Hoạt động hậu cần trong thương mại điện tử ngày càng trở nên phức tạp hơn khi doanh nghiệp phải xử lý đồng thời các đơn hàng từ các cửa hàng trực tuyến, các sàn thương mại điện tử và các nền tảng B2B. Mỗi kênh có thể có những yêu cầu khác nhau về giao hàng, hồ sơ giấy tờ cũng như thời hạn hoàn thành. Đối với các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn, điều này đồng nghĩa với việc cần phải tích hợp các quy trình khác nhau thành một hệ thống vận hành hiệu quả. Việc tập trung quản lý đơn hàng, đồng bộ hóa tồn kho và tự động hóa quá trình giao hàng giúp giảm thiểu công việc thủ công cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Hãy tìm hiểu cách tổ chức hệ thống logistics bán hàng đa kênh và tận dụng các tính năng của Centoro OMS.
Logistics trong thương mại điện tử – Làm thế nào để quản lý hiệu quả các đơn hàng từ nhiều kênh?
Logistics trong thương mại điện tử không chỉ đơn thuần là việc gửi bưu kiện. Đó là toàn bộ quy trình liên quan đến việc tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tình trạng hàng hóa, đóng gói, chuẩn bị hồ sơ và bàn giao bưu kiện cho đơn vị vận chuyển. Trong mô hình bán hàng đa kênh, thách thức lớn nhất là duy trì luồng thông tin nhất quán khi các đơn hàng được gửi đến doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau và đòi hỏi các phương thức xử lý khác nhau.
Tại các kho hàng, tình hình càng trở nên phức tạp hơn, bởi vì các đơn hàng từ các đối tác B2B có thể bao gồm cả pallet hoặc các thùng hàng lớn, trong khi các sàn thương mại điện tử chủ yếu tạo ra các lô hàng lẻ. Do đó, việc tích hợp việc quản lý tất cả các kênh vào một nền tảng duy nhất, đồng thời vẫn duy trì khả năng áp dụng các quy trình logistics khác nhau, là điều rất đáng cân nhắc. Cách tiếp cận này giúp việc kiểm soát đơn hàng và tổ chức công việc tại kho trở nên dễ dàng hơn.
Nên bắt đầu từ đâu để tổ chức công tác vận chuyển hàng hóa trong một công ty thương mại?
Bước đầu tiên cần thực hiện là phân tích quy trình xử lý đơn hàng trên từng kênh. Quý vị nên kiểm tra nguồn gốc của các giao dịch, ai là người chịu trách nhiệm xác minh chúng, các tài liệu được chuẩn bị như thế nào và thông tin được chuyển đến kho vào thời điểm nào. Việc xác định những điểm mà dữ liệu phải được nhập lại thủ công hoặc kiểm tra nhiều lần sẽ giúp chỉ ra các hoạt động cần được tự động hóa.
Trong quá trình sắp xếp quy trình, quý vị nên lưu ý những điểm sau:
- các nguồn đặt hàng – các cửa hàng trực tuyến, các sàn thương mại điện tử, các nền tảng B2B và các đại diện kinh doanh,
- Tình trạng sẵn có của sản phẩm – phương thức cập nhật tồn kho và đặt hàng,
- cơ cấu tổ chức công tác đóng gói – thứ tự chuẩn bị đơn hàng và phân công công việc cho nhân viên kho,
- các phương thức giao hàng – chuyển phát nhanh, vận chuyển bằng pallet và nhận hàng trực tiếp,
- hồ sơ – lập hóa đơn, vận đơn và nhãn hàng,
- liên lạc với khách hàng – cung cấp thông tin về tình trạng và số vận đơn,
- dịch vụ xử lý hàng trả lại – tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và cập nhật số lượng tồn kho.
Phân tích được chuẩn bị như vậy giúp thiết lập các nguyên tắc thống nhất trong việc thực hiện các đơn đặt hàng và xác định những quy trình nào cần được duy trì riêng biệt, do đặc thù của từng kênh bán hàng.
Quản lý đơn hàng – một hàng đợi đơn hàng thay vì nhiều bảng điều khiển
Các doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều nền tảng thường phải sử dụng các bảng điều khiển quản trị riêng biệt. Nhân viên phải kiểm tra các đơn hàng từ Allegro, cửa hàng trực tuyến hoặc các sàn thương mại điện tử khác, sau đó chuyển dữ liệu đến kho hàng. Giải pháp này gây khó khăn cho việc kiểm soát quá trình thực hiện đơn hàng và làm tăng nguy cơ bỏ sót giao dịch. Việc quản lý vận chuyển tập trung giúp sắp xếp các đơn hàng một cách có hệ thống bất kể nơi đặt hàng, nhờ đó đội ngũ có thể làm việc theo các quy tắc chung.
Tại Centoro, hệ thống quản lý đơn hàng cho phép tập hợp các giao dịch từ các kênh được kết nối vào một hàng đợi xử lý duy nhất. Nhân viên có thể xem thông tin về sản phẩm, phương thức giao hàng, thanh toán và tình trạng xử lý đơn hàng. Hệ thống cũng cho phép thêm ghi chú và thực hiện các thao tác trên nhiều đơn hàng cùng lúc. Nhờ đó, việc tổ chức công việc hàng ngày của kho hàng và bộ phận bán hàng trở nên dễ dàng hơn.
Hệ thống OMS – Làm thế nào để tự động hóa quy trình từ đặt hàng đến giao hàng?
Việc tập trung hóa các giao dịch là nền tảng cho quá trình tự động hóa tiếp theo. Hệ thống Centoro OMS cho phép quý vị tạo các trạng thái đơn hàng riêng cũng như các quy tắc kích hoạt các hành động cụ thể. Việc tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại giúp giảm bớt nhu cầu cập nhật thông tin thủ công, điều này đặc biệt quan trọng khi có số lượng lớn các lô hàng được chuẩn bị mỗi ngày.
Ví dụ, trạng thái của đơn hàng có thể thay đổi sau khi khoản thanh toán được ghi sổ, và một quy tắc được cấu hình phù hợp có thể kích hoạt quá trình in nhãn hoặc gửi thông báo. Hệ thống cũng cho phép nhóm các đơn hàng theo các tiêu chí đã thiết lập. Trên thực tế, điều này giúp phân biệt các giao dịch đang chờ hoàn tất với những giao dịch đã sẵn sàng để giao hàng. Nhân viên có thể tập trung vào việc xử lý các đơn hàng cần sự can thiệp của họ, thay vì phải thực hiện lặp đi lặp lại các thao tác hành chính giống nhau mỗi lần.
Gửi bưu kiện – làm thế nào để đẩy nhanh quá trình chuẩn bị nhãn?
Khi số lượng đơn hàng tăng lên, việc lập phiếu vận chuyển thủ công có thể chiếm một phần đáng kể trong ngày làm việc. Do đó, việc gửi hàng nên được tích hợp trực tiếp với hệ thống xử lý đơn hàng. Centoro OMS cho phép tạo nhãn và các tài liệu vận chuyển thông qua tính năng tích hợp với các dịch vụ chuyển phát nhanh. Nhân viên vận hành có thể chọn nhiều đơn hàng và chuẩn bị nhãn cho các đơn hàng đó chỉ trong một thao tác duy nhất, mà không cần phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần.
Centoro hợp tác với các đơn vị như InPost, DPD, DHL, FedEx, GLS, Bưu điện Ba Lan và Orlen Paczka, cũng như một số nhà môi giới logistics được lựa chọn. Các nhãn vận chuyển đã tạo có thể được gộp lại thành một tệp PDF duy nhất và in ra bằng máy in nhiệt. Hệ thống cũng cho phép chuyển các số theo dõi lô hàng để phục vụ việc liên lạc tiếp theo với người nhận. Nhờ đó, quá trình chuẩn bị lô hàng trở nên có tổ chức hơn, đồng thời nhân viên không cần phải sử dụng bảng điều khiển riêng biệt của từng nhà vận chuyển.
Việc giao hàng và tổ chức công việc tại kho
Việc giao hàng phụ thuộc chủ yếu vào quá trình chuẩn bị sản phẩm tại kho được thực hiện một cách hiệu quả. Ngay cả một hệ thống vận chuyển được tích hợp tốt cũng không thể loại bỏ được sự chậm trễ nếu nhân viên không có thông tin cập nhật về tình trạng hàng tồn kho hoặc thứ tự đóng gói. Cần thiết lập các quy tắc thống nhất trong việc chuyển đơn hàng đến kho, có tính đến thời hạn giao hàng, loại sản phẩm và phương thức đóng gói.
Đối với các doanh nghiệp đồng thời xử lý cả đơn hàng bán buôn và bán lẻ, việc tách riêng các quy trình đóng gói có thể là một giải pháp hiệu quả. Các lô hàng lẻ thường đòi hỏi cách tổ chức công việc khác so với các đơn hàng bao gồm toàn bộ các thùng hàng tập trung. Hệ thống Centoro OMS hỗ trợ việc đóng gói đơn hàng và quản lý trạng thái của chúng, từ đó giúp việc lập các hàng đợi vận hành phù hợp trở nên dễ dàng hơn. Việc phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và tối ưu hóa luồng thông tin, đặc biệt là trong những giai đoạn kho hàng phải chịu tải trọng cao.
Tình trạng hàng tồn kho – Làm thế nào để tránh bán những sản phẩm không có sẵn?
Trong mô hình bán hàng đa kênh, cùng một sản phẩm có thể được bày bán đồng thời trên sàn thương mại điện tử, cửa hàng trực tuyến và nền tảng B2B. Nếu tình trạng tồn kho không được đồng bộ hóa đúng cách, sẽ có nguy cơ nhận đơn đặt hàng cho sản phẩm đã được bán hết trên một kênh khác. Thông tin cập nhật về tình trạng sẵn có của sản phẩm là nền tảng để đảm bảo việc giao hàng đúng hạn; do đó, cần xác định nguồn dữ liệu tồn kho và các quy tắc cập nhật dữ liệu này.
Centoro cho phép quản lý nhiều kho hàng thực tế và ảo, đồng thời đồng bộ hóa các dữ liệu được chọn với hệ thống ERP. Danh mục sản phẩm được sắp xếp khoa học cũng đóng vai trò quan trọng. Hệ thống PIM có sẵn trong hệ sinh thái này hỗ trợ việc quản lý tên, các biến thể, mã và thông số kỹ thuật của sản phẩm. Các mã định danh nhất quán giúp việc đối chiếu các mặt hàng trong đơn đặt hàng với các hồ sơ tương ứng trở nên dễ dàng hơn, từ đó góp phần giảm thiểu sai sót trong quá trình đóng gói và lập hồ sơ.
Làm thế nào để tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ các sàn thương mại điện tử và cửa hàng trực tuyến?
Các sàn thương mại điện tử và cửa hàng trực tuyến riêng có thể có những yêu cầu khác nhau về phương thức giao hàng, thời hạn gửi hàng và việc liên lạc với người mua. Do đó, trước khi tích hợp các kênh bán hàng, quý vị nên xác định những hoạt động nào có thể được thực hiện theo một quy trình chung, và những hoạt động nào cần được cấu hình riêng biệt. Quy trình hậu cần chung không nhất thiết phải đồng nghĩa với việc áp dụng các quy tắc xử lý giống hệt nhau cho mọi đơn hàng, bởi vì đặc thù của từng nền tảng có thể đòi hỏi các thiết lập riêng biệt.
Việc giao hàng các đơn đặt hàng từ các đại diện kinh doanh – làm thế nào để tích hợp quy trình này với hệ thống OMS?
Tại nhiều kho hàng, một phần đơn đặt hàng vẫn được chuyển đến công ty thông qua các đại diện khu vực. Các nhân viên kinh doanh tiếp nhận các đơn hàng này trong các chuyến thăm khách hàng, thường dựa trên mức giá và điều kiện hợp tác riêng biệt. Để tối ưu hóa quá trình xử lý tiếp theo, cần liên kết kênh này với các quy trình bán hàng khác. Các đơn đặt hàng do đại diện nhập vào nên được đưa vào một quy trình luân chuyển thông tin có hệ thống, thay vì phải nhờ nhân viên văn phòng sao chép lại dữ liệu bằng tay.
Trong hệ thống Centoro SFA, hệ thống hỗ trợ việc tiếp nhận đơn hàng trên thiết bị di động, lập kế hoạch thăm khách hàng và truy cập lịch sử khách hàng. Việc tích hợp ứng dụng với các mô-đun khác trong hệ sinh thái giúp việc chuyển giao giao dịch để xử lý tiếp theo trở nên thuận tiện hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều phối các đơn hàng đến từ đội ngũ bán hàng, khách hàng B2B và các kênh trực tuyến, đồng thời duy trì tính nhất quán trong thông tin về danh mục sản phẩm và tình trạng sẵn có của sản phẩm.
Logistics B2B – có điểm gì khác biệt so với việc xử lý đơn hàng bán lẻ?
Các đơn hàng bán buôn thường bao gồm số lượng sản phẩm lớn hơn, các gói hàng tập trung hoặc hàng hóa đòi hỏi phương thức vận chuyển đặc biệt. Chúng cũng có thể tuân theo các điều kiện thương mại riêng biệt và thời hạn giao hàng đã thỏa thuận. Do đó, hoạt động logistics B2B đòi hỏi phải tính đến đặc thù của các đối tác kinh doanh và quy trình hoàn tất các đơn hàng quy mô lớn, chứ không chỉ đơn thuần là tự động hóa các dịch vụ chuyển phát nhanh.
Nền tảng bán hàng B2B có sẵn trên Centoro cho phép khách hàng bán buôn tự đặt hàng, hưởng mức giá riêng và xem lịch sử mua hàng. Việc tích hợp nền tảng này với hệ thống OMS giúp đưa các giao dịch B2B vào quy trình thực hiện bán hàng tổng thể. Trong bối cảnh này, việc xác định các quy định về xử lý hàng hóa đóng pallet, nhận hàng trực tiếp tại kho và các đơn hàng yêu cầu đóng gói không theo tiêu chuẩn là điều cần thiết. Việc phân tách các quy trình này giúp đảm bảo tính đúng hạn trong việc giao hàng, bất kể quy mô đơn hàng là bao nhiêu.
Chi phí triển khai hệ thống quản lý vận chuyển là bao nhiêu?
Centoro cho phép quý vị bắt đầu hợp tác từ hệ thống OMS, sau đó mở rộng môi trường với các mô-đun tiếp theo. Quý vị có thể tham khảo thông tin về các gói dịch vụ hiện có cũng như giá của hệ thống OMS trong bảng giá của chúng tôi. Các điều khoản cuối cùng sẽ phụ thuộc vào phạm vi triển khai và các yêu cầu tích hợp. Quý vị nên xác định số lượng đơn hàng cần xử lý cũng như những vấn đề logistics quan trọng nhất để lựa chọn cấu hình phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Tại Centoro, chúng tôi hỗ trợ quý vị điều chỉnh giải pháp sao cho phù hợp với cơ cấu bán hàng, hệ thống ERP đang sử dụng và quy trình xử lý đơn hàng. Quý vị có thể bắt đầu bằng việc tập trung hóa các giao dịch trực tuyến, sau đó tích hợp hệ thống OMS với nền tảng B2B, CRM và ứng dụng SFA. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu cách Centoro có thể tối ưu hóa quy trình chuẩn bị hàng hóa và quản lý logistics tại doanh nghiệp của quý vị. Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý vị lựa chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp – Những thắc mắc phổ biến nhất về logistics trong thương mại điện tử
Khi có nhiều kênh bán hàng, nên bắt đầu từ đâu để sắp xếp lại hệ thống hậu cần thương mại điện tử?
Tốt nhất là nên bắt đầu bằng việc phân tích các nguồn đơn hàng, phương thức cập nhật tồn kho cũng như cách thức tổ chức việc đóng gói và vận chuyển. Quý vị nên xác định các hoạt động hiện đang được thực hiện thủ công và xác định xem những hoạt động nào có thể tự động hóa. Bước tiếp theo là tích hợp các đơn hàng từ các kênh khác nhau vào một nền tảng duy nhất, để nhân viên có thể truy cập thông tin nhất quán. Centoro OMS hỗ trợ tập trung hóa giao dịch, tự động hóa trạng thái đơn hàng và chuẩn bị hàng hóa.
Thời gian xử lý đơn hàng bao gồm những yếu tố nào?
Thời gian xử lý bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, xác minh thông tin và thanh toán, xác nhận tình trạng sẵn có của sản phẩm, đóng gói và chuẩn bị các giấy tờ vận chuyển. Sau đó, lô hàng sẽ được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển. Để rút ngắn thời gian xử lý, quý vị nên phân tích thời gian thực hiện của từng giai đoạn và loại bỏ các thao tác không cần thiết, chẳng hạn như việc sao chép dữ liệu thủ công hoặc tạo nhãn riêng lẻ. Thời gian giao hàng của đơn vị vận chuyển cần được xem xét riêng biệt so với thời gian chuẩn bị đơn hàng.
Làm thế nào để gửi đơn hàng từ Allegro, cửa hàng và từ các khách hàng mua sỉ từ một nơi duy nhất?
Centoro OMS cho phép tập trung hóa các đơn hàng đến từ các sàn thương mại điện tử và cửa hàng trực tuyến đã được tích hợp. Việc kết nối với mô-đun B2B còn giúp xử lý cả các giao dịch do các đối tác bán buôn thực hiện. Các đơn hàng có thể được xử lý trong cùng một môi trường, sử dụng các trạng thái và công cụ hậu cần chung, đồng thời vẫn duy trì các quy trình riêng biệt cho từng kênh. Phạm vi tích hợp và tự động hóa phụ thuộc vào cấu hình triển khai.
Trong những trường hợp nào thì vận chuyển bằng pallet sẽ tốt hơn so với vận chuyển bằng bưu kiện?
Việc vận chuyển bằng pallet là phương án đáng cân nhắc đối với các đơn hàng lớn, sản phẩm nặng cũng như hàng hóa cần được vận chuyển trong bao bì tập trung. Phương thức này có thể giúp bảo vệ hàng hóa tốt hơn và giảm thiểu số lượng lô hàng riêng lẻ. Tuy nhiên, quyết định lựa chọn nên dựa trên việc so sánh trọng lượng, kích thước, chi phí vận chuyển và điều kiện nhận hàng, bởi không phải mọi đơn hàng lớn đều cần sử dụng pallet. Đối với các lô hàng B2B, quý vị cũng cần xem xét khả năng dỡ hàng tại phía đối tác.
Hệ thống nào có thể giúp tổ chức việc vận chuyển đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau?
Centoro cung cấp hệ thống OMS dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn hoạt động trong lĩnh vực bán hàng đa kênh. Giải pháp này tập trung quản lý đơn hàng, hỗ trợ quá trình đóng gói, tự động hóa trạng thái đơn hàng và chuẩn bị lô hàng. Nhờ tích hợp với các dịch vụ chuyển phát nhanh và khả năng tạo nhãn hàng loạt, giải pháp giúp giảm thiểu các thao tác thủ công; đồng thời, việc kết nối với hệ thống ERP, nền tảng B2B và SFA cho phép xây dựng một môi trường bán hàng thống nhất. Vui lòng liên hệ với Centoro để lựa chọn phạm vi triển khai phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp quý vị.