Sistema PIM para a gestão de dados de produtos

O que é o PIM? Este sistema permite reunir informações sobre os produtos num único ambiente organizado e, posteriormente, prepará-las para utilização em diversos canais de venda. A Centoro oferece um sistema PIM destinado a empresas que gerem um vasto sortido e necessitam de dados coerentes no comércio eletrónico, em plataformas B2B, em catálogos digitais ou em marketplaces. Esta solução pode apoiar fabricantes, distribuidores e retalhistas que trabalham com informações provenientes de múltiplas fontes.

Em que consiste a Gestão da Informação sobre Produtos?

A Gestão da Informação sobre Produtos consiste na gestão das informações que descrevem os produtos ao longo de todo o processo de preparação dos mesmos para a venda. Os dados são recolhidos, organizados, complementados e disponibilizados aos sistemas responsáveis pela apresentação da oferta. As informações organizadas sobre os produtos podem também ser utilizadas pelo sistema de gestão de encomendas, que apoia as etapas subsequentes do processo de venda.

O repositório central pode armazenar tanto informações comerciais básicas como conteúdos mais abrangentes. Dependendo do modelo de dados adotado, inclui, entre outros:

  • nomes e descrições dos produtos,
  • categorias, variantes e relações entre os produtos,
  • parâmetros técnicos e características relevantes para os compradores,
  • fotografias, instruções, fichas de produto e outros materiais digitais,
  • identificadores, tais como o SKU ou o código EAN,
  • dados relativos ao fabricante e à marca,
  • conteúdos destinados a canais de venda específicos,
  • versões linguísticas das descrições e de outras informações.

O âmbito das informações armazenadas depende da estrutura do catálogo e da forma como a empresa utiliza os dados. O sistema PIM não substitui as decisões relativas aos atributos necessários, mas facilita a aplicação coerente do modelo definido em todo o sortido.

O sistema PIM como fonte única de informação sobre a oferta

Os dados dos produtos são frequentemente criados em vários departamentos e ferramentas. Parte da informação pode provir de fabricantes ou fornecedores, outra parte do sistema ERP, e os conteúdos de marketing podem ser elaborados pela equipa de comércio eletrónico. Sem uma solução centralizada, é fácil que surjam discrepâncias entre a descrição visível na plataforma B2B, a ficha do produto na loja e a oferta publicada no marketplace.

O PIM é um sistema que organiza esse fluxo. Permite separar as informações de origem dos conteúdos preparados para destinatários específicos e verificar a integridade dos registos antes da sua publicação. Uma alteração pode ser introduzida na base de dados central e, em seguida, transmitida aos canais ligados, de acordo com a configuração da integração.

Entendido desta forma, o sistema PIM limita a cópia manual de conteúdos e facilita a manutenção da sua coerência. É particularmente útil quando o catálogo inclui muitas categorias, variantes e parâmetros, e as informações são atualizadas regularmente.

O PIM no comércio eletrónico e nas vendas multicanal

No comércio eletrónico, o PIM desempenha o papel de base de dados para os canais onde o sortido é apresentado. Não é, por si só, responsável por todos os processos de venda. A sua principal função consiste em preparar dados completos e organizados, que possam ser descarregados por uma loja, um marketplace, uma aplicação ou uma plataforma de vendas B2B.

Num modelo multicanal, cada ponto de venda pode ter requisitos diferentes. Podem variar o comprimento do nome do produto, o conjunto de parâmetros obrigatórios, a estrutura das categorias ou o formato dos materiais gráficos. O software PIM permite gerir um núcleo comum de dados e preparar informações adequadas aos canais selecionados. O âmbito exato da automatização depende da configuração do modelo de produto e das integrações disponíveis.

Que problemas o sistema PIM ajuda a resolver?

O sistema PIM é utilizado sobretudo nos casos em que o trabalho manual com folhas e painéis separados se torna difícil de controlar. Esta solução pode ajudar a organizar situações em que:

  • as informações relativas a um determinado produto estão armazenadas em vários ficheiros ou aplicações,
  • os fornecedores transmitem os dados em estruturas diferentes,
  • as descrições nos diferentes canais não são coerentes entre si,
  • É difícil avaliar se a ficha do produto contém todas as informações necessárias,
  • A atualização de um grande número de registos requer muitas ações repetitivas,
  • o mesmo produto é descrito em várias línguas,
  • cada canal requer categorias e conjuntos de atributos diferentes,
  • O crescimento do catálogo dificulta a manutenção de regras de nomenclatura uniformes.

Os sistemas PIM não substituem os sistemas transacionais e de gestão de armazéns. Complementam a arquitetura de vendas com uma camada responsável pela qualidade, estrutura e distribuição da informação sobre os produtos.

Dados do ERP, dos fornecedores e de outras fontes

As informações que chegam aos sistemas PIM podem provir de várias fontes. Os dados básicos são frequentemente importados do sistema ERP, enquanto as descrições, as fotografias e os parâmetros detalhados podem ser fornecidos pelos fabricantes, pelos distribuidores ou por equipas internas. Antes de iniciar o fluxo, é necessário determinar qual a fonte principal para cada tipo de informação.

A troca de dados entre as soluções depende das capacidades técnicas de cada aplicação. A integração de sistemas ERP pode associar informações operacionais aos conteúdos mantidos no sistema PIM, mas a repartição de responsabilidades deve ser definida caso a caso. O ERP pode continuar a ser a fonte de índices ou de dados logísticos, enquanto o PIM armazena as informações detalhadas necessárias para a apresentação da oferta.

PIM, OMS e plataforma B2B – diferentes funções nas vendas

O sistema PIM centra-se nas informações sobre os produtos. A plataforma B2B disponibiliza a oferta aos parceiros comerciais e permite a execução dos processos de venda, enquanto o OMS serve para gerir o fluxo de encomendas. Estes sistemas podem funcionar como elementos distintos de um único ambiente, trocando dados no âmbito de integrações devidamente concebidas.

Nesta configuração, o PIM prepara os conteúdos destinados à publicação, enquanto o sistema de gestão de encomendas apoia o processamento das encomendas. O sistema OMS pode constituir uma área distinta, cuja função não deve ser equiparada à gestão de descrições e atributos dos produtos.

O tratamento das devoluções também faz parte dos processos operacionais relacionados com as vendas e não das funções básicas do PIM. A separação destas funções permite determinar em que sistema deve ser mantido um determinado tipo de informação e para onde esta deve ser transmitida.

Modelo de informação adaptado ao sortido

A base para a implementação de um PIM no comércio eletrónico é um modelo de produto que reflita a estrutura real da oferta. É necessário definir categorias, atributos, variantes, relações e regras de validação. Por isso, já na fase de planeamento, convém verificar de que fatores depende o preço de uma plataforma B2B e incluir os requisitos relativos à gestão de informações de produto no orçamento do projeto.

É igualmente importante determinar quais os campos que são obrigatórios. Para um determinado canal, poderá ser suficiente uma descrição básica e uma fotografia, enquanto outro poderá exigir parâmetros detalhados, o código EAN, informações sobre variantes e materiais adicionais. As regras de integridade ajudam a identificar os registos que necessitam de ser completados antes da publicação, o que facilita a manutenção de informações sobre os produtos coerentes e atualizadas nos diversos canais de venda.

Descrições multilingues dos produtos

Nas empresas que operam em vários mercados, um mesmo registo de produto pode conter conteúdos em várias versões linguísticas. Isto aplica-se a nomes, descrições, características textuais, instruções e materiais destinados a países específicos. O armazenamento centralizado facilita a associação das traduções ao produto correto e o controlo do seu grau de conclusão.

O simples facto de armazenar versões linguísticas não implica, por si só, a elaboração automática de uma tradução correta. Os conteúdos têm de ser fornecidos, editados ou traduzidos e, posteriormente, atribuídos aos campos adequados. O leque de idiomas suportados e o processo de aprovação devem ser definidos na configuração do sistema PIM específico.

Descubra as funcionalidades do sistema PIM da Centoro

A gestão eficaz das informações sobre os produtos requer uma ferramenta adaptada à estrutura do portfólio de produtos e aos canais de venda utilizados. A Centoro apoia os processos de Gestão de Informações sobre Produtos (PIM), permitindo a centralização de dados, a organização do catálogo e a preparação de informações consistentes sobre os produtos para as necessidades do comércio eletrónico e das vendas B2B. Se procura uma solução de software PIM que o ajude a reduzir a atualização manual de dados e a otimizar a gestão de um portfólio extenso, conheça as capacidades da plataforma Centoro. Contacte-nos para discutir as necessidades da sua empresa e verificar como podemos apoiar a gestão de informações sobre produtos na sua organização.

Perguntas frequentes

O que é o PIM e para que serve?
A resposta à pergunta «O que é o PIM?» refere-se à gestão centralizada das informações sobre os produtos. O sistema recolhe dados de fontes selecionadas, organiza-os de acordo com um modelo definido e prepara-os para utilização nos canais de venda. Na prática, a questão «PIM – quais são os benefícios para a empresa?» diz respeito, acima de tudo, à coerência dos dados, a um controlo mais fácil da integridade dos mesmos e à redução da edição repetida das mesmas informações.
Que dados relativos aos produtos são armazenados pelo sistema PIM?
O sistema pode armazenar nomes, descrições, categorias, atributos, variantes, relações, identificadores de produtos, código EAN, fotografias, documentos e versões linguísticas do conteúdo. O âmbito exato depende do modelo de dados concebido e das necessidades dos canais que irão utilizar a informação. Nem todos os dados relacionados com o comércio têm de se encontrar no PIM — as informações sobre stocks, encomendas ou liquidações podem permanecer noutros sistemas.
O PIM da Centoro alimenta simultaneamente o marketplace e a plataforma B2B?
O PIM pode constituir uma fonte de dados para vários canais, incluindo marketplaces e plataformas B2B. No entanto, o abastecimento simultâneo de canais específicos através da solução Centoro depende da configuração selecionada, das integrações disponíveis e do âmbito da implementação. Tal requer confirmação com base nos marketplaces utilizados e na arquitetura dos sistemas da empresa em questão.
Como importar dados de produtos de vários fornecedores para o PIM?
Em primeiro lugar, é necessário identificar os formatos de ficheiros ou as interfaces utilizadas pelos fornecedores. Em seguida, os campos das diferentes fontes são mapeados para um modelo comum, uniformizando as unidades e os valores e definindo a forma de identificar os mesmos produtos. Antes da importação regular, é também necessário verificar a existência de duplicados, erros e dados em falta. Os mecanismos de importação disponíveis no Centoro devem ser acordados para fontes específicas.
O sistema PIM suporta descrições em vários idiomas?
Os sistemas PIM podem armazenar várias versões linguísticas de nomes, descrições e atributos textuais. No entanto, não existe documentação que confirme o âmbito exato das funcionalidades multilingues do Centoro; por isso, o número de idiomas, a forma de importar as traduções e o processo de aprovação das mesmas devem ser definidos antes da implementação.
Quanto custa o sistema PIM da Centoro?
O custo depende normalmente do âmbito da solução, do número de integrações, da complexidade do catálogo e dos trabalhos relacionados com a preparação dos dados. Este documento não inclui um preço específico para o PIM. As informações sobre o modelo de faturação devem ser consultadas na secção de preços ou obtidas após a apresentação dos requisitos relativos ao catálogo, às fontes de dados e aos canais de publicação.
Que sistema PIM deve um fabricante com um vasto sortido escolher?
Um fabricante com um vasto sortido necessita de uma solução que possa ser adaptada às categorias, parâmetros, variantes e relações presentes no seu catálogo. É importante poder importar dados das fontes utilizadas e transmiti-los para os canais necessários. O sistema PIM deve ser configurado com base na estrutura da oferta e nos processos da empresa, e não apenas no número de códigos de produto.