PIM-systeem voor het beheer van productgegevens

Wat is PIM? Het systeem maakt het mogelijk om productinformatie in één overzichtelijke omgeving te verzamelen en deze vervolgens voor te bereiden voor gebruik in verschillende verkoopkanalen. Centoro biedt een PIM-systeem aan dat is bedoeld voor bedrijven die een uitgebreid assortiment beheren en behoefte hebben aan consistente gegevens in e-commerce, op B2B-platforms, in digitale catalogi of op marktplaatsen. De oplossing kan fabrikanten, distributeurs en verkopers ondersteunen die werken met informatie afkomstig uit meerdere bronnen.

Wat houdt Product Information Management in?

Productinformatiebeheer is het beheer van informatie over producten gedurende het gehele proces van de voorbereiding ervan voor de verkoop. De gegevens worden verzameld, geordend, aangevuld en ter beschikking gesteld aan de systemen die verantwoordelijk zijn voor de presentatie van het aanbod. De geordende productinformatie kan tevens worden gebruikt door het orderbeheersysteem, dat de verdere fasen van de verkoopafhandeling ondersteunt.

Een centraal register kan zowel basisinformatie over transacties als meer uitgebreide inhoud bevatten. Afhankelijk van het gekozen gegevensmodel omvat het onder meer:

  • productnamen en -beschrijvingen,
  • categorieën, varianten en relaties tussen producten,
  • technische specificaties en kenmerken die voor kopers van belang zijn,
  • foto’s, handleidingen, productfiches en ander digitaal materiaal,
  • identificatiecodes, zoals SKU of EAN-code,
  • gegevens over de fabrikant en het merk,
  • inhoud die bestemd is voor specifieke verkoopkanalen,
  • taalversies van de beschrijvingen en overige informatie.

De omvang van de opgeslagen informatie hangt af van de structuur van de catalogus en de wijze waarop het bedrijf de gegevens gebruikt. Het PIM-systeem neemt de beslissing over welke kenmerken nodig zijn niet uit handen, maar maakt het wel gemakkelijker om het vastgestelde model consequent toe te passen op het gehele assortiment.

Het PIM-systeem als enige bron van informatie over het aanbod

Productgegevens worden vaak in verschillende afdelingen en met verschillende tools gegenereerd. Een deel van de informatie kan afkomstig zijn van fabrikanten of leveranciers, een ander deel uit het ERP-systeem, terwijl marketingteksten door het e-commerce-team kunnen worden opgesteld. Zonder een centrale oplossing ontstaan er al snel verschillen tussen de beschrijving op het B2B-platform, de productpagina in de webwinkel en het aanbod dat op de marktplaats wordt gepubliceerd.

PIM is een systeem dat deze informatiestroom ordent. Het maakt het mogelijk om broninformatie te scheiden van inhoud die voor specifieke doelgroepen is opgesteld, en om de volledigheid van de records te controleren voordat deze worden gepubliceerd. Eén wijziging kan in de centrale database worden doorgevoerd en vervolgens worden doorgegeven aan de aangesloten kanalen, in overeenstemming met de integratieconfiguratie.

Een PIM-systeem in deze opvatting beperkt het handmatig kopiëren van inhoud en maakt het gemakkelijker om de consistentie ervan te waarborgen. Dit is met name nuttig wanneer de catalogus uit vele categorieën, varianten en parameters bestaat en de informatie regelmatig wordt bijgewerkt.

PIM in e-commerce en multichannelverkoop

PIM fungeert in de e-commerce als informatiebron voor de kanalen waarin het assortiment wordt gepresenteerd. Het is niet zelfstandig verantwoordelijk voor alle verkoopprocessen. De belangrijkste taak ervan is het samenstellen van volledige, gestructureerde gegevens die kunnen worden opgehaald door een webwinkel, marktplaats, app of B2B-verkoopplatform.

In een multichannelmodel kunnen afzonderlijke verkooppunten uiteenlopende vereisten hebben. Zo kunnen de lengte van de productnaam, de lijst met verplichte parameters, de indeling van de categorieën of het formaat van het beeldmateriaal verschillen. Met PIM-software kunt u een gemeenschappelijke gegevenskern beheren en informatie opstellen die geschikt is voor de geselecteerde kanalen. De precieze omvang van de automatisering hangt af van de configuratie van het productmodel en de beschikbare integraties.

Welke problemen helpt een PIM-systeem op te lossen?

Het PIM-systeem wordt vooral toegepast wanneer het handmatig werken met werkbladen en afzonderlijke panelen moeilijk te beheersen wordt. Deze oplossing kan helpen om orde te scheppen in situaties waarin:

  • de gegevens over één product worden in meerdere bestanden of applicaties opgeslagen,
  • leveranciers verstrekken gegevens in verschillende structuren,
  • de beschrijvingen in de verschillende kanalen komen niet met elkaar overeen,
  • Het is moeilijk te beoordelen of de productfiche alle vereiste informatie bevat,
  • Het bijwerken van een groot aantal records vereist veel repetitieve handelingen,
  • hetzelfde product wordt in verschillende talen beschreven,
  • de afzonderlijke kanalen vereisen verschillende categorieën en sets van kenmerken,
  • De uitbreiding van de catalogus bemoeilijkt het handhaven van uniforme naamgevingsregels.

PIM-systemen vormen geen vervanging voor transactie- en voorraadsystemen. Zij vullen de verkooparchitectuur aan met een laag die verantwoordelijk is voor de kwaliteit, de structuur en de verspreiding van productinformatie.

Gegevens uit het ERP-systeem, van leveranciers en uit andere bronnen

De informatie die in PIM-systemen wordt ingevoerd, kan uit verschillende bronnen afkomstig zijn. De basisgegevens worden doorgaans geïmporteerd uit het ERP-systeem, terwijl beschrijvingen, foto’s en uitgebreide parameters kunnen worden aangeleverd door fabrikanten, distributeurs of interne teams. Alvorens de gegevensstroom in gang te zetten, dient te worden vastgesteld welke bron voor het betreffende type informatie prioriteit heeft.

De gegevensuitwisseling tussen de verschillende oplossingen hangt af van de technische mogelijkheden van de afzonderlijke applicaties. Door de integratie van ERP-systemen kan operationele informatie worden gekoppeld aan de inhoud die in het PIM-systeem wordt beheerd, maar de verdeling van de verantwoordelijkheden dient per geval te worden vastgesteld. Het ERP-systeem kan fungeren als bron van indexen of logistieke gegevens, terwijl het PIM-systeem de uitgebreide informatie opslaat die nodig is voor de presentatie van het aanbod.

PIM, OMS en het B2B-platform – verschillende rollen in de verkoop

Het PIM-systeem richt zich op productinformatie. Het B2B-platform stelt het aanbod beschikbaar aan zakenpartners en maakt de afhandeling van verkoopprocessen mogelijk, terwijl OMS dient voor het beheer van de orderstroom. Deze systemen kunnen als afzonderlijke onderdelen van één omgeving functioneren en gegevens uitwisselen via zorgvuldig ontworpen integraties.

In een dergelijke opzet bereidt PIM de voor publicatie bestemde inhoud voor, terwijl het orderbeheersysteem de afhandeling van bestellingen ondersteunt. Het OMS-systeem kan een afzonderlijk onderdeel vormen, waarvan de functie niet mag worden gelijkgesteld aan het beheer van productbeschrijvingen en -kenmerken.

Ook de afhandeling van retourzendingen behoort tot de operationele processen die verband houden met de verkoop, en niet tot de kerntaken van PIM. Door deze rollen te scheiden, kan worden bepaald in welk systeem een bepaald soort informatie moet worden bijgehouden en waarnaar deze moet worden doorgestuurd.

Een informatiemodel dat is afgestemd op het assortiment

De basis voor de implementatie van PIM in de e-commerce is een productmodel dat de werkelijke structuur van het aanbod weerspiegelt. Er moeten categorieën, kenmerken, varianten, relaties en validatieregels worden vastgesteld. Daarom is het raadzaam om al in de planningsfase na te gaan waarvan de prijs van het B2B-platform afhankelijk is, en de vereisten met betrekking tot productinformatiebeheer in het projectbudget op te nemen.

Het is eveneens van belang om vast te stellen welke velden verplicht zijn. Voor het ene kanaal kan een basisbeschrijving en een foto volstaan, terwijl een ander kanaal gedetailleerde specificaties, een EAN-code, informatie over varianten en aanvullend materiaal vereist. De regels inzake volledigheid helpen bij het herkennen van records die vóór publicatie moeten worden aangevuld, wat het eenvoudiger maakt om consistente en actuele productinformatie in verschillende verkoopkanalen te handhaven.

Meertalige productbeschrijvingen

Bij bedrijven die op meerdere markten actief zijn, kan één en hetzelfde productrecord inhoud in verschillende taalversies bevatten. Dit geldt voor namen, beschrijvingen, tekstuele kenmerken, handleidingen en materiaal dat voor specifieke landen is bestemd. Centrale opslag vergemakkelijkt het koppelen van vertalingen aan het juiste product en het controleren van de mate waarin deze zijn aangevuld.

Het louter opslaan van taalversies betekent niet dat er automatisch een correcte vertaling wordt opgesteld. De inhoud moet worden aangeleverd, bewerkt of vertaald en vervolgens aan de juiste velden worden toegewezen. Het aantal ondersteunde talen en het goedkeuringsproces moeten worden vastgelegd in de configuratie van het betreffende PIM-systeem.

Ontdek de mogelijkheden van het PIM-systeem van Centoro

Voor een effectief beheer van productinformatie is een tool nodig die is afgestemd op de structuur van het assortiment en de gebruikte verkoopkanalen. Centoro ondersteunt Product Information Management-processen en maakt het mogelijk om gegevens te centraliseren, de catalogus te ordenen en consistente productinformatie voor te bereiden voor e-commerce en B2B-verkoop. Indien u op zoek bent naar een PIM-softwareoplossing die handmatige gegevensupdates helpt beperken en het beheer van een uitgebreid assortiment stroomlijnt, ontdek dan de mogelijkheden van het Centoro-platform. Neem contact met ons op om de behoeften van uw bedrijf te bespreken en te bekijken hoe wij het productinformatiebeheer binnen uw onderneming kunnen ondersteunen.

Veelgestelde vragen

Wat is PIM en waarvoor dient het?
Het antwoord op de vraag „Wat is PIM?“ heeft betrekking op het centraal beheer van productinformatie. Het systeem verzamelt gegevens uit geselecteerde bronnen, ordent deze volgens een vastgesteld model en maakt ze klaar voor gebruik in de verkoopkanalen. In de praktijk heeft de vraag „PIM – wat levert het een bedrijf op?“ vooral betrekking op de consistentie van gegevens, een eenvoudigere controle op de volledigheid en het beperken van het herhaaldelijk bewerken van dezelfde informatie.
Welke productgegevens worden door het PIM-systeem opgeslagen?
Het systeem kan namen, beschrijvingen, categorieën, kenmerken, varianten, relaties, product-ID’s, EAN-codes, afbeeldingen, documenten en taalversies van de inhoud opslaan. De exacte omvang hangt af van het ontworpen gegevensmodel en de behoeften van de kanalen die gebruik zullen maken van de informatie. Niet alle handelsgerelateerde gegevens hoeven in het PIM te worden opgeslagen – informatie over voorraden, bestellingen of afrekeningen kan in andere systemen worden bewaard.
Voedt het PIM-systeem van Centoro tegelijkertijd zowel de marketplace als het B2B-platform?
PIM kan als gegevensbron dienen voor talrijke kanalen, waaronder marktplaatsen en B2B-platforms. Of Centoro-oplossing specifieke kanalen gelijktijdig kan voeden, hangt echter af van de gekozen configuratie, de beschikbare integraties en de omvang van de implementatie. Dit dient te worden bevestigd op basis van de gebruikte marktplaatsen en de systeemarchitectuur van het betreffende bedrijf.
Hoe kunt u productgegevens van meerdere leveranciers in het PIM importeren?
Allereerst dient u vast te stellen welke bestandsformaten of interfaces door de leveranciers worden gebruikt. Vervolgens worden de velden uit de afzonderlijke bronnen toegewezen aan een gemeenschappelijk model, worden de eenheden en waarden gestandaardiseerd en wordt vastgelegd hoe identieke producten worden geïdentificeerd. Voorafgaand aan de regelmatige import is het tevens noodzakelijk om te controleren op duplicaten, fouten en ontbrekende gegevens. De beschikbare importmechanismen in Centoro dienen per specifieke bron te worden afgestemd.
Ondersteunt het PIM-systeem beschrijvingen in meerdere talen?
PIM-systemen kunnen meerdere taalversies van namen, beschrijvingen en tekstuele kenmerken opslaan. Er is echter geen documentatie beschikbaar die de exacte omvang van de meertalige functionaliteiten in Centoro bevestigt; daarom dienen het aantal talen, de wijze waarop vertalingen worden geïmporteerd en het goedkeuringsproces daarvoor vóór de implementatie te worden vastgesteld.
Hoeveel kost het PIM-systeem bij Centoro?
De kosten zijn doorgaans afhankelijk van de omvang van de oplossing, het aantal integraties, de complexiteit van de catalogus en de werkzaamheden die nodig zijn voor de voorbereiding van de gegevens. In dit document wordt geen afzonderlijke prijs voor PIM vermeld. Informatie over het factureringsmodel vindt u in het prijsgedeelte of kunt u verkrijgen na het indienen van uw vereisten met betrekking tot de catalogus, de gegevensbronnen en de publicatiekanalen.
Welk PIM-systeem moet een fabrikant met een breed assortiment kiezen?
Een fabrikant met een breed assortiment heeft behoefte aan een oplossing die kan worden afgestemd op de categorieën, parameters, varianten en relaties die in zijn catalogus voorkomen. Het is van belang dat gegevens uit de gebruikte bronnen kunnen worden geïmporteerd en naar de vereiste kanalen kunnen worden doorgestuurd. Het PIM-systeem dient te worden geconfigureerd op basis van de structuur van het aanbod en de bedrijfsprocessen, en niet uitsluitend op basis van het aantal productcodes.