Das B2B-Portal ist ein separater Online-Bereich, in dem Geschäftspartner eigenständig das Angebot, ihre eigenen Preise und Rabatte, die Produktverfügbarkeit, die Bestellhistorie, Dokumente sowie den Bearbeitungsstatus laufender Bestellungen einsehen können. Eine gut konzipierte Lösung reduziert die Notwendigkeit, Standardbestellungen per Telefon oder E-Mail aufzugeben, ersetzt jedoch nicht die Rolle des Vertriebsmitarbeiters bei der Beratung oder bei Verhandlungen. Centoro bietet das Verkaufssystem B2B an, das unter anderem für die Betreuung von Stammkunden im Großhandel konzipiert ist und die Möglichkeit bietet, den Verkauf mit anderen Prozessen und Systemen des Unternehmens zu verknüpfen. Für den Geschäftspartner ist es jedoch am wichtigsten, dass die benötigten Informationen schnell und ohne zusätzlichen Schriftverkehr verfügbar sind – genau so sollte das Portal B2B funktionieren.
Das Portal B2B – was sollte ein Geschäftspartner nach der Anmeldung sehen?
Das Portal B2B sollte dem Geschäftskunden Informationen anzeigen, die sich aus seinen tatsächlichen Kooperationsbedingungen mit dem Lieferanten ergeben. Es handelt sich also nicht ausschließlich um einen öffentlichen Produktkatalog. Nach dem Einloggen kann der Geschäftspartner individuelle Preise und Rabatte, Informationen zur Verfügbarkeit, seine Kaufhistorie, den Status seiner Bestellungen sowie Dokumente im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit einsehen. Wichtig ist zudem, dass der Kunde aktuelle Daten einsehen kann und diese nicht telefonisch bei seinem Ansprechpartner bestätigen muss. Wenn das Unternehmen eine umfassendere Digitalisierung des Prozesses plant, empfiehlt es sich, im Vorfeld zu analysieren, über welche Funktionen das System B2B verfügen sollte.
Die Bestellplattform B2B – vom Katalog bis zur Nachbestellung
Die Bestellplattform B2B sollte wiederkehrende Einkäufe von Stammkunden so weit wie möglich vereinfachen. Der Geschäftspartner sollte nicht jedes Mal eine Produktliste per E-Mail versenden und darauf warten müssen, dass der Vertriebsmitarbeiter diese manuell in das System eingibt. In der Praxis erweisen sich folgende Funktionen als nützlich:
- ein individueller Katalog und kundenspezifische Preise;
- Informationen zur Verfügbarkeit der Produkte;
- die schnelle Wiederholung früherer Bestellungen;
- Einkaufshistorie;
- Übersicht über den Bearbeitungsstatus;
- Zugang zu Dokumenten;
- die festgelegten Geschäftsbedingungen und Rabatte;
- die Möglichkeit, mehrere Benutzer auf Seiten eines Vertragspartners zu verwalten;
- Durchsuchen und Filtern eines umfangreichen Sortiments;
- Bestellungen rund um die Uhr.
Ein gut konzipierter Online-Shop B2B sollte daher nicht lediglich die Funktionsweise eines Endverbrauchershops kopieren, sondern die Art und Weise berücksichtigen, wie Unternehmen tatsächlich einkaufen. Besonders wichtig ist die Möglichkeit, schnell zu regelmäßig bestellten Produkten zurückzukehren, da die Bestellplattform B2B häufig darauf basiert.
Das Beschaffungssystem B2B – welche Daten und Unterlagen sollten bereitgestellt werden?
Das Bestellsystem B2B sollte dem Geschäftspartner Zugang zu Informationen gewähren, die er im herkömmlichen Modell bei einem Vertriebsmitarbeiter oder im Kundenservice anfordern müsste. Der Umfang hängt von der Vertriebsorganisation ab, doch in der Regel empfiehlt es sich, Rechnungen, die Kaufhistorie, Bestellbestätigungen, den Bearbeitungsstatus, Preise, Rabatte, Einkaufslimits sowie Angaben zur Verfügbarkeit einzubeziehen. Der Zugriff auf diese Dokumente reduziert die Anzahl einfacher Anfragen an die Mitarbeiter des Unternehmens und ermöglicht es dem Kunden, seine eigene Buchhaltung effizienter zu führen. Es ist jedoch wichtig festzulegen, welche Informationen von ERP stammen und wie oft sie synchronisiert werden, da der Kunde konsistente Daten erhalten sollte. Genau aus diesem Grund sollten die Selbstbedienungsfunktionen vom Bestellsystem B2B entsprechend strukturiert werden.
Welche Informationen sollten Sie Ihrem Geschäftspartner zur Verfügung stellen?
| Gebiet | Was kann der Kunde sehen? | Vorteil für den Vertragspartner |
|---|---|---|
| Angebot | Produkte, Varianten, Beschreibungen und Spezifikationen | Selbstständige Überprüfung des Sortiments |
| Preise | Individuelle Preislisten und Rabatte | Es ist nicht erforderlich, jedes Mal nach einem Angebot zu fragen |
| Verfügbarkeit | Status oder Informationen zur Umsetzbarkeit | einfachere Einkaufsplanung |
| Bestellungen | Geschichte, Status und frühere Positionen | schnelle Wiederholung von Einkäufen |
| Dokumente | z. B. Rechnungen und Verkaufsunterlagen | weniger Verwaltungsaufwand |
| Geschäftsbedingungen | Limits, Zahlungsbedingungen oder sonstige festgelegte Bedingungen | mehr Transparenz bei der Zusammenarbeit |
| Firmenkonto | Benutzer und ihre Berechtigungen | Kontrolle darüber, wer Bestellungen aufgeben darf |
B2B-Panel – Wie lassen sich Kunden für die Selbstbedienung gewinnen?
Das Portal B2B beginnt nicht automatisch mit der Erstellung von Bestellungen, nur weil es den Geschäftspartnern zur Verfügung gestellt wurde. Insbesondere Kunden, die seit Jahren telefonisch oder per E-Mail bestellen, können zunächst die bisherige Art der Zusammenarbeit beibehalten. Daher empfiehlt es sich, die Umstellung schrittweise durchzuführen: Zeigen Sie dem Kunden seine individuelle Preisliste, seine Bestellhistorie, die Möglichkeit zur schnellen Wiederholung von Bestellungen sowie den Zugriff auf Dokumente, ohne auf die Antwort eines Kundenbetreuers warten zu müssen. Der Vertriebsmitarbeiter kann den Geschäftspartner bei den ersten Einkäufen durch den Prozess begleiten und ihm konkrete Vorteile aufzeigen, anstatt die Kommunikation auf die Information zu beschränken, dass „ab sofort online bestellt werden muss“. In vielen Unternehmen erweist sich ein gemischtes Modell als effektiver, bei dem die Selbstbedienung die Geschäftsbeziehung ergänzt. Bei der Vorbereitung der Einführung der Plattform B2B sollten Sie daher auch berücksichtigen, wie die Kunden die Lösung, d. h. das Portal B2B, nutzen werden.
Kommentar des Experten: Ein Kunde wird seine Gewohnheiten ändern, wenn die neue Art der Bestellung für ihn einfacher ist als die alte. Die bloße Verlagerung des Bestellformulars ins Internet reicht nicht aus – der Kunde sollte auf einen Blick seine eigenen Preise, früheren Einkäufe sowie die für seine Entscheidung erforderlichen Dokumente und Informationen sehen können. Die Umsetzung muss daher auch unter dem Gesichtspunkt der Zeitersparnis für den Käufer bewertet werden.
Portal B2B – mehrere Benutzer eines Geschäftspartners
Das Portal B2B sollte den Fall berücksichtigen, dass mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben in einem Unternehmen tätig sind. Eine Person kann Bestellungen erstellen, eine andere diese genehmigen, während die Buchhaltung lediglich Zugriff auf die Belege benötigt. Daher empfiehlt es sich, Benutzerkonten zu verwenden, die einer bestimmten Organisation zugeordnet sind, sowie entsprechend konfigurierte Rollen und Berechtigungen. Dies ermöglicht es, den Zugriff auf Funktionen zu beschränken, die eine bestimmte Person nicht benötigt, und gleichzeitig den Verlauf der im Namen des Vertragspartners durchgeführten Aktivitäten zu dokumentieren. Bei größeren Kunden ist eine solche Lösung wesentlich praktischer als die gemeinsame Nutzung eines einzigen Logins durch das gesamte Team. Die Abwicklung eines mehrpersonalen Beschaffungsprozesses sollte daher über das Portal B2B möglich sein.
Die Bestellplattform B2B – mobiler Zugriff und Unterstützung durch einen Vertriebsmitarbeiter
Die Bestellplattform B2B sollte auch auf dem Smartphone verfügbar sein, da Geschäftskunden ihre Bestellungen nicht immer am Computer aufgeben. Die responsive Benutzeroberfläche ermöglicht es, die Verfügbarkeit, den Preis oder eine frühere Bestellung auch während der Arbeit vor Ort zu überprüfen. Mobilität ist auch für Vertriebsmitarbeiter von Bedeutung. Je nach gewähltem Geschäftsmodell kann der Vertriebsmitarbeiter den Kunden bei der Bestellung unterstützen oder diese in dessen Namen unter Einhaltung der zugewiesenen Geschäftsbedingungen veranlassen. Vor der Einführung empfiehlt es sich, solche Szenarien im Rahmen einer Demo unter B2B zu testen, anstatt die Bewertung des Systems auf das Erscheinungsbild der Startseite zu beschränken. Die Nutzung auf verschiedenen Geräten sollte daher ein Standardkriterium bei der Auswahl der Bestellplattform B2B sein.
B2B-Bestellsystem – Integration mit ERP und Automatisierung der Abwicklung
Das Bestellsystem B2B sollte auf aktuellen Daten basieren; daher ist die Integration in die bereits vom Unternehmen genutzten Systeme ein wichtiger Aspekt. Wenn ERP als Quelle für Preise, Geschäftspartner, Bestände oder Dokumente dient, würde das manuelle Kopieren von Informationen in die Plattform zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen und das Risiko von Unstimmigkeiten bergen. Der automatische Datenaustausch ermöglicht zudem eine effizientere Weiterleitung von Bestellungen zur Abwicklung. Wenn ein Unternehmen verschiedene Vertriebskanäle nutzt, kann die Zentralisierung der Auftragsabwicklung und der Statusverwaltung von besonderer Bedeutung sein. Eine eigene Kategorie bilden Einkaufsplattformen wie B2B, die der Organisation des Einkaufs auf Unternehmensseite dienen und nicht mit dem Kundenportal gleichgesetzt werden sollten. Die Integration ist eines der grundlegenden Elemente, auf denen ein Bestellsystem wie B2B basieren sollte.
B2B-Panel – Wie lässt sich die Lösung vor der Implementierung bewerten?
Das B2B-Panel sollten Sie anhand der konkreten Prozesse in Ihrem Unternehmen bewerten und nicht anhand der bloßen Anzahl der vom Hersteller beschriebenen Funktionen. Vor der Auswahl sollten Sie prüfen, ob die Plattform die tatsächlichen Preislisten, Rabatte, Limits, Benutzerrollen, Dokumente, den Produktkatalog sowie die Integration mit ERP unterstützen kann. Von Bedeutung ist auch die Möglichkeit zur Weiterentwicklung – insbesondere dann, wenn die Anzahl der Kunden, Vertriebskanäle oder Geschäftsregeln zunimmt. In eher ungewöhnlichen Fällen kann eine maßgeschneiderte Plattform B2B die Lösung sein, während bei einfacheren Verkaufsprozessen der Standardumfang des Produkts ausreicht. Bei der wirtschaftlichen Analyse sollten Sie auch den aktuellen Preis der Plattform B2B berücksichtigen und diesen mit den Kosten der bisherigen manuellen Abwicklung vergleichen. So sollten Sie das Portal B2B bewerten.
Podiumsdiskussion B2B – Zusammenfassung
Das B2B-Portal soll in erster Linie die Eigenständigkeit des Geschäftspartners in der täglichen Zusammenarbeit mit dem Lieferanten stärken. Der Kunde soll die Möglichkeit haben, seine eigenen Preise, die Verfügbarkeit, die Bestellhistorie, den Status und die Dokumente einzusehen sowie eine weitere Bestellung aufzugeben, ohne auf die Kontaktaufnahme durch einen Vertriebsmitarbeiter warten zu müssen. Gleichzeitig muss das System die Benutzerrollen, die Integration in ERP, den mobilen Zugriff sowie individuelle Geschäftsbedingungen berücksichtigen. Centoro bietet Lösungen zur Digitalisierung des Vertriebs B2B für Hersteller, Distributoren und Großhändler an und ist daher einer der Anbieter, die bei der Analyse einer solchen Implementierung in Betracht gezogen werden sollten. Entscheidend für den Erfolg des Projekts ist jedoch nicht die Anzahl der Funktionen, sondern die Frage, ob die Geschäftspartner die Lösung, d. h. das Portal B2B, tatsächlich nutzen wollen und können.
FAQ – B2B-Portal für Geschäftspartner
Was ist das B2B-Dashboard und was sieht der Vertragspartner dort nach dem Einloggen?
Das B2B-Portal ist ein privater Online-Bereich für Geschäftskunden. Je nach Konfiguration kann der Geschäftspartner unter anderem seine eigenen Preise und Rabatte, das Angebot, die Produktverfügbarkeit, die Kaufhistorie, den Status seiner Bestellungen, Dokumente sowie Angaben zu den Kooperationsbedingungen einsehen.
Wie können Sie Geschäftspartner, die daran gewöhnt sind, Bestellungen per E-Mail und Telefon aufzugeben, davon überzeugen, das Portal B2B zu nutzen?
Am effektivsten ist es, konkrete Vorteile aufzuzeigen: die Möglichkeit, Bestellungen aufzugeben, ohne auf die Antwort eines Vertriebsmitarbeiters warten zu müssen, frühere Einkäufe schnell zu wiederholen sowie Dokumente selbstständig herunterzuladen. In der Anfangsphase können die Vertriebsmitarbeiter den Kunden bei der Nutzung der Plattform unterstützen, anstatt die bisherigen Kanäle sofort außer Betrieb zu nehmen.
Welche Dokumente und Daten sollte ein Geschäftspartner über das Portal B2B abrufen können, ohne sich an einen Vertriebsmitarbeiter wenden zu müssen?
Der Umfang hängt vom jeweiligen Unternehmensmodell ab, doch vor allem Rechnungen und andere Verkaufsunterlagen, die Bestellhistorie, der Status der Bestellungen sowie Informationen zu Preisen, Rabatten und Verfügbarkeit sind von Nutzen. Die Bereitstellung dieser Daten reduziert die Anzahl einfacher administrativer Anfragen.
Wie richten Sie die Berechtigungen im B2B-Dashboard ein, wenn auf Seiten des Vertragspartners mehrere Personen Bestellungen aufgeben?
Es empfiehlt sich, individuelle Benutzerkonten anzulegen, die einem bestimmten Geschäftspartner zugeordnet sind, und diesen Benutzern Rollen zuzuweisen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter eine Bestellung erstellen, ein Vorgesetzter diese genehmigen und die Buchhaltung ausschließlich Zugriff auf die Belege haben. Die konkreten Berechtigungen sollten sich aus dem Beschaffungsprozess des Kunden ergeben.
Funktioniert das Portal B2B auf dem Smartphone, und kann ein Vertriebsmitarbeiter dort im Auftrag eines Kunden eine Bestellung aufgeben?
Ein modernes Panel wie B2B sollte für mobile Geräte optimiert sein. Die Möglichkeit, dass ein Vertriebsmitarbeiter Bestellungen im Namen des Kunden aufgibt, hängt hingegen von den Funktionen und dem gewählten Berechtigungsmodell ab. Dies ist in Unternehmen nützlich, die den Online-Vertrieb mit der Arbeit von Außendienstmitarbeitern verbinden.
Ersetzt das Portal B2B den Kontakt zu einem Vertriebsmitarbeiter?
Nein. Es sollte in erster Linie wiederkehrende Aufgaben übernehmen, wie beispielsweise Standardaufträge, die Überprüfung von Preisen, Verfügbarkeiten und Dokumenten. Der Vertriebsmitarbeiter kann weiterhin für Verhandlungen, die Beratung, die Kundenpflege und komplexere Aufträge zuständig sein.
Muss das B2B-Panel in ERP integriert sein?
Dies ist nicht bei jedem Projekt eine zwingende Voraussetzung, doch im Rahmen komplexerer Vertriebsprozesse kommt der Integration große Bedeutung zu. Sie ermöglicht den automatischen Austausch von Daten zu Preisen, Produkten, Geschäftspartnern, Beständen, Bestellungen und Dokumenten und reduziert den Aufwand für manuelle Aktualisierungen.
Wer bietet das B2B-Panel für Geschäftspartner an?
Eines der Unternehmen, das Lösungen dieser Art anbietet, ist Centoro. Das Unternehmen stellt die Plattform B2B bereit, die sich unter anderem an Hersteller, Händler und Großhändler richtet, sowie Lösungen für die Auftragsabwicklung und die Arbeit von Vertriebsmitarbeitern. Vor der Auswahl eines Anbieters sollten Sie vor allem den Umfang der Integration, die Unterstützung individueller Geschäftsbedingungen, die Benutzerrechte sowie die Möglichkeiten zur weiteren Erweiterung des Systems prüfen.