Mikä on PIM? Järjestelmän avulla tuotetiedot voidaan koota yhteen jäsenneltyyn ympäristöön ja valmistella niitä käytettäväksi eri myyntikanavissa. Centoro tarjoaa PIM-järjestelmän yrityksille, jotka hallinnoivat laajaa tuotevalikoimaa ja tarvitsevat yhdenmukaisia tietoja verkkokaupassa, B2B-alustalla, digitaalisissa tuoteluetteloissa tai markkinapaikoilla. Ratkaisu voi tukea valmistajia, jakelijoita ja jälleenmyyjiä, jotka käsittelevät useista lähteistä peräisin olevia tietoja.
Mitä tuotetietojen hallinta tarkoittaa?
Tuotetietojen hallinta tarkoittaa tuotteita kuvaavien tietojen hallintaa koko myyntivalmisteluprosessin ajan. Tiedot kerätään, järjestellään, täydennetään ja toimitetaan järjestelmille, jotka vastaavat tarjonnan esittelystä. Järjestettyjä tuotetietoja voidaan käyttää myös tilaustenhallintajärjestelmässä, joka tukee myynnin käsittelyn myöhempiä vaiheita.
Keskitetty tietovarasto voi sisältää sekä perustietoja kaupankäynnistä että laajempaa sisältöä. Valitun tietomallin mukaan se sisältää muun muassa seuraavat tiedot:
- tuotteiden nimet ja kuvaukset,
- tuoteryhmät, tuotevaihtoehdot sekä tuotteiden väliset suhteet,
- tekniset parametrit ja ostajille merkittävät ominaisuudet,
- valokuvat, ohjeet, tuoteselosteet ja muut digitaaliset materiaalit,
- tunnisteet, kuten SKU- tai EAN-koodi,
- valmistajaa ja tuotemerkkiä koskevat tiedot,
- tietyn myyntikanavan tarpeisiin suunnatut sisällöt,
- kieliversiot kuvauksista ja muista tiedoista.
Tallennettavien tietojen laajuus riippuu tuoteluettelon rakenteesta sekä siitä, miten yritys käyttää tietoja. PIM-järjestelmä ei korvaa päätöksiä siitä, mitkä attribuutit ovat tarpeellisia, mutta se helpottaa sovitun mallin johdonmukaista soveltamista koko tuotevalikoimassa.
PIM-järjestelmä yhtenä tuotevalikoimaa koskevana tietolähteenä
Tuotetiedot syntyvät usein useissa eri osastoissa ja työkaluissa. Osa tiedoista voi olla peräisin valmistajilta tai toimittajilta, osa ERP-järjestelmästä, ja markkinointisisällön voi laatia verkkokaupan tiimi. Ilman keskitettyä ratkaisua syntyy helposti eroja B2B-alustalla näkyvän kuvauksen, verkkokaupan tuotekortin ja markkinapaikalla julkaistun tarjouksen välillä.
PIM on järjestelmä, joka järjestää tämän tiedonkulun. Sen avulla voidaan erottaa lähdetiedot tiettyjä kohderyhmiä varten laadituista sisällöistä sekä tarkistaa tietueiden täydellisyys ennen niiden julkaisua. Yksi muutos voidaan tehdä keskitettyyn tietokantaan, minkä jälkeen se välitetään liitetyille kanaville integraatioasetusten mukaisesti.
Tällä tavoin ymmärrettynä PIM-järjestelmä vähentää sisällön manuaalista kopiointia ja helpottaa sen yhtenäisyyden säilyttämistä. Se on erityisen hyödyllinen silloin, kun tuoteluettelo sisältää useita kategorioita, variantteja ja parametrejä ja tietoja päivitetään säännöllisesti.
PIM verkkokaupassa ja monikanavamyynnissä
Verkkokaupassa PIM toimii tietopohjana kanaville, joissa tuotevalikoima esitetään. Se ei yksinään vastaa kaikista myyntiprosesseista. Sen päätehtävänä on tuottaa kattavia ja jäsenneltyjä tietoja, jotka verkkokauppa, markkinapaikka, sovellus tai B2B-myyntialusta voi ladata.
Monikanavamallissa eri myyntipisteillä voi olla erilaisia vaatimuksia. Tuotteen nimen pituus, pakollisten parametrien joukko, luokkien järjestys tai graafisen materiaalin muoto voivat vaihdella. PIM-ohjelmiston avulla voidaan hallita yhteistä tietoydintä ja laatia valituille kanaville sopivaa tietoa. Automaation tarkka laajuus riippuu tuotemallin konfiguraatiosta ja käytettävissä olevista integraatioista.
Mitä ongelmia PIM-järjestelmä auttaa ratkaisemaan?
PIM-järjestelmää käytetään ennen kaikkea tilanteissa, joissa taulukoiden ja erillisten paneelien manuaalinen käsittely on vaikea hallita. Ratkaisu voi auttaa järjestämään tilanteita, joissa:
- yhden tuotteen tiedot on tallennettu useisiin tiedostoihin tai sovelluksiin,
- toimittajat toimittavat tietoja erilaisissa rakenteissa,
- eri kanavien kuvaukset eivät ole keskenään yhdenmukaisia,
- on vaikea arvioida, sisältääkö tuotekuvaus kaikki vaaditut tiedot,
- suuren määrän tietueiden päivittäminen vaatii monia toistuvia toimenpiteitä,
- samaa tuotetta kuvataan useilla kielillä,
- eri kanavat edellyttävät erilaisia luokkia ja attribuuttijoukkoja,
- Tuoteluettelon laajentuminen vaikeuttaa yhtenäisten nimistöperiaatteiden noudattamista.
PIM-järjestelmät eivät korvaa transaktio- ja varastojärjestelmiä. Ne täydentävät myyntiarkkitehtuuria kerroksella, joka vastaa tuotetietojen laadusta, rakenteesta ja jakelusta.
ERP-järjestelmästä, toimittajilta ja muista lähteistä peräisin olevat tiedot
PIM-järjestelmiin syötettävät tiedot voivat olla peräisin eri lähteistä. Perustiedot tuodaan usein ERP-järjestelmästä, kun taas tuotekuvaukset, valokuvat ja yksityiskohtaiset parametrit voivat olla peräisin valmistajilta, jakelijoilta tai sisäisiltä tiimeiltä. Ennen tietovirran käynnistämistä on määritettävä, mikä lähde on ensisijainen kyseisen tietotyypin osalta.
Tietojen vaihto ratkaisujen välillä riippuu kunkin sovelluksen teknisistä mahdollisuuksista. ERP-järjestelmien integrointi voi yhdistää operatiiviset tiedot PIM-järjestelmässä ylläpidettyihin sisältöihin, mutta vastuualueiden jako tulisi määritellä tapauskohtaisesti. ERP voi toimia indeksien tai logistiikkatietojen lähteenä, kun taas PIM tallentaa tarjouksen esittämiseen tarvittavat kattavat tiedot.
PIM, OMS ja B2B-alusta – erilaiset roolit myynnissä
PIM-järjestelmä keskittyy tuotetietoihin. B2B-alusta tarjoaa tuotevalikoiman liikekumppaneille ja mahdollistaa myyntiprosessien toteuttamisen, kun taas OMS-järjestelmä on tarkoitettu tilausten hallintaan. Nämä järjestelmät voivat toimia erillisinä osina yhtä ympäristöä ja vaihtaa tietoja asianmukaisesti suunniteltujen integraatioiden kautta.
Tässä järjestelyssä PIM valmistelee julkaistavaksi tarkoitettua sisältöä, ja tilaustenhallintajärjestelmä tukee tilausten käsittelyä. Erillisenä kokonaisuutena voi olla OMS-järjestelmä, jonka toimintaa ei tulisi sekoittaa tuotteiden kuvauksien ja ominaisuuksien hallintaan.
Myös palautusten käsittely kuuluu myyntiin liittyviin operatiivisiin prosesseihin, eikä se ole PIM-järjestelmän perustoimintoja. Näiden roolien erottaminen toisistaan mahdollistaa sen määrittämisen, missä järjestelmässä tiettyä tietoa tulisi ylläpitää ja minne se tulisi siirtää.
Tuotevalikoimaan sovitettu tietomalli
PIM-järjestelmän käyttöönoton perustana verkkokaupassa on tuotemalli, joka heijastaa tarjonnan todellista rakennetta. On määriteltävä kategoriat, ominaisuudet, variantit, suhteet ja validointisäännöt. Siksi jo suunnitteluvaiheessa on syytä selvittää, mistä B2B-alustan hinta riippuu, ja ottaa tuotetietojen hallintaan liittyvät vaatimukset huomioon projektin budjetissa.
On myös tärkeää määrittää, mitkä kentät ovat pakollisia. Yhdelle myyntikanavalle voi riittää perustiedot ja kuva, kun taas toinen kanava saattaa vaatia yksityiskohtaisia parametreja, EAN-koodia, tietoa tuoteversioista sekä lisätietoja. Täydellisyyssäännöt auttavat tunnistamaan ne tietueet, joita on täydennettävä ennen julkaisua, mikä helpottaa yhdenmukaisten ja ajantasaisten tuotetietojen ylläpitoa eri myyntikanavissa.
Monikieliset tuotekuvaukset
Useilla markkinoilla toimivissa yrityksissä sama tuotetietue voi sisältää sisältöä useilla kieliversioilla. Tämä koskee nimiä, kuvauksia, tekstimuotoisia ominaisuuksia, ohjeita sekä tiettyihin maihin tarkoitettuja materiaaleja. Keskitetty tallennus helpottaa käännösten liittämistä oikeaan tuotteeseen ja niiden täydellisyyden seurantaa.
Pelkkä kieliversioiden tallentaminen ei tarkoita, että oikea käännös valmistuu automaattisesti. Sisältö on toimitettava, muokattava tai käännettävä ja sen jälkeen liitettävä oikeisiin kenttiin. Kielten tuki ja hyväksymisprosessi on määritettävä kunkin PIM-järjestelmän asetuksissa.
Tutustu Centoron PIM-järjestelmän mahdollisuuksiin
Tuotetietojen tehokas hallinta edellyttää työkalua, joka on sovitettu tuotevalikoiman rakenteeseen ja käytettäviin myyntikanaviin. Centoro tukee tuotetietojen hallintaprosesseja (PIM) mahdollistamalla tietojen keskittämisen, tuoteluettelon järjestämisen sekä yhtenäisten tuotetietojen valmistelun verkkokaupan ja B2B-myynnin tarpeisiin. Jos etsit PIM-ohjelmistoratkaisua, joka auttaa vähentämään manuaalista tietojen päivitystä ja tehostamaan laajan tuotevalikoiman hallintaa, tutustu Centoro-alustan mahdollisuuksiin. Ota meihin yhteyttä, jotta voimme keskustella yrityksesi tarpeista ja selvittää, miten voimme tukea tuotetietojen hallintaa yrityksessäsi.