexte, le PIM prépare les contenus destinés à la publication, tandis que le système de gestion des commandes prend en charge le traitement des commandes. Le système OMS peut constituer un domaine distinct, dont la fonction ne doit pas être assimilée à la gestion des descriptions et des attributs des produits.
La gestion des retours fait également partie des processus opérationnels liés à la vente, et non des tâches fondamentales du PIM. La séparation de ces rôles permet de déterminer dans quel système un type d'information donné doit être conservé et vers quel système il doit être transféré.
Un modèle d'information adapté à la gamme de produits
La mise en œuvre d’un système PIM dans le commerce électronique repose sur un modèle produit reflétant la structure réelle de l’offre. Il convient de définir les catégories, les attributs, les variantes, les relations et les règles de validation. C’est pourquoi, dès la phase de planification, il est utile de vérifier les facteurs qui déterminent le prix d’une plateforme B2B et de prendre en compte les exigences relatives à la gestion des informations produit dans le budget du projet.
Il est également important de déterminer quels champs sont obligatoires. Pour un canal donné, une description sommaire et une photo peuvent suffire, tandis qu’un autre peut exiger des paramètres détaillés, un code EAN, des informations sur les variantes ainsi que des documents complémentaires. Les règles d’exhaustivité permettent d’identifier les fiches qui doivent être complétées avant leur publication, ce qui facilite le maintien d’informations produit cohérentes et à jour sur les différents canaux de vente.
Descriptions de produits multilingues
Dans les entreprises présentes sur plusieurs marchés, une même fiche produit peut contenir du contenu dans plusieurs langues. Cela concerne les noms, les descriptions, les caractéristiques textuelles, les notices d'utilisation ainsi que les documents destinés à des pays spécifiques. Le stockage centralisé facilite l'association des traductions au produit correspondant et le contrôle de leur état d'avancement.
Le simple fait de stocker des versions linguistiques ne garantit pas automatiquement la production d’une traduction correcte. Les contenus doivent être fournis, traités ou traduits, puis attribués aux champs correspondants. La gamme de langues prises en charge et le processus de validation doivent être définis lors de la configuration du système PIM concerné.
Découvrez les fonctionnalités du système PIM de Centoro
Une gestion efficace des informations produit nécessite un outil adapté à la structure de la gamme et aux canaux de vente utilisés. Centoro soutient les processus de gestion des informations produit (PIM) en permettant la centralisation des données, l'organisation du catalogue et la préparation d'informations produit cohérentes pour le commerce électronique et la vente B2B. Si vous recherchez une solution logicielle PIM qui vous aidera à réduire les mises à jour manuelles des données et à optimiser la gestion d’une offre étendue, découvrez les possibilités offertes par la plateforme Centoro. Contactez-nous pour discuter des besoins de votre entreprise et voir comment nous pouvons vous aider à gérer les informations produit au sein de votre entreprise.