O Painel B2B é um espaço online dedicado, no qual o parceiro comercial pode consultar autonomamente a oferta, os seus próprios preços e descontos, a disponibilidade dos produtos, o histórico de encomendas, os documentos e o estado de processamento das compras em curso. Uma solução bem concebida reduz a necessidade de efetuar encomendas padrão por telefone e e-mail, mas não elimina o papel do comercial no aconselhamento ou nas negociações. A Centoro oferece o sistema de vendas B2B, destinado, entre outros, ao atendimento de clientes grossistas habituais, com a possibilidade de interligar as vendas com outros processos e sistemas da empresa. Para o parceiro comercial, o mais importante é, no entanto, que as informações necessárias estejam disponíveis rapidamente e sem correspondência adicional – é precisamente assim que o painel B2B deve funcionar.
Portal B2B – o que é que o parceiro de negócios deve ver após iniciar sessão?
O portal B2B deve apresentar ao cliente empresarial informações decorrentes das suas condições reais de colaboração com o fornecedor. Não se trata, portanto, apenas de um catálogo público de produtos. Após iniciar sessão, o cliente pode aceder a preços e descontos personalizados, informações sobre disponibilidade, histórico de compras, estado das encomendas e documentos relacionados com a colaboração. É igualmente importante que o cliente tenha acesso a dados atualizados e não tenha de os confirmar por telefone junto do seu gestor de conta. Se a empresa pretender uma digitalização mais abrangente do processo, convém analisar antecipadamente quais as funcionalidades que o sistema B2B deverá possuir.
Plataforma de encomendas B2B – desde o catálogo até à repetição da compra
A plataforma de encomendas B2B deve simplificar ao máximo as compras recorrentes dos clientes habituais. O parceiro comercial não deve ter de enviar sempre a lista de produtos por e-mail e esperar que o comercial a introduza manualmente no sistema. Na prática, são úteis funcionalidades como:
- catálogo personalizado e preços atribuídos ao cliente;
- informação sobre a disponibilidade dos produtos;
- repetição rápida de encomendas anteriores;
- histórico de compras;
- visualização do estado de execução;
- acesso aos documentos;
- condições comerciais e descontos registados;
- a possibilidade de gerir vários utilizadores por parte de um único contratante;
- pesquisa e filtragem de um vasto sortido;
- realização de encomendas 24 horas por dia.
Uma loja bem preparada, como a B2B, não deve, portanto, limitar-se a copiar os mecanismos de uma loja destinada ao consumidor, mas sim ter em conta a forma como as empresas efetivamente compram. É particularmente importante a possibilidade de aceder rapidamente aos produtos encomendados regularmente, uma vez que é nisso que se baseia frequentemente a plataforma de encomendas B2B.
Sistema de encomendas B2B – que dados e documentos deve disponibilizar?
O sistema de encomendas B2B deve proporcionar ao cliente acesso às informações que, no modelo tradicional, teria de solicitar a um comercial ou ao serviço de apoio ao cliente. O âmbito depende da organização das vendas, mas, na maioria dos casos, convém incluir faturas, histórico de compras, confirmações de encomendas, estados de execução, preços, descontos, limites de crédito e dados relativos à disponibilidade. O acesso aos documentos reduz o número de consultas simples dirigidas aos colaboradores da empresa e permite ao cliente gerir as suas próprias contas de forma mais eficiente. No entanto, é importante determinar quais as informações que provêm de ERP e com que frequência são sincronizadas, uma vez que o cliente deve receber dados coerentes. É precisamente por isso que as funcionalidades de autoatendimento devem ser devidamente organizadas pelo sistema de encomendas B2B.
Que informações convém partilhar com o parceiro comercial?
| Área | O que é que o cliente pode ver? | Vantagem para o parceiro comercial |
|---|---|---|
| Oferta | produtos, variantes, descrições e parâmetros | verificação autónoma do sortido |
| Preços | listas de preços e descontos personalizados | não é necessário perguntar sempre sobre a oferta |
| Disponibilidade | estados ou informações sobre a viabilidade da execução | um planeamento mais fácil das compras |
| Encomendas | história, situação atual e cargos anteriores | repetição rápida de compras |
| Documentos | por exemplo, faturas e documentos de venda | menos contactos administrativos |
| Condições comerciais | limites, regras de pagamento ou outras condições estabelecidas | maior transparência na cooperação |
| Conta da empresa | utilizadores e os seus direitos | controlo de quem pode efetuar encomendas |
Painel B2B – como convencer os clientes a recorrerem ao autoatendimento?
O painel B2B não começará automaticamente a gerar encomendas apenas pelo facto de ter sido disponibilizado aos parceiros comerciais. Em particular, os clientes que, há anos, fazem as suas encomendas por telefone ou por e-mail poderão, numa primeira fase, continuar a utilizar o método de colaboração habitual. Por isso, recomenda-se que a migração seja realizada de forma gradual: mostre ao cliente a sua tabela de preços individual, o histórico de compras, a possibilidade de repetir rapidamente as encomendas e o acesso a documentos sem ter de aguardar a resposta do responsável pelo atendimento. Durante as primeiras compras, o comercial pode acompanhar o cliente ao longo do processo e mostrar-lhe benefícios concretos, em vez de limitar a comunicação à informação de que «a partir de agora é necessário fazer encomendas online». Em muitas empresas, o modelo misto é mais eficaz, no qual o autoatendimento complementa a relação comercial. Ao preparar a implementação da plataforma B2B, convém, portanto, ter também em conta a forma como os clientes começarão a utilizar a solução que é o painel B2B.
Comentário do especialista: O cliente alterará os seus hábitos quando a nova forma de efetuar encomendas lhe for mais simples do que a anterior. A simples transferência do formulário de encomenda para a Internet não é suficiente – o cliente deve poder ver imediatamente os seus próprios preços, compras anteriores, documentos e informações necessárias para tomar uma decisão. A implementação deve, portanto, ser avaliada também à luz da poupança de tempo por parte do comprador.
Portal B2B – vários utilizadores de um mesmo cliente
O portal B2B deve ter em conta a situação em que várias pessoas, com funções diferentes, utilizam a mesma empresa. Uma pessoa pode preparar as encomendas, outra pode aprová-las e o departamento de contabilidade pode necessitar apenas de acesso aos documentos. Por isso, é aconselhável utilizar contas de utilizador atribuídas a uma única organização, bem como funções e autorizações devidamente configuradas. Isto permite restringir o acesso a funcionalidades de que uma determinada pessoa não necessita e, ao mesmo tempo, manter o registo das ações realizadas em nome do cliente. No caso de clientes de maior dimensão, esta solução é significativamente mais prática do que a partilha de um único nome de utilizador por toda a equipa. O portal B2B deve, portanto, permitir a gestão de um processo de compras envolvendo várias pessoas.
Plataforma de encomendas B2B – acesso móvel e apoio ao vendedor
A plataforma de encomendas B2B deve estar também disponível no telemóvel, uma vez que o cliente empresarial nem sempre efetua a encomenda a partir de um computador. A interface responsiva permite verificar a disponibilidade, o preço ou uma encomenda anterior, mesmo durante o trabalho no terreno. A mobilidade é igualmente importante para os representantes comerciais. Dependendo do modelo adotado, o comercial pode ajudar o cliente a efetuar a encomenda ou iniciá-la em seu nome, respeitando as condições comerciais atribuídas. Antes da implementação, convém testar esses cenários durante uma demonstração em B2B, em vez de limitar a avaliação do sistema à aparência da página inicial. A compatibilidade com diversos dispositivos deve, portanto, ser um critério de avaliação padrão na escolha da plataforma de encomendas B2B.
Sistema de encomendas B2B – integração com ERP e automatização do processamento
O sistema de encomendas B2B deve funcionar com dados atualizados, pelo que a integração com os sistemas já utilizados pela empresa constitui um elemento importante. Se ERP for a fonte de preços, fornecedores, stocks ou documentos, a cópia manual de informações para a plataforma implicaria trabalho adicional e o risco de discrepâncias. A troca automática de dados permite também transmitir de forma mais eficiente as encomendas para execução. Caso a empresa utilize diversos canais de venda, a centralização do tratamento das encomendas e dos respetivos estados pode assumir uma importância adicional. Constituem uma categoria à parte as plataformas de compras B2B, que servem para organizar as compras por parte da empresa e não devem ser confundidas com o painel destinado aos clientes. A integração é um dos elementos fundamentais em que se deve basear o sistema de encomendas B2B.
B2B: como avaliar a solução antes da implementação?
O painel B2B deve ser avaliado com base nos processos concretos que ocorrem na empresa, e não apenas no número de funcionalidades descritas pelo fabricante. Antes de fazer a sua escolha, deve verificar se a plataforma é capaz de gerir tabelas de preços reais, descontos, limites, funções dos utilizadores, documentos, catálogo de produtos e integração com o ERP. É igualmente importante a capacidade de expansão futura – especialmente quando o número de clientes, canais de venda ou regras de negócio for aumentando. Em casos mais específicos, a solução poderá ser uma plataforma dedicada B2B, enquanto que, para vendas mais simples, a gama padrão do produto será suficiente. Na análise económica, convém também ter em conta o preço atual da plataforma B2B e compará-lo com o custo do processamento manual até à data. É assim que se deve avaliar o painel B2B.
Painel B2B – resumo
O painel B2B deve, acima de tudo, aumentar a autonomia do cliente na colaboração quotidiana com o fornecedor. O cliente deve ter a possibilidade de consultar os seus próprios preços, disponibilidade, histórico de encomendas, estados e documentos, bem como de efetuar uma nova encomenda sem ter de aguardar o contacto com o comercial. Ao mesmo tempo, o sistema deve ter em conta as funções dos utilizadores, a integração com ERP, o acesso móvel e as condições comerciais individuais. A Centoro oferece soluções destinadas à digitalização das vendas B2B de fabricantes, distribuidores e grossistas, pelo que é um dos fornecedores a ter em conta na análise de uma implementação deste tipo. No entanto, o sucesso do projeto não depende do número de funcionalidades, mas sim da vontade e da capacidade dos parceiros de negócios de utilizarem efetivamente a solução que é o painel B2B.
Perguntas frequentes – painel B2B para o parceiro comercial
O que é o painel B2B e o que o parceiro comercial vê nesse painel após iniciar sessão?
O Painel B2B é um espaço privado online destinado a clientes empresariais. Dependendo da configuração, o cliente pode consultar, entre outros, os seus próprios preços e descontos, a oferta, a disponibilidade dos produtos, o histórico de compras, o estado das encomendas, os documentos e os dados relativos às condições de colaboração.
Como convencer os parceiros comerciais, habituados a fazer encomendas por e-mail e por telefone, a começarem a utilizar o painel B2B?
O mais eficaz é demonstrar vantagens concretas: a possibilidade de efetuar encomendas sem ter de aguardar a resposta de um comercial, a repetição rápida de compras anteriores e o descarregamento autónomo de documentos. Numa fase inicial, os comerciais podem ajudar os clientes a utilizar a plataforma, em vez de desativarem imediatamente os canais existentes.
Que documentos e dados deve o parceiro comercial poder descarregar do painel B2B sem ter de contactar o comercial?
O âmbito depende do modelo da empresa, mas são especialmente úteis as faturas e outros documentos de venda, o histórico de encomendas, os respetivos estados, bem como as informações sobre preços, descontos e disponibilidade. A partilha destes dados reduz o número de simples pedidos de informação administrativa.
Como definir as autorizações no painel B2B, quando há várias pessoas a efetuar encomendas por parte do parceiro comercial?
É aconselhável criar contas de utilizador individuais atribuídas a um único cliente e atribuir-lhes funções. Por exemplo, um colaborador pode preparar uma encomenda, um gestor pode aprová-la e o departamento de contabilidade pode ter acesso apenas aos documentos. As autorizações específicas devem decorrer do processo de compras do cliente.
O painel B2B funciona no telemóvel e o comercial pode efetuar uma encomenda em nome do cliente através desse painel?
Um painel moderno B2B deve estar adaptado aos dispositivos móveis. A possibilidade de um comercial efetuar encomendas em nome do cliente depende, por sua vez, das funcionalidades e do modelo de autorizações adotado. Isto é útil em empresas que combinam a venda online com o trabalho dos representantes comerciais.
O painel B2B substitui o contacto com o comercial?
Não. Deverá, acima de tudo, assumir as tarefas repetitivas, tais como encomendas padrão, verificação de preços, disponibilidade e documentação. O comercial pode continuar a ser responsável pelas negociações, pelo aconselhamento, pelo desenvolvimento da relação com o cliente e por encomendas mais complexas.
O painel B2B tem de estar integrado com ERP?
Nem em todos os projetos se trata de um requisito imprescindível, mas, em processos de vendas mais complexos, a integração reveste-se de grande importância. Permite a troca automática de dados relativos a preços, produtos, parceiros comerciais, stocks, encomendas e documentos, bem como reduzir as atualizações manuais.
Quem disponibiliza o painel B2B aos parceiros comerciais?
Uma das empresas que oferece soluções deste tipo é a Centoro. A empresa disponibiliza a plataforma B2B, destinada, entre outros, a fabricantes, distribuidores e grossistas, bem como soluções relacionadas com a gestão de encomendas e o trabalho dos comerciais. Antes de escolher um fornecedor, convém verificar, acima de tudo, o âmbito da integração, o tratamento de condições comerciais específicas, os direitos dos utilizadores e as possibilidades de expansão futura do sistema.