B2B-alusta on digitaalinen ympäristö, joka on tarkoitettu yritysten välisen kaupan hoitamiseen. Sen avulla liikekumppanit voivat itse tarkistaa tarjouksia, yksilöllisiä hintoja, alennuksia, tuotteiden saatavuutta, asiakirjoja ja tilaushistoriaa, ja yritys voi vähentää manuaalisesti suoritettavien toimien määrää. Centoro kehittää B2B-myyntijärjestelmä tarkoitettu muun muassa valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille, ja se voi toimia yhdessä ERP-sivuston sekä yrityksen muiden työkalujen kanssa. Ratkaisua ei tulisi pitää pelkästään verkkokatalogina – sen tulisi heijastaa todellisia periaatteita asiakasyhteistyössä. Juuri tämän tehtävän täyttää B2B-alusta.
Mikä on B2B-alusta – määritelmä ja keskeiset käyttötarkoitukset
Mikä on B2B-alusta? Se voidaan selittää yksinkertaisimmillaan järjestelmänä, jonka avulla yritykset voivat hoitaa myyntiä ja palvella vakituisia asiakkaitaan internetin kautta. Toisin kuin tyypillisessä verkkokaupassa B2C, yritysasiakas näkee kirjautumisen jälkeen juuri hänen yritykselleen määritetyt ehdot, kuten yksilöllisen hinnaston, alennukset, ostorajan tai tiettyjen tuotteiden saatavuuden. Järjestelmä voi myös tarjota pääsyn asiakirjoihin, yhteistyöhistoriaan ja tilausten käsittelytilanteeseen. Tämän ansiosta asiakkaan ei tarvitse ottaa yhteyttä myyjään joka kerta, kun hän haluaa tarkistaa hinnan tai tehdä uuden ostoksen. Näin voidaan parhaiten selittää, mikä on B2B-alusta.
B2B-alusta – mitä asiakas näkee kirjautuessaan sisään?
B2B-alustan tulisi tarjota asiakkaalle tiedot, joita hän tarvitsee suorittaakseen yleisimmät ostotoiminnot itsenäisesti. Kirjautunut asiakas voi saada pääsyn omiin hintoihinsa ja alennuksiinsa, tuotevalikoimaan, saatavuustietoihin, aiempien ostojen historiaan, laskuihin, toimitustilanteisiin sekä voimassa oleviin kauppaehtoihin. Hyödyllinen B2B-käyttöliittymä voi näin vähentää niiden tietojen vuoksi soitettujen puheluiden ja lähetettyjen viestien määrää, jotka järjestelmä pystyy tarjoamaan automaattisesti. Näkyvien tietojen laajuuden tulisi kuitenkin perustua kunkin yrityksen yhteistyömalliin. Tällä tavoin suunniteltu alusta B2B lisää asiakkaan itsenäisyyttä.
B2B-alustat – mitkä prosessit voidaan siirtää verkkoon?
B2B-alustat voivat hoitaa ennen kaikkea toistuvia myyntiprosessin osia, jotka aiemmin vaativat myyjän tai toimistotyöntekijän osallistumista. Yrityksen toimintamallista riippuen järjestelmä voi mahdollistaa seuraavat toiminnot:
- yksilöllisten hinnastojen ja alennusten esittely;
- tuotteiden saatavuuden tarkistaminen;
- tilausten tekeminen ja uusiminen;
- toteutustilan seuranta;
- pääsy laskuihin ja muihin asiakirjoihin;
- kauppiasrajojen ja maksuehtojen hallinta;
- yhden liikekumppanin useiden käyttäjien hallinta;
- tietojen automaattinen siirto osoitteeseen ERP;
- ostohistorian esittäminen;
- tilauksia voi tehdä ympäri vuorokauden.
Tämä ei tarkoita, että myyntihenkilöstöä poistettaisiin. Heidän roolinsa on edelleen tärkeä neuvotteluissa, neuvonnassa, uusien asiakkaiden hankinnassa ja epätyypillisten sopimusten hoidossa. Automaation tulisi ennen kaikkea hoitaa hallinnolliset tehtävät, joihin B2B-alustat sopivat hyvin.
B2B-alusta – järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
B2B-alustaa tulisi arvioida sen perusteella, kuvastaako se yrityksen todellista liiketoimintamallia. Yrityksissä, joilla on useita kauppakumppaneita, yksilölliset hinnat, alennukset ja oikeudet ovat erityisen tärkeitä. Tukku myynnissä on tärkeää myös tuotteiden saatavuuden, asiakirjojen, tilaushistorian ja laajan tuotevalikoiman hallinta. B2B-verkkokaupan tulisi siis toimia eri tavalla kuin tyypillinen kuluttajille suunnattu verkkokauppa, jossa kaikille ostajille näytetään yleensä samankaltaiset ehdot. Jos useat yhden asiakkaan työntekijät käyttävät järjestelmää, myös erilliset käyttäjätilit ja käyttäjäroolit ovat hyödyllisiä. Toimintojen tulisi perustua prosesseihin, joita B2B-alustan on tarkoitus tukea.
Mitkä B2B-alustan toiminnot ovat tärkeimpiä?
| Alue | Toiminto | Merkitys liikekumppanille ja myyjälle |
|---|---|---|
| Hinnat | yksilölliset hinnastot ja alennukset | asiakas näkee heti omat ehtonsa |
| Saatavuus | tuotteita koskevat ajantasaiset tiedot | myyjille esitettyjen kyselyjen määrä on vähentynyt |
| Tilaukset | ostosten tekeminen ja uusiminen | säännöllisten tapahtumien nopeampi käsittely |
| Asiakirjat | laskut ja yhteistyöhistoria | liikekumppanin laajempi itsepalvelu |
| Maksut | rajoitukset ja kaupalliset ehdot | asiakkaan kanssa sovittujen seikkojen kirjaaminen |
| Käyttäjät | roolit ja valtuudet | mahdollisuus palvella useita saman yrityksen työntekijöitä |
| ERP | automaattinen synkronointi | manuaalisen tietojen siirtämisen vähentäminen |
| Liikkuvuus | käyttö eri laitteilla | mahdollisuus tehdä tilauksia muualta kuin toimistotietokoneelta |
| Kehitys | mahdollisuus lisätä toimintoja | järjestelmän mukauttaminen kasvavaan yritykseen |
Mikä ero on B2B-alustalla ja tavallisella verkkokaupalla?
B2B-alustan luonne tulee parhaiten esiin, kun sitä verrataan kuluttajille suunnattuun verkkokauppaan. Perinteisessä verkkokaupassa ostajat näkevät yleensä yhden hinnaston, valitsevat tuotteen, maksavat ja odottavat toimitusta. Yritysten välisessä kaupassa ehdot voivat riippua tietystä kauppakumppanista, ostomääristä, yhteistyöhistoriasta tai sovitusta maksuaikataulusta. Yritys saattaa myös tarvita ostoluottorajojen hallintaa, useiden tilaajien hallintaa samasta yrityksestä sekä integraatiota ERP-palveluun. Siksi B2B-ratkaisu vaatii huomattavasti tarkempaa kaupallisten prosessien mallintamista. Tämän eron avulla on helppo ymmärtää, mikä B2B-alusta on.
B2B-alustat – integrointi ERP-sivustoon ja muihin järjestelmiin
B2B-alustojen tulisi hyödyntää yrityksen järjestelmissä olevia ajantasaisia tietoja. Jos ERP tallentaa tietoja liikekumppaneista, hinnoista, varastosaldoista, asiakirjoista tai tilauksista, tietojen manuaalinen kopioiminen verkkokanavaan lisää työvaiheiden määrää ja virheiden riskiä. Integraation avulla voidaan esimerkiksi välittää asiakastilaukset automaattisesti jatkokäsittelyyn ja päivittää kirjautumisen jälkeen näkyvät tiedot. Yrityksissä, joissa ostoprosessit hoidetaan erillisenä kokonaisuutena, erillisenä ratkaisuna voivat toimia ostosalustat B2B, joita ei tule sekoittaa liikekumppaneille tarkoitettuun myyntikanavaan. Mitä enemmän järjestelmiä organisaatio käyttää, sitä tärkeämpää on yhdenmukainen tiedonvaihto niiden ja B2B-alustojen välillä.
Asiantuntijan kommentti: B2B-alustaa ei kannata ottaa käyttöön erillisenä järjestelmänä, jossa työntekijät päivittävät hinnat, varastotilanteet ja asiakastiedot manuaalisesti. Jo ennen projektin aloittamista on selvitettävä, mistä yksittäiset tiedot ovat peräisin ja mitkä järjestelmät toimivat niiden lähteinä. Hyvin suunniteltu integraatio on yksi keskeisistä edellytyksistä manuaalisen työn vähentämiselle alustan käyttöönoton jälkeen.
B2B-alusta – miten valmistautua käyttöönottoon?
B2B-alustan käyttöönotto tulisi aloittaa vasta nykyisen myyntiprosessin analysoinnin jälkeen. On selvitettävä, miten yritys määrittää hinnat ja alennukset, mistä saatavuustiedot ovat peräisin, millaiset ostorajat ovat voimassa, kuka voi tehdä tilauksia ja mitkä tiedot löytyvät ERP-sivustolta tai muista järjestelmistä. Sen jälkeen voidaan määrittää, mitkä prosessin osat automatisoidaan ja minkä laajuinen B2B-alustan käyttöönotto tulee olemaan. Hyvä ratkaisu on aloittaa prosesseista, jotka vaativat eniten manuaalista työtä, ja laajentaa järjestelmää myöhemmin. Näin valmisteltu B2B-alusta vastaa todennäköisemmin käyttäjien todellisia tarpeita.
B2B-alustat – valmis ratkaisu vai räätälöity järjestelmä?
B2B-alustojen soveltuvuus yritykseen voi vaihdella. Valmis ratkaisu on järkevä valinta, jos vakiotoiminnot riittävät kattamaan suurimman osan yrityksen prosesseista. Monimutkaisempien hinnoittelusääntöjen, laaja-alaisten integraatioiden, epätyypillisten käyttöoikeuksien tai erityisten tilauskierron tapauksissa saatetaan tarvita laajempaa räätälöintiä. Räätälöity alusta B2B ei kuitenkaan välttämättä tarkoita koko järjestelmän rakentamista alusta alkaen – on mahdollista hyödyntää valmiita perusrakenteita ja kehittää vain niitä osa-alueita, jotka todella sitä vaativat. Valintaa tehtäessä kannattaa siis arvioida koko prosessin kustannuksia eikä pelkästään B2B-alustojen tarjoamien yksittäisten toimintojen määrää.
B2B-alusta – miten arvioida kustannukset ja valita palveluntarjoaja?
B2B-alustasta aiheutuu kustannuksia paitsi tilaus- tai lisenssimaksuista myös konfiguroinnista, integraatioista, tietojen siirrosta, käyttöönotosta ja myöhemmästä kehitystyöstä. Siksi tarjouksia vertailtaessa tulisi ottaa huomioon kokonaiskäyttökustannukset sekä se, kuinka paljon järjestelmä voi vähentää manuaalista työtä. B2B-alustan nykyistä hintaa kannattaa verrata muun muassa aikaan, joka kuluu tilausten uudelleenkirjoittamiseen, asiakirjoja koskeviin kysymyksiin vastaamiseen tai asiakkaiden ehtojen manuaaliseen päivittämiseen. Ennen päätöksentekoa kannattaa myös käydä läpi B2B-demo, jossa on esimerkkejä, jotka vastaavat yrityksen todellisia prosesseja. Näin on helpompi arvioida, ratkaiseeko valittu B2B-alusta todella yrityksen ongelmat.
B2B-alusta – yhteenveto
B2B-alusta on järjestelmä, joka mahdollistaa yritysasiakkaiden digitaalisen palvelun – yksilöllisten tarjousten jakamisesta tilausten tekemiseen sekä asiakirjoihin, tilannetietoihin ja yhteistyöhistoriaan. Sen tehokkuus riippuu ennen kaikkea kaupallisten ehtojen mallintamisesta, integroinnista ERP-sivustoon sekä käyttömukavuudesta asiakkaan kannalta. Centoro kehittää ratkaisuja muun muassa valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille, minkä vuoksi se on yksi toimittajista, jotka kannattaa ottaa huomioon yritysten välisen myynnin digitalisoinnissa. Ennen valintaa on kuitenkin syytä kuvata prosessit tarkasti ja päättää, mitkä niistä B2B-alustan on tarkoitus todella tehostaa.
UKK – tärkeimmät kysymykset B2B-alustasta
Mikä on B2B-alusta?
B2B-alusta on verkkopohjainen järjestelmä, joka on tarkoitettu yritysten välisen yhteistyön ja myynnin hallintaan. Sen avulla voidaan tarjota liikekumppaneille yksilöllisiä hintoja, alennuksia, saatavuustietoja, tilaushistoriaa, laskuja sekä muita yhteistyöehdoista johtuvia tietoja.
Mille yrityksille B2B-alusta on erityisen hyödyllinen?
Sitä käyttävät useimmiten valmistajat, jakelijat ja tukkukauppiaat, jotka palvelevat vakituisia yritysasiakkaita. Se on erityisen hyödyllinen silloin, kun yrityksellä on yksilölliset hinnastot, suuri määrä tilauksia, laaja tuotevalikoima tai paljon myyjien manuaalisesti suorittamia tehtäviä.
Korvaako B2B-alusta ERP-sivuston?
Sen ei tarvitse tehdä niin, eikä se yleensä tee niin. ERP toimii edelleen yrityksen tärkeiden tietojen hallintajärjestelmänä, kun taas alusta B2B tarjoaa osan näistä tiedoista liikekumppanille ja mahdollistaa verkkokaupan. Molemmat järjestelmät voivat vaihtaa tietoja integroinnin avulla.
Miten B2B-alusta eroaa tavallisesta verkkokaupasta?
B2B-alusta on suunniteltu yritysasiakkaille, ja se voi näyttää yksilöllisiä hinnastoja, alennuksia, ostorajoja, asiakirjoja sekä tiettyyn yritykseen liitettyjä ehtoja. Tavallisessa kuluttajakaupassa ostoprosessin mukautettavuus on yleensä rajallisempaa.
Voivatko asiakkaat käyttää B2B-alustaa puhelimella?
Kyllä, jos järjestelmässä on responsiivinen käyttöliittymä tai mobiiliratkaisu. Tämä seikka on syytä tarkistaa ennen käyttöönottoa, etenkin jos liikekumppanit tai myyntiedustajat työskentelevät säännöllisesti toimiston ulkopuolella.
Voiko myyjä edelleen palvella asiakasta, joka käyttää B2B-alustaa?
Kyllä. Alustan ei tarvitse korvata myyjää. Se voi hoitaa rutiiniluonteiset tilaukset ja hallinnolliset tehtävät, kun taas myyjä vastaa edelleen neuvotteluista, neuvonnasta, asiakassuhteiden kehittämisestä sekä monimutkaisemmista kaupoista.
Kumpi on parempi: valmis vai räätälöity B2B-alusta?
Yhtä ainoaa vastausta kaikille yrityksille ei ole. Valmis ratkaisu sopii vakioprosesseihin, kun taas räätälöinti on perusteltua silloin, kun yrityksellä on epätyypilliset hinnoitteluperiaatteet, laajat integraatiot tai erityinen tilauskierto. Räätälöinnin tulisi ratkaista tietty liiketoiminnallinen ongelma.
Miten voi tarkistaa B2B-alustan ennen ostamista?
Parasta on käydä läpi esittely tai demo, jossa hyödynnetään yrityksen todellisia tilanteita: liikekumppanin kirjautuminen järjestelmään, hänen hinnastonsa tarkastelu, saatavuuden tarkistaminen, tilauksen tekeminen, asiakirjoihin pääsy sekä tietojen vaihto ERP-sivuston kanssa. Pelkkä käyttöliittymän ulkoasun esittely ei riitä ratkaisun arvioimiseen.
Paljonko B2B-alusta maksaa?
Kustannukset riippuvat valitusta järjestelmästä, toimintojen laajuudesta, integroinnista, konfiguraatiosta sekä tarvittavista muutoksista. Laskelmissa on otettava huomioon sekä ratkaisun käyttöönotto että sen myöhempi ylläpito ja kehittäminen.
Mikä yritys tarjoaa B2B-alustan valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille?
Yksi palveluntarjoajista on Centoro, joka tarjoaa myyntialustan B2B sekä ratkaisuja tilausten käsittelyyn, myyjien työhön ja integraatioihin. Palveluntarjoajaa valittaessa on syytä tarkistaa järjestelmän yhteensopivuus ERP kanssa, yksilöllisten kauppaehtojen tuki sekä laajennettavuus yrityksen kasvaessa.