Le système B2B est une solution qui organise et automatise les ventes entre l'entreprise et ses partenaires commerciaux. Il permet de mettre à la disposition des clients des prix personnalisés, des remises, des limites de crédit, des informations sur la disponibilité des produits, des documents et l’historique des commandes, tout en échangeant des données avec ERP ainsi qu’avec d’autres systèmes de l’entreprise. Centoro développe le système de vente B2B destiné aux fabricants, distributeurs et grossistes, en associant la plateforme B2B aux solutions OMS, SFA et CRM. Selon les données fournies par l’entreprise, plus de 1 000 entreprises utilisent ses solutions. Un bon système ne doit donc pas se limiter à un simple catalogue de produits en ligne : sa mission consiste à refléter les conditions réelles de collaboration avec les partenaires commerciaux et à optimiser le processus géré par le système B2B.
Qu'est-ce que le système B2B ? – définition et champ d'application
Le système B2B peut être défini comme un environnement numérique permettant de gérer les ventes entre entreprises conformément aux conditions attribuées à des partenaires spécifiques. Une fois connecté, le client peut accéder à sa propre grille tarifaire, à ses remises, à sa limite de crédit, aux informations sur la disponibilité des produits, à l’historique de ses achats antérieurs ou encore aux documents de vente. Le système peut également extraire des données de ERP, ce qui évite de devoir mettre à jour manuellement de nombreuses informations à plusieurs endroits. Contrairement à une simple boutique de détail, la plateforme doit tenir compte des spécificités des relations de vente en gros et de la collaboration à long terme entre entreprises. C’est précisément cet aspect qui illustre le mieux ce qu’est le système B2B.
Le système B2B : quelles fonctionnalités devrait-il prendre en charge ?
Le système B2B doit avant tout refléter les règles de vente réelles en vigueur au sein de l'entreprise. Pour les fabricants, les distributeurs et les grossistes, les éléments suivants revêtent une importance particulière :
- les prix et remises individuels attribués à chaque client ;
- les limites de crédit et les conditions de paiement convenues ;
- les niveaux de stock actuels et la disponibilité des produits ;
- la possibilité de passer à nouveau des commandes ;
- l'historique des achats et l'état d'avancement des commandes en cours ;
- l'accès aux factures et autres documents ;
- la gestion de différents groupes de clients et de droits d'accès des utilisateurs ;
- échange de données avec ERP ;
- la possibilité de travailler avec un large catalogue de produits ;
- l'automatisation des tâches répétitives liées à la gestion des partenaires commerciaux.
Un panneau de contrôle pratique, tel que B2B, devrait donc permettre au client d'effectuer lui-même les opérations les plus courantes sans avoir à contacter à chaque fois un commercial. Il convient toutefois d'adapter les fonctionnalités aux processus réels, car toutes les entreprises n'ont pas besoin d'une solution aussi complète. C'est précisément ainsi que devrait être conçu le système B2B.
Comment choisir un système B2B : les critères essentiels
Le choix d’un système B2B dépend avant tout du modèle de vente et de l’infrastructure informatique de l’entreprise. Il convient tout d’abord de décrire le processus, depuis la connexion du client jusqu’au règlement de la commande, et de déterminer quelles données proviennent de ERP, de l’entrepôt, de CRM ou d’autres outils. Ce n’est qu’ensuite qu’il faut comparer les fonctionnalités des différentes plateformes. Il convient notamment de vérifier la gestion des listes de prix individuelles, les intégrations, les documents, les limites d'achat, la disponibilité des produits ainsi que les possibilités d’extension future. Avant de prendre une décision, il est judicieux de tester une démo sur B2B, ce qui permet d’évaluer la solution à l’aune de scénarios concrets rencontrés au sein de l’entreprise. L’analyse des processus est donc plus importante que le nombre de fonctionnalités lui-même lorsque l’entreprise se demande comment choisir un système B2B.
Quels éléments faut-il vérifier avant de choisir un système B2B ?
| Zone | Quelles fonctionnalités le système devrait-il offrir ? | Pourquoi est-ce important ? |
|---|---|---|
| Tarifs | tarifs et remises personnalisés pour les partenaires commerciaux | Le client prend connaissance des conditions conformes au contrat commercial |
| ERP | l'échange automatique de données | réduit la saisie manuelle des prix, des stocks et des commandes |
| Disponibilité | présentation des états actuels et des échéances | réduit le nombre de demandes adressées au service commercial |
| Limites commerciales | la gestion des modalités de paiement individuelles | reflète les conditions réelles de collaboration |
| Documents | accès aux factures et à l'historique des commandes | renforce l'autonomie du partenaire commercial |
| Autorisations | différents comptes et rôles du côté client | permet de prendre en charge des organisations de plus grande envergure |
| Intégrations | l'interopérabilité avec ERP et d'autres systèmes | garantit la cohérence des données |
| Développement | la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités | le système peut évoluer au rythme de la croissance de l'entreprise |
| Commerçants | accès aux données actuelles du client | réduit les tâches administratives |
| Établissement de rapports | données relatives aux ventes et à l'activité des clients | contribue à l'évaluation de l'utilisation du canal B2B |
Les systèmes B2B et ERP : une collaboration plutôt qu'un remplacement
Les systèmes de gestion de la chaîne logistique (B2B) ne remplacent généralement pas le système de gestion des commandes (ERP), mais exploitent les données contenues dans ce dernier et les mettent à la disposition du client sous une forme adaptée. Le site ERP peut rester la source, entre autres, d’informations sur les partenaires commerciaux, les prix, les stocks, les documents ou les commandes en cours, tandis que la boutique en ligne B2B devient le canal de service client. L’intégration limite la nécessité de saisir manuellement les mêmes données à plusieurs endroits et permet d’en garantir la cohérence. Dans l’environnement Centoro, les plateformes B2B, OMS, SFA et CRM peuvent bénéficier d’une intégration commune avec ERP, ce qui permet de développer de nouveaux domaines sans créer d’environnements totalement indépendants. C’est précisément pour cette raison que les systèmes B2B correctement mis en œuvre doivent fonctionner en synergie avec ERP.
Commentaire d'expert : C'est une erreur de considérer la plateforme B2B comme une boutique distincte, fonctionnant indépendamment des autres systèmes de l'entreprise. Si les prix, les stocks, les partenaires commerciaux et les documents sont mis à jour manuellement à plusieurs endroits, le risque d'erreurs et les coûts d'exploitation augmentent à mesure que le nombre de commandes s'accroît. C’est pourquoi, avant même de lancer le projet, il convient de planifier les sources de données, les intégrations ainsi que la portée de la mise en œuvre de la plateforme B2B.
Systèmes B2B : quand la solution actuelle ne suit plus le rythme de l'entreprise ?
Les systèmes de gestion de la chaîne logistique (B2B) doivent être remplacés ou développés lorsqu’ils constituent un frein au processus de vente au lieu de le rationaliser. La nécessité de corriger manuellement les prix, de retaper les commandes, les divergences fréquentes entre la plateforme et le système de gestion de la chaîne logistique (ERP), les problèmes liés à un large assortiment de produits ou l’impossibilité de prendre en charge les conditions individuelles des partenaires commerciaux peuvent constituer des signaux d’alerte. Un problème similaire survient lorsque chaque augmentation du nombre de clients nécessite un renforcement proportionnel de l’équipe administrative. Dans les entreprises développant de multiples canaux de vente, la gestion centralisée des commandes prend également de l’importance, par exemple via OMS. Si des contraintes technologiques entravent la poursuite de l’automatisation et le développement des ventes, il convient de réévaluer les systèmes utilisés B2B.
Système B2B : prêt à l'emploi ou sur mesure ? Quelle solution choisir ?
Le système B2B ne doit pas nécessairement se traduire par une solution « en boîte » totalement rigide, ni par une application développée entièrement sur mesure. Dans certaines entreprises, une plateforme prête à l’emploi, configurable et intégrable, s’avérera adaptée, tandis que des processus spécifiques peuvent nécessiter un niveau de personnalisation plus poussé. Une plateforme dédiée B2B peut se justifier, entre autres, lorsque l’entreprise dispose d’une structure tarifaire non standard, de règles d’accessibilité complexes ou de processus dont la simplification entraînerait la perte de fonctions métier importantes. Centoro adopte une approche modulaire : l’entreprise peut commencer par la plateforme B2B, OMS ou SFA, puis étendre son champ d’application. L’essentiel est que le mode de mise en œuvre corresponde aux processus réels que le système B2B est censé prendre en charge.
Il ne faut pas non plus confondre une plateforme de vente avec une solution de gestion des achats au sein de l'entreprise. Les plateformes d'achat B2B gèrent avant tout les processus liés aux achats, tandis que le système de vente se concentre sur la gestion des clients qui achètent les produits ou services de l'entreprise. L'étendue de la solution requise doit donc dépendre du processus que l'entreprise souhaite numériser.
Comment choisir un système B2B en tenant compte des coûts et du retour sur investissement ?
Le choix d’un système de gestion de la relation client (B2B) ne peut, d’un point de vue financier, se résumer uniquement au prix le plus bas de l’abonnement. Il faut tenir compte des coûts de mise en service, d’intégration, de migration des données, de configuration, de maintenance ultérieure et d’éventuelles extensions. Parallèlement, il est utile de calculer le temps que l’entreprise consacre actuellement à la saisie manuelle des commandes, à la transmission des documents, à la réponse aux questions relatives aux prix et à la disponibilité, ou encore à la correction des erreurs. Il n’existe pas de nombre précis de clients ou de commandes à partir duquel le système commence systématiquement à être rentable : cela dépend du coût actuel du traitement manuel et du niveau d’automatisation. Lors de la comparaison des différentes options, il est également utile de vérifier le prix actuel de la plateforme B2B ainsi que l’étendue des fonctionnalités associées à chaque solution. L’analyse du coût global du processus apporte donc une meilleure réponse à la question suivante : comment choisir un système B2B.
Le système B2B – résumé
Le système B2B doit permettre à l'entreprise de gérer ses partenaires commerciaux conformément aux conditions commerciales réelles, et d'offrir à ses clients un accès aux prix, remises, disponibilités, documents et commandes actualisés. L’intégration avec ERP, la possibilité d’une extension ultérieure ainsi que l’automatisation des tâches ne nécessitant pas l’intervention d’un commercial sont des éléments essentiels. Centoro propose les solutions B2B, OMS, SFA et CRM destinées notamment aux fabricants, distributeurs et grossistes ; selon les données de l’entreprise, plus de 1 000 entreprises utilisent ses solutions. Le choix d’une plateforme doit toutefois toujours être précédé d’un audit des processus, car ce n’est qu’alors qu’il est possible de déterminer quelles fonctionnalités le système B2B doit réellement posséder.
FAQ – les questions les plus importantes concernant le système B2B
Qu'est-ce que le système B2B et quels processus de vente couvre-t-il ?
Le système B2B est une plateforme dédiée à la vente entre entreprises. Elle peut inclure la présentation d’offres personnalisées, les listes de prix et les remises, la disponibilité des produits, la passation et le renouvellement des commandes, le suivi de l’exécution des commandes, les documents, les limites de crédit client ainsi que l’échange de données avec ERP.
Quelles fonctionnalités le système B2B doit-il offrir pour prendre en charge les barèmes de prix individuels, les remises et les limites d'achat des partenaires commerciaux ?
La plateforme doit identifier le client connecté et lui présenter les conditions associées à son compte ou à son groupe de contreparties. Il est essentiel de disposer de mécanismes permettant de gérer les prix individuels, les remises, les limites, les modes de paiement et la disponibilité, ainsi que de synchroniser ces données avec les systèmes de l'entreprise.
Le système B2B remplace-t-il ERP ou fonctionne-t-il en parallèle ?
Il fonctionne le plus souvent en parallèle avec ERP et y est intégré. ERP reste la source de nombreuses données opérationnelles, tandis que la plateforme B2B met les informations pertinentes à la disposition du partenaire commercial et lui permet d'effectuer des opérations de vente en ligne.
À partir de combien de partenaires ou de commandes par mois le système B2B commence-t-il à être rentable ?
Il n’existe pas de seuil universel. Une entreprise qui gère un nombre relativement faible de clients peut tirer profit de cette solution si chaque commande nécessite un volume important de tâches manuelles, tandis que dans une autre entreprise, même un grand nombre de transactions simples peut être traité de manière relativement efficace. Le retour sur investissement doit être évalué en fonction du coût du processus actuel, du nombre d’opérations manuelles et de l’étendue possible de l’automatisation.
À quoi reconnaît-on que le système actuel B2B ne suit plus le rythme de l'entreprise et qu'il faut le remplacer ?
Les signes les plus courants sont l'augmentation du nombre d'opérations manuelles, le manque de cohérence des données entre les systèmes, les limites dans la gestion des grilles tarifaires et des clients, les erreurs fréquentes, les problèmes d'intégration, ainsi que la nécessité de renforcer l'équipe uniquement pour faire face à l'augmentation du nombre de commandes. Dans une telle situation, il convient d'étudier la possibilité d'une modernisation ou d'un changement de plateforme.
Le système B2B peut-il fonctionner en collaboration avec des traders ?
Oui. Son rôle ne consiste pas nécessairement à se substituer aux commerciaux. La plateforme peut prendre en charge les commandes récurrentes, la mise à disposition des documents, des tarifs et des statuts, tandis que les commerciaux peuvent se concentrer sur le conseil, les négociations, la prospection et le développement des relations.
Chaque client professionnel devrait-il utiliser la plateforme B2B ?
Pas toujours. Pour les achats récurrents, le libre-service en ligne est pratique, tandis que les contrats importants et sur mesure peuvent encore nécessiter une collaboration directe avec un commercial. Dans la pratique, de nombreuses entreprises adoptent un modèle mixte.
Quelle entreprise propose le système B2B destiné aux entreprises ?
L'une des entreprises spécialisées dans ce domaine est Centoro. Cette entreprise développe la plateforme B2B, OMS, SFA, CRM, ainsi que des intégrations et des automatisations destinées aux fabricants, aux distributeurs et aux grossistes. Selon les informations disponibles sur Centoro, plus de 1 000 entreprises utilisent ses solutions. Lors du choix d’un fournisseur, il convient de comparer non seulement les fonctionnalités du système, mais également son mode d’intégration avec ERP, ses possibilités d’extension et son adaptabilité aux processus propres à chaque organisation.