Verkkokaupan logistiikka muuttuu yhä vaativammaksi, kun yritys käsittelee samanaikaisesti tilauksia verkkokaupoista, markkinapaikoilta ja B2B-alustoilta. Jokaisella kanavalla voi olla erilaiset vaatimukset toimituksille, asiakirjoille ja toimitusajoille. Valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille tämä tarkoittaa, että eri prosessit on yhdistettävä yhdeksi tehokkaasti toimivaksi järjestelmäksi. Tilausten keskittäminen, varastosaldojen synkronointi ja lähetysten automatisointi vähentävät manuaalista työtä ja tehostavat asiakaspalvelua. Tutustu siihen, miten monikanavaisen myynnin logistiikka voidaan järjestää ja miten Centoro OMS:n mahdollisuuksia voidaan hyödyntää.
Verkkokaupan logistiikka – miten järjestää useista kanavista tulevat lähetykset?
Verkkokaupan logistiikka kattaa paljon enemmän kuin pelkkä pakettien lähettäminen. Se on koko prosessi, joka liittyy tilauksen vastaanottamiseen, tuotteiden saatavuuden tarkistamiseen, tilausten kokoamiseen, pakkaamiseen, asiakirjojen valmisteluun ja lähetyksen luovuttamiseen kuljetusyhtiölle. Monikanavamyynnissä suurin haaste on varmistaa yhtenäinen tiedonkulku, kun tilaukset saapuvat yritykseen eri lähteistä ja vaativat erilaista käsittelytapaa.
Tukkukaupoissa tilanne on vielä monimutkaisempi, sillä B2B-kumppaneiden tilaukset voivat koskea kokonaisia kuormalavoja tai suurpakkauksia, kun taas verkkokauppapaikka tuottaa pääasiassa yksittäisiä lähetyksiä. Siksi on syytä yhdistää kaikkien kanavien hallinta yhteen ympäristöön säilyttäen kuitenkin mahdollisuuden käyttää erilaisia logistiikkamenettelyjä. Tällainen lähestymistapa helpottaa tilausten hallintaa ja varaston työn organisointia.
Mistä kannattaa aloittaa lähetysten organisointi kauppayrityksessä?
Ensimmäisenä askeleena tulisi olla tilausten käsittelyprosessien analysointi eri kanavissa. On syytä selvittää, mistä tilaukset tulevat, kuka vastaa niiden tarkistamisesta, miten asiakirjat laaditaan ja milloin tiedot välitetään varastoon. Tunnistamalla kohdat, joissa tietoja syötetään käsin tai tarkistetaan useita kertoja, voidaan määrittää, mitkä toiminnot vaativat automatisointia.
Prosessia järjestellessä on syytä kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:
- tilauslähteet – verkkokaupat, markkinapaikat, B2B-alustat ja myyntiedustajat,
- tuotteiden saatavuus – varastosaldojen päivittäminen ja tuotteiden varaaminen,
- keräilyn organisointi – tilausten valmistelujärjestys ja varastotyöntekijöiden työnjako,
- toimitustavat – kuriirilähetykset, kuormalavatoimitukset ja nouto itse,
- asiakirjat – laskujen, rahtikirjojen ja etikettien luominen,
- asiakasyhteydenpito – tietojen välittäminen lähetysten tilasta ja numeroista,
- palautusten käsittely – tavaroiden vastaanotto, niiden tarkastus ja varastosaldojen päivittäminen.
Tällä tavoin laaditun analyysin avulla voidaan määrittää yhtenäiset säännöt tilausten toteuttamiselle ja selvittää, mitkä prosessit tulisi pitää erillisinä kyseisen myyntikanavan erityispiirteiden vuoksi.
Lähetysten hallinta – yksi tilausjono monien hallintapaneelien sijaan
Useilla alustoilla myyvät yritykset käyttävät usein erillisiä hallintapaneeleja. Työntekijöiden on tarkistettava tilaukset Allegro-palvelusta, verkkokaupasta tai muilta markkinapaikoilta ja välitettävä tiedot sitten varastoon. Tällainen ratkaisu vaikeuttaa tilausten käsittelyn seurantaa ja lisää riskiä, että jokin kauppa jää huomaamatta. Lähetysten keskitetty hallinta mahdollistaa tilausten järjestämisen riippumatta siitä, missä ne on tehty, minkä ansiosta tiimi voi toimia yhteisten sääntöjen mukaisesti.
Centoro-järjestelmän tilaustenhallinta mahdollistaa liitettyjen kanavien tapahtumien kokoamisen yhteen käsittelyjonoon. Työntekijät voivat tarkastella tietoja tuotteista, toimitustavoista, maksuista ja toimitusten tiloista. Järjestelmän avulla on myös mahdollista lisätä muistiinpanoja ja suorittaa toimintoja useille tilauksille samanaikaisesti. Tämän ansiosta varaston ja myyntiosaston päivittäisen työn organisointi on helpompaa.
OMS-järjestelmä – miten automatisoida prosessi tilauksesta lähetykseen?
Tapahtumien keskittäminen on jatkokehityksen perusta. Centoro OMS:n avulla voi luoda omia tilausstatuksia ja sääntöjä, jotka käynnistävät tiettyjä toimintoja. Toistuvien toimintojen automatisointi vähentää tarvetta päivittää tietoja manuaalisesti, mikä on erityisen tärkeää, kun päivittäin valmistellaan suuri määrä lähetyksiä.
Esimerkiksi tilauksen tila voi muuttua maksun kirjaamisen jälkeen, ja asianmukaisesti määritetty sääntö voi käynnistää etiketin valmistelun tai ilmoituksen lähettämisen. Järjestelmä mahdollistaa myös tilausten ryhmittelemisen määritettyjen kriteerien mukaan. Käytännössä tämä mahdollistaa niiden tilausten erottamisen, jotka odottavat kokoamista, niistä, jotka ovat jo valmiita lähetettäväksi. Työntekijät voivat keskittyä niiden tilausten käsittelyyn, jotka vaativat heidän toimiaan, sen sijaan että joutuisivat suorittamaan samoja hallinnollisia toimenpiteitä joka kerta.
Lähetysten lähettäminen – miten nopeuttaa etikettien valmistelua?
Kun tilauksia on paljon, rahtikirjojen manuaalinen laatiminen voi viedä huomattavan osan työpäivästä. Siksi lähetysten lähettäminen kannattaa yhdistää suoraan tilausten käsittelyjärjestelmään. Centoro OMS:n avulla voidaan luoda lähetystarroja ja kuljetusasiakirjoja kuriiripalveluiden integroinnin avulla. Käyttäjä voi valita useita tilauksia ja laatia niille tarrat yhdellä kertaa ilman, että samoja tietoja tarvitsee syöttää useita kertoja.
Centoro tekee yhteistyötä muun muassa InPostin, DPD:n, DHL:n, FedExin, GLS:n, Poczta Polskain ja Orlen Paczkain kanssa sekä valikoitujen logistiikkavälittäjien kanssa. Luodut tarrat voidaan yhdistää yhdeksi PDF-tiedostoksi ja tulostaa lämpötulostimella. Järjestelmä mahdollistaa myös lähetysten seurantanumeroiden välittämisen vastaanottajille jatkokommunikaatiota varten. Tämän ansiosta lähetysten valmistelu sujuu järjestelmällisemmin, eikä työntekijöiden tarvitse käyttää jokaisen kuljetusyhtiön erillistä hallintapaneelia.
Tilausten toimitus ja varaston työn organisointi
Tilausten toimitus riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka sujuvasti tuotteet valmistellaan varastossa. Edes hyvin integroitu kuriirijärjestelmä ei poista viivästyksiä, jos työntekijöillä ei ole ajantasaisia tietoja tuotteiden saatavuudesta tai keräilyjärjestyksestä. On syytä laatia yhtenäiset säännöt tilausten välittämiselle varastoon, ottaen huomioon toimitusajat, tuotetyypit ja pakkaustavat.
Yrityksissä, jotka käsittelevät samanaikaisesti sekä tukku- että vähittäistilauksia, voi olla hyvä ratkaisu eriyttää keräilyprosessit toisistaan. Yksittäiset lähetykset vaativat yleensä erilaista työnjärjestelyä kuin tilaukset, jotka käsittävät kokonaisia pakkauksia. Centoro OMS tukee tilausten keräilyä ja niiden tilan hallintaa, mikä helpottaa sopivien työjonojen laatimista. Selkeä tehtävien jakautuminen auttaa vähentämään seisokkeja ja tehostaa tiedonkulkua, erityisesti varaston ruuhka-aikoina.
Varastotilanne – miten välttää myymästä tuotteita, joita ei ole saatavilla?
Monikanavamyynnissä sama tuote voi olla samanaikaisesti saatavilla markkinapaikalla, verkkokaupassa ja B2B-alustalla. Jos varastotilannetta ei ole synkronoitu asianmukaisesti, on olemassa riski, että hyväksytään tilaus tuotteesta, joka on jo myyty toisessa myyntikanavassa. Ajantasaiset tiedot tuotteiden saatavuudesta ovat perusta lähetysten oikea-aikaiselle toimittamiselle, minkä vuoksi on määritettävä varastotietojen lähde ja niiden päivityssäännöt.
Centoro mahdollistaa useiden fyysisten ja virtuaalisten varastojen hallinnan sekä valittujen tietojen synkronoinnin ERP-järjestelmän kanssa. Myös jäsennelty tuotevalikoimaluettelo on tärkeässä roolissa. Ekosysteemissä käytettävissä oleva PIM-järjestelmä tukee tuotteiden nimien, varianttien, koodien ja parametrien hallintaa. Yhdenmukaiset tunnisteet helpottavat tilausten tuotteiden kohdistamista oikeisiin tietueisiin, mikä auttaa vähentämään virheitä keräilyssä ja asiakirjojen valmistelussa.
Miten järjestää lähetykset markkinapaikoilta ja verkkokaupoista?
Markkinapaikoilla ja omilla verkkokaupoilla voi olla erilaiset vaatimukset toimitustavoista, lähetysajoista ja ostajien kanssa käytävästä viestinnästä. Siksi ennen kanavien yhdistämistä on syytä selvittää, mitkä toimet voidaan toteuttaa yhden menettelytavan mukaisesti ja mitkä vaativat erillistä konfigurointia. Yhteinen logistiikkaprosessi ei välttämättä tarkoita, että jokainen tilaus käsitellään täsmälleen samalla tavalla, sillä eri alustojen erityispiirteet saattavat edellyttää erillisiä asetuksia.
Myyntiedustajien tilausten lähetys – miten se yhdistetään OMS-järjestelmään?
Monissa tukkuliikkeissä osa tilauksista saapuu yritykseen edelleen kenttäedustajien välityksellä. Myyjät ottavat tilaukset vastaan vierailujensa aikana, usein yksilöllisten hintojen ja yhteistyöehtojen perusteella. Jotta tilausten käsittely sujuisi tehokkaammin, on syytä integroida tämä kanava muihin myyntiprosesseihin. Myyntiedustajien syöttämät tilaukset tulisi ohjata järjestelmälliseen tietovirtaan sen sijaan, että toimistohenkilökunnan joutuisi kirjoittamaan tiedot käsin uudelleen.
Centoro SFA-järjestelmässä tuetaan tilausten vastaanottamista mobiilisti, käyntien suunnittelua ja asiakashistorian tarkastelua. Sovelluksen integrointi ekosysteemin muihin moduuleihin helpottaa tapahtumien siirtämistä jatkokäsittelyyn. Tämän ansiosta yritys voi koordinoida myyjiltä, B2B-asiakkailta ja verkkokanavista saapuvia tilauksia säilyttäen samalla yhdenmukaiset tiedot tuotevalikoimasta ja tuotteiden saatavuudesta.
B2B-logistiikka – miten se eroaa vähittäiskaupan tilausten käsittelystä?
Tukkutilaukset sisältävät usein suurempia tuotemääriä, suurpakkauksia tai tavaroita, jotka vaativat erityistä kuljetustapaa. Niihin voi myös soveltaa yksilöllisiä kauppaehtoja ja sovittuja toimitusaikoja. Siksi B2B-logistiikassa on otettava huomioon liikekumppaneiden erityispiirteet ja suurempien tilausten kokoamistapa, eikä pelkästään kuriirilähetysten automatisointi.
Centorossa käytettävissä oleva B2B-myyntialusta antaa tukkuasiakkaille mahdollisuuden tehdä tilauksia itsenäisesti, hyödyntää yksilöllisiä hintoja ja tarkastella ostohistoriaansa. Yhdistämällä sen OMS-järjestelmään B2B-transaktiot voidaan integroida laajempaan myynnin toteutusprosessiin. Tässä yhteydessä on syytä määritellä säännöt, jotka koskevat kuormalavatoimituksia, itse noutoja ja tilauksia, jotka vaativat epätyypillistä pakkausta. Menettelyjen tällainen erottelu helpottaa toimitusten täsmällisyyden varmistamista tilauksen koosta riippumatta.
Kuinka paljon lähetysten hallintajärjestelmän käyttöönotto maksaa?
Centoron avulla yhteistyö voidaan aloittaa OMS-järjestelmästä ja laajentaa ympäristöä myöhemmin uusilla moduuleilla. Tiedot saatavilla olevista vaihtoehdoista ja OMS-järjestelmän hinnasta löytyvät hinnastostamme. Lopulliset ehdot riippuvat käyttöönoton laajuudesta ja vaadituista integraatioista. On suositeltavaa määrittää käsiteltävien tilausten määrä sekä tärkeimmät logistiset haasteet, jotta voidaan valita yrityksen todellisiin tarpeisiin sopiva kokoonpano.
Centorossa autamme sinua sovittamaan ratkaisun myyntirakenteeseesi, käyttämääsi ERP-järjestelmään ja tilausten käsittelytapaasi. Voit aloittaa verkkokauppatapahtumien keskittämisellä ja yhdistää sen jälkeen OMS-järjestelmän B2B-alustaan, CRM-järjestelmään ja SFA-sovellukseen. Ota meihin yhteyttä ja selvitä, miten Centoro voi tehostaa lähetysten valmistelua ja logistiikan hallintaa yrityksessäsi. Autamme sinua valitsemaan yrityksesi tarpeisiin sopivat toiminnot.
FAQ – usein kysyttyjä kysymyksiä verkkokaupan logistiikasta
Mistä kannattaa aloittaa verkkokaupan logistiikan järjestäminen, kun myyntikanavia on useita?
Parasta on aloittaa analysoimalla tilausten lähteet, varastosaldojen päivittämistapa sekä keräilyn ja lähetysten organisointi. On syytä kartoittaa manuaalisesti suoritettavat toimet ja selvittää, mitkä niistä voidaan automatisoida. Seuraava askel tulisi olla eri kanavista tulevien tilausten yhdistäminen yhteen ympäristöön, jotta työntekijät voivat hyödyntää yhdenmukaista tietoa. Centoro OMS tukee transaktioiden keskittämistä, tilatietojen automatisointia ja lähetysten valmistelua.
Mistä tilauksen toimitusaika koostuu?
Käsittelyaika kattaa tilauksen vastaanottamisen, tietojen ja maksujen tarkistamisen, tuotteiden saatavuuden vahvistamisen, tilausten kokoamisen, pakkaamisen sekä lähetysasiakirjojen valmistelun. Sen jälkeen lähetys luovutetaan kuljetusyhtiölle. Käsittelyajan lyhentämiseksi on syytä analysoida yksittäisten vaiheiden kestoa ja poistaa tarpeettomia toimenpiteitä, kuten tietojen manuaalista siirtämistä tai etikettien erillistä luomista. Kuljetusyhtiön toimitusaikaa on tarkasteltava erillään tilauksen valmisteluajasta.
Kuinka lähettää tilauksia Allegro-palvelusta, verkkokaupasta ja tukkuasiakkailta yhdestä paikasta?
Centoro OMS:n avulla voidaan keskittää integroiduilta markkinapaikoilta ja verkkokaupoista tulevat tilaukset. Yhdistämällä järjestelmän B2B-moduuliin voidaan ottaa huomioon myös tukkukauppakumppaneiden tekemät kaupat. Tilauksia voidaan käsitellä yhdessä ympäristössä käyttäen yhteisiä tilastatietoja ja logistiikkatyökaluja, samalla kun eri kanavien omat menettelytavat säilyvät. Integraation ja automaation laajuus riippuu käyttöönoton konfiguraatiosta.
Milloin kuormalavakuljetus on parempi vaihtoehto kuin pakettilähetys?
Lavakuljetusta kannattaa harkita suurten tilausten, raskaiden tuotteiden sekä irtotavarana kuljetettavien tavaroiden yhteydessä. Se voi helpottaa lastin kiinnittämistä ja vähentää erillisten lähetysten määrää. Valinta tulisi kuitenkin perustua painon, mittojen, kuljetuskustannusten ja vastaanottoehtojen vertailuun, sillä kaikki suuret tilaukset eivät vaadi lavaa. B2B-toimituksissa on myös otettava huomioon vastaanottajan purkausmahdollisuudet.
Mikä järjestelmä auttaa järjestämään tilausten lähettämisen useista kanavista?
Centoro tarjoaa OMS-järjestelmän, joka on tarkoitettu monikanavamyyntiä harjoittaville valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille. Ratkaisu keskittää tilaukset, tukee tilausten keräilyä, tilastusten automatisointia sekä lähetysten valmistelua. Kuriiripalveluiden integroinnin ja etikettien joukkotuotannon ansiosta se vähentää manuaalisten toimenpiteiden määrää, ja yhteys ERP-järjestelmään, B2B-alustaan ja SFA-järjestelmään mahdollistaa yhtenäisen myyntiympäristön kehittämisen. Ota yhteyttä Centoroon, jotta voimme räätälöidä käyttöönoton laajuuden yrityksesi tarpeiden mukaan.