A B2B rendszer egy olyan megoldás, amely rendszerezi és automatizálja a vállalat és üzleti partnerei közötti értékesítést. Lehetővé teszi az ügyfelek számára az egyedi árak, kedvezmények, vásárlási limitek, termékek elérhetősége, dokumentumok és a megrendelések előzményeinek megtekintését, miközben adatokat cserél a ERP oldallal és a vállalat egyéb rendszereivel. A Centoro fejleszti a B2B értékesítési rendszert gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára, összekapcsolva a B2B platformot a OMS, SFA és CRM megoldásokkal. A vállalat adatai szerint megoldásait több mint 1000 vállalkozás használja. Egy jó rendszer tehát nem lehet csupán egy online termékkatalógus – feladata az üzleti partnerekkel való együttműködés valós feltételeinek leképezése és a B2B rendszer által irányított folyamatok hatékonyabbá tétele.
Mi az a B2B rendszer – meghatározás és működési kör
A B2B rendszert leginkább úgy lehet leírni, mint egy digitális környezetet, amely lehetővé teszi a vállalatok közötti értékesítést az egyes üzleti partnerekhez rendelt feltételek szerint. Bejelentkezés után az ügyfél hozzáférhet saját árlistájához, kedvezményeihez, vásárlási limitjéhez, a készletek elérhetőségére vonatkozó információkhoz, korábbi vásárlásainak előzményeihez, valamint az értékesítési dokumentumokhoz. A rendszer adatokat is letölthet a ERP weboldalról, így nem szükséges számos információt több helyen is manuálisan frissíteni. Egy egyszerű kiskereskedelmi áruháztól eltérően a platformnak figyelembe kell vennie a nagykereskedelmi kapcsolatok és a vállalatok közötti hosszú távú együttműködés sajátosságait. Éppen ez a terület mutatja meg a legjobban, hogy mi is valójában a B2B rendszer.
B2B rendszer – milyen funkciókat kell támogatnia?
A B2B rendszernek elsősorban a vállalatnál érvényes tényleges értékesítési szabályokat kell tükröznie. A gyártók, forgalmazók és nagykereskedők esetében különösen fontosak a következők:
- az ügyfélhez rendelt egyedi árak és kedvezmények;
- kereskedelmi limitek és a megállapított fizetési feltételek;
- aktuális raktárkészletek és a termékek elérhetősége;
- a megrendelések újbóli leadásának lehetősége;
- vásárlási előzmények és a folyamatban lévő megrendelések teljesítési állapota;
- hozzáférés a számlákhoz és egyéb dokumentumokhoz;
- különböző ügyfélcsoportok és felhasználói jogosultságok kezelése;
- adatcsere az ERP weboldallal;
- lehetőség a széles termékválaszték kezelésére;
- az ügyfelekkel kapcsolatos ismétlődő tevékenységek automatizálása.
A B2B hasznos felületének tehát lehetővé kell tennie az ügyfelek számára, hogy a leggyakoribb műveleteket önállóan hajtsák végre, anélkül, hogy minden alkalommal kapcsolatba kellene lépniük az értékesítővel. A funkciókat azonban a tényleges folyamatokhoz kell igazítani, mivel nem minden vállalatnak van szüksége ugyanolyan kiterjedt megoldásra. Pontosan így kell megtervezni a B2B rendszert.
Hogyan válasszuk ki a B2B rendszert – a legfontosabb szempontok
Az B2B rendszer kiválasztása elsősorban az értékesítési modelltől és a vállalat informatikai infrastruktúrájától függ. Első lépésként érdemes leírni a folyamatot a partner bejelentkezésétől a megrendelés elszámolásáig, és meghatározni, hogy mely adatok származnak a ERP weboldalról, a raktárból, a CRM weboldalról vagy más eszközökből. Csak ezután érdemes összehasonlítani a platformok funkcióit. Meg kell vizsgálni többek között az egyedi árlisták kezelésének módját, az integrációt, a dokumentumokat, a vevői hitelkereteket, a termékek elérhetőségét, valamint a további bővítési lehetőségeket. A döntés meghozatala előtt célszerű kipróbálni a B2B demóverzióját, amelynek során konkrét, a vállalatnál előforduló forgatókönyvek alapján lehet értékelni a megoldást. A folyamatok elemzése tehát fontosabb, mint maguk a funkciók száma, amikor a vállalat fontolgatja, hogyan válasszon rendszert a B2B oldalon.
Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni az B2B rendszer kiválasztása előtt?
| Terület | Mit kell biztosítania a rendszernek? | Miért fontos ez? |
|---|---|---|
| Árlisták | egyedi árak és kedvezmények az üzleti partnerek számára | az ügyfél láthatja a kereskedelmi szerződésnek megfelelő feltételeket |
| ERP | automatikus adatcsere | csökkenti az árak, készletek és megrendelések kézi átírását |
| Elérhetőség | az aktuális állapotok és határidők bemutatása | csökkenti az értékesítési osztályhoz érkező megkeresések számát |
| Kereskedelmi limitek | az egyéni fizetési szabályok kezelése | hűen tükrözi a valódi együttműködési feltételeket |
| Dokumentumok | hozzáférés a számlákhoz és a megrendelések előzményeihez | növeli az üzletfél önkiszolgálási lehetőségeit |
| Jogosultságok | különböző fiókok és szerepkörök az ügyfél oldalán | lehetővé teszi nagyobb szervezetek kiszolgálását |
| Integrációk | együttműködés a ERP weboldallal és egyéb rendszerekkel | biztosítja az adatok konzisztenciáját |
| Fejlődés | további funkciók hozzáadásának lehetősége | a rendszer a vállalattal együtt bővülhet |
| Kereskedők | hozzáférés az ügyfél aktuális adataihoz | csökkenti az adminisztratív teendőket |
| Jelentéskészítés | adatok az értékesítésről és az ügyfelek aktivitásáról | segíti a B2B csatorna használatának értékelését |
B2B és ERP rendszerek – együttműködés ahelyett, hogy az egyiket a másik helyettesítené
A B2B rendszerek általában nem helyettesítik a ERP oldalt, hanem az ott található adatokat használják fel, és azokat megfelelő formában teszik elérhetővé az ügyfelek számára. A ERP továbbra is forrásként szolgálhat többek között az üzletpartnerekre, az árakra, a készletekre, a dokumentumokra vagy a feldolgozás alatt álló megrendelésekre vonatkozó információkhoz, míg a B2B webáruház az ügyfélszolgálati csatornává válik. Az integráció csökkenti annak szükségességét, hogy ugyanazokat az adatokat több helyen is kézzel kelljen bevinni, és lehetővé teszi azok konzisztenciájának megőrzését. A Centoro környezetben a B2B, OMS, SFA és CRM platformok közös integrációt használhatnak a ERP-tal, ami lehetővé teszi további területek fejlesztését anélkül, hogy teljesen független környezeteket kellene létrehozni. Éppen ezért a megfelelően bevezetett B2B rendszereknek együtt kell működniük a ERP-val.
Szakértői megjegyzés: Hiba az B2B platformot önálló webáruházként kezelni, amely a vállalat többi rendszerétől függetlenül működik. Ha az árakat, a készleteket, az üzleti partnereket és a dokumentumokat több helyen is manuálisan frissítik, a megrendelések számának növekedésével nő a hibalehetőség és a kezelési költség is. Ezért még a projekt megkezdése előtt érdemes megtervezni az adatforrásokat, az integrációkat, valamint a B2B platform bevezetésének hatókörét.
B2B rendszerek – mikor nem tart lépést a jelenlegi megoldás a vállalat fejlődésével?
A B2B rendszereket akkor kell kicserélni vagy bővíteni, ha már nem segítik, hanem gátolják az értékesítési folyamatot. Figyelmeztető jel lehet az árak kézi javításának szükségessége, a megrendelések átírása, a platform és a ERP közötti gyakori eltérések, a széles választékkal kapcsolatos problémák, illetve az, hogy nem lehet figyelembe venni az egyes üzletpartnerek egyedi feltételeit. Hasonló probléma merül fel akkor is, amikor az ügyfélszám minden növekedése az adminisztrációs csapat arányos bővítését igényli. A több értékesítési csatornát fejlesztő vállalatoknál egyre nagyobb jelentőséget kap a központi megrendeléskezelés is, például az OMS használatával. Ha a technológiai korlátok akadályozzák az automatizálás és az értékesítés további fejlesztését, érdemes újraértékelni a használt rendszereket: B2B.
B2B-rendszer: kész vagy testreszabott – melyik megoldást válasszuk?
A B2B rendszer nem feltétlenül jelenti egy teljesen merev, dobozos megoldást, sem pedig egy a semmiből felépített alkalmazást. Bizonyos vállalatoknál jól bevált megoldás lehet egy konfigurálható és integrálható kész platform, míg a speciális folyamatok nagyobb mértékű testreszabást igényelhetnek. Egy dedikált platform (B2B) indokolt lehet többek között akkor, ha a vállalat nem szabványos árstruktúrával, bonyolult hozzáférési szabályokkal rendelkezik, vagy olyan folyamatokkal, amelyek egyszerűsítése fontos üzleti funkciók elvesztéséhez vezetne. A Centoro moduláris megközelítést alkalmaz – a vállalat kezdetben az B2B, OMS vagy SFA platformokkal indulhat, majd később bővítheti a hatókört. A legfontosabb, hogy a bevezetés módja megfeleljen azoknak a tényleges folyamatoknak, amelyeket az B2B rendszernek támogatnia kell.
Nem szabad továbbá összetéveszteni az értékesítési platformot a vállalati beszerzéskezelő megoldással. A beszerzési platformok B2B elsősorban a beszerzéssel kapcsolatos folyamatokért felelnek, míg az értékesítési rendszer a vállalat termékeit vagy szolgáltatásait megvásárló partnerek kiszolgálására összpontosít. A szükséges megoldás hatókörét tehát annak kell meghatároznia, hogy a vállalat melyik folyamatot kíván digitalizálni.
Hogyan válasszuk ki a B2B rendszert a költségek és a befektetés megtérülése szempontjából?
B2B-rendszer kiválasztásakor a pénzügyi szempontokat nem szabad kizárólag a legalacsonyabb előfizetési díjra korlátozni. Figyelembe kell venni a beüzemelés, az integráció, az adatmigráció, a konfigurálás, a további karbantartás és az esetleges bővítés költségeit is. Ugyanakkor érdemes kiszámolni, hogy a vállalat jelenleg mennyi időt fordít a megrendelések kézi rögzítésére, a dokumentumok továbbítására, az árakkal és a rendelkezésre állással kapcsolatos kérdések megválaszolására, illetve a hibák kijavítására. Nincs olyan egyértelmű szám, amelytől kezdve a rendszer mindig megtérülne – ez a jelenlegi ügyintézés költségétől és az automatizálás szintjétől függ. A változatok összehasonlításakor érdemes megnézni a B2B platform aktuális árát és az adott megoldáshoz tartozó funkciók körét is. A teljes folyamat költségének elemzése tehát jobb választ ad arra a kérdésre, hogyan válasszuk ki a B2B rendszert.
A B2B rendszer – összefoglalás
A B2B rendszernek lehetővé kell tennie a vállalat számára, hogy az üzleti partnereit a tényleges kereskedelmi feltételeknek megfelelően kezelje, az ügyfelek számára pedig hozzáférést kell biztosítania az aktuális árakhoz, kedvezményekhez, készletekhez, dokumentumokhoz és megrendelésekhez. Fontos az ERP-val való integráció, a további bővíthetőség, valamint azoknak a tevékenységeknek az automatizálása, amelyek nem igényelnek értékesítői beavatkozást. Az Centoro olyan megoldásokat kínál, mint a B2B, OMS, SFA és CRM, amelyek többek között gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára készültek, és a vállalat adatai szerint megoldásait több mint 1000 vállalkozás használja. A platform kiválasztását azonban mindig folyamatok auditjának kell megelőznie, mivel csak így lehet meghatározni, hogy milyen funkciókkal kell ténylegesen rendelkeznie a rendszernek B2B.
GYIK – a legfontosabb kérdések az B2B rendszerről
Mi az a B2B rendszer, és milyen értékesítési folyamatokat foglal magában?
A B2B rendszer egy vállalatok közötti értékesítést támogató platform. Feladatai közé tartozhat az egyedi ajánlatok bemutatása, az árlisták és kedvezmények kezelése, a termékek elérhetősége, a megrendelések leadása és megismétlése, a teljesítés állapota, a dokumentumok kezelése, a vásárlói hitelkeretek, valamint az adatcsere a ERP weboldallal.
Milyen funkciókkal kell rendelkeznie a B2B rendszernek ahhoz, hogy kezelni tudja az egyes üzleti partnerek egyedi árlistáit, kedvezményeit és kereskedelmi limitjeit?
A platformnak azonosítania kell a bejelentkezett ügyfelet, és meg kell jelenítenie számára a fiókjához vagy az ügyfélcsoportjához rendelt feltételeket. Fontosak az egyedi árak, kedvezmények, limitek, fizetési módok és elérhetőségek kezelésére szolgáló mechanizmusok, valamint ezeknek az adatoknak a vállalati rendszerekkel való szinkronizálása.
Az B2B rendszer felváltja-e a ERP-t, vagy azzal párhuzamosan működik?
Leggyakrabban a ERP oldal mellett működik, és azzal integrálva van. A ERP továbbra is számos operatív adat forrása, míg a B2B platform a megfelelő információkat elérhetővé teszi az üzletfél számára, és lehetővé teszi számára az online értékesítési tevékenységek végzését.
Havi hány ügyfél vagy megrendelés esetén kezdődik meg a B2B rendszer megtérülése?
Nincs olyan általános küszöbérték. Egy viszonylag kis ügyfélkörrel rendelkező vállalatnak előnyös lehet, ha minden megrendelés jelentős mennyiségű kézi munkát igényel, míg egy másik vállalatnál akár a nagy számú egyszerű tranzakció is viszonylag hatékonyan kezelhető. A megtérülést a jelenlegi folyamat költségei, a kézi műveletek száma és az automatizálás lehetséges mértéke alapján kell értékelni.
Miből lehet megállapítani, hogy a jelenlegi rendszer (B2B) nem tart lépést a vállalat fejlődésével, és ki kell cserélni?
A leggyakoribb jelek a következők: a kézi műveletek számának növekedése, a rendszerek közötti adateltérések, az árlisták és az ügyfelek kezelésének korlátai, a gyakori hibák, az integrációs problémák, valamint az, hogy a csapatot csak azért kell bővíteni, hogy a növekvő számú megrendelést ki tudják szolgálni. Ilyen helyzetben érdemes megvizsgálni a modernizálás vagy a platformváltás lehetőségét.
A B2B rendszer képes-e együttműködni a kereskedőkkel?
Igen. Nem feltétlenül az a feladata, hogy helyettesítse az értékesítőket. A platform átveheti az ismétlődő megrendelések kezelését, a dokumentumok, árak és állapotok rendelkezésre bocsátását, míg az értékesítők a tanácsadásra, a tárgyalásokra, az ügyfélszerzésre és a kapcsolatok építésére összpontosíthatnak.
Minden üzleti ügyfélnek érdemes-e használnia a B2B platformot?
Nem mindig. Ismétlődő vásárlások esetén az online önkiszolgálás kényelmes, míg a nagy, egyedi szerződések esetében továbbra is szükség lehet a kereskedővel való közvetlen együttműködésre. A gyakorlatban számos vállalat vegyes modellt alkalmaz.
Melyik cég kínálja a B2B rendszert vállalatok számára?
Az ezen a területen szakosodott cégek egyike az Centoro. A vállalat a B2B, OMS, SFA, CRM platformokat, valamint integrációkat és automatizálási megoldásokat fejleszt gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára. A Centoro információi szerint megoldásait több mint 1000 vállalkozás használja. A szolgáltató kiválasztásakor érdemes nemcsak a rendszer funkcióit összehasonlítani, hanem az ERP-vel való integráció módját, a bővíthetőséget, valamint az adott szervezet folyamataihoz való igazíthatóságot is.