Nền tảng B2B – đó là gì? Hướng dẫn toàn diện

Nền tảng B2B là một môi trường kỹ thuật số được thiết kế để hỗ trợ hoạt động bán hàng giữa các doanh nghiệp. Nền tảng này cho phép các đối tác tự mình tra cứu thông tin về các ưu đãi, giá cả cụ thể, chiết khấu, tình trạng sẵn có của sản phẩm, tài liệu và lịch sử đơn hàng; đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng công việc phải thực hiện thủ công. Centoro đang phát triển hệ thống bán hàng B2B dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn, có khả năng tích hợp với ERP cũng như các công cụ khác của doanh nghiệp. Giải pháp này không nên chỉ được xem như một danh mục sản phẩm trực tuyến – nó cần phản ánh đúng các nguyên tắc hợp tác thực tế với khách hàng. Chính nền tảng B2B đang thực hiện nhiệm vụ đó.

B2B là gì – định nghĩa và các ứng dụng cơ bản

Nền tảng B2B là gì? Có thể giải thích một cách đơn giản nhất rằng đây là hệ thống cho phép các doanh nghiệp thực hiện hoạt động bán hàng và phục vụ các đối tác thường xuyên qua internet. Khác với mô hình thương mại điện tử thông thường B2C, sau khi đăng nhập, khách hàng doanh nghiệp có thể xem các điều kiện được áp dụng riêng cho công ty của mình, ví dụ như bảng giá riêng, chiết khấu, hạn mức tín dụng hoặc tình trạng sẵn có của các sản phẩm cụ thể. Hệ thống cũng có thể cung cấp các tài liệu, lịch sử hợp tác và tình trạng thực hiện đơn hàng. Nhờ đó, đối tác không cần phải liên hệ với nhân viên kinh doanh mỗi khi muốn kiểm tra giá cả hoặc đặt hàng lại. Đây là cách giải thích rõ nhất về nền tảng B2B.

Nền tảng B2B – đối tác sẽ thấy những gì sau khi đăng nhập?

Nền tảng B2B cần cung cấp cho đối tác những thông tin cần thiết để họ có thể tự thực hiện các giao dịch mua hàng phổ biến nhất. Khách hàng đã đăng nhập có thể truy cập vào mức giá và chiết khấu dành riêng cho mình, danh mục sản phẩm, thông tin về tình trạng hàng tồn kho, lịch sử mua hàng trước đây, hóa đơn, tình trạng xử lý đơn hàng cũng như các điều khoản thương mại hiện hành. Rất hữu ích bảng điều khiển B2B Nhờ đó, có thể giảm bớt số lượng cuộc gọi và tin nhắn liên quan đến dữ liệu mà hệ thống có thể cung cấp tự động. Tuy nhiên, phạm vi thông tin hiển thị cần phải phù hợp với mô hình hợp tác của từng doanh nghiệp cụ thể. Nền tảng B2B được thiết kế theo hướng này giúp tăng cường sự chủ động cho khách hàng.

Các nền tảng B2B – những quy trình nào có thể được chuyển sang môi trường trực tuyến?

Các nền tảng B2B có thể đảm nhận chủ yếu các công việc lặp đi lặp lại trong quy trình bán hàng, vốn trước đây đòi hỏi sự tham gia của nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên văn phòng. Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống có thể cho phép:

• cung cấp bảng giá và mức chiết khấu riêng cho từng khách hàng;
• kiểm tra tình trạng sẵn có của sản phẩm;
• đặt hàng và đặt lại hàng;
• kiểm tra tình trạng thực hiện;
• quyền truy cập vào các hóa đơn và các tài liệu khác;
• quản lý hạn mức tín dụng và các điều kiện thanh toán;
• quản lý nhiều người dùng thuộc cùng một đối tác;
• việc tự động chuyển dữ liệu sang ERP;
• hiển thị lịch sử mua hàng;
• Đặt hàng 24/7.

Điều này không có nghĩa là loại bỏ hoàn toàn đội ngũ nhân viên kinh doanh. Vai trò của họ vẫn rất quan trọng trong các hoạt động đàm phán, tư vấn, thu hút khách hàng mới và xử lý các hợp đồng đặc thù. Tự động hóa trước hết nên đảm nhận các công việc hành chính, vốn rất phù hợp với các nền tảng như B2B.

Nền tảng B2B – các tính năng chính của hệ thống

Nền tảng B2B cần được đánh giá dựa trên việc liệu nó có phản ánh đúng mô hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp hay không. Đối với các doanh nghiệp có nhiều đối tác, các yếu tố như giá cả riêng biệt, chiết khấu và quyền lợi dành cho từng đối tác đặc biệt quan trọng. Trong hoạt động bán buôn, việc quản lý tình trạng hàng tồn kho, hồ sơ giao dịch, lịch sử đơn hàng và danh mục sản phẩm phong phú cũng đóng vai trò then chốt. Do đó, cửa hàng B2B cần hoạt động khác biệt so với một cửa hàng tiêu dùng thông thường, nơi tất cả người mua thường nhìn thấy các điều kiện tương tự nhau. Nếu có nhiều nhân viên của cùng một khách hàng sử dụng hệ thống, việc thiết lập các tài khoản và vai trò người dùng riêng biệt cũng rất hữu ích. Các chức năng cần được xây dựng dựa trên các quy trình mà nền tảng B2B sẽ hỗ trợ.

Những tính năng nào của nền tảng B2B được coi là quan trọng nhất?

Nền tảng B2B có gì khác biệt so với một cửa hàng trực tuyến thông thường?

Để hiểu rõ nhất về nền tảng B2B, quý vị có thể so sánh nó với một cửa hàng bán lẻ dành cho người tiêu dùng. Trong mô hình thương mại điện tử truyền thống, người mua thường chỉ nhìn thấy một bảng giá duy nhất, chọn sản phẩm, thanh toán và chờ nhận hàng. Trong thương mại giữa các doanh nghiệp (B2B), các điều kiện có thể phụ thuộc vào đối tác cụ thể, khối lượng mua hàng, lịch sử hợp tác hoặc thời hạn thanh toán đã thỏa thuận. Doanh nghiệp cũng có thể cần quản lý hạn mức tín dụng, xử lý nhiều người đặt hàng từ cùng một doanh nghiệp và tích hợp với hệ thống quản lý đơn hàng (ERP). Do đó, giải pháp B2B đòi hỏi việc mô phỏng các quy trình thương mại một cách chi tiết và chính xác hơn nhiều. Sự khác biệt này giúp quý vị hiểu rõ hơn về bản chất của nền tảng B2B.

Các nền tảng B2B – tích hợp với ERP và các hệ thống khác

Các nền tảng B2B nên sử dụng dữ liệu cập nhật có sẵn trong hệ thống của doanh nghiệp. Nếu ERP lưu trữ thông tin về đối tác, giá cả, tồn kho, tài liệu hoặc đơn đặt hàng, việc sao chép dữ liệu thủ công sang kênh trực tuyến sẽ làm tăng số lượng thao tác và rủi ro sai lệch. Việc tích hợp cho phép, ví dụ như, tự động chuyển các đơn đặt hàng của khách hàng để tiếp tục xử lý và cập nhật dữ liệu hiển thị sau khi đăng nhập. Đối với các doanh nghiệp đồng thời vận hành các quy trình mua hàng, các nền tảng mua hàng B2B có thể là một giải pháp riêng biệt, và không nên nhầm lẫn chúng với kênh bán hàng dành cho đối tác. Tổ chức sử dụng càng nhiều hệ thống, thì việc trao đổi dữ liệu nhất quán giữa các hệ thống đó với giải pháp là các nền tảng B2B càng trở nên quan trọng.

Ý kiến của chuyên gia: Không nên triển khai nền tảng B2B như một hệ thống độc lập riêng biệt, trong đó nhân viên sẽ phải cập nhật thủ công giá cả, tình trạng hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng. Ngay trước khi bắt đầu dự án, cần xác định rõ nguồn gốc của từng loại thông tin và các hệ thống nào là nguồn cung cấp thông tin đó. Việc tích hợp được lên kế hoạch kỹ lưỡng là một trong những điều kiện cơ bản để giảm thiểu công việc thủ công sau khi nền tảng đi vào hoạt động.

Nền tảng B2B – Làm thế nào để chuẩn bị cho việc triển khai?

Nền tảng B2B chỉ nên được triển khai sau khi đã phân tích kỹ lưỡng quy trình bán hàng hiện tại. Cần xác định cách thức doanh nghiệp thiết lập giá cả và chiết khấu, nguồn thông tin về tình trạng hàng tồn kho, các giới hạn tín dụng dành cho khách hàng, đối tượng được phép đặt hàng, cũng như các dữ liệu hiện có trên ERP hoặc các hệ thống khác. Sau đó, quý vị có thể xác định những yếu tố nào trong quy trình cần được tự động hóa và phạm vi triển khai nền tảng B2B sẽ bao gồm những gì. Một giải pháp hợp lý là bắt đầu từ những quy trình đòi hỏi nhiều công việc thủ công nhất, sau đó mở rộng hệ thống. Nền tảng B2B được chuẩn bị theo cách này sẽ có nhiều khả năng đáp ứng được nhu cầu thực tế của người dùng hơn.

Các nền tảng B2B – giải pháp sẵn có hay hệ thống được thiết kế riêng?

Các nền tảng B2B có thể có mức độ phù hợp khác nhau với doanh nghiệp. Giải pháp sẵn có là lựa chọn hợp lý nếu các tính năng tiêu chuẩn đủ để đáp ứng phần lớn các quy trình của doanh nghiệp. Trong trường hợp có các quy tắc định giá phức tạp hơn, các tích hợp mở rộng, quyền truy cập đặc thù hoặc quy trình xử lý đơn hàng đặc biệt, có thể cần phải tùy chỉnh nhiều hơn. Tuy nhiên, nền tảng chuyên dụng B2B không nhất thiết có nghĩa là phải xây dựng toàn bộ hệ thống từ đầu – hoàn toàn có thể tận dụng nền tảng sẵn có và chỉ phát triển những lĩnh vực thực sự cần thiết. Do đó, khi lựa chọn, quý vị nên đánh giá chi phí của toàn bộ quy trình, chứ không chỉ dựa vào số lượng các tính năng riêng lẻ mà các nền tảng B2B cung cấp.

Nền tảng B2B – làm thế nào để đánh giá chi phí và lựa chọn nhà cung cấp?

Nền tảng B2B không chỉ phát sinh chi phí liên quan đến gói đăng ký hoặc giấy phép, mà còn bao gồm các chi phí về cấu hình, tích hợp, di chuyển dữ liệu, triển khai và phát triển sau này. Do đó, khi so sánh các gói dịch vụ, quý vị cần xem xét tổng chi phí sử dụng cũng như mức độ mà hệ thống có thể giảm bớt khối lượng công việc thủ công. Giá hiện tại của nền tảng B2B nên được so sánh với, trong số những yếu tố khác, thời gian dành cho việc sao chép lại các đơn đặt hàng, trả lời các câu hỏi về tài liệu hoặc cập nhật thủ công các điều khoản của khách hàng. Trước khi đưa ra quyết định, quý vị cũng nên trải nghiệm bản demo tại B2B thông qua các ví dụ phản ánh các quy trình thực tế của doanh nghiệp. Bằng cách này, quý vị sẽ dễ dàng đánh giá hơn liệu nền tảng B2B đã chọn có thực sự giải quyết được các vấn đề của công ty hay không.

Nền tảng B2B – Tóm tắt

Nền tảng B2B là hệ thống cho phép cung cấp dịch vụ kỹ thuật số cho khách hàng doanh nghiệp – từ việc cung cấp báo giá riêng biệt, đặt hàng cho đến các tài liệu, trạng thái và lịch sử hợp tác. Hiệu quả của nền tảng này chủ yếu phụ thuộc vào việc phản ánh chính xác các điều kiện thương mại, khả năng tích hợp với ERP cũng như sự đơn giản trong việc sử dụng từ phía đối tác. Centoro phát triển các giải pháp dành riêng cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn, do đó là một trong những nhà cung cấp đáng được xem xét khi triển khai số hóa hoạt động bán hàng giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi đưa ra lựa chọn, quý vị nên mô tả chi tiết các quy trình và xác định rõ những quy trình nào thực sự cần được nền tảng B2B tối ưu hóa.

Câu hỏi thường gặp – Những câu hỏi quan trọng nhất về nền tảng B2B

Nền tảng B2B là gì?

Nền tảng B2B là một hệ thống trực tuyến nhằm hỗ trợ hoạt động hợp tác và bán hàng giữa các doanh nghiệp. Nền tảng này có thể cung cấp cho các đối tác thông tin về giá cả riêng biệt, chiết khấu, tình trạng hàng tồn kho, lịch sử đơn hàng, hóa đơn cũng như các dữ liệu khác phát sinh từ các điều khoản hợp tác.

Nền tảng B2B đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp nào?

Hệ thống này thường được các nhà sản xuất, nhà phân phối và các kho bán buôn phục vụ khách hàng doanh nghiệp thường xuyên sử dụng. Hệ thống này đặc biệt hữu ích trong trường hợp doanh nghiệp có bảng giá riêng, số lượng đơn hàng lớn, danh mục sản phẩm đa dạng hoặc có nhiều công việc phải được nhân viên kinh doanh thực hiện thủ công.

Liệu nền tảng B2B có thay thế cho ERP hay không?

Hệ thống này không nhất thiết phải làm như vậy và thông thường cũng không thực hiện điều đó. ERP vẫn là hệ thống quản lý các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, trong khi nền tảng B2B cung cấp một phần thích hợp của những thông tin này cho đối tác và hỗ trợ hoạt động bán hàng trực tuyến. Cả hai hệ thống đều có thể trao đổi dữ liệu thông qua việc tích hợp.

Nền tảng B2B có điểm gì khác biệt so với một cửa hàng trực tuyến thông thường?

Nền tảng B2B được thiết kế dành cho khách hàng doanh nghiệp và có thể hiển thị bảng giá riêng, các chương trình giảm giá, hạn mức tín dụng, tài liệu cũng như các điều khoản áp dụng riêng cho từng doanh nghiệp cụ thể. Trong các cửa hàng tiêu dùng thông thường, mức độ cá nhân hóa trong quy trình mua sắm thường hạn chế hơn.

Các đối tác có thể sử dụng nền tảng B2B qua điện thoại không?

Đúng vậy, nếu hệ thống có giao diện đáp ứng hoặc giải pháp dành cho thiết bị di động. Quý vị nên kiểm tra yếu tố này trước khi triển khai, đặc biệt là khi các đối tác hoặc nhân viên kinh doanh thường xuyên làm việc ngoài văn phòng.

Nhân viên bán hàng có thể tiếp tục hỗ trợ khách hàng đang sử dụng nền tảng B2B hay không?

Đúng vậy. Nền tảng này không nhất thiết phải thay thế vai trò của nhân viên kinh doanh. Nền tảng có thể đảm nhận các đơn hàng thông thường và các công việc hành chính, trong khi đó, nhân viên kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về việc đàm phán, tư vấn, phát triển mối quan hệ cũng như các giao dịch phức tạp hơn.

Nền tảng B2B sẵn có hay nền tảng được thiết kế riêng, nền tảng nào tốt hơn?

Không có câu trả lời chung cho mọi doanh nghiệp. Giải pháp có sẵn sẽ phù hợp với các quy trình tiêu chuẩn, trong khi việc tùy chỉnh sâu hơn là cần thiết trong trường hợp doanh nghiệp có chính sách giá đặc thù, các tích hợp phức tạp hoặc quy trình xử lý đơn hàng riêng biệt. Giải pháp được thiết kế riêng cần giải quyết một vấn đề kinh doanh cụ thể.

Làm thế nào để kiểm tra nền tảng B2B trước khi mua?

Tốt nhất là quý vị nên trải nghiệm qua buổi giới thiệu hoặc bản demo áp dụng các tình huống thực tế của doanh nghiệp: đăng nhập tài khoản đối tác, xem bảng giá của đối tác, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, đặt hàng, truy cập tài liệu và trao đổi dữ liệu với ERP. Chỉ riêng việc giới thiệu giao diện người dùng là chưa đủ để đánh giá giải pháp này.

Chi phí sử dụng nền tảng B2B là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào hệ thống được lựa chọn, phạm vi chức năng, khả năng tích hợp, cấu hình cũng như các điều chỉnh cần thiết. Khi tính toán, cần phải tính đến cả việc triển khai ban đầu lẫn việc bảo trì và phát triển giải pháp trong tương lai.

Công ty nào cung cấp nền tảng B2B dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và các kho bán buôn?

Một trong những nhà cung cấp là Centoro, đơn vị cung cấp nền tảng bán hàng B2B cùng các giải pháp liên quan đến quản lý đơn hàng, hoạt động của nhân viên kinh doanh và tích hợp hệ thống. Khi lựa chọn nhà cung cấp, quý vị nên kiểm tra tính tương thích của hệ thống với ERP, khả năng hỗ trợ các điều khoản thương mại riêng biệt cũng như khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.