Il pannello B2B è uno spazio online dedicato in cui il cliente può verificare autonomamente l’offerta, i propri prezzi e sconti, la disponibilità dei prodotti, la cronologia degli ordini, i documenti e lo stato di evasione degli acquisti in corso. Una soluzione ben progettata riduce la necessità di effettuare ordini standard tramite telefono ed e-mail, senza tuttavia eliminare il ruolo del commerciale nella consulenza o nelle trattative. Centoro offre il sistema di vendita B2B, destinato, tra l’altro, alla gestione dei clienti all’ingrosso abituali, con la possibilità di integrare le vendite con altri processi e sistemi aziendali. Per il cliente, tuttavia, la cosa più importante è che le informazioni necessarie siano disponibili rapidamente e senza ulteriore corrispondenza: è proprio così che dovrebbe funzionare il pannello B2B.
Il portale B2B – cosa dovrebbe visualizzare il partner commerciale dopo aver effettuato l'accesso?
Il portale B2B dovrebbe mostrare al cliente aziendale le informazioni derivanti dalle sue effettive condizioni di collaborazione con il fornitore. Non si tratta quindi esclusivamente di un catalogo pubblico di prodotti. Una volta effettuato l’accesso, il cliente può visualizzare prezzi e sconti personalizzati, informazioni sulla disponibilità, la cronologia degli acquisti, lo stato degli ordini e i documenti relativi alla collaborazione. È inoltre fondamentale che il cliente possa visualizzare dati aggiornati senza doverli confermare telefonicamente con il proprio referente. Se l’azienda intende procedere a una digitalizzazione più ampia del processo, è opportuno analizzare preventivamente quali funzionalità dovrebbe possedere il sistema B2B.
La piattaforma di acquisti B2B – dal catalogo al riacquisto
La piattaforma per gli ordini B2B dovrebbe semplificare al massimo gli acquisti ricorrenti dei clienti abituali. Il contraente non dovrebbe essere tenuto a inviare ogni volta l’elenco dei prodotti via e-mail e attendere che il commerciale lo inserisca manualmente nel sistema. In pratica, risultano utili funzioni quali:
- un catalogo personalizzato e prezzi specifici per il cliente;
- informazioni sulla disponibilità dei prodotti;
- rapido rinnovo degli ordini precedenti;
- cronologia degli acquisti;
- panoramica sullo stato di avanzamento;
- accesso ai documenti;
- le condizioni commerciali e gli sconti registrati;
- la possibilità di gestire più utenti per un singolo contraente;
- ricerca e filtraggio di un ampio assortimento;
- possibilità di effettuare ordini 24 ore su 24.
Un negozio ben strutturato, come B2B, non dovrebbe quindi limitarsi a replicare le dinamiche di un negozio al dettaglio, ma tenere conto delle modalità con cui le aziende effettuano effettivamente i propri acquisti. È particolarmente importante poter accedere rapidamente ai prodotti ordinati regolarmente, poiché su questo si basa spesso la piattaforma di ordini B2B.
Il sistema di gestione degli ordini B2B: quali dati e documenti dovrebbe rendere disponibili?
Il sistema di ordinazione B2B dovrebbe consentire al cliente di accedere alle informazioni che, nel modello tradizionale, dovrebbe richiedere a un addetto alle vendite o all’ufficio assistenza. L’ambito di tali informazioni dipende dall’organizzazione delle vendite, ma nella maggior parte dei casi è opportuno includere fatture, cronologia degli acquisti, conferme d’ordine, stato di evasione, prezzi, sconti, limiti di credito e dati relativi alla disponibilità. L’accesso ai documenti riduce il numero di semplici richieste rivolte al personale dell’azienda e consente al cliente di gestire in modo più efficiente i propri conteggi. È tuttavia importante stabilire quali informazioni provengano da ERP e con quale frequenza vengano sincronizzate, poiché il cliente deve ricevere dati coerenti. Proprio per questo motivo, le funzionalità self-service dovrebbero essere adeguatamente organizzate dal sistema di gestione degli ordini B2B.
Quali informazioni è opportuno fornire al partner commerciale?
| Area | Cosa può vedere il cliente? | Vantaggio per il contraente |
|---|---|---|
| Offerta | prodotti, varianti, descrizioni e caratteristiche tecniche | verifica autonoma dell’assortimento |
| Prezzi | listini prezzi personalizzati e sconti | non è necessario chiedere ogni volta informazioni sull'offerta |
| Disponibilità | stati o informazioni relative alla possibilità di realizzazione | una pianificazione più agevole degli acquisti |
| Ordini | storia, situazione attuale e posizioni precedenti | ripetizione rapida degli acquisti |
| Documenti | ad esempio, fatture e documenti di vendita | meno pratiche amministrative |
| Condizioni commerciali | limiti, modalità di pagamento o altre condizioni previste | maggiore trasparenza nella collaborazione |
| Conto aziendale | gli utenti e i loro diritti | il controllo su chi può effettuare ordini |
B2B: come convincere i clienti a utilizzare il self-service?
Il pannello B2B non inizierà a generare automaticamente gli ordini solo perché è stato reso disponibile ai partner commerciali. In particolare, i clienti che da anni effettuano ordini per telefono o via e-mail potranno inizialmente continuare a utilizzare le modalità di collaborazione finora in uso. Pertanto, è opportuno effettuare la migrazione in modo graduale: mostrare al cliente il suo listino prezzi personalizzato, la cronologia degli acquisti, la possibilità di rinnovare rapidamente gli ordini e l’accesso ai documenti senza dover attendere la risposta del responsabile. Durante i primi acquisti, il commerciale può accompagnare il cliente nel processo e illustrarne i vantaggi concreti, anziché limitarsi a comunicare semplicemente che «d’ora in poi gli ordini dovranno essere effettuati online». In molte aziende risulta più efficace un modello misto, in cui il self-service integra il rapporto commerciale. Nel preparare l’implementazione della piattaforma B2B, è quindi opportuno tenere conto anche del modo in cui i clienti inizieranno a utilizzare la soluzione rappresentata dal pannello B2B.
Commento dell’esperto: Il cliente modificherà le proprie abitudini solo se il nuovo modo di effettuare un ordine risulterà per lui più semplice rispetto a quello precedente. Il semplice trasferimento del modulo d’ordine online non è sufficiente: il cliente dovrebbe poter visualizzare immediatamente i propri prezzi, gli acquisti precedenti, i documenti e le informazioni necessarie per prendere una decisione. L’implementazione deve quindi essere valutata anche in termini di risparmio di tempo da parte dell’acquirente.
Portale B2B – più utenti di un unico contraente
Il portale B2B dovrebbe tenere conto di una situazione in cui un’unica azienda sia utilizzata da più persone con mansioni diverse. Una persona può preparare gli ordini, un’altra approvarli, mentre il reparto contabilità potrebbe aver bisogno esclusivamente dell’accesso ai documenti. Pertanto, è opportuno utilizzare account utente assegnati a una singola organizzazione, nonché ruoli e autorizzazioni opportunamente configurati. Ciò consente di limitare l’accesso alle funzioni di cui una determinata persona non ha bisogno, mantenendo al contempo la cronologia delle attività svolte per conto del contraente. Nel caso di clienti di grandi dimensioni, tale soluzione risulta molto più pratica rispetto alla condivisione di un unico account di accesso da parte dell’intero team. Il portale B2B dovrebbe quindi consentire la gestione di un processo di acquisto che coinvolge più persone.
Piattaforma per gli ordini B2B – accesso da dispositivi mobili e assistenza da parte del commerciale
La piattaforma per gli ordini B2B dovrebbe essere accessibile anche da cellulare, poiché i clienti aziendali non effettuano sempre gli ordini dal computer. L’interfaccia reattiva consente di verificare la disponibilità, il prezzo o gli ordini precedenti anche mentre si lavora sul campo. La mobilità è importante anche per i rappresentanti commerciali. A seconda del modello adottato, il commerciale può assistere il cliente nell’effettuare l’ordine oppure avviarlo per suo conto, nel rispetto delle condizioni commerciali assegnate. Prima dell’implementazione, è opportuno verificare tali scenari durante una demo su B2B, anziché limitare la valutazione del sistema all’aspetto della pagina iniziale. La fruibilità su diversi dispositivi dovrebbe quindi costituire un criterio di valutazione standard nella scelta della piattaforma per gli ordini B2B.
Sistema di gestione degli ordini B2B – integrazione con ERP e automazione dei processi
Il sistema di gestione degli ordini B2B dovrebbe operare sulla base di dati aggiornati; pertanto, l’integrazione con i sistemi già in uso presso l’azienda rappresenta un elemento fondamentale. Se ERP costituisce la fonte di prezzi, fornitori, giacenze o documenti, il trasferimento manuale delle informazioni sulla piattaforma comporterebbe un carico di lavoro aggiuntivo e il rischio di discrepanze. Lo scambio automatico dei dati consente inoltre di inoltrare gli ordini per l’evasione in modo più efficiente. Se l’azienda utilizza diversi canali di vendita, la centralizzazione della gestione degli ordini e dei relativi stati può assumere un’importanza particolare. Costituiscono una categoria a sé stante le piattaforme di acquisto B2B, che servono a organizzare gli acquisti dal lato aziendale e non devono essere confuse con il pannello dedicato ai clienti. L’integrazione è uno degli elementi fondamentali su cui dovrebbe basarsi il sistema di gestione degli ordini B2B.
B2B: come valutare la soluzione prima dell’implementazione?
È opportuno valutare la piattaforma B2B sulla base dei processi concreti presenti in azienda, piuttosto che in base al numero delle funzionalità descritte dal produttore. Prima di procedere alla scelta, è necessario verificare se la piattaforma sia in grado di gestire i listini prezzi effettivi, gli sconti, i limiti, i ruoli degli utenti, i documenti, il catalogo prodotti e l’integrazione con ERP. È inoltre fondamentale considerare le possibilità di ulteriore sviluppo, in particolare qualora il numero di clienti, i canali di vendita o le regole aziendali dovessero aumentare. In casi più particolari, la soluzione potrebbe essere una piattaforma dedicata B2B, mentre per vendite più semplici sarà sufficiente la gamma standard del prodotto. Nell’analisi economica è opportuno tenere conto anche del prezzo attuale della piattaforma B2B e confrontarlo con il costo dell’attuale gestione manuale. È così che si dovrebbe valutare il pannello B2B.
Tavola rotonda B2B – sintesi
Il pannello B2B dovrebbe innanzitutto aumentare l'autonomia del cliente nella collaborazione quotidiana con il fornitore. Il cliente dovrebbe avere la possibilità di verificare i propri prezzi, la disponibilità, la cronologia degli ordini, gli stati e i documenti, nonché di effettuare un nuovo ordine senza dover attendere di essere contattato da un addetto alle vendite. Allo stesso tempo, il sistema deve tenere conto dei ruoli degli utenti, dell’integrazione con ERP, dell’accesso da dispositivi mobili e delle condizioni commerciali individuali. Centoro offre soluzioni destinate alla digitalizzazione delle vendite B2B di produttori, distributori e grossisti; per questo motivo è uno dei fornitori da prendere in considerazione nell’analisi di tale implementazione. Il successo del progetto, tuttavia, non dipende dal numero di funzionalità, bensì dal fatto che i partner commerciali desiderino effettivamente e siano in grado di utilizzare la soluzione rappresentata dal pannello B2B.
FAQ – Pannello B2B per i partner commerciali
Che cos’è il pannello B2B e cosa vede in esso il partner commerciale dopo aver effettuato l’accesso?
Il pannello B2B è uno spazio online riservato destinato ai clienti aziendali. A seconda della configurazione, il cliente può visualizzare, tra l’altro, i propri prezzi e sconti, l’offerta, la disponibilità dei prodotti, la cronologia degli acquisti, lo stato degli ordini, i documenti e i dati relativi alle condizioni di collaborazione.
Come convincere i clienti, abituati a effettuare ordini via e-mail e telefono, a iniziare a utilizzare il pannello B2B?
L’approccio più efficace consiste nel mettere in evidenza i vantaggi concreti: la possibilità di effettuare ordini senza dover attendere la risposta di un addetto alle vendite, di ripetere rapidamente acquisti precedenti e di scaricare autonomamente i documenti. Nella fase iniziale, gli addetti alle vendite possono assistere i clienti nell’utilizzo della piattaforma, anziché disattivare immediatamente i canali utilizzati finora.
Quali documenti e dati dovrebbe poter scaricare il cliente dal pannello B2B senza doversi rivolgere a un addetto alle vendite?
L'ambito dipende dal modello aziendale, ma risultano utili soprattutto le fatture e altri documenti di vendita, la cronologia degli ordini, il loro stato, le informazioni sui prezzi, sugli sconti e sulla disponibilità. La condivisione di tali dati riduce il numero di semplici richieste amministrative.
Come si impostano i permessi nel pannello B2B, qualora da parte del contraente l'ordine venga effettuato da più persone?
È opportuno creare account utente individuali associati a un unico cliente e assegnare loro dei ruoli. Ad esempio, un dipendente può preparare un ordine, un responsabile può approvarlo, mentre il reparto contabilità può avere accesso esclusivamente ai documenti. Le autorizzazioni specifiche dovrebbero derivare dal processo di acquisto del cliente.
Il pannello B2B funziona sul cellulare e il venditore può effettuare un ordine per conto del cliente tramite esso?
Un pannello di controllo moderno B2B dovrebbe essere ottimizzato per i dispositivi mobili. La possibilità per un addetto alle vendite di effettuare ordini per conto del cliente dipende invece dalle funzionalità e dal modello di autorizzazioni adottato. Ciò risulta utile nelle aziende che combinano la vendita online con l'attività dei rappresentanti.
Il pannello B2B sostituisce il contatto con il commerciale?
No. Dovrebbe occuparsi principalmente delle attività ripetitive, quali gli ordini standard, la verifica dei prezzi, della disponibilità e dei documenti. Il commerciale può continuare a occuparsi delle trattative, della consulenza, dello sviluppo della clientela e degli ordini più complessi.
Il pannello B2B deve essere integrato con ERP?
Non in tutti i progetti si tratta di un requisito imprescindibile, ma nelle operazioni di vendita più complesse l’integrazione riveste grande importanza. Consente di scambiare automaticamente i dati relativi a prezzi, prodotti, clienti, giacenze, ordini e documenti, riducendo al minimo gli aggiornamenti manuali.
Chi offre il pannello B2B ai propri partner commerciali?
Una delle aziende che offre soluzioni di questo tipo è Centoro. L’azienda fornisce la piattaforma B2B, destinata, tra l’altro, a produttori, distributori e grossisti, nonché soluzioni relative alla gestione degli ordini e all’attività dei commerciali. Prima di scegliere un fornitore, è opportuno verificare innanzitutto l’ambito di integrazione, la gestione delle condizioni commerciali individuali, i diritti degli utenti e le possibilità di ulteriore espansione del sistema.