PIM là gì? Hệ thống này cho phép tập hợp thông tin về sản phẩm trong một môi trường được tổ chức khoa học, sau đó chuẩn bị sẵn sàng để sử dụng trên các kênh bán hàng khác nhau. Centoro cung cấp hệ thống PIM dành cho các doanh nghiệp quản lý danh mục sản phẩm phong phú và cần dữ liệu nhất quán trên các kênh thương mại điện tử, nền tảng B2B, danh mục sản phẩm kỹ thuật số hoặc các sàn thương mại điện tử. Giải pháp này có thể hỗ trợ các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ khi họ phải xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Quản lý Thông tin Sản phẩm là gì?
Quản lý Thông tin Sản phẩm là quá trình quản lý các thông tin mô tả sản phẩm trong toàn bộ quy trình chuẩn bị sản phẩm để đưa ra thị trường. Dữ liệu được thu thập, sắp xếp, bổ sung và cung cấp cho các hệ thống chịu trách nhiệm trình bày danh mục sản phẩm. Thông tin sản phẩm đã được sắp xếp có thể được sử dụng bởi hệ thống quản lý đơn hàng, hệ thống này hỗ trợ các giai đoạn tiếp theo trong quy trình bán hàng.
Kho dữ liệu trung tâm có thể lưu trữ cả thông tin thương mại cơ bản lẫn các nội dung phức tạp hơn. Tùy thuộc vào mô hình dữ liệu được áp dụng, kho dữ liệu này bao gồm, trong số những nội dung khác:
- tên và mô tả sản phẩm,
- các danh mục, các biến thể và mối quan hệ giữa các sản phẩm,
- các thông số kỹ thuật và các đặc điểm quan trọng đối với người mua,
- hình ảnh, hướng dẫn, thông tin sản phẩm và các tài liệu kỹ thuật số khác,
- các mã định danh, chẳng hạn như SKU hoặc mã EAN,
- thông tin về nhà sản xuất và thương hiệu,
- nội dung dành riêng cho các kênh bán hàng cụ thể,
- các phiên bản ngôn ngữ của các mô tả và thông tin khác.
Phạm vi thông tin được lưu trữ phụ thuộc vào cấu trúc danh mục cũng như cách thức doanh nghiệp sử dụng dữ liệu. Hệ thống PIM không thay thế cho các quyết định liên quan đến việc xác định những thuộc tính nào là cần thiết, nhưng giúp việc áp dụng nhất quán mô hình đã được thiết lập trên toàn bộ danh mục sản phẩm trở nên dễ dàng hơn.
Hệ thống PIM với vai trò là nguồn thông tin duy nhất về danh mục sản phẩm
Dữ liệu sản phẩm thường được tạo ra từ nhiều bộ phận và công cụ khác nhau. Một phần thông tin có thể đến từ các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, một phần từ hệ thống ERP, trong khi nội dung tiếp thị có thể do đội ngũ thương mại điện tử chuẩn bị. Nếu không có giải pháp tập trung, rất dễ xảy ra sự khác biệt giữa mô tả hiển thị trên nền tảng B2B, trang thông tin sản phẩm trên cửa hàng và thông tin sản phẩm được đăng tải trên sàn thương mại điện tử.
PIM là hệ thống giúp sắp xếp luồng thông tin này. Hệ thống này cho phép tách biệt thông tin nguồn khỏi nội dung được chuẩn bị dành cho các đối tượng cụ thể, đồng thời kiểm soát tính đầy đủ của các bản ghi trước khi xuất bản. Một thay đổi có thể được thực hiện trong cơ sở dữ liệu trung tâm, sau đó được truyền tới các kênh được kết nối theo cấu hình tích hợp.
Hệ thống PIM được hiểu theo cách này giúp hạn chế việc sao chép nội dung thủ công và tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì tính nhất quán của nội dung. Điều này đặc biệt hữu ích khi danh mục sản phẩm bao gồm nhiều danh mục, biến thể và thông số kỹ thuật, đồng thời thông tin được cập nhật thường xuyên.
Hệ thống Quản lý Thông tin Sản phẩm (PIM) trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh
Trong lĩnh vực thương mại điện tử, hệ thống PIM đóng vai trò là nền tảng thông tin cho các kênh trưng bày danh mục sản phẩm. Hệ thống này không trực tiếp chịu trách nhiệm cho tất cả các quy trình bán hàng. Nhiệm vụ chính của hệ thống là chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và có hệ thống, để các cửa hàng, sàn thương mại điện tử, ứng dụng hoặc nền tảng bán hàng B2B có thể truy xuất.
Trong mô hình đa kênh, các điểm bán hàng riêng lẻ có thể có những yêu cầu khác nhau. Chiều dài tên sản phẩm, bộ thông số bắt buộc, cách sắp xếp danh mục hoặc định dạng tài liệu đồ họa có thể khác nhau. Phần mềm PIM cho phép quản lý lõi dữ liệu chung và chuẩn bị thông tin phù hợp cho các kênh đã chọn. Phạm vi tự động hóa cụ thể phụ thuộc vào cấu hình mô hình sản phẩm cũng như các tích hợp có sẵn.
Hệ thống PIM giúp giải quyết những vấn đề nào?
Hệ thống PIM chủ yếu được áp dụng trong những trường hợp mà việc xử lý thủ công các bảng tính và các bảng riêng lẻ trở nên khó kiểm soát. Giải pháp này có thể giúp sắp xếp lại các tình huống trong đó:
- thông tin về một sản phẩm được lưu trữ trong một số tệp hoặc ứng dụng,
- các nhà cung cấp truyền tải dữ liệu theo các cấu trúc khác nhau,
- các mô tả trên các kênh khác nhau không nhất quán với nhau,
- Rất khó để đánh giá liệu trang thông tin sản phẩm có bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết hay không,
- Việc cập nhật một lượng lớn bản ghi đòi hỏi phải thực hiện nhiều thao tác lặp đi lặp lại,
- cùng một sản phẩm được mô tả bằng nhiều ngôn ngữ,
- Mỗi kênh riêng lẻ đòi hỏi các danh mục và bộ thuộc tính khác nhau,
- Việc mở rộng danh mục khiến cho việc duy trì các quy tắc đặt tên thống nhất trở nên khó khăn.
Các hệ thống PIM không thay thế cho các hệ thống giao dịch và quản lý kho. Chúng bổ sung vào kiến trúc bán hàng một lớp chịu trách nhiệm về chất lượng, cấu trúc và việc phân phối thông tin sản phẩm.
Dữ liệu từ hệ thống ERP, từ các nhà cung cấp và các nguồn khác
Thông tin được đưa vào hệ thống PIM có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Dữ liệu cơ bản thường được nhập từ hệ thống ERP, trong khi đó, các mô tả, hình ảnh và thông số chi tiết có thể được cung cấp bởi các nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc các nhóm nội bộ. Trước khi triển khai quy trình, cần phải xác định nguồn nào là nguồn ưu tiên đối với từng loại thông tin cụ thể.
Việc trao đổi dữ liệu giữa các giải pháp phụ thuộc vào khả năng kỹ thuật của từng ứng dụng cụ thể. Việc tích hợp các hệ thống ERP có thể kết nối thông tin vận hành với nội dung được lưu trữ trong hệ thống PIM, song việc phân chia trách nhiệm cần được xác định riêng cho từng trường hợp. Hệ thống ERP có thể tiếp tục đóng vai trò là nguồn cung cấp các chỉ mục hoặc dữ liệu hậu cần, trong khi hệ thống PIM lưu trữ thông tin chi tiết cần thiết để trình bày danh mục sản phẩm.
PIM, OMS và nền tảng B2B – các vai trò khác nhau trong hoạt động bán hàng
Hệ thống PIM tập trung vào thông tin về sản phẩm. Nền tảng B2B cung cấp danh mục sản phẩm cho các đối tác và hỗ trợ thực hiện các quy trình bán hàng, trong khi hệ thống OMS được sử dụng để quản lý luồng đơn hàng. Các hệ thống này có thể hoạt động như những thành phần độc lập trong cùng một môi trường, trao đổi dữ liệu thông qua các giải pháp tích hợp được thiết kế phù hợp.
Trong cấu trúc này, PIM chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung để xuất bản, trong khi hệ thống quản lý đơn hàng hỗ trợ việc xử lý các đơn hàng. Hệ thống OMS có thể là một lĩnh vực riêng biệt, và chức năng của hệ thống này không nên được đồng nhất với việc quản lý mô tả và thuộc tính sản phẩm.
Việc xử lý các trường hợp trả hàng cũng thuộc về các quy trình vận hành liên quan đến bán hàng, chứ không phải là nhiệm vụ cơ bản của hệ thống PIM. Việc phân tách các vai trò này giúp xác định loại thông tin cụ thể nào nên được lưu trữ trong hệ thống nào và cần được chuyển đến đâu.
Mô hình thông tin phù hợp với danh mục sản phẩm
Nền tảng để triển khai hệ thống PIM trong thương mại điện tử chính là mô hình sản phẩm phản ánh cấu trúc thực tế của danh mục sản phẩm. Cần xác định các danh mục, thuộc tính, biến thể, mối quan hệ và các quy tắc xác thực. Do đó, ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, quý vị nên tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến giá của nền tảng B2B và tính toán các yêu cầu liên quan đến quản lý thông tin sản phẩm vào ngân sách dự án.
Việc xác định các trường thông tin nào là bắt buộc cũng rất quan trọng. Đối với một kênh, chỉ cần mô tả cơ bản và hình ảnh là đủ, trong khi kênh khác lại yêu cầu các thông số chi tiết, mã EAN, thông tin về các biến thể và tài liệu bổ sung. Các quy tắc về tính đầy đủ giúp nhận diện các bản ghi cần được bổ sung trước khi công bố, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì thông tin sản phẩm nhất quán và cập nhật trên các kênh bán hàng khác nhau.
Mô tả sản phẩm đa ngôn ngữ
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều thị trường, cùng một bản ghi sản phẩm có thể chứa nội dung bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Điều này áp dụng cho tên sản phẩm, mô tả, các đặc tính văn bản, hướng dẫn sử dụng cũng như các tài liệu dành riêng cho từng quốc gia cụ thể. Việc lưu trữ tập trung giúp dễ dàng liên kết các bản dịch với sản phẩm tương ứng và kiểm soát mức độ hoàn thiện của chúng.
Việc lưu trữ các phiên bản ngôn ngữ thôi chưa đủ để tự động tạo ra bản dịch chính xác. Nội dung phải được cung cấp, biên soạn hoặc dịch, sau đó được gán vào các trường tương ứng. Phạm vi hỗ trợ ngôn ngữ và quy trình phê duyệt cần được xác định trong cấu hình của hệ thống PIM cụ thể.
Khám phá các tính năng của hệ thống PIM từ Centoro
Việc quản lý thông tin sản phẩm hiệu quả đòi hỏi một công cụ phù hợp với cấu trúc danh mục sản phẩm và các kênh bán hàng đang được sử dụng. Centoro hỗ trợ các quy trình Quản lý Thông tin Sản phẩm (PIM), cho phép tập trung dữ liệu, sắp xếp danh mục và chuẩn bị thông tin sản phẩm nhất quán phục vụ cho thương mại điện tử và bán hàng B2B. Nếu quý vị đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm PIM giúp giảm thiểu việc cập nhật dữ liệu thủ công và tối ưu hóa việc quản lý danh mục sản phẩm phức tạp, hãy khám phá các tính năng của nền tảng Centoro. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để trao đổi về nhu cầu của doanh nghiệp quý vị và tìm hiểu cách chúng tôi có thể hỗ trợ công tác quản lý thông tin sản phẩm tại doanh nghiệp của quý vị.