A logística do comércio eletrónico torna-se cada vez mais exigente quando uma empresa processa simultaneamente encomendas provenientes de lojas online, marketplaces e plataformas B2B. Cada canal pode ter requisitos diferentes no que diz respeito à entrega, à documentação e aos prazos de execução. Para os fabricantes, distribuidores e grossistas, isto significa a necessidade de integrar vários processos num único sistema que funcione de forma eficiente. A centralização das encomendas, a sincronização dos stocks e a automatização das expedições permitem reduzir o trabalho manual e otimizar o atendimento ao cliente. Descubra como organizar a logística das vendas multicanal e tirar partido das funcionalidades do Centoro OMS.
Logística do comércio eletrónico – como organizar as expedições provenientes de vários canais?
A logística do comércio eletrónico abrange muito mais do que o simples envio de encomendas. Trata-se de todo o processo relacionado com a receção da encomenda, a verificação da disponibilidade da mercadoria, a preparação do pedido, a embalagem, a elaboração da documentação e a entrega da encomenda à transportadora. Na venda multicanal, o maior desafio consiste em manter um fluxo de informação coerente, uma vez que as encomendas chegam à empresa a partir de várias fontes e exigem formas diferentes de processamento.
Nos armazéns grossistas, a situação é ainda mais complexa, uma vez que as encomendas dos parceiros B2B podem incluir paletes inteiras ou embalagens coletivas, enquanto que o marketplace gera principalmente envios individuais. Por isso, vale a pena integrar a gestão de todos os canais num único ambiente, mantendo a possibilidade de aplicar diferentes procedimentos logísticos. Esta abordagem facilita o controlo das encomendas e a organização do trabalho no armazém.
Por onde começar a organizar as expedições numa empresa comercial?
O primeiro passo deve consistir em analisar a forma como as encomendas são processadas em cada canal. É importante verificar de onde provêm as transações, quem é responsável pela sua verificação, como são preparados os documentos e quando é que as informações chegam ao armazém. Identificar os pontos em que os dados são transcritos manualmente ou verificados repetidamente permite identificar as atividades que requerem automatização.
Ao organizar o processo, convém ter em atenção o seguinte:
- fontes de encomendas – lojas online, marketplaces, plataformas B2B e representantes comerciais,
- disponibilidade dos produtos – forma de atualizar os saldos de stock e as reservas de mercadoria,
- a organização da preparação de encomendas – a ordem de preparação das encomendas e a repartição de tarefas entre os armazenistas,
- métodos de entrega – envios por correio expresso, em paletes e levantamentos na nossa sede,
- documentação – emissão de faturas, guias de transporte e etiquetas,
- comunicação com os clientes – transmissão de informações sobre o estado e os números das remessas,
- gestão de devoluções – receção de mercadorias, verificação das mesmas e atualização dos stocks.
A análise assim preparada permite estabelecer regras uniformes para a execução das encomendas e determinar quais os processos que devem permanecer separados, tendo em conta as especificidades de cada canal de vendas.
Gestão de envios – uma única fila de encomendas em vez de vários painéis
As empresas que realizam vendas em várias plataformas recorrem frequentemente a painéis de gestão distintos. Os colaboradores têm de verificar as encomendas do Allegro, da loja online ou de outros marketplaces e, em seguida, transmitir os dados ao armazém. Esta solução dificulta o controlo do processamento das encomendas e aumenta o risco de que alguma transação seja omitida. A gestão centralizada das expedições permite organizar as encomendas independentemente do local onde foram efetuadas, permitindo assim que a equipa trabalhe de acordo com regras comuns.
No Centoro, o sistema de gestão de encomendas permite reunir as transações provenientes dos canais ligados numa única fila operacional. Os colaboradores podem consultar informações sobre produtos, formas de entrega, pagamentos e estados de processamento. O sistema permite ainda adicionar notas e realizar operações em várias encomendas simultaneamente. Desta forma, torna-se mais fácil organizar o trabalho diário do armazém e do departamento de vendas.
Sistema OMS – como automatizar o processo desde a encomenda até ao envio?
A centralização das transações constitui a base para uma maior automatização. O Centoro OMS permite criar os seus próprios estados de encomendas e regras que desencadeiam determinadas ações. A automatização de tarefas repetitivas reduz a necessidade de atualizar manualmente as informações, o que reveste especial importância quando se trata de um grande número de envios preparados diariamente.
Por exemplo, uma encomenda pode alterar o seu estado após o registo do pagamento, e uma regra devidamente configurada pode acionar a preparação de uma etiqueta ou o envio de uma notificação. O sistema permite também agrupar as encomendas de acordo com critérios definidos. Na prática, isto permite separar as transações que aguardam a preparação das que já estão prontas para envio. Os colaboradores podem concentrar-se na execução das encomendas que requerem a sua intervenção, em vez de terem de realizar sempre as mesmas operações administrativas.
Envio de encomendas – como acelerar a preparação das etiquetas?
Quando o número de encomendas é elevado, a preparação manual das guias de remessa pode ocupar uma parte significativa do dia de trabalho. Por isso, convém associar o envio das encomendas diretamente ao sistema de gestão de encomendas. O Centoro OMS permite gerar etiquetas e documentos de transporte através da integração com os serviços de entregas. O operador pode selecionar várias encomendas e preparar as respetivas etiquetas numa única operação, sem necessidade de introduzir repetidamente os mesmos dados.
A Centoro colabora, entre outros, com a InPost, a DPD, a DHL, a FedEx, a GLS, a Poczta Polska e a Orlen Paczka, bem como com corretores logísticos selecionados. As etiquetas geradas podem ser reunidas num único ficheiro PDF e impressas numa impressora térmica. O sistema permite igualmente o envio dos números de rastreio das remessas para comunicação posterior com os destinatários. Desta forma, a preparação das remessas torna-se mais organizada e os colaboradores não têm de utilizar um painel específico para cada transportadora.
Envio de encomendas e organização do trabalho no armazém
O envio das encomendas depende, acima de tudo, da preparação eficiente dos produtos no armazém. Mesmo um sistema de entregas bem integrado não eliminará os atrasos se os colaboradores não dispuserem de informações atualizadas sobre a disponibilidade da mercadoria ou a ordem de preparação das encomendas. É aconselhável estabelecer regras uniformes para o encaminhamento das encomendas para o armazém, tendo em conta os prazos de execução, os tipos de produtos e o método de embalagem.
Nas empresas que processam simultaneamente encomendas por grosso e a retalho, uma boa solução pode consistir na separação de processos distintos de preparação de encomendas. As remessas individuais requerem, normalmente, uma organização do trabalho diferente daquela aplicada às encomendas que incluem embalagens coletivas inteiras. O Centoro OMS apoia a preparação de encomendas e a gestão dos respetivos estados, o que facilita a definição de filas operacionais adequadas. A divisão clara das tarefas ajuda a reduzir os tempos de inatividade e a otimizar o fluxo de informação, especialmente em períodos de maior carga de trabalho no armazém.
Níveis de stock – como evitar a venda de produtos indisponíveis?
Na venda multicanal, o mesmo produto pode estar disponível simultaneamente num marketplace, numa loja online e numa plataforma B2B. Se os stocks não estiverem devidamente sincronizados, existe o risco de se aceitar uma encomenda de mercadoria que já tenha sido vendida noutro canal. As informações atualizadas sobre a disponibilidade dos produtos são fundamentais para o cumprimento atempado das entregas; por isso, é necessário definir a fonte dos dados de stock e as regras para a sua atualização.
O Centoro permite a gestão de vários armazéns físicos e virtuais, bem como a sincronização de dados selecionados com o ERP. Um catálogo de produtos bem organizado desempenha também um papel importante. O sistema PIM disponível no ecossistema apoia a gestão de nomes, variantes, códigos e parâmetros dos produtos. Os identificadores coerentes facilitam a correspondência das posições das encomendas com os ficheiros corretos, o que ajuda a reduzir os erros durante a preparação das encomendas e a elaboração de documentos.
Como organizar as expedições a partir de plataformas de comércio eletrónico e lojas online?
As plataformas de comércio eletrónico e as lojas próprias podem ter requisitos diferentes no que diz respeito aos métodos de entrega, prazos de envio e comunicação com os compradores. Por isso, antes de integrar os canais, convém determinar quais as atividades que podem ser realizadas de acordo com um único procedimento e quais as que exigem uma configuração individual. Um processo logístico comum não implica necessariamente regras idênticas para o tratamento de cada encomenda, uma vez que as especificidades de cada plataforma podem exigir configurações distintas.
Envio de encomendas por parte dos representantes comerciais – como integrá-lo no OMS?
Em muitos armazéns grossistas, parte das encomendas continua a chegar à empresa por intermédio de representantes de campo. Os comerciais recebem-nas durante as visitas, frequentemente com base em preços e condições de colaboração individuais. Para otimizar o processo de execução subsequente, convém integrar este canal com os restantes processos de vendas. As encomendas introduzidas pelos representantes devem integrar-se num fluxo de informação organizado, em vez de exigirem a transposição manual dos dados pelos funcionários do escritório.
No Centoro SFA, o sistema permite a receção móvel de encomendas, o planeamento de visitas e o acesso ao histórico dos clientes. A integração da aplicação com outros módulos do ecossistema facilita o encaminhamento das transações para processamento posterior. Desta forma, a empresa pode coordenar as encomendas provenientes de comerciais, clientes B2B e canais online, mantendo informações coerentes sobre o sortido e a disponibilidade dos produtos.
Logística B2B – em que difere do processamento de encomendas a retalho?
As encomendas por grosso envolvem frequentemente quantidades maiores de produtos, embalagens coletivas ou mercadorias que exigem um modo de transporte específico. Podem também estar sujeitas a condições comerciais específicas e a prazos de entrega acordados. Por isso, a logística B2B exige que se tenha em conta as especificidades dos parceiros comerciais e a forma de preparar encomendas de maior dimensão, e não apenas a automatização dos envios por correio expresso.
A plataforma de vendas B2B disponível na Centoro permite que os clientes grossistas efetuem encomendas de forma autónoma, beneficiem de preços personalizados e consultem o histórico de compras. A sua integração com o OMS permite incorporar as transações B2B num processo mais abrangente de execução das vendas. É importante, neste contexto, definir as regras para o tratamento de entregas em paletes, recolhas diretas e encomendas que exijam embalagens não padronizadas. Esta separação de procedimentos facilita o cumprimento dos prazos de entrega, independentemente do volume da encomenda.
Quanto custa a implementação de um sistema de gestão de envios?
O Centoro permite iniciar a colaboração a partir do sistema OMS e, posteriormente, expandir o ambiente com módulos adicionais. Encontrará informações sobre as variantes disponíveis e sobre o preço do sistema OMS na nossa tabela de preços. As condições finais dependem do âmbito da implementação e das integrações necessárias. Recomenda-se determinar o número de encomendas a processar e os principais problemas logísticos, de modo a selecionar a configuração que melhor se adapte às necessidades reais da empresa.
Na Centoro, ajudamos a adaptar a solução à estrutura de vendas, ao sistema ERP utilizado e ao método de processamento de encomendas. Pode começar por centralizar as transações online e, em seguida, integrar o OMS com a plataforma B2B, o CRM e a aplicação SFA. Contacte-nos e descubra como o Centoro pode otimizar a preparação das remessas e a gestão logística na sua empresa. Ajudá-lo-emos a selecionar as funcionalidades que melhor se adequam às necessidades da sua empresa.
FAQ – perguntas mais frequentes sobre logística do comércio eletrónico
Por onde começar a organizar a logística do comércio eletrónico quando se tem vários canais de venda?
O melhor é começar por analisar as fontes das encomendas, a forma como os stocks são atualizados e a organização da preparação de encomendas e dos envios. É importante identificar as tarefas realizadas manualmente e determinar quais delas podem ser automatizadas. O passo seguinte deve consistir na integração das encomendas provenientes de diferentes canais num único ambiente, para que os colaboradores possam dispor de informações coerentes. O Centoro OMS apoia a centralização das transações, a automatização dos estados e a preparação das remessas.
De que consiste o prazo de execução da encomenda?
O tempo de processamento inclui a aceitação da transação, a verificação dos dados e do pagamento, a confirmação da disponibilidade dos produtos, a preparação do pedido, a embalagem e a preparação dos documentos de envio. Em seguida, a encomenda é entregue à transportadora. Para reduzir o tempo de processamento, convém analisar a duração de cada etapa e eliminar operações desnecessárias, como, por exemplo, a transposição manual de dados ou a geração separada de etiquetas. O tempo de entrega pela transportadora deve ser considerado separadamente do tempo de preparação da encomenda.
Como enviar encomendas do Allegro, da loja e de clientes grossistas a partir de um único local?
O Centoro OMS permite centralizar as encomendas provenientes de marketplaces e lojas online integrados. A ligação ao módulo B2B permite também incluir as transações efetuadas por parceiros comerciais grossistas. As encomendas podem ser geridas num único ambiente, utilizando estados e ferramentas logísticas comuns, mantendo-se, no entanto, os diferentes procedimentos para cada canal. O âmbito da integração e da automatização depende da configuração da implementação.
Quando é que o envio em paletes é preferível ao envio em pacotes?
O transporte em paletes deve ser considerado no caso de encomendas de grande volume, produtos pesados e mercadorias que exijam transporte em embalagens coletivas. Pode facilitar a proteção da carga e reduzir o número de envios individuais. A escolha deve, no entanto, basear-se numa comparação entre o peso, as dimensões, os custos de transporte e as condições de receção, uma vez que nem todas as encomendas de maior volume requerem paletes. No caso de entregas B2B, deve-se também ter em conta as possibilidades de descarga nas instalações do parceiro comercial.
Que sistema ajuda a organizar o envio de encomendas provenientes de vários canais?
A Centoro oferece um sistema OMS destinado a fabricantes, distribuidores e grossistas que realizam vendas multicanal. Esta solução centraliza as encomendas, apoia a preparação de encomendas, a automatização dos estados e a preparação de envios. Graças às integrações com serviços de entregas e à capacidade de geração em massa de etiquetas, reduz o número de operações manuais, e a ligação ao ERP, à plataforma B2B e ao SFA permite o desenvolvimento de um ambiente de vendas coerente. Contacte a Centoro para adaptar o âmbito da implementação às necessidades da sua empresa.