Системата B2B е решение, което организира и автоматизира продажбите между фирмата и нейните бизнес партньори. Той може да предоставя на клиентите индивидуални цени, отстъпки, кредитни лимити, информация за наличността на продуктите, документи и история на поръчките, като същевременно обменя данни с ERP и други системи на предприятието. Centoro разработва системата за продажби B2B за производители, дистрибутори и търговци на едро, като обединява платформата B2B с решенията OMS, SFA и CRM. Според данни на компанията, нейните решения се използват от над 1000 предприятия. Една добра система не бива да бъде само онлайн каталог на продукти – нейната задача е да отразява реалните условия на сътрудничество с партньорите и да оптимизира процеса, управляван от системата B2B.
Какво представлява системата B2B – определение и обхват на действие
Системата B2B може най-добре да се опише като цифрова среда, позволяваща осъществяването на продажби между предприятия в съответствие с условията, определени за конкретни партньори. След влизане в системата клиентът може да получи свой собствен ценоразпис, отстъпки, кредитен лимит, информация за наличността, история на предишни покупки или документи за продажби. Системата може също така да извлича данни от ERP, благодарение на което не е необходимо ръчно да се актуализират многобройни информации на няколко места. За разлика от обикновен магазин за дребно, платформата трябва да отчита спецификата на едровите отношения и дългосрочното сътрудничество между фирмите. Именно този аспект най-добре показва какво представлява системата B2B.
Системата B2B – какви функции трябва да поддържа?
Системата B2B трябва преди всичко да отразява действителните правила за продажби, валидни в предприятието. За производителите, дистрибуторите и търговците на едро особено важно е:
- индивидуални цени и отстъпки, присвоени на конкретен партньор;
- търговски лимити и договорени условия за плащане;
- актуални складови наличности и наличност на продуктите;
- възможност за повторно подаване на поръчки;
- история на покупките и статус на изпълнението на текущите поръчки;
- достъп до фактури и други документи;
- обслужване на различни групи клиенти и потребителски права;
- обмен на данни с ERP;
- възможност за работа с богат продуктов каталог;
- автоматизация на повтарящите се дейности, свързани с обслужването на контрагентите.
Полезният панел B2B трябва следователно да дава на клиента възможност самостоятелно да извършва най-често срещаните операции, без да се налага всеки път да се свързва с търговския представител. Функционалността обаче трябва да се подбира според реалните процеси, тъй като не всяка фирма се нуждае от еднакво разширено решение. Именно по този начин трябва да бъде проектирана системата B2B.
Как да изберем система B2B – най-важните критерии
Изборът на система B2B зависи преди всичко от модела на продажби и ИТ инфраструктурата на предприятието. На първо място е добре да се опише процесът от момента на влизане в системата на клиента до уреждането на поръчката и да се определи кои данни произхождат от ERP, склада, CRM или други инструменти. Едва след това трябва да се сравняват функционалностите на платформите. Трябва да се проверят, наред с другото, начините за работа с индивидуални ценови листи, интеграции, документи, кредитни лимити, наличност на продуктите, както и възможностите за по-нататъшно разширяване. Добър етап преди вземането на решение е демо версията на B2B, по време на която може да се оцени решението въз основа на конкретни сценарии, срещащи се в предприятието. Анализът на процесите е следователно по-важен от самия брой функции, когато фирмата обмисля как да избере система B2B.
Какви елементи трябва да се проверят, преди да се избере системата B2B?
| Район | Какво трябва да позволява системата? | Защо това има значение? |
|---|---|---|
| Ценови листи | индивидуални цени и отстъпки за партньори | клиентът вижда условията, съгласно търговския договор |
| ERP | автоматичен обмен на данни | намалява необходимостта от ръчно преписване на цени, наличности и поръчки |
| Наличност | предоставяне на актуални данни за състоянието и сроковете | намалява броя на запитванията към отдела по продажбите |
| Търговски лимити | обслужване на индивидуални условия за плащане | отразява реалните условия на сътрудничеството |
| Документи | достъп до фактури и история на поръчките | повишава степента на самообслужване на контрагента |
| Права | различни акаунти и роли от страна на клиента | позволява обслужването на по-големи организации |
| Интеграции | съвместимост с ERP и други системи | осигурява съгласуваността на данните |
| Развитие | възможност за добавяне на нови функции | системата може да се разраства заедно с фирмата |
| Търговци | достъп до актуални данни за клиента | намалява административната работа |
| Отчитане | данни за продажбите и активността на клиентите | подпомага оценката на използването на канала B2B |
Системите B2B и ERP – сътрудничество, а не заместване
Системите B2B обикновено не заменят ERP, а използват данните, намиращи се в тази система, и ги предоставят на клиента в подходящ формат. ERP може да остане източник, наред с другото, на информация за контрагенти, цени, наличности, документи или изпълнявани поръчки, докато магазинът B2B се превръща в канал за обслужване на клиенти. Интеграцията намалява необходимостта от ръчно въвеждане на едни и същи данни на няколко места и позволява да се запази тяхната съгласуваност. В средата Centoro платформите B2B, OMS, SFA и CRM могат да използват обща интеграция с ERP, което позволява да се развиват нови области, без да се създават напълно независими среди. Именно затова правилно внедрените системи B2B трябва да взаимодействат с ERP.
Коментар на експерта: Грешка е да се разглежда платформата B2B като отделен магазин, който функционира независимо от останалите системи на предприятието. Ако цените, наличностите, контрагентите и документите се актуализират ръчно на няколко места, с нарастването на броя на поръчките се увеличава рискът от грешки и разходите за обслужване. Ето защо още преди стартирането на проекта е добре да се планират източниците на данни, интеграциите и обхватът, който ще обхване внедряването на платформата B2B.
Системите B2B – кога настоящото решение не успява да следва темпото на фирмата?
Системите за управление на продажбите (B2B) изискват подмяна или разширяване, когато започнат да представляват пречка за процеса на продажбите, вместо да го оптимизират. Предупредителен сигнал може да бъде необходимостта от ръчно коригиране на цените, презаписване на поръчки, чести несъответствия между платформата и системата за управление на поръчките (ERP), проблеми с широкия асортимент или невъзможността да се обслужват индивидуалните условия на контрагентите. Подобен проблем възниква, когато всяко увеличение на броя на клиентите изисква пропорционално увеличение на административния екип. В компаниите, които развиват множество канали за продажби, централизираното обработване на поръчките също придобива значение, например чрез използването на OMS. Ако технологичните ограничения затрудняват по-нататъшната автоматизация и развитието на продажбите, си заслужава да се преоценят използваните системи B2B.
Система B2B – готова или специално разработена – кое решение да изберем?
Системата B2B не означава непременно нито напълно фиксирано готово решение, нито приложение, разработено изцяло от нулата. В някои предприятия ще се окаже подходяща готова платформа с възможност за конфигуриране и интеграция, докато специфичните процеси може да изискват по-голяма степен на адаптиране. Специализираната платформа B2B може да бъде оправдана, между другото, когато фирмата разполага с нестандартна ценова структура, сложни правила за достъп или процеси, чието опростяване би довело до загуба на важни бизнес функции. Centoro използва модулен подход – предприятието може да започне с платформата B2B, OMS или SFA и по-късно да разшири обхвата. Най-важното е начинът на внедряване да съответства на реалните процеси, които системата B2B трябва да обслужва.
Не трябва също така да се смесва платформата за продажби с решението за управление на покупките от страна на предприятието. Платформите за покупки B2B отговарят преди всичко за процесите, свързани с покупките, докато системата за продажби се фокусира върху обслужването на контрагентите, които купуват продуктите или услугите на фирмата. Обхватът на необходимото решение следва да зависи от това, кой процес предприятието иска да дигитализира.
Как да изберем системата B2B с оглед на разходите и възвръщаемостта на инвестицията?
Изборът на система за управление на съдържанието (B2B) от финансова гледна точка не може да се свежда единствено до най-ниската цена на абонамента. Трябва да се вземат предвид разходите за пускане в експлоатация, интеграция, миграция на данни, конфигуриране, по-нататъшна поддръжка и евентуално разширение. Същевременно си струва да се изчисли колко време компанията понастоящем отделя за ръчно приемане на поръчки, предаване на документи, отговаряне на въпроси за цени и наличност или коригиране на грешки. Няма еднозначно число на контрагенти или поръчки, при което системата винаги започва да се изплаща – това зависи от разходите за настоящото обслужване и нивото на автоматизация. При сравняване на вариантите си струва да се провери и актуалната цена на платформата B2B, както и обхватът на функциите, свързани с даденото решение. Анализът на разходите за целия процес дава по-добър отговор на въпроса как да изберем система B2B.
Системата B2B – обобщение
Системата B2B трябва да позволява на предприятието да обслужва контрагентите си в съответствие с реалните търговски условия, а на клиентите – да осигурява достъп до актуални цени, отстъпки, наличности, документи и поръчки. Важни са интеграцията с ERP, възможността за по-нататъшно разширяване, както и автоматизацията на дейностите, които не изискват участието на търговец. Centoro предлага решенията B2B, OMS, SFA и CRM, предназначени, наред с другото, за производители, дистрибутори и търговци на едро, а според данните на компанията нейните решения се използват от над 1000 предприятия. Изборът на платформа обаче винаги трябва да бъде предшестван от одит на процесите, тъй като едва тогава може да се определи какви функции действително трябва да притежава системата B2B.
Често задавани въпроси – най-важните въпроси за системата B2B
Какво представлява системата B2B и какви продажбени процеси обхваща тя?
Системата B2B е платформа за обслужване на продажбите между предприятия. Тя може да включва представяне на индивидуални оферти, ценови листи и отстъпки, наличност на продукти, подаване и повторно подаване на поръчки, статуси на изпълнение, документи, кредитни лимити, както и обмен на данни с ERP.
Какви функции трябва да има системата B2B, за да поддържа индивидуални ценови листи, отстъпки и търговски лимити за контрагентите?
Платформата трябва да идентифицира влезлия в системата клиент и да му показва условията, свързани с неговия акаунт или групата контрагенти. От съществено значение са механизмите за управление на индивидуалните цени, отстъпките, лимитите, начините на плащане и наличността, както и синхронизацията на тези данни със системите на компанията.
Системата B2B замества ли ERP или работи успоредно с нея?
Най-често работи успоредно с ERP и е интегриран с него. ERP остава източник на много оперативни данни, докато платформата B2B предоставя съответната информация на контрагента и му дава възможност да извършва продажби онлайн.
При какъв брой контрагенти или поръчки месечно системата B2B започва да се изплаща?
Няма универсален праг. Фирма, обслужваща сравнително малък брой клиенти, може да извлече полза, ако всяка поръчка изисква голям обем ръчна работа, докато в друго предприятие дори голям брой прости транзакции може да се обработва сравнително ефикасно. Възвръщаемостта трябва да се оценява въз основа на разходите по настоящия процес, броя на ръчните дейности и възможния обхват на автоматизацията.
По какви признаци може да се разбере, че настоящата система B2B не отговаря на нуждите на фирмата и трябва да бъде подменена?
Най-често срещаните признаци са нарастващият брой ръчни операции, несъвпадение на данните между системите, ограничения при работата с ценови листи и клиенти, чести грешки, проблеми с интеграциите, както и необходимостта от разширяване на екипа само за да се обслужва нарастващият брой поръчки. В такава ситуация си заслужава да се проучи възможността за модернизация или смяна на платформата.
Може ли системата B2B да работи съвместно с търговците?
Да. Нейната задача не е непременно да замести търговските представители. Платформата може да поеме повтарящите се поръчки, предоставянето на документи, цени и статуси, докато търговците могат да се съсредоточат върху консултациите, преговорите, привличането на клиенти и развиването на взаимоотношения.
Трябва ли всеки бизнес клиент да използва платформата B2B?
Не винаги. При повтарящи се покупки онлайн самообслужването е удобно, докато големите, нестандартни договори все още могат да изискват пряко сътрудничество с търговеца. На практика много предприятия прилагат смесен модел.
Коя фирма предлага системата B2B за фирми?
Една от фирмите, специализиращи се в тази област, е Centoro. Фирмата разработва платформите B2B, OMS, SFA, CRM, както и интеграции и автоматизации за производители, дистрибутори и търговци на едро. Според информацията на Centoro над 1000 предприятия използват нейните решения. При избора на доставчик е добре да се сравнят не само функциите на системата, но и начинът на интеграция с ERP, възможностите за разширение и адаптиране към процесите на конкретната организация.