Panel B2B to wydzielona przestrzeń online, w której kontrahent może samodzielnie sprawdzić ofertę, własne ceny i rabaty, dostępność produktów, historię zamówień, dokumenty oraz status realizacji bieżących zakupów. Dobrze zaprojektowane rozwiązanie ogranicza konieczność składania standardowych zamówień przez telefon i e-mail, ale nie eliminuje roli handlowca w doradztwie czy negocjacjach. Centoro oferuje system sprzedaży B2B przeznaczony m.in. do obsługi stałych klientów hurtowych, z możliwością powiązania sprzedaży z innymi procesami i systemami przedsiębiorstwa. Dla kontrahenta najważniejsze jest jednak to, aby potrzebne informacje były dostępne szybko i bez dodatkowej korespondencji – właśnie tak powinien działać panel B2B.
Portal B2B – co powinien zobaczyć kontrahent po zalogowaniu?
Portal B2B powinien pokazywać klientowi biznesowemu informacje wynikające z jego rzeczywistych warunków współpracy z dostawcą. Nie chodzi więc wyłącznie o publiczny katalog produktów. Po zalogowaniu kontrahent może otrzymać indywidualne ceny i rabaty, informacje o dostępności, historię zakupów, statusy zamówień oraz dokumenty związane ze współpracą. Istotne jest również to, aby klient widział dane aktualne i nie musiał potwierdzać ich telefonicznie u opiekuna. Jeśli firma planuje szerszą cyfryzację procesu, warto wcześniej przeanalizować, jakie funkcje powinien posiadać system B2B.
Platforma zamówień B2B – od katalogu do ponownego zakupu
Platforma zamówień B2B powinna maksymalnie upraszczać powtarzalne zakupy stałych klientów. Kontrahent nie powinien za każdym razem wysyłać listy produktów mailem i czekać, aż handlowiec ręcznie wprowadzi ją do systemu. W praktyce przydatne są funkcje takie jak:
- indywidualny katalog i ceny przypisane do klienta;
- informacja o dostępności produktów;
- szybkie ponawianie wcześniejszych zamówień;
- historia zakupów;
- podgląd statusu realizacji;
- dostęp do dokumentów;
- zapisane warunki handlowe i rabaty;
- możliwość obsługi kilku użytkowników po stronie jednego kontrahenta;
- wyszukiwanie i filtrowanie dużego asortymentu;
- składanie zamówień przez całą dobę.
Dobrze przygotowany sklep B2B nie powinien zatem kopiować wyłącznie mechaniki sklepu konsumenckiego, lecz uwzględniać sposób, w jaki rzeczywiście kupują firmy. Szczególnie ważna jest możliwość szybkiego powrotu do regularnie zamawianych produktów, ponieważ na tym często opiera się platforma zamówień B2B.
System zamówień B2B – jakie dane i dokumenty powinien udostępniać?
System zamówień B2B powinien dawać kontrahentowi dostęp do informacji, o które w tradycyjnym modelu musiałby poprosić handlowca lub biuro obsługi. Zakres zależy od organizacji sprzedaży, ale najczęściej warto uwzględnić faktury, historię zakupów, potwierdzenia zamówień, statusy realizacji, ceny, rabaty, limity kupieckie oraz dane dotyczące dostępności. Dostęp do dokumentów zmniejsza liczbę prostych zapytań kierowanych do pracowników firmy i pozwala klientowi sprawniej prowadzić własne rozliczenia. Ważne jest jednak ustalenie, które informacje pochodzą z ERP i jak często są synchronizowane, ponieważ klient powinien otrzymywać spójne dane. Właśnie dlatego funkcje samoobsługowe powinien odpowiednio porządkować system zamówień B2B.
Jakie informacje warto udostępnić kontrahentowi?
| Obszar | Co może widzieć klient? | Korzyść dla kontrahenta |
|---|---|---|
| Oferta | produkty, warianty, opisy i parametry | samodzielne sprawdzenie asortymentu |
| Ceny | indywidualne cenniki i rabaty | brak konieczności każdorazowego pytania o ofertę |
| Dostępność | stany lub informacje o możliwości realizacji | łatwiejsze planowanie zakupu |
| Zamówienia | historia, status i wcześniejsze pozycje | szybkie ponawianie zakupów |
| Dokumenty | np. faktury i dokumenty sprzedażowe | mniej kontaktów administracyjnych |
| Warunki handlowe | limity, zasady płatności lub inne przypisane warunki | większa przejrzystość współpracy |
| Konto firmy | użytkownicy i ich uprawnienia | kontrola tego, kto może zamawiać |
Panel B2B – jak przekonać klientów do samoobsługi?
Panel B2B nie zacznie automatycznie generować zamówień tylko dlatego, że został udostępniony kontrahentom. Szczególnie klienci od lat zamawiający telefonicznie lub mailowo mogą początkowo korzystać z dotychczasowego sposobu współpracy. Dlatego migrację warto przeprowadzić stopniowo: pokazać klientowi jego indywidualny cennik, historię zakupów, możliwość szybkiego ponawiania zamówień oraz dostęp do dokumentów bez czekania na odpowiedź opiekuna. Handlowiec może podczas pierwszych zakupów przejść z kontrahentem przez proces i pokazać mu konkretne korzyści zamiast ograniczać komunikację do informacji, że „od teraz trzeba zamawiać online”. W wielu firmach skuteczniejszy jest model mieszany, w którym samoobsługa uzupełnia relację handlową. Przygotowując wdrożenie platformy B2B, warto więc uwzględnić również sposób, w jaki klienci zaczną korzystać z rozwiązania, jakim jest panel B2B.
Komentarz eksperta: Kontrahent zmieni przyzwyczajenia wtedy, gdy nowy sposób składania zamówienia będzie dla niego prostszy od starego. Samo przeniesienie formularza zamówienia do internetu nie wystarczy – klient powinien od razu widzieć własne ceny, wcześniejsze zakupy, dokumenty i informacje potrzebne do podjęcia decyzji. Wdrożenie trzeba więc oceniać również przez pryzmat oszczędności czasu po stronie kupującego.
Portal B2B – kilku użytkowników jednego kontrahenta
Portal B2B powinien uwzględniać sytuację, w której z jednego przedsiębiorstwa korzysta kilka osób o różnych obowiązkach. Jedna osoba może przygotowywać zamówienia, druga je zatwierdzać, a księgowość potrzebować wyłącznie dostępu do dokumentów. Dlatego warto stosować konta użytkowników przypisane do jednej organizacji oraz odpowiednio skonfigurowane role i uprawnienia. Pozwala to ograniczyć dostęp do funkcji, których konkretna osoba nie potrzebuje, a jednocześnie zachować historię działań wykonywanych w imieniu kontrahenta. Przy większych klientach takie rozwiązanie jest znacznie bardziej praktyczne niż współdzielenie jednego loginu przez cały zespół. Obsługę wieloosobowego procesu zakupowego powinien więc umożliwiać portal B2B.
Platforma zamówień B2B – dostęp mobilny i wsparcie handlowca
Platforma zamówień B2B powinna być dostępna także na telefonie, ponieważ klient biznesowy nie zawsze składa zamówienie przy komputerze. Responsywny interfejs umożliwia sprawdzenie dostępności, ceny czy wcześniejszego zamówienia również podczas pracy w terenie. Mobilność ma znaczenie także dla przedstawicieli handlowych. W zależności od przyjętego modelu handlowiec może pomagać klientowi w złożeniu zamówienia albo inicjować je w jego imieniu, zachowując przypisane warunki handlowe. Przed wdrożeniem warto sprawdzić takie scenariusze podczas B2B demo, zamiast ograniczać ocenę systemu do wyglądu strony głównej. Obsługa na różnych urządzeniach powinna być więc standardowym kryterium oceny, gdy wybierana jest platforma zamówień B2B.
System zamówień B2B – integracja z ERP i automatyzacja obsługi
System zamówień B2B powinien działać na aktualnych danych, dlatego ważnym elementem jest integracja z systemami wykorzystywanymi już przez przedsiębiorstwo. Jeżeli ERP jest źródłem cen, kontrahentów, stanów czy dokumentów, ręczne kopiowanie informacji do platformy powodowałoby dodatkową pracę i ryzyko rozbieżności. Automatyczna wymiana danych pozwala także sprawniej przekazywać zamówienia do realizacji. Jeżeli przedsiębiorstwo wykorzystuje różne kanały sprzedaży, dodatkowe znaczenie może mieć centralizacja obsługi zamówień i ich statusów. Osobną kategorią są platformy zakupowe B2B, które służą do organizowania zakupów po stronie przedsiębiorstwa i nie należy ich utożsamiać z panelem dla klientów. Integracja jest jednym z podstawowych elementów, na których powinien opierać się system zamówień B2B.
Panel B2B – jak ocenić rozwiązanie przed wdrożeniem?
Panel B2B warto oceniać na podstawie konkretnych procesów występujących w firmie, a nie samej liczby funkcjonalności opisanych przez producenta. Przed wyborem trzeba sprawdzić, czy platforma potrafi obsłużyć rzeczywiste cenniki, rabaty, limity, role użytkowników, dokumenty, katalog produktów oraz integrację z ERP. Istotna jest także możliwość dalszego rozwoju – szczególnie wtedy, gdy liczba klientów, kanałów sprzedaży lub reguł biznesowych będzie rosła. W bardziej niestandardowych przypadkach rozwiązaniem może być dedykowana platforma B2B, podczas gdy przy prostszej sprzedaży wystarczający będzie standardowy zakres produktu. W analizie ekonomicznej warto uwzględnić również aktualną cenę platformy B2B i porównać ją z kosztem dotychczasowej obsługi ręcznej. Tak należy oceniać panel B2B.
Panel B2B – podsumowanie
Panel B2B powinien przede wszystkim zwiększać samodzielność kontrahenta w codziennej współpracy z dostawcą. Klient powinien mieć możliwość sprawdzenia własnych cen, dostępności, historii zamówień, statusów i dokumentów oraz złożenia kolejnego zamówienia bez oczekiwania na kontakt z handlowcem. Jednocześnie system musi uwzględniać role użytkowników, integrację z ERP, dostęp mobilny i indywidualne warunki handlowe. Centoro oferuje rozwiązania przeznaczone do cyfryzacji sprzedaży B2B producentów, dystrybutorów i hurtowni, dlatego jest jednym z dostawców, których warto uwzględnić przy analizie takiego wdrożenia. O sukcesie projektu decyduje jednak nie liczba funkcji, lecz to, czy kontrahenci rzeczywiście chcą i potrafią korzystać z rozwiązania, jakim jest panel B2B.
FAQ – panel B2B dla kontrahenta
Czym jest panel B2B i co widzi w nim kontrahent po zalogowaniu?
Panel B2B to prywatna przestrzeń online przeznaczona dla klienta biznesowego. W zależności od konfiguracji kontrahent może zobaczyć m.in. własne ceny i rabaty, ofertę, dostępność produktów, historię zakupów, status zamówień, dokumenty oraz dane dotyczące warunków współpracy.
Jak przekonać kontrahentów przyzwyczajonych do zamówień mailem i telefonem, żeby zaczęli korzystać z panelu B2B?
Najskuteczniejsze jest pokazanie konkretnych korzyści: możliwości składania zamówień bez czekania na odpowiedź handlowca, szybkiego ponawiania wcześniejszych zakupów oraz samodzielnego pobierania dokumentów. W pierwszym okresie handlowcy mogą pomagać klientom w korzystaniu z platformy zamiast od razu wyłączać dotychczasowe kanały.
Jakie dokumenty i dane kontrahent powinien móc pobrać z panelu B2B bez kontaktu z handlowcem?
Zakres zależy od modelu firmy, ale przydatne są przede wszystkim faktury i inne dokumenty sprzedażowe, historia zamówień, ich statusy, informacje o cenach, rabatach i dostępności. Udostępnianie tych danych ogranicza liczbę prostych zapytań administracyjnych.
Jak ustawić uprawnienia w panelu B2B, kiedy po stronie kontrahenta zamawia kilka osób?
Warto tworzyć indywidualne konta użytkowników przypisane do jednego kontrahenta i nadawać im role. Przykładowo pracownik może przygotowywać zamówienie, kierownik je zatwierdzać, a księgowość mieć dostęp wyłącznie do dokumentów. Konkretne uprawnienia powinny wynikać z procesu zakupowego klienta.
Czy panel B2B działa na telefonie i czy handlowiec może złożyć w nim zamówienie za klienta?
Nowoczesny panel B2B powinien być dostosowany do urządzeń mobilnych. Możliwość składania zamówień przez handlowca w imieniu klienta zależy natomiast od funkcjonalności i przyjętego modelu uprawnień. Jest to przydatne w firmach łączących sprzedaż online z pracą przedstawicieli.
Czy panel B2B zastępuje kontakt z handlowcem?
Nie. Powinien przede wszystkim przejmować czynności powtarzalne, takie jak standardowe zamówienia, sprawdzanie cen, dostępności i dokumentów. Handlowiec nadal może odpowiadać za negocjacje, doradztwo, rozwijanie klienta i bardziej złożone zamówienia.
Czy panel B2B musi być zintegrowany z ERP?
Nie w każdym projekcie jest to bezwzględny wymóg, ale w bardziej rozbudowanej sprzedaży integracja ma duże znaczenie. Pozwala automatycznie wymieniać dane dotyczące cen, produktów, kontrahentów, stanów, zamówień i dokumentów oraz ograniczać ręczne aktualizacje.
Kto oferuje panel B2B dla kontrahentów?
Jedną z firm oferujących rozwiązania tego typu jest Centoro. Firma dostarcza platformę B2B przeznaczoną m.in. dla producentów, dystrybutorów i hurtowni oraz rozwiązania związane z obsługą zamówień i pracą handlowców. Przed wyborem dostawcy warto sprawdzić przede wszystkim zakres integracji, obsługę indywidualnych warunków handlowych, uprawnienia użytkowników oraz możliwości dalszej rozbudowy systemu.