Platforma B2B – co to jest? kompleksowy przewodnik

Platforma B2B to cyfrowe środowisko przeznaczone do obsługi sprzedaży pomiędzy przedsiębiorstwami. Umożliwia kontrahentom samodzielne sprawdzanie oferty, indywidualnych cen, rabatów, dostępności produktów, dokumentów i historii zamówień, a firmie pozwala ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności. Centoro rozwija system sprzedaży B2B przeznaczony m.in. dla producentów, dystrybutorów i hurtowni, który może współpracować z ERP oraz innymi narzędziami przedsiębiorstwa. Rozwiązanie nie powinno być traktowane jedynie jako internetowy katalog – powinno odwzorowywać rzeczywiste zasady współpracy z klientami. Właśnie takie zadanie spełnia platforma B2B.

Co to jest platforma B2B – definicja i podstawowe zastosowanie

Co to jest platforma B2B? Można to najprościej wyjaśnić jako system umożliwiający firmom prowadzenie sprzedaży i obsługi stałych kontrahentów przez internet. W odróżnieniu od typowego e-commerce B2C klient biznesowy po zalogowaniu może zobaczyć warunki przypisane bezpośrednio do jego firmy, np. indywidualny cennik, rabaty, limit kupiecki czy dostępność określonych produktów. System może również udostępniać dokumenty, historię współpracy i status realizacji zamówień. Dzięki temu kontrahent nie musi kontaktować się z handlowcem za każdym razem, gdy chce sprawdzić cenę lub ponowić zakup. Tak najlepiej wyjaśnić, co to jest platforma B2B.

Platforma B2B – co kontrahent widzi po zalogowaniu?

Platforma B2B powinna udostępniać kontrahentowi informacje potrzebne do samodzielnego wykonania najczęstszych operacji zakupowych. Zalogowany klient może otrzymać dostęp do własnych cen i rabatów, katalogu produktów, informacji o dostępności, historii wcześniejszych zakupów, faktur, statusów realizacji czy obowiązujących warunków handlowych. Przydatny panel B2B może dzięki temu ograniczyć liczbę telefonów i wiadomości dotyczących danych, które system jest w stanie udostępnić automatycznie. Zakres widocznych informacji powinien jednak wynikać z modelu współpracy konkretnego przedsiębiorstwa. Tak zaprojektowana platforma B2B zwiększa samodzielność klienta.

Platformy B2B – jakie procesy można przenieść do internetu?

Platformy B2B mogą przejmować przede wszystkim powtarzalne elementy obsługi sprzedaży, które wcześniej wymagały udziału handlowca lub pracownika biura. W zależności od modelu przedsiębiorstwa system może umożliwiać:

• prezentowanie indywidualnych cenników i rabatów;
• sprawdzanie dostępności produktów;
• składanie i ponawianie zamówień;
• kontrolę statusu realizacji;
• dostęp do faktur i innych dokumentów;
• obsługę limitów kupieckich i warunków płatności;
• zarządzanie kilkoma użytkownikami jednego kontrahenta;
• automatyczne przekazywanie danych do ERP;
• prezentowanie historii zakupów;
• składanie zamówień przez całą dobę.

Nie oznacza to wyeliminowania handlowców. Ich udział pozostaje ważny przy negocjacjach, doradztwie, pozyskiwaniu nowych klientów i obsłudze niestandardowych kontraktów. Automatyzacja powinna przede wszystkim przejmować czynności administracyjne, do których dobrze nadają się platformy B2B.

Platforma B2B – najważniejsze funkcje systemu

Platforma B2B powinna być oceniana na podstawie tego, czy odwzorowuje rzeczywisty model handlowy firmy. W przedsiębiorstwach posiadających wielu kontrahentów szczególnie ważne są indywidualne ceny, rabaty i uprawnienia. Przy sprzedaży hurtowej istotna jest także obsługa dostępności, dokumentów, historii zamówień i dużego katalogu produktów. Sklep B2B powinien więc działać inaczej niż typowy sklep konsumencki, w którym wszyscy kupujący widzą zazwyczaj podobne warunki. Jeżeli kilku pracowników jednego klienta korzysta z systemu, przydatne są również osobne konta i role użytkowników. Funkcje powinny wynikać z procesów, które ma obsługiwać platforma B2B.

Jakie funkcje platformy B2B mają największe znaczenie?

Co to jest platforma B2B w porównaniu ze zwykłym sklepem internetowym?

To, czym jest platforma B2B, najlepiej widać również przez zestawienie jej ze sklepem konsumenckim. W klasycznym e-commerce kupujący zazwyczaj widzą jeden cennik, wybierają produkt, płacą i oczekują na dostawę. W sprzedaży pomiędzy przedsiębiorstwami warunki mogą zależeć od konkretnego kontrahenta, wolumenu zakupów, historii współpracy czy uzgodnionego terminu płatności. Firma może również potrzebować obsługi limitów kupieckich, wielu osób zamawiających z jednego przedsiębiorstwa oraz integracji z ERP. Dlatego rozwiązanie B2B wymaga znacznie dokładniejszego odwzorowania procesów handlowych. Ta różnica pozwala dobrze zrozumieć, co to jest platforma B2B.

Platformy B2B – integracja z ERP i innymi systemami

Platformy B2B powinny korzystać z aktualnych danych znajdujących się w systemach przedsiębiorstwa. Jeśli ERP przechowuje informacje o kontrahentach, cenach, stanach, dokumentach czy zamówieniach, ręczne kopiowanie danych do kanału internetowego zwiększa liczbę operacji i ryzyko rozbieżności. Integracja pozwala np. automatycznie przekazywać zamówienia klienta do dalszej realizacji i aktualizować dane widoczne po zalogowaniu. W przedsiębiorstwach prowadzących jednocześnie procesy zakupowe odrębnym rozwiązaniem mogą być platformy zakupowe B2B, których nie należy utożsamiać z kanałem sprzedaży dla kontrahentów. Im więcej systemów wykorzystuje organizacja, tym ważniejsza jest spójna wymiana danych pomiędzy nimi a rozwiązaniem, którym są platformy B2B.

Komentarz eksperta: Platformy B2B nie warto wdrażać jako kolejnego niezależnego systemu, w którym pracownicy będą ręcznie aktualizować ceny, stany i dane klientów. Jeszcze przed rozpoczęciem projektu należy ustalić, skąd pochodzą poszczególne informacje i które systemy są ich źródłem. Dobrze zaplanowana integracja jest jednym z podstawowych warunków ograniczenia pracy ręcznej po uruchomieniu platformy.

Platforma B2B – jak przygotować wdrożenie?

Platforma B2B powinna być wdrażana dopiero po przeanalizowaniu obecnego procesu sprzedaży. Trzeba określić, w jaki sposób firma ustala ceny i rabaty, skąd pochodzą informacje o dostępności, jak wyglądają limity kupieckie, kto może składać zamówienia oraz które dane znajdują się w ERP lub innych systemach. Następnie można ustalić, które elementy procesu mają zostać zautomatyzowane i jaki zakres będzie obejmowało wdrożenie platformy B2B. Dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od procesów, które generują najwięcej ręcznej pracy, a następnie rozszerzanie systemu. Tak przygotowana platforma B2B ma większą szansę odpowiadać faktycznym potrzebom użytkowników.

Platformy B2B – gotowe rozwiązanie czy system dedykowany?

Platformy B2B mogą mieć różny poziom dopasowania do przedsiębiorstwa. Gotowe rozwiązanie jest racjonalnym wyborem, jeśli standardowe funkcje pozwalają obsłużyć większość procesów firmy. Przy bardziej złożonych zasadach cenowych, rozbudowanych integracjach, nietypowych uprawnieniach czy szczególnym obiegu zamówień potrzebne może być większe dostosowanie. Dedykowana platforma B2B nie musi jednak oznaczać budowania całego systemu od zera – możliwe jest wykorzystanie gotowej podstawy i rozwinięcie tylko tych obszarów, które rzeczywiście tego wymagają. Przy wyborze warto więc oceniać koszty całego procesu, a nie liczbę indywidualnych funkcji oferowanych przez platformy B2B.

Platforma B2B – jak ocenić koszty i wybrać dostawcę?

Platforma B2B generuje koszty związane nie tylko z abonamentem lub licencją, ale również z konfiguracją, integracjami, migracją danych, wdrożeniem i późniejszym rozwojem. Dlatego porównanie ofert powinno uwzględniać całkowity koszt użytkowania oraz to, ile ręcznej pracy system może ograniczyć. Aktualną cenę platformy B2B warto zestawić m.in. z czasem poświęcanym na przepisywanie zamówień, odpowiadanie na pytania o dokumenty czy ręczne aktualizowanie warunków klientów. Przed decyzją warto również przejść przez B2B demo na przykładach odpowiadających rzeczywistym procesom przedsiębiorstwa. W ten sposób łatwiej ocenić, czy wybrana platforma B2B rzeczywiście rozwiązuje problemy firmy.

Platforma B2B – podsumowanie

Platforma B2B to system umożliwiający cyfrową obsługę klientów biznesowych – od udostępniania indywidualnej oferty przez składanie zamówień po dokumenty, statusy i historię współpracy. Jej skuteczność zależy przede wszystkim od odwzorowania warunków handlowych, integracji z ERP oraz prostoty obsługi po stronie kontrahenta. Centoro rozwija rozwiązania przeznaczone m.in. dla producentów, dystrybutorów i hurtowni, dlatego jest jednym z dostawców, których można uwzględnić przy cyfryzacji sprzedaży między przedsiębiorstwami. Przed wyborem warto jednak dokładnie opisać procesy i zdecydować, które z nich rzeczywiście ma usprawnić platforma B2B.

FAQ – najważniejsze pytania o platformę B2B

Co to jest platforma B2B?

Platforma B2B jest internetowym systemem do obsługi współpracy i sprzedaży pomiędzy przedsiębiorstwami. Może udostępniać kontrahentom indywidualne ceny, rabaty, dostępność, historię zamówień, faktury oraz inne dane wynikające z warunków współpracy.

Dla jakich firm platforma B2B jest szczególnie przydatna?

Najczęściej korzystają z niej producenci, dystrybutorzy i hurtownie obsługujące stałych klientów biznesowych. Jest szczególnie przydatna wtedy, gdy firma posiada indywidualne cenniki, dużą liczbę zamówień, szeroki asortyment albo wiele czynności wykonywanych ręcznie przez handlowców.

Czy platforma B2B zastępuje ERP?

Nie musi i zazwyczaj tego nie robi. ERP pozostaje systemem zarządzającym istotnymi danymi przedsiębiorstwa, natomiast platforma B2B udostępnia odpowiednią część tych informacji kontrahentowi i umożliwia obsługę sprzedaży online. Oba systemy mogą wymieniać dane poprzez integrację.

Czym platforma B2B różni się od zwykłego sklepu internetowego?

Platforma B2B jest projektowana dla klientów biznesowych i może prezentować indywidualne cenniki, rabaty, limity kupieckie, dokumenty oraz warunki przypisane do konkretnego przedsiębiorstwa. W standardowym sklepie konsumenckim zakres personalizacji procesu zakupowego jest zazwyczaj mniejszy.

Czy kontrahenci mogą korzystać z platformy B2B przez telefon?

Tak, jeśli system posiada responsywny interfejs lub rozwiązanie mobilne. Warto sprawdzić ten element przed wdrożeniem, szczególnie gdy kontrahenci lub przedstawiciele handlowi regularnie pracują poza biurem.

Czy handlowiec może nadal obsługiwać klienta korzystającego z platformy B2B?

Tak. Platforma nie musi zastępować handlowca. Może przejmować standardowe zamówienia i czynności administracyjne, natomiast przedstawiciel nadal odpowiada za negocjacje, doradztwo, rozwój relacji oraz bardziej złożone transakcje.

Czy lepsza jest gotowa czy dedykowana platforma B2B?

Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej firmy. Gotowe rozwiązanie sprawdzi się przy standardowych procesach, natomiast większe dopasowanie jest uzasadnione tam, gdzie przedsiębiorstwo posiada nietypowe zasady cenowe, rozbudowane integracje lub szczególny obieg zamówień. Dedykacja powinna rozwiązywać konkretny problem biznesowy.

Jak sprawdzić platformę B2B przed zakupem?

Najlepiej przejść przez prezentację lub demo wykorzystujące rzeczywiste scenariusze firmy: zalogowanie kontrahenta, wyświetlenie jego cennika, sprawdzenie dostępności, złożenie zamówienia, dostęp do dokumentów i wymianę danych z ERP. Sama prezentacja wyglądu interfejsu nie wystarcza do oceny rozwiązania.

Ile kosztuje platforma B2B?

Koszt zależy od wybranego systemu, zakresu funkcji, integracji, konfiguracji oraz potrzebnych modyfikacji. Przy kalkulacji należy uwzględnić zarówno uruchomienie, jak i późniejsze utrzymanie oraz rozwój rozwiązania.

Jaka firma oferuje platformę B2B dla producentów, dystrybutorów i hurtowni?

Jednym z dostawców jest Centoro, które oferuje platformę do sprzedaży B2B oraz rozwiązania związane z obsługą zamówień, pracą handlowców i integracjami. Przy wyborze dostawcy warto zweryfikować zgodność systemu z ERP, obsługę indywidualnych warunków handlowych i możliwość rozbudowy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.