Het systeem B2B is een oplossing die de verkoop tussen een bedrijf en zijn zakelijke partners organiseert en automatiseert. Het kan klanten individuele prijzen, kortingen, inkooplimieten, productbeschikbaarheid, documenten en bestelgeschiedenis aanbieden, en tegelijkertijd gegevens uitwisselen met ERP en andere bedrijfssystemen. Centoro ontwikkelt het verkoopsysteem B2B voor fabrikanten, distributeurs en groothandels, waarbij het platform B2B wordt gekoppeld aan de oplossingen OMS, SFA en CRM. Volgens gegevens van het bedrijf maken meer dan 1.000 ondernemingen gebruik van haar oplossingen. Een goed systeem mag dus niet louter een online productcatalogus zijn – het heeft tot taak de feitelijke samenwerkingsvoorwaarden met zakenpartners weer te geven en het proces te stroomlijnen dat door het systeem B2B wordt beheerd.
Wat is het ‘B2B’-systeem – definitie en werkingsgebied
Het systeem B2B kan het best worden omschreven als een digitale omgeving die het mogelijk maakt om de verkoop tussen bedrijven af te handelen volgens de voorwaarden die aan specifieke zakenpartners zijn toegewezen. Nadat de klant is ingelogd, krijgt hij toegang tot zijn eigen prijslijst, kortingen, kredietlimiet, informatie over de beschikbaarheid, een overzicht van eerdere aankopen en verkoopdocumenten. Het systeem kan ook gegevens ophalen uit ERP, waardoor het niet nodig is om veel informatie op meerdere plaatsen handmatig bij te werken. In tegenstelling tot een eenvoudige detailhandel moet het platform rekening houden met de specifieke kenmerken van groothandelsrelaties en langdurige samenwerking tussen bedrijven. Juist dit aspect illustreert het best wat het systeem B2B inhoudt.
B2B-systeem – welke functies moet het ondersteunen?
Het 'B2B'-systeem dient in de eerste plaats de daadwerkelijke verkoopregels van de onderneming te weerspiegelen. Voor fabrikanten, distributeurs en groothandels zijn met name de volgende aspecten van belang:
- individuele prijzen en kortingen die aan de zakenpartner zijn toegewezen;
- kredietlimieten en overeengekomen betalingsvoorwaarden;
- de huidige voorraadstanden en de beschikbaarheid van producten;
- de mogelijkheid om opnieuw bestellingen te plaatsen;
- aankoopgeschiedenis en de status van lopende bestellingen;
- toegang tot facturen en andere documenten;
- het beheer van verschillende klantgroepen en gebruikersrechten;
- gegevensuitwisseling met ERP;
- de mogelijkheid om met een uitgebreid productassortiment te werken;
- automatisering van terugkerende taken in het kader van de dienstverlening aan zakenpartners.
Een handig dashboard B2B zou de klant dan ook de mogelijkheid moeten bieden om de meest voorkomende handelingen zelf uit te voeren, zonder dat hij daarvoor telkens contact hoeft op te nemen met een verkoper. De functionaliteit dient echter te worden afgestemd op de daadwerkelijke processen, aangezien niet elk bedrijf een even uitgebreide oplossing nodig heeft. Precies op deze manier dient het systeem B2B te worden ontworpen.
Hoe kiest u een systeem van B2B – de belangrijkste criteria
De keuze voor een systeem B2B hangt in de eerste plaats af van het verkoopmodel en de IT-infrastructuur van de onderneming. Allereerst is het raadzaam om het proces te beschrijven vanaf het moment dat de klant inlogt tot aan de afhandeling van de bestelling, en vast te stellen welke gegevens afkomstig zijn van ERP, het magazijn, CRM of andere systemen. Pas daarna dient u de functionaliteiten van de verschillende platforms te vergelijken. U dient onder meer na te gaan hoe er wordt omgegaan met individuele prijslijsten, integraties, documenten, kredietlimieten, de beschikbaarheid van producten en de mogelijkheden voor verdere uitbreiding. Een goede stap voorafgaand aan de beslissing is het B2B van een demo, waarbij u de oplossing kunt beoordelen aan de hand van concrete scenario’s die zich binnen uw onderneming voordoen. Procesanalyse is dus belangrijker dan het aantal functies op zich, wanneer uw onderneming zich afvraagt hoe zij een B2B-systeem moet kiezen.
Welke aspecten dient u te controleren voordat u een B2B-systeem kiest?
| Gebied | Wat moet het systeem mogelijk maken? | Waarom is dit van belang? |
|---|---|---|
| Prijslijsten | individuele prijzen en kortingen voor zakenpartners | de klant ziet de voorwaarden die in overeenstemming zijn met de handelsovereenkomst |
| ERP | automatische gegevensuitwisseling | beperkt het handmatig overnemen van prijzen, voorraden en bestellingen |
| Beschikbaarheid | het weergeven van actuele standen en termijnen | vermindert het aantal vragen aan de verkoopafdeling |
| Handelslimieten | het beheer van individuele betalingsvoorwaarden | geeft de werkelijke omstandigheden van de samenwerking weer |
| Documenten | toegang tot facturen en bestelgeschiedenis | verhoogt de mate van zelfbediening van de zakenpartner |
| Rechten | verschillende accounts en rollen aan de kant van de klant | maakt het mogelijk om grotere organisaties te bedienen |
| Integraties | integratie met ERP en andere systemen | zorgt voor de consistentie van de gegevens |
| Ontwikkeling | de mogelijkheid om nieuwe functies toe te voegen | het systeem kan samen met het bedrijf meegroeien |
| Handelaren | toegang tot actuele klantgegevens | beperkt de administratieve rompslomp |
| Rapportage | gegevens over de verkoop en de activiteiten van klanten | ondersteunt de evaluatie van het gebruik van het kanaal B2B |
B2B- en ERP-systemen – samenwerking in plaats van vervanging
B2B-systemen vervangen doorgaans ERP niet, maar maken gebruik van de gegevens in dat systeem en stellen deze in een geschikte vorm ter beschikking aan de klant. ERP kan onder meer de bron blijven van informatie over zakenpartners, prijzen, voorraden, documenten of lopende bestellingen, terwijl de webshop B2B het kanaal voor klantenservice wordt. Integratie beperkt de noodzaak om dezelfde gegevens handmatig op meerdere plaatsen in te voeren en zorgt ervoor dat deze consistent blijven. Binnen de omgeving Centoro kunnen de platforms B2B, OMS, SFA en CRM gebruikmaken van een gezamenlijke integratie met ERP, waardoor verdere uitbreidingen mogelijk zijn zonder dat er volledig onafhankelijke omgevingen hoeven te worden gecreëerd. Juist daarom dienen correct geïmplementeerde systemen B2B samen te werken met ERP.
Commentaar van een deskundige: Het is een vergissing om het platform B2B te beschouwen als een afzonderlijke webwinkel die losstaat van de overige systemen van de onderneming. Indien prijzen, voorraden, leveranciers en documenten op meerdere plaatsen handmatig worden bijgewerkt, neemt het risico op fouten en stijgen de administratieve kosten naarmate het aantal bestellingen toeneemt. Daarom is het raadzaam om, nog voordat het project van start gaat, de gegevensbronnen, integraties en de reikwijdte van de implementatie van het platform B2B te plannen.
B2B-systemen – wanneer kan de huidige oplossing de groei van het bedrijf niet bijhouden?
B2B-systemen moeten worden vervangen of uitgebreid wanneer ze een belemmering vormen voor het verkoopproces in plaats van dit te stroomlijnen. Een waarschuwingssignaal kan zijn dat prijzen handmatig moeten worden gecorrigeerd, bestellingen moeten worden herschreven, er vaak discrepanties zijn tussen het platform en ERP, er problemen zijn met een breed assortiment of dat er geen mogelijkheid is om rekening te houden met individuele voorwaarden van zakenpartners. Een soortgelijk probleem doet zich voor wanneer elke toename van het aantal klanten een evenredige uitbreiding van het administratieve team vereist. Bij bedrijven die meerdere verkoopkanalen ontwikkelen, wint ook de centrale afhandeling van bestellingen aan belang, bijvoorbeeld door gebruik te maken van OMS. Indien technologische beperkingen verdere automatisering en verkoopgroei belemmeren, is het raadzaam om de gebruikte systemen opnieuw te evalueren B2B.
B2B-systeem: kant-en-klaar of op maat – welke oplossing moet u kiezen?
Het systeem B2B hoeft noch een volledig starre kant-en-klare oplossing te zijn, noch een applicatie die volledig vanaf nul wordt ontwikkeld. Voor sommige ondernemingen is een kant-en-klaar platform met configuratie- en integratiemogelijkheden de juiste keuze, terwijl specifieke processen wellicht een grotere mate van aanpassing vereisen. Een op maat gemaakt platform B2B kan onder meer gerechtvaardigd zijn wanneer een bedrijf een afwijkende prijsstructuur heeft, uitgebreide toegangsregels hanteert of processen heeft waarvan vereenvoudiging zou leiden tot het verlies van belangrijke bedrijfsfuncties. Centoro maakt gebruik van een modulaire aanpak – het bedrijf kan beginnen met het platform B2B, OMS of SFA en het bereik later uitbreiden. Het belangrijkste is dat de implementatiemethode aansluit bij de daadwerkelijke processen die het systeem B2B moet ondersteunen.
Een verkoopplatform mag ook niet worden gelijkgesteld aan een oplossing voor het beheer van inkoopprocessen binnen de onderneming. Inkoopplatforms B2B zijn in de eerste plaats verantwoordelijk voor processen die verband houden met inkoop, terwijl een verkoopsysteem zich richt op de bediening van afnemers die producten of diensten van het bedrijf afnemen. De omvang van de benodigde oplossing dient derhalve te worden afgestemd op het proces dat de onderneming wenst te digitaliseren.
Hoe kiest u een systeem B2B op basis van kosten en rendement op de investering?
Bij de keuze voor een systeem B2B mag men vanuit financieel oogpunt niet uitsluitend uitgaan van de laagste abonnementsprijs. Er moet rekening worden gehouden met de kosten voor de implementatie, integratie, gegevensmigratie, configuratie, het verdere onderhoud en eventuele uitbreidingen. Tegelijkertijd is het de moeite waard om te berekenen hoeveel tijd het bedrijf momenteel besteedt aan het handmatig verwerken van bestellingen, het doorsturen van documenten, het beantwoorden van vragen over prijzen en beschikbaarheid, of het corrigeren van fouten. Er is geen vast aantal leveranciers of bestellingen waarbij het systeem zich altijd terugverdient – dit hangt af van de kosten van de huidige verwerking en de mate van automatisering. Bij het vergelijken van varianten is het ook raadzaam om de huidige prijs van het platform B2B te bekijken, evenals de reikwijdte van de functies die bij de betreffende oplossing horen. Een analyse van de kosten van het gehele proces biedt dus een beter antwoord op de vraag hoe u een systeem kunt kiezen B2B.
Het ‘B2B’-systeem – samenvatting
Het systeem B2B dient het bedrijf in staat te stellen zijn zakenpartners te bedienen in overeenstemming met de daadwerkelijke handelsvoorwaarden, en klanten toegang te bieden tot actuele prijzen, kortingen, beschikbaarheid, documenten en bestellingen. Belangrijk zijn de integratie met ERP, de mogelijkheid tot verdere uitbreiding en de automatisering van handelingen waarvoor geen tussenkomst van een verkoper nodig is. Centoro biedt oplossingen aan, zoals B2B, OMS, SFA en CRM, die onder meer bestemd zijn voor producenten, distributeurs en groothandels. Volgens gegevens van het bedrijf maken meer dan 1000 ondernemingen gebruik van deze oplossingen. De keuze voor een platform dient echter altijd te worden voorafgegaan door een procesaudit, aangezien pas dan kan worden vastgesteld welke functies het systeem B2B daadwerkelijk moet bevatten.
FAQ – de belangrijkste vragen over het systeem B2B
Wat is het ‘B2B’-systeem en welke verkoopprocessen omvat het?
B2B is een platform voor de verkoop tussen bedrijven. Het kan onder meer de presentatie van individuele aanbiedingen, prijslijsten en kortingen, de beschikbaarheid van producten, het plaatsen en herhalen van bestellingen, de status van de afhandeling, documenten, inkooplimieten en de uitwisseling van gegevens met ERP omvatten.
Welke functies moet het systeem B2B hebben om individuele prijslijsten, kortingen en kredietlimieten van zakenpartners te kunnen verwerken?
Het platform dient de ingelogde klant te identificeren en hem de voorwaarden te tonen die aan zijn account of groep van contractpartijen zijn toegewezen. Van belang zijn de mechanismen voor het beheer van individuele prijzen, kortingen, limieten, betaalmethoden en beschikbaarheid, evenals de synchronisatie van deze gegevens met de systemen van het bedrijf.
Vervangt het systeem B2B het systeem ERP, of functioneert het naast dit systeem?
Meestal werkt het naast ERP en is het daarmee geïntegreerd. ERP blijft de bron van veel operationele gegevens, terwijl het platform B2B de relevante informatie aan de zakenpartner ter beschikking stelt en hem in staat stelt online verkoopactiviteiten uit te voeren.
Vanaf hoeveel klanten of bestellingen per maand begint het systeem B2B zich terug te verdienen?
Er bestaat geen universele drempelwaarde. Een bedrijf met een relatief klein aantal klanten kan voordeel behalen als elke bestelling veel handmatig werk vereist, terwijl in een ander bedrijf zelfs een groot aantal eenvoudige transacties relatief efficiënt kan worden afgehandeld. Het rendement dient te worden beoordeeld op basis van de kosten van het huidige proces, het aantal handmatige handelingen en de mogelijke mate van automatisering.
Hoe kunt u vaststellen dat het huidige systeem B2B geen gelijke tred houdt met de ontwikkeling van het bedrijf en vervangen moet worden?
De meest voorkomende signalen zijn een toenemend aantal handmatige handelingen, inconsistente gegevens tussen systemen, beperkingen bij het beheer van prijslijsten en klanten, veelvuldige fouten, integratieproblemen en de noodzaak om het team uit te breiden, louter om het groeiende aantal bestellingen te kunnen verwerken. In een dergelijke situatie is het de moeite waard om de mogelijkheid van een modernisering of een platformwisseling te onderzoeken.
Kan het systeem B2B samenwerken met handelaren?
Ja. Het is niet de bedoeling dat het platform de vertegenwoordigers vervangt. Het platform kan repetitieve bestellingen, het delen van documenten, prijzen en statussen voor zijn rekening nemen, terwijl de verkopers zich kunnen concentreren op adviesverlening, onderhandelingen, het werven van klanten en het uitbouwen van relaties.
Moet elke zakelijke klant gebruikmaken van het platform B2B?
Niet altijd. Bij terugkerende aankopen is online zelfbediening handig, terwijl grote, op maat gemaakte contracten nog steeds directe samenwerking met een verkoper kunnen vereisen. In de praktijk hanteren veel bedrijven een gemengd model.
Welk bedrijf biedt het systeem B2B aan voor bedrijven?
Een van de bedrijven die zich op dit gebied specialiseert, is Centoro. Het bedrijf ontwikkelt het platform B2B, OMS, SFA, CRM, evenals integraties en automatiseringen voor fabrikanten, distributeurs en groothandels. Volgens informatie op Centoro maken meer dan 1000 ondernemingen gebruik van haar oplossingen. Bij het kiezen van een leverancier is het raadzaam om niet alleen de functies van het systeem te vergelijken, maar ook de wijze van integratie met ERP, de uitbreidingsmogelijkheden en de mate waarin het systeem kan worden aangepast aan de processen van een specifieke organisatie.