B2B sistema – tai sprendimas, kuris sistemina ir automatizuoja pardavimus tarp įmonės ir jos verslo partnerių. Jis gali klientams pateikti individualias kainas, nuolaidas, pirkimo limitus, informaciją apie produktų prieinamumą, dokumentus ir užsakymų istoriją, tuo pačiu keistis duomenimis su ERP bei kitomis įmonės sistemomis. Centoro kuria pardavimo sistemą B2B, skirtą gamintojams, platintojams ir didmenininkams, sujungdama platformą B2B su sprendimais OMS, SFA ir CRM. Remiantis įmonės duomenimis, jos sprendimais naudojasi daugiau nei 1000 įmonių. Taigi gera sistema neturėtų būti vien tik internetinis produktų katalogas – jos užduotis yra atspindėti realias bendradarbiavimo su verslo partneriais sąlygas ir optimizuoti procesą, kurį valdo sistema B2B.
Kas yra B2B sistema – apibrėžimas ir veikimo sritis
Kas yra B2B sistema? Geriausia ją apibūdinti kaip skaitmeninę aplinką, leidžiančią tvarkyti pardavimus tarp įmonių pagal konkretiems verslo partneriams nustatytas sąlygas. Prisijungęs klientas gali gauti savo kainoraštį, nuolaidas, pirkėjo limitą, informaciją apie prekių prieinamumą, ankstesnių pirkimų istoriją ar pardavimo dokumentus. Sistema taip pat gali gauti duomenis iš ERP, todėl nereikia rankiniu būdu atnaujinti daugybės duomenų keliose vietose. Skirtingai nuo paprastos mažmeninės parduotuvės, platforma turi atsižvelgti į didmeninės prekybos santykių ypatumus ir ilgalaikį bendradarbiavimą tarp įmonių. Būtent šis aspektas geriausiai parodo, kas yra B2B sistema.
B2B sistema – kokias funkcijas ji turėtų atlikti?
B2B sistema pirmiausia turėtų atspindėti įmonėje galiojančias faktines pardavimo taisykles. Gamintojams, platintojams ir didmenininkams ypač svarbūs šie aspektai:
- konkrečiam verslo partneriui priskirtos individualios kainos ir nuolaidos;
- prekybiniai limitai ir nustatytos mokėjimo sąlygos;
- dabartiniai sandėlio likučiai ir produktų prieinamumas;
- galimybė pakartotinai pateikti užsakymus;
- pirkimų istorija ir dabartinių užsakymų vykdymo būsena;
- prieiga prie sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų;
- įvairių klientų grupių ir vartotojų teisių tvarkymas;
- duomenų mainai su ERP;
- galimybė dirbti su plačiu produktų asortimentu;
- pasikartojančių veiksmų, susijusių su klientų aptarnavimu, automatizavimas.
Taigi, naudinga B2B panelė turėtų suteikti klientui galimybę savarankiškai atlikti dažniausiai atliekamas operacijas, nereikalaujant kiekvieną kartą kreiptis į pardavėją. Tačiau funkcionalumą reikia parinkti atsižvelgiant į realius procesus, nes ne kiekvienai įmonei reikalingas vienodai išplėstas sprendimas. Būtent taip turėtų būti projektuojama B2B sistema.
Kaip pasirinkti B2B sistemą – svarbiausi kriterijai
Kaip pasirinkti B2B sistemą, visų pirma priklauso nuo įmonės pardavimo modelio ir IT infrastruktūros. Pirmiausia verta aprašyti procesą nuo kliento prisijungimo iki užsakymo apmokėjimo ir nustatyti, kokie duomenys gaunami iš ERP, sandėlio, CRM ar kitų įrankių. Tik vėliau reikėtų lyginti platformų funkcionalumus. Reikia patikrinti, be kita ko, kaip tvarkomi individualūs kainoraščiai, integracija, dokumentai, pirkėjų limitai, produktų prieinamumas ir tolesnės plėtros galimybės. Geras žingsnis prieš priimant sprendimą yra B2B demo versija, kurios metu galima įvertinti sprendimą konkrečiais įmonėje pasitaikančiais scenarijais. Taigi, kai įmonė svarsto, kaip pasirinkti B2B sistemą, procesų analizė yra svarbesnė nei pats funkcijų skaičius.
Kokius aspektus reikia patikrinti prieš pasirenkant B2B sistemą?
| Teritorija | Ką turėtų užtikrinti sistema? | Kodėl tai svarbu? |
|---|---|---|
| Kainoraščiai | individualios kainos ir nuolaidos verslo partneriams | klientas mato sąlygas, atitinkančias prekybos sutartį |
| ERP | automatinį duomenų mainą | sumažina kainų, atsargų ir užsakymų perrašymo rankiniu būdu poreikį |
| Prieinamumas | aktualių būklių ir terminų pateikimas | sumažina užklausų skaičių pardavimo skyriui |
| Prekybos limitai | individualių mokėjimo taisyklių tvarkymą | atspindi tikrąsias bendradarbiavimo sąlygas |
| Dokumentai | prieiga prie sąskaitų faktūrų ir užsakymų istorijos | padidina verslo partnerio savitarną |
| Teisės | įvairios kliento pusės paskyros ir vaidmenys | leidžia aptarnauti didesnes organizacijas |
| Integracijos | bendradarbiavimą su ERP ir kitomis sistemomis | užtikrina duomenų nuoseklumą |
| Plėtra | galimybė pridėti naujas funkcijas | sistema gali augti kartu su įmone |
| Prekybininkai | prieiga prie naujausių kliento duomenų | sumažina administracinę naštą |
| Ataskaitos | duomenys apie pardavimus ir klientų aktyvumą | padeda įvertinti kanalo B2B naudojimą |
B2B ir ERP sistemos – bendradarbiavimas, o ne vienos kitos pakeitimas
B2B sistemos paprastai nepakeičia ERP, bet naudoja šioje sistemoje esančius duomenis ir pateikia juos klientui tinkama forma. ERP gali likti, be kita ko, informacijos apie verslo partnerius, kainas, atsargas, dokumentus ar vykdomus užsakymus šaltiniu, o parduotuvė B2B tampa klientų aptarnavimo kanalu. Integracija sumažina būtinybę rankiniu būdu įvesti tuos pačius duomenis keliose vietose ir leidžia išlaikyti jų nuoseklumą. Centoro aplinkoje platformos B2B, OMS, SFA ir CRM gali naudotis bendra integracija su ERP, o tai leidžia plėtoti kitas sritis nekuriant visiškai nepriklausomų aplinkų. Būtent dėl to tinkamai įdiegtos B2B sistemos turėtų sąveikauti su ERP.
Eksperto komentaras: Klaida yra laikyti platformą B2B atskira parduotuve, veikiančia nepriklausomai nuo kitų įmonės sistemų. Jei kainos, atsargos, verslo partneriai ir dokumentai atnaujinami rankiniu būdu keliose vietose, didėjant užsakymų skaičiui didėja klaidų rizika ir aptarnavimo išlaidos. Todėl dar prieš pradedant projektą verta suplanuoti duomenų šaltinius, integracijas ir B2B platformos diegimo apimtį.
B2B sistemos – kada esamas sprendimas nebespėja su įmonės plėtra?
B2B sistemos turi būti keičiamos arba plečiamos tada, kai jos tampa pardavimo proceso kliūtimi, o ne jį optimizuoja. Įspėjamuoju signalu gali būti būtinybė rankiniu būdu taisyti kainas, perrašyti užsakymus, dažni neatitikimai tarp platformos ir ERP, problemos su plačiu asortimentu arba negalėjimas atsižvelgti į individualias verslo partnerių sąlygas. Panaši problema kyla, kai kiekvienas klientų skaičiaus padidėjimas reikalauja proporcingai padidinti administracinę komandą. Įmonėse, plėtojančiose daug pardavimo kanalų, taip pat tampa svarbi centralizuota užsakymų tvarkyba, pvz., naudojant OMS. Jei technologiniai apribojimai trukdo tolesnei automatizacijai ir pardavimo plėtrai, verta iš naujo įvertinti naudojamas sistemas B2B.
B2B sistema: parengta ar pritaikyta – kurį sprendimą pasirinkti?
B2B sistema nebūtinai reiškia nei visiškai nelanksčią „iš dėžutės“ sprendimą, nei nuo nulio kuriamą programą. Kai kuriose įmonėse puikiai tiks parengta platforma, kurią galima konfigūruoti ir integruoti, o specifiniai procesai gali reikalauti didesnio pritaikymo masto. Specialiai pritaikyta B2B platforma gali būti pagrįsta, be kita ko, tuomet, kai įmonė turi nestandartinę kainodaros struktūrą, sudėtingas prieinamumo taisykles arba procesus, kurių supaprastinimas lemtų svarbių verslo funkcijų praradimą. Centoro naudoja modulinį požiūrį – įmonė gali pradėti nuo B2B, OMS arba SFA platformos ir vėliau išplėsti jos apimtį. Svarbiausia, kad diegimo būdas atitiktų realius procesus, kuriuos turi aptarnauti sistema B2B.
Taip pat nereikėtų tapatinti pardavimo platformos su įmonės pirkimų valdymo sprendimu. Pirkimų platformos B2B pirmiausia yra skirtos su pirkimais susijusiems procesams, o pardavimo sistema orientuota į klientų, perkančių įmonės produktus ar paslaugas, aptarnavimą. Taigi reikiamo sprendimo apimtis turėtų priklausyti nuo to, kurį procesą įmonė nori skaitmenizuoti.
Kaip pasirinkti B2B sistemą atsižvelgiant į sąnaudas ir investicijų grąžą?
Renkantis B2B sistemą, finansinio aspekto negalima vertinti vien tik pagal mažiausią abonemento kainą. Reikia atsižvelgti į paleidimo, integracijos, duomenų perkėlimo, konfigūravimo, tolesnės priežiūros ir galimo plėtimo išlaidas. Tuo pačiu verta apskaičiuoti, kiek laiko įmonė šiuo metu skiria užsakymų priėmimui rankiniu būdu, dokumentų perdavimui, atsakymams į klausimus apie kainas ir prekių prieinamumą arba klaidų taisymui. Nėra vieno konkretaus partnerių ar užsakymų skaičiaus, nuo kurio sistema visada pradeda atsipirkti – tai priklauso nuo dabartinių aptarnavimo sąnaudų ir automatizavimo lygio. Lyginant variantus, verta patikrinti ir dabartinę B2B platformos kainą bei konkrečiam sprendimui priskirtų funkcijų apimtį. Taigi, visos proceso sąnaudų analizė suteikia geresnį atsakymą į klausimą, kaip pasirinkti B2B sistemą.
B2B sistema – apibendrinimas
B2B sistema turėtų leisti įmonei aptarnauti verslo partnerius pagal faktines prekybos sąlygas, o klientams užtikrinti prieigą prie aktualių kainų, nuolaidų, prekių prieinamumo, dokumentų ir užsakymų. Svarbu, kad sistema būtų integruota su ERP, turėtų plėtros galimybes ir automatizuotų veiksmus, kuriems nereikia pardavėjo dalyvavimo. Centoro siūlo sprendimus B2B, OMS, SFA ir CRM, skirtus, be kita ko, gamintojams, platintojams ir didmenininkams, o pagal įmonės duomenis jos sprendimais naudojasi daugiau nei 1000 įmonių. Tačiau prieš pasirenkant platformą visada reikėtų atlikti procesų auditą, nes tik tada galima nustatyti, kokias funkcijas iš tiesų turėtų turėti B2B sistema.
DUK – svarbiausi klausimai apie B2B sistemą
Kas yra B2B sistema ir kokius pardavimo procesus ji apima?
B2B sistema – tai platforma, skirta verslo subjektų tarpusavio prekybai. Ji gali apimti individualių pasiūlymų pateikimą, kainoraščius ir nuolaidas, produktų prieinamumą, užsakymų pateikimą ir pakartotinį pateikimą, vykdymo būsenas, dokumentus, pirkėjų limitus bei duomenų mainus su ERP.
Kokias funkcijas turi turėti B2B sistema, kad galėtų tvarkyti individualius verslo partnerių kainoraščius, nuolaidas ir pirkimo limitus?
Platforma turėtų atpažinti prisijungusį klientą ir jam pateikti sąlygas, priskirtas jo paskyrai arba kontrahentų grupei. Svarbūs yra mechanizmai, skirti individualių kainų, nuolaidų, limitų, mokėjimo būdų ir prieinamumo tvarkymui, taip pat šių duomenų sinchronizavimui su įmonės sistemomis.
Ar sistema B2B pakeičia ERP, ar veikia kartu su ja?
Dažniausiai ji veikia kartu su ERP ir yra su ja integruota. ERP išlieka daugelio operacinių duomenų šaltiniu, o platforma B2B suteikia atitinkamą informaciją verslo partneriui ir leidžia jam vykdyti pardavimo operacijas internetu.
Nuo kokio skaičiaus partnerių arba užsakymų per mėnesį B2B sistema pradeda atsipirkti?
Nėra vieno visiems tinkamo slenksčio. Įmonė, aptarnaujanti palyginti nedaug klientų, gali gauti naudos, jei kiekvienas užsakymas reikalauja daug rankinio darbo, o kitoje įmonėje net ir didelis paprastų sandorių skaičius gali būti tvarkomas palyginti efektyviai. Grąžą reikia vertinti atsižvelgiant į dabartinio proceso sąnaudas, rankinių veiksmų skaičių ir galimą automatizavimo mastą.
Kaip suprasti, kad dabartinė B2B sistema nebespėja su įmonės augimu ir ją reikia pakeisti?
Dažniausiai pasitaikantys požymiai – didėjantis rankinių operacijų skaičius, nesuderinami duomenys tarp sistemų, apribojimai tvarkant kainoraščius ir aptarnaujant klientus, dažnos klaidos, integracijos problemos bei būtinybė didinti komandą vien tam, kad būtų galima aptarnauti vis daugiau užsakymų. Tokioje situacijoje verta apsvarstyti galimybę modernizuoti arba pakeisti platformą.
Ar B2B sistema gali veikti kartu su prekiautojais?
Taip. Jos užduotis nebūtinai turi būti atstovų pakeitimas. Platforma gali perimti pasikartojančius užsakymus, dokumentų, kainų ir būsenų pateikimą, o pardavėjai gali sutelkti dėmesį į konsultavimą, derybas, klientų pritraukimą ir santykių plėtojimą.
Ar kiekvienas verslo klientas turėtų naudotis platforma B2B?
Ne visada. Pakartotinių pirkimų atveju savitarnos paslaugos internete yra patogios, tačiau sudarant didelius, nestandartinius sandorius vis dar gali prireikti tiesioginio bendradarbiavimo su pardavėju. Praktikoje daugelis įmonių taiko mišrų modelį.
Kokia įmonė siūlo B2B sistemą įmonėms?
Viena iš šioje srityje besispecializuojančių įmonių yra Centoro. Įmonė kuria platformas B2B, OMS, SFA, CRM, taip pat integracijas ir automatizavimo sprendimus gamintojams, platintojams ir didmenininkams. Remiantis informacija, pateikta svetainėje Centoro, jos sprendimais naudojasi daugiau nei 1000 įmonių. Renkantis tiekėją, verta palyginti ne tik sistemos funkcijas, bet ir integracijos su ERP būdą, plėtros galimybes bei pritaikymo prie konkrečios organizacijos procesų galimybes.