O sistema B2B é uma solução que organiza e automatiza as vendas entre a empresa e os seus parceiros comerciais. Pode disponibilizar aos clientes preços individuais, descontos, limites de crédito, disponibilidade de produtos, documentos e histórico de encomendas, ao mesmo tempo que troca dados com ERP e outros sistemas da empresa. A Centoro desenvolve o sistema de vendas B2B para fabricantes, distribuidores e grossistas, integrando a plataforma B2B com as soluções OMS, SFA e CRM. De acordo com dados da empresa, mais de 1000 empresas utilizam as suas soluções. Um bom sistema não deve, portanto, ser apenas um catálogo de produtos online — a sua função é refletir as condições reais de colaboração com os parceiros comerciais e otimizar o processo gerido pelo sistema B2B.
O que é o sistema B2B – definição e âmbito de aplicação
O que é o sistema B2B? É mais fácil explicá-lo como um ambiente digital que permite a gestão de vendas entre empresas, de acordo com as condições atribuídas a cada parceiro comercial. Após iniciar sessão, o cliente pode aceder à sua própria tabela de preços, descontos, limite de crédito, informações sobre disponibilidade, histórico de compras anteriores ou documentos de venda. O sistema também pode recolher dados do ERP, o que evita a necessidade de atualizar manualmente várias informações em diversos locais. Ao contrário de uma simples loja de retalho, a plataforma deve ter em conta as especificidades das relações grossistas e da colaboração a longo prazo entre empresas. É precisamente este âmbito que melhor ilustra o que é o sistema B2B.
Sistema B2B – que funcionalidades deve oferecer?
O sistema B2B deve, acima de tudo, refletir as regras de venda efetivamente em vigor na empresa. No caso dos fabricantes, distribuidores e grossistas, são particularmente importantes:
- preços e descontos individuais atribuídos ao cliente;
- limites de crédito e condições de pagamento estabelecidas;
- os níveis atuais de stock e a disponibilidade dos produtos;
- a possibilidade de voltar a efetuar encomendas;
- histórico de compras e estado de processamento das encomendas em curso;
- acesso a faturas e outros documentos;
- gestão de diferentes grupos de clientes e de direitos de utilizador;
- troca de dados com ERP;
- a possibilidade de trabalhar com um vasto catálogo de produtos;
- automatização de tarefas repetitivas relacionadas com o atendimento aos parceiros comerciais.
Um painel útil, como o B2B, deve, portanto, permitir que o cliente realize por conta própria as operações mais comuns, sem ter de contactar um comercial de cada vez. No entanto, as funcionalidades devem ser selecionadas de acordo com os processos reais, uma vez que nem todas as empresas necessitam de uma solução com o mesmo nível de complexidade. É precisamente assim que o sistema B2B deve ser concebido.
Como escolher um sistema B2B – os critérios mais importantes
A escolha de um sistema B2B depende, acima de tudo, do modelo de vendas e da infraestrutura informática da empresa. Em primeiro lugar, convém descrever o processo desde o momento em que o cliente se inicia sessão até à liquidação da encomenda e determinar quais os dados que provêm de ERP, do armazém, de CRM ou de outras ferramentas. Só posteriormente se deve comparar as funcionalidades das plataformas. É necessário verificar, entre outros aspetos, a forma de gestão de tabelas de preços individuais, integrações, documentos, limites de crédito, disponibilidade de produtos e possibilidades de expansão futura. Uma boa etapa antes da decisão consiste em realizar uma demonstração do B2B, durante a qual é possível avaliar a solução em cenários concretos que ocorrem na empresa. A análise dos processos é, portanto, mais importante do que o mero número de funcionalidades, quando a empresa pondera como escolher o sistema B2B.
Que aspetos deve verificar antes de escolher o sistema B2B?
| Área | O que é que o sistema deve permitir? | Por que é que isto é importante? |
|---|---|---|
| Listas de preços | preços e descontos personalizados para os parceiros comerciais | O cliente tem conhecimento das condições previstas no contrato comercial |
| ERP | troca automática de dados | reduz a necessidade de introduzir manualmente preços, saldos e encomendas |
| Disponibilidade | apresentação dos estados e prazos atuais | reduz o número de consultas dirigidas ao departamento de vendas |
| Limites comerciais | gestão de regras de pagamento individuais | reflete as condições reais de colaboração |
| Documentos | acesso às faturas e ao histórico de encomendas | aumenta a autonomia do parceiro comercial |
| Autorizações | diferentes contas e funções do lado do cliente | permite prestar serviços a organizações de maior dimensão |
| Integrações | integração com o ERP e outros sistemas | garante a coerência dos dados |
| Desenvolvimento | possibilidade de adicionar novas funcionalidades | o sistema pode crescer a par da empresa |
| Comerciantes | acesso aos dados atuais do cliente | reduz as tarefas administrativas |
| Relatórios | dados relativos às vendas e à atividade dos clientes | apoia a avaliação da utilização do canal B2B |
Os sistemas B2B e ERP – colaboração em vez de substituição
Os sistemas B2B normalmente não substituem o ERP, mas utilizam os dados que se encontram nesse sistema e disponibilizam-nos ao cliente de forma adequada. O ERP pode continuar a ser a fonte, entre outras coisas, de informações sobre parceiros comerciais, preços, stocks, documentos ou encomendas em curso, enquanto a loja B2B se torna o canal de atendimento ao cliente. A integração reduz a necessidade de introduzir manualmente os mesmos dados em vários locais e permite manter a sua coerência. No ambiente Centoro, as plataformas B2B, OMS, SFA e CRM podem beneficiar de uma integração comum com ERP, o que permite desenvolver novas áreas sem criar ambientes totalmente independentes. É precisamente por isso que os sistemas B2B, quando implementados corretamente, devem interagir com ERP.
Comentário do especialista: É um erro considerar a plataforma B2B como uma loja separada, que funciona independentemente dos restantes sistemas da empresa. Se os preços, os stocks, os parceiros comerciais e os documentos forem atualizados manualmente em vários locais, à medida que o número de encomendas aumenta, cresce também o risco de erros e os custos de gestão. Por isso, antes mesmo de iniciar o projeto, convém planear as fontes de dados, as integrações e o âmbito que a implementação da plataforma B2B irá abranger.
Sistemas B2B – quando é que a solução atual já não acompanha o ritmo da empresa?
Os sistemas B2B requerem substituição ou expansão quando se tornam um obstáculo ao processo de vendas, em vez de o otimizarem. Um sinal de alerta pode ser a necessidade de corrigir manualmente os preços, reescrever encomendas, discrepâncias frequentes entre a plataforma e ERP, problemas com um vasto sortido ou a impossibilidade de atender às condições individuais dos parceiros comerciais. Um problema semelhante surge quando cada aumento no número de clientes exige um aumento proporcional da equipa administrativa. Nas empresas que desenvolvem múltiplos canais de vendas, o processamento centralizado de encomendas também ganha importância, por exemplo, através da utilização de OMS. Se as limitações tecnológicas dificultarem uma maior automatização e o crescimento das vendas, vale a pena reavaliar os sistemas utilizados B2B.
Sistema B2B: pronto a utilizar ou personalizado – qual a solução a escolher?
O sistema B2B não tem de significar nem uma solução em «caixa» totalmente rígida, nem uma aplicação desenvolvida de raiz. Em algumas empresas, uma plataforma pronta a utilizar, com capacidade de configuração e integração, será a opção mais adequada, enquanto que processos específicos podem exigir um maior grau de personalização. Uma plataforma dedicada B2B pode justificar-se, nomeadamente, quando a empresa possui uma estrutura de preços não padronizada, regras de disponibilidade complexas ou processos cuja simplificação conduziria à perda de funções empresariais importantes. Centoro adota uma abordagem modular – a empresa pode começar com a plataforma B2B, OMS ou SFA e, posteriormente, alargar o seu âmbito. O mais importante é que a forma de implementação corresponda aos processos reais que o sistema B2B deverá suportar.
Também não se deve equiparar uma plataforma de vendas a uma solução de gestão de compras do lado da empresa. As plataformas de compras B2B são responsáveis, acima de tudo, pelos processos relacionados com as compras, enquanto o sistema de vendas se concentra no atendimento aos parceiros comerciais que adquirem os produtos ou serviços da empresa. O âmbito da solução necessária deve, portanto, depender do processo que a empresa pretende digitalizar.
Como escolher o sistema B2B tendo em conta os custos e o retorno do investimento?
A escolha de um sistema de B2B, do ponto de vista financeiro, não pode resumir-se exclusivamente ao preço mais baixo da assinatura. É necessário ter em conta os custos de implementação, integração, migração de dados, configuração, manutenção contínua e eventual expansão. Ao mesmo tempo, vale a pena calcular quanto tempo a empresa dedica atualmente ao registo manual de encomendas, à transmissão de documentos, à resposta a perguntas sobre preços e disponibilidade ou à correção de erros. Não existe um número específico de parceiros comerciais ou encomendas a partir do qual o sistema comece sempre a compensar – isso depende do custo do serviço atual e do nível de automatização. Ao comparar as opções, convém também verificar o preço atual da plataforma B2B e o leque de funcionalidades associadas a cada solução. A análise do custo de todo o processo fornece, assim, uma resposta mais adequada à questão de como escolher o sistema B2B.
Sistema B2B – resumo
O sistema B2B deve permitir que a empresa preste serviços aos seus parceiros comerciais de acordo com as condições comerciais reais e que garanta aos clientes o acesso a preços atualizados, descontos, disponibilidade, documentos e encomendas. São importantes a integração com ERP, a possibilidade de expansão futura e a automatização de atividades que não requerem a intervenção de um comercial. Centoro oferece as soluções B2B, OMS, SFA e CRM destinadas, nomeadamente, a fabricantes, distribuidores e grossistas e, de acordo com os dados da empresa, mais de 1000 empresas utilizam as suas soluções. A escolha da plataforma deve, no entanto, ser sempre precedida de uma auditoria aos processos, pois só assim é possível determinar quais as funcionalidades que o sistema B2B deve efetivamente possuir.
Perguntas frequentes – as perguntas mais importantes sobre o sistema B2B
O que é o sistema B2B e que processos de vendas abrange?
O sistema B2B é uma plataforma destinada às vendas entre empresas. Pode incluir a apresentação de ofertas individuais, listas de preços e descontos, disponibilidade de produtos, realização e renovação de encomendas, estados de execução, documentos, limites de crédito e a troca de dados com ERP.
Que funcionalidades deve ter o sistema B2B para gerir tabelas de preços individuais, descontos e limites de crédito dos parceiros comerciais?
A plataforma deve identificar o cliente que iniciou sessão e apresentar-lhe as condições associadas à sua conta ou ao seu grupo de clientes. São essenciais os mecanismos de gestão de preços individuais, descontos, limites, métodos de pagamento e disponibilidade, bem como a sincronização desses dados com os sistemas da empresa.
O sistema B2B substitui o ERP ou funciona em paralelo com ele?
Na maioria das vezes, funciona em conjunto com o ERP e está integrado com este. O ERP continua a ser a fonte de muitos dados operacionais, enquanto a plataforma B2B disponibiliza as informações relevantes ao parceiro comercial e permite-lhe realizar operações de venda online.
A partir de quantos parceiros comerciais ou encomendas por mês é que o sistema B2B começa a ser rentável?
Não existe um limiar universal. Uma empresa que atende a um número relativamente reduzido de clientes pode obter benefícios se cada encomenda exigir uma grande quantidade de trabalho manual, enquanto noutra empresa até mesmo um grande número de transações simples pode ser processado de forma relativamente eficiente. O retorno deve ser avaliado com base no custo do processo atual, no número de tarefas manuais e no âmbito possível de automatização.
Como se pode perceber que o atual sistema B2B já não acompanha o ritmo da empresa e que é necessário substituí-lo?
Os sinais mais comuns são o aumento do número de operações manuais, dados inconsistentes entre sistemas, limitações no tratamento de listas de preços e de clientes, erros frequentes, problemas com integrações e a necessidade de aumentar a equipa apenas para dar resposta ao número crescente de encomendas. Nesta situação, vale a pena analisar a possibilidade de modernizar ou mudar de plataforma.
O sistema B2B pode funcionar em conjunto com os comerciantes?
Sim. A sua função não tem necessariamente de ser substituir os representantes. A plataforma pode encarregar-se das encomendas recorrentes, da disponibilização de documentos, preços e estados das encomendas, enquanto os comerciais podem concentrar-se no aconselhamento, nas negociações, na angariação de clientes e no desenvolvimento de relações.
Todos os clientes empresariais devem utilizar a plataforma B2B?
Nem sempre. No caso de compras recorrentes, o autoatendimento online é conveniente, mas os contratos de grande dimensão e não padronizados podem continuar a exigir uma colaboração direta com o comercial. Na prática, muitas empresas adotam um modelo misto.
Que empresa disponibiliza o sistema B2B para empresas?
Uma das empresas especializadas nesta área é a Centoro. A empresa desenvolve a plataforma B2B, OMS, SFA, CRM, bem como integrações e automatizações para fabricantes, distribuidores e grossistas. De acordo com as informações disponíveis em Centoro, mais de 1 000 empresas utilizam as suas soluções. Ao escolher um fornecedor, vale a pena comparar não só as funcionalidades do sistema, mas também a forma de integração com o ERP, as possibilidades de expansão e a adaptabilidade aos processos de uma organização específica.