Che cos’è il PIM? Il sistema consente di raccogliere le informazioni sui prodotti in un unico ambiente ben organizzato e, successivamente, di prepararle per l’utilizzo nei vari canali di vendita. Centoro offre un sistema PIM destinato alle aziende che gestiscono un ampio assortimento e necessitano di dati coerenti nell’e-commerce, sulle piattaforme B2B, nei cataloghi digitali o nei marketplace. La soluzione è in grado di supportare produttori, distributori e rivenditori che operano con informazioni provenienti da molteplici fonti.
In cosa consiste la gestione delle informazioni sui prodotti?
La gestione delle informazioni sui prodotti (Product Information Management) consiste nella gestione delle informazioni relative ai prodotti durante l’intero processo di preparazione alla vendita. I dati vengono raccolti, organizzati, integrati e messi a disposizione dei sistemi incaricati della presentazione dell’offerta. Le informazioni sui prodotti così organizzate possono essere utilizzate anche dal sistema di gestione degli ordini, che supporta le fasi successive del processo di vendita.
Il registro centrale può contenere sia informazioni commerciali di base sia contenuti più articolati. A seconda del modello di dati adottato, esso comprende, tra l’altro:
- nomi e descrizioni dei prodotti,
- categorie, varianti e relazioni tra i prodotti,
- parametri tecnici e caratteristiche rilevanti per gli acquirenti,
- immagini, istruzioni, schede prodotto e altri materiali digitali,
- identificatori, quali lo SKU o il codice EAN,
- dati relativi al produttore e al marchio,
- contenuti destinati a specifici canali di vendita,
- versioni linguistiche delle descrizioni e delle altre informazioni.
L'ambito delle informazioni archiviate dipende dalla struttura del catalogo e dal modo in cui l'azienda utilizza i dati. Il sistema PIM non sostituisce le decisioni relative agli attributi necessari, ma facilita l'applicazione coerente del modello stabilito all'intero assortimento.
Il sistema PIM come unica fonte di informazioni sull’offerta
I dati relativi ai prodotti vengono spesso generati da diversi reparti e strumenti. Alcune informazioni possono provenire dai produttori o dai fornitori, altre dal sistema ERP, mentre i contenuti di marketing possono essere preparati dal team di e-commerce. In assenza di una soluzione centralizzata, è facile che si verifichino discrepanze tra la descrizione visibile sulla piattaforma B2B, la scheda del prodotto nel negozio e l’offerta pubblicata sul marketplace.
Il PIM è un sistema che organizza tale flusso. Consente di separare le informazioni di origine dai contenuti preparati per destinatari specifici e di verificare la completezza dei record prima della loro pubblicazione. Una singola modifica può essere apportata nel database centrale e successivamente trasmessa ai canali collegati in base alla configurazione dell’integrazione.
Un sistema PIM inteso in questo modo limita la copia manuale dei contenuti e facilita il mantenimento della loro coerenza. È particolarmente utile quando il catalogo comprende numerose categorie, varianti e parametri e le informazioni vengono aggiornate regolarmente.
Il PIM nell'e-commerce e nella vendita multicanale
Nel settore dell’e-commerce, il PIM funge da base informativa per i canali in cui viene presentato l’assortimento. Non è responsabile in modo autonomo di tutti i processi di vendita. Il suo compito principale consiste nel preparare dati completi e ben organizzati che possano essere scaricati da un negozio online, un marketplace, un’applicazione o una piattaforma di vendita B2B.
Nel modello multicanale, i singoli punti vendita possono avere requisiti diversi. Possono variare la lunghezza del nome del prodotto, l’insieme dei parametri obbligatori, la struttura delle categorie o il formato dei materiali grafici. Il software PIM consente di gestire un nucleo comune di dati e di preparare informazioni adeguate ai canali selezionati. L’esatta portata dell’automazione dipende dalla configurazione del modello di prodotto e dalle integrazioni disponibili.
Quali problemi aiuta a risolvere il sistema PIM?
Il sistema PIM trova applicazione soprattutto laddove la gestione manuale di fogli di calcolo e pannelli separati diventi difficile da controllare. Questa soluzione può aiutare a mettere ordine in situazioni in cui:
- le informazioni relative a un singolo prodotto sono archiviate in diversi file o applicazioni,
- i fornitori trasmettono i dati in formati diversi,
- le descrizioni nei vari canali non sono coerenti tra loro,
- È difficile valutare se la scheda del prodotto contenga tutte le informazioni richieste,
- L'aggiornamento di un gran numero di record richiede numerose operazioni ripetitive,
- lo stesso prodotto è descritto in diverse lingue,
- i singoli canali richiedono categorie e insiemi di attributi diversi,
- L'ampliamento del catalogo rende difficile mantenere criteri di denominazione uniformi.
I sistemi PIM non sostituiscono i sistemi transazionali e di gestione del magazzino. Integrano l’architettura di vendita con un livello responsabile della qualità, della struttura e della distribuzione delle informazioni sui prodotti.
Dati provenienti dal sistema ERP, dai fornitori e da altre fonti
Le informazioni che confluiscono nei sistemi PIM possono provenire da diverse fonti. I dati di base vengono spesso importati dal sistema ERP, mentre le descrizioni, le immagini e i parametri dettagliati possono essere forniti dai produttori, dai distributori o dai team interni. Prima di avviare il flusso di lavoro, è necessario stabilire quale fonte sia prioritaria per un determinato tipo di informazione.
Lo scambio di dati tra le diverse soluzioni dipende dalle capacità tecniche delle singole applicazioni. L’integrazione dei sistemi ERP può combinare le informazioni operative con i contenuti gestiti nel sistema PIM, ma la ripartizione delle responsabilità dovrebbe essere definita caso per caso. L’ERP può continuare a fungere da fonte di indici o dati logistici, mentre il PIM conserva le informazioni dettagliate necessarie alla presentazione dell’offerta.
PIM, OMS e piattaforma B2B: ruoli diversi nelle vendite
Il sistema PIM si concentra sulle informazioni relative ai prodotti. La piattaforma B2B rende accessibile l’offerta ai partner commerciali e consente lo svolgimento dei processi di vendita, mentre l’OMS serve a gestire il flusso degli ordini. Questi sistemi possono operare come elementi distinti all’interno di un unico ambiente, scambiandosi dati attraverso integrazioni appositamente progettate.
In tale contesto, il PIM prepara i contenuti destinati alla pubblicazione, mentre il sistema di gestione degli ordini supporta l’elaborazione degli ordini. Il sistema OMS può costituire un’area distinta, la cui funzione non dovrebbe essere equiparata alla gestione delle descrizioni e degli attributi dei prodotti.
Anche la gestione dei resi rientra tra i processi operativi legati alla vendita e non tra le funzioni principali del PIM. La separazione di tali ruoli consente di stabilire in quale sistema debba essere conservato un determinato tipo di informazione e a quale sistema debba essere trasmessa.
Un modello informativo adeguato all’assortimento
Alla base dell’implementazione di un sistema PIM nell’e-commerce vi è un modello di prodotto che rifletta l’effettiva struttura dell’offerta. È necessario definire categorie, attributi, varianti, relazioni e regole di convalida. Pertanto, già in fase di pianificazione, è opportuno verificare da quali fattori dipenda il costo di una piattaforma B2B e includere nel budget del progetto i requisiti relativi alla gestione delle informazioni di prodotto.
È inoltre importante stabilire quali campi siano obbligatori. Per un canale può essere sufficiente una descrizione di base e una foto, mentre un altro può richiedere parametri dettagliati, il codice EAN, informazioni sulle varianti e materiali aggiuntivi. Le regole di completezza aiutano a individuare i record che necessitano di integrazioni prima della pubblicazione, facilitando così il mantenimento di informazioni sui prodotti coerenti e aggiornate nei diversi canali di vendita.
Descrizioni dei prodotti in più lingue
Nelle aziende che operano su più mercati, lo stesso record di prodotto può contenere contenuti in diverse versioni linguistiche. Ciò riguarda nomi, descrizioni, caratteristiche testuali, istruzioni e materiali destinati a paesi specifici. L’archiviazione centralizzata facilita l’associazione delle traduzioni al prodotto corretto e il controllo del loro stato di completamento.
La semplice archiviazione delle versioni linguistiche non implica automaticamente la produzione di una traduzione corretta. I contenuti devono essere forniti, elaborati o tradotti e successivamente assegnati ai campi corrispondenti. La gamma di lingue supportate e il processo di approvazione devono essere definiti nella configurazione del sistema PIM specifico.
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Una gestione efficace delle informazioni sui prodotti richiede uno strumento adeguato alla struttura dell’assortimento e ai canali di vendita utilizzati. Centoro supporta i processi di Product Information Management, consentendo la centralizzazione dei dati, l’organizzazione del catalogo e la preparazione di informazioni coerenti sui prodotti per le esigenze dell’e-commerce e della vendita B2B. Se sta cercando una soluzione software PIM che Le consenta di ridurre gli aggiornamenti manuali dei dati e ottimizzare la gestione di un’ampia offerta, scopra le potenzialità della piattaforma Centoro. Ci contatti per discutere delle esigenze della Sua azienda e verificare in che modo possiamo supportare la gestione delle informazioni di prodotto nella Sua azienda.