מערכת B2B היא פתרון שמארגן ומאוטומט את המכירות בין החברה לשותפיה העסקיים. היא יכולה להציג ללקוחות מחירים אישיים, הנחות, מסגרות אשראי, זמינות מוצרים, מסמכים והיסטוריית הזמנות, ובמקביל להחליף נתונים עם מערכת ERP ומערכות אחרות של הארגון. Centoro מפתחת מערכת מכירות B2B עבור יצרנים, מפיצים וסיטונאים, ומשלבת את פלטפורמת ה-B2B עם פתרונות OMS, SFA ו-CRM. על פי נתוני החברה, למעלה מ-1,000 ארגונים משתמשים בפתרונותיה. לפיכך, מערכת טובה לא צריכה להיות רק קטלוג מוצרים מקוון – תפקידה הוא לשקף את תנאי שיתוף הפעולה בפועל עם השותפים העסקיים ולייעל את התהליך שמנהלת מערכת ה-B2B.
מהי מערכת B2B – הגדרה והיקף הפעילות
את מערכת ה-B2B ניתן להסביר בצורה הטובה ביותר כסביבה דיגיטלית המאפשרת טיפול במכירות בין חברות, בהתאם לתנאים המוקצים ללקוחות עסקיים ספציפיים. לאחר הכניסה למערכת, הלקוח יכול לקבל מחירון אישי, הנחות, מסגרת אשראי, מידע על זמינות, היסטוריית רכישות קודמות או מסמכי מכירה. המערכת יכולה גם לאסוף נתונים ממערכת ERP, ובכך לחסוך את הצורך בעדכון ידני של מידע רב במספר מקומות. בניגוד לחנות קמעונאית פשוטה, הפלטפורמה חייבת לקחת בחשבון את המאפיינים הייחודיים של יחסי סיטונאות ושיתוף פעולה ארוך טווח בין חברות. דווקא היבט זה ממחיש בצורה הטובה ביותר מהי מערכת B2B.
מערכת B2B – אילו פונקציות היא צריכה לתמוך?
מערכת ה-B2B צריכה, בראש ובראשונה, לשקף את כללי המכירה בפועל הנהוגים בארגון. במקרה של יצרנים, מפיצים וסיטונאים, הדברים הבאים חשובים במיוחד:
- מחירים והנחות אישיים המוקצים ללקוח;
- תנאי אשראי ותנאי תשלום שנקבעו;
- מצב המלאי הנוכחי וזמינות המוצרים;
- אפשרות לבצע הזמנות חוזרות;
- היסטוריית הרכישות ומצב הטיפול בהזמנות הנוכחיות;
- גישה לחשבוניות ולמסמכים אחרים;
- תמיכה בקבוצות לקוחות שונות ובהרשאות משתמשים;
- החלפת נתונים עם מערכת ה-ERP;
- אפשרות לעבוד עם קטלוג מוצרים נרחב;
- אוטומציה של פעולות חוזרות ונשנות הקשורות לטיפול בלקוחות.
לכן, פאנל B2B שימושי צריך לאפשר ללקוח לבצע בעצמו את הפעולות הנפוצות ביותר, מבלי שייאלץ לפנות בכל פעם לנציג מכירות. עם זאת, יש להתאים את הפונקציונליות לתהליכים בפועל, שכן לא כל חברה זקוקה לפתרון מורכב באותה מידה. כך בדיוק יש לתכנן מערכת B2B.
כיצד לבחור מערכת B2B – הקריטריונים החשובים ביותר
הבחירה במערכת B2B תלויה בראש ובראשונה במודל המכירה ובתשתית ה-IT של החברה. ראשית, כדאי לתאר את התהליך החל מרגע הכניסה של הלקוח למערכת ועד לסגירת ההזמנה, ולזהות אילו נתונים מגיעים ממערכת ה-ERP, מהמחסן, ממערכת ה-CRM או מכלי עבודה אחרים. רק לאחר מכן יש להשוות בין הפונקציונליות של הפלטפורמות. יש לבדוק, בין היתר, את אופן הטיפול במחירונים אישיים, אינטגרציה, מסמכים, מסגרות אשראי, זמינות מוצרים ואפשרויות להרחבה עתידית. שלב מומלץ לפני קבלת ההחלטה הוא הדגמת B2B, במהלכה ניתן להעריך את הפתרון על סמך תרחישים ספציפיים המתרחשים בארגון. לפיכך, ניתוח התהליכים חשוב יותר ממספר הפונקציות עצמן, כאשר החברה שוקלת כיצד לבחור מערכת B2B.
אילו גורמים יש לבדוק לפני בחירת מערכת B2B?
| אזור | מה המערכת אמורה לאפשר? | מדוע זה חשוב? |
|---|---|---|
| מחירונים | מחירים והנחות מותאמים אישית ללקוחות עסקיים | הלקוח רואה את התנאים בהתאם להסכם המסחרי |
| ERP | העברת נתונים אוטומטית | מפחית את הצורך בהקלדת מחירים, מלאי והזמנות באופן ידני |
| זמינות | הצגת מצבים ומועדים עדכניים | מפחית את מספר הפניות למחלקת המכירות |
| מגבלות סוחרים | תמיכה בכללי תשלום אישיים | משקף את תנאי שיתוף הפעולה בפועל |
| מסמכים | גישה לחשבוניות ולהיסטוריית ההזמנות | מגביר את רמת השירות העצמי של הלקוח |
| הרשאות | חשבונות ותפקידים שונים בצד הלקוח | מאפשר מתן שירות לארגונים גדולים יותר |
| אינטגרציות | שיתוף פעולה עם ERP ועם מערכות אחרות | שומר על עקביות הנתונים |
| התפתחות | אפשרות להוסיף פונקציות נוספות | המערכת יכולה לצמוח יחד עם החברה |
| סוחרים | גישה לנתוני הלקוח המעודכנים | מצמצם את הפעולות הניהוליות |
| דיווח | נתונים על מכירות ופעילות לקוחות | תומך בהערכת השימוש בערוץ ה-B2B |
מערכות B2B לעומת ERP – שיתוף פעולה במקום החלפה
מערכות B2B בדרך כלל אינן מחליפות את מערכת ה-ERP, אלא משתמשות בנתונים הנמצאים במערכת זו ומציגות אותם ללקוח בצורה המתאימה. מערכת ה-ERP יכולה להישאר מקור למידע, בין היתר, על ספקים, מחירים, מלאי, מסמכים או הזמנות שבוצעו, בעוד שחנות ה-B2B הופכת לערוץ לשירות לקוחות. האינטגרציה מצמצמת את הצורך בהזנה ידנית של אותם נתונים במספר מקומות ומאפשרת לשמור על עקביותם. בסביבת Centoro, הפלטפורמות B2B, OMS, SFA ו-CRM יכולות לנצל אינטגרציה משותפת עם ה-ERP, מה שמאפשר לפתח תחומים נוספים מבלי ליצור סביבות עצמאיות לחלוטין. זו בדיוק הסיבה שמערכות B2B שיוטמעו כהלכה צריכות לעבוד בשיתוף פעולה עם ה-ERP.
הערת מומחה: טעות היא להתייחס לפלטפורמת B2B כאל חנות נפרדת, הפועלת באופן בלתי תלוי בשאר המערכות של הארגון. אם המחירים, המלאי, הספקים והמסמכים מתעדכנים באופן ידני במספר מקומות, ככל שמספר ההזמנות עולה, כך גדל הסיכון לטעויות ועלות התפעול. לכן, עוד לפני תחילת הפרויקט, כדאי לתכנן את מקורות הנתונים, האינטגרציות והיקף היישום של פלטפורמת ה-B2B.
מערכות B2B – מתי הפתרון הקיים אינו עומד בקצב של החברה?
מערכות B2B מחייבות החלפה או הרחבה כאשר הן הופכות למכשול בתהליך המכירה במקום לייעל אותו. סימן אזהרה עשוי להיות הצורך בתיקון ידני של מחירים, בהקלדה מחדש של הזמנות, בפערים תכופים בין הפלטפורמה ל-ERP, בבעיות הקשורות למגוון מוצרים רחב או בחוסר היכולת להתמודד עם תנאים אישיים של לקוחות. בעיה דומה מתעוררת כאשר כל גידול במספר הלקוחות מחייב הגדלה פרופורציונלית של צוות הניהול. בחברות המפתחות ערוצי מכירה רבים, גם הטיפול המרכזי בהזמנות, למשל באמצעות מערכת ניהול הזמנות (OMS), מקבל חשיבות רבה. אם מגבלות טכנולוגיות מקשות על המשך האוטומציה וההתפתחות של המכירות, כדאי לבחון מחדש את מערכות ה-B2B שבהן אתם משתמשים.
מערכת B2B מוכנה או מותאמת אישית – באיזה פתרון לבחור?
מערכת B2B אינה חייבת להיות פתרון "מוכן מראש" נוקשה לחלוטין, ואף לא אפליקציה הנבנית מאפס. בחלק מהחברות, פלטפורמה מוכנה עם אפשרויות התאמה ואינטגרציה תתאים, בעוד שתהליכים ספציפיים עשויים לדרוש התאמה נרחבת יותר. פלטפורמת B2B ייעודית עשויה להיות מוצדקת, בין היתר, כאשר לחברה יש מבנה מחירים לא סטנדרטי, כללי זמינות מורכבים או תהליכים שפישוטם יוביל לאובדן פונקציות עסקיות חשובות. Centoro נוקטת בגישה מודולרית – החברה יכולה להתחיל עם פלטפורמת B2B, OMS או SFA, ובהמשך להרחיב את היקף השימוש. החשוב ביותר הוא שאופן היישום יתאים לתהליכים בפועל שהמערכת ה-B2B אמורה לתמוך בהם.
כמו כן, אין לבלבל בין פלטפורמת מכירות לפתרון לניהול רכש בצד הארגון. פלטפורמות רכש B2B אחראיות בעיקר על תהליכים הקשורים לרכש, בעוד שמערכת המכירות מתמקדת במתן שירות ללקוחות הרוכשים את המוצרים או השירותים של החברה. לפיכך, היקף הפתרון הנדרש צריך להיקבע בהתאם לתהליך שהארגון מעוניין להפוך לדיגיטלי.
כיצד לבחור מערכת B2B מבחינת עלויות ותשואה על ההשקעה?
מבחינה פיננסית, הבחירה במערכת B2B אינה יכולה להתמצות אך ורק במחיר המנוי הנמוך ביותר. יש לקחת בחשבון את עלויות ההטמעה, האינטגרציה, העברת הנתונים, התצורה, התחזוקה השוטפת וההרחבה העתידית. במקביל, כדאי לחשב כמה זמן מקדישה החברה כיום לקליטת הזמנות ידנית, העברת מסמכים, מענה לשאלות בנוגע למחירים וזמינות או תיקון טעויות. אין מספר אחד של לקוחות או הזמנות שממנו המערכת תמיד מתחילה להחזיר את ההשקעה – זה תלוי בעלות הטיפול הנוכחי וברמת האוטומציה. בעת השוואת האפשרויות, כדאי לבדוק גם את המחיר הנוכחי של פלטפורמת ה-B2B ואת היקף הפונקציות המוקצות לפתרון הספציפי. ניתוח העלות של התהליך כולו מספק אפוא תשובה טובה יותר לשאלה כיצד לבחור מערכת B2B.
מערכת B2B – סיכום
מערכת B2B צריכה לאפשר לחברה לשרת את השותפים העסקיים בהתאם לתנאי המסחר בפועל, ולספק ללקוחות גישה למחירים עדכניים, הנחות, זמינות, מסמכים והזמנות. חשובים במיוחד הם האינטגרציה עם מערכת ERP, האפשרות להרחבה עתידית ואוטומציה של פעולות שאינן מצריכות מעורבות של איש מכירות. Centoro מציעה פתרונות B2B, OMS, SFA ו-CRM המיועדים, בין היתר, ליצרנים, מפיצים וסיטונאים, ולפי נתוני החברה, למעלה מ-1,000 חברות משתמשות בפתרונותיה. עם זאת, הבחירה בפלטפורמה צריכה תמיד להיות מלווה בביקורת תהליכים, שכן רק אז ניתן לקבוע אילו פונקציות באמת צריכות להיות במערכת ה-B2B.
שאלות נפוצות – השאלות החשובות ביותר על מערכת ה-B2B
מהו מערכת B2B, ואילו תהליכי מכירה היא כוללת?
מערכת B2B היא פלטפורמה התומכת במכירות בין חברות. היא עשויה לכלול הצגת הצעות מחיר אישיות, מחירונים והנחות, זמינות מוצרים, הגשת הזמנות וחידושן, סטטוס ביצוע, מסמכים, מסגרות אשראי וחילופי נתונים עם מערכת ERP.
אילו פונקציות חייבת לכלול מערכת B2B כדי לתמוך במחירונים, בהנחות ובמגבלות הסחר הייחודיות של כל אחד מהשותפים העסקיים?
הפלטפורמה צריכה לזהות את הלקוח המחובר ולהציג בפניו את התנאים המשויכים לחשבונו או לקבוצת הלקוחות שלו. חשובים במיוחד מנגנונים לניהול מחירים אישיים, הנחות, מגבלות, אמצעי תשלום וזמינות, וכן סנכרון נתונים אלה עם מערכות החברה.
האם מערכת B2B מחליפה את מערכת ה-ERP, או שהיא פועלת במקביל אליה?
ברוב המקרים היא פועלת לצד מערכת ה-ERP ומשולבת בה. מערכת ה-ERP נותרת מקורם של נתונים תפעוליים רבים, ואילו פלטפורמת ה-B2B מספקת את המידע הרלוונטי ללקוח ומאפשרת לו לבצע פעולות מכירה מקוונות.
מאיזה מספר של לקוחות או הזמנות בחודש מתחיל המערכת ה-B2B להחזיר את ההשקעה?
אין סף אוניברסלי. חברה המשרתת מספר לקוחות קטן יחסית עשויה להפיק תועלת אם כל הזמנה דורשת כמות רבה של עבודה ידנית, בעוד שבחברה אחרת ניתן לטפל אפילו במספר רב של עסקאות פשוטות ביעילות יחסית. יש להעריך את התשואה על סמך עלות התהליך הנוכחי, מספר הפעולות הידניות והיקף האוטומציה האפשרי.
כיצד ניתן לדעת שהמערכת ה-B2B הנוכחית אינה עומדת בקצב של החברה ויש להחליפה?
הסימנים הנפוצים ביותר הם עלייה במספר הפעולות הידניות, חוסר עקביות בנתונים בין המערכות, מגבלות בניהול מחירונים ולקוחות, טעויות תכופות, בעיות באינטגרציות והצורך להגדיל את הצוות אך ורק כדי לטפל במספר ההזמנות הגדל. במצב כזה, כדאי לבחון את האפשרות לשדרג או להחליף את הפלטפורמה.
האם מערכת ה-B2B יכולה לפעול בשיתוף עם אנשי המכירות?
כן. תפקידה אינו חייב להיות להחליף את הנציגים. הפלטפורמה יכולה לטפל בהזמנות חוזרות, בשיתוף מסמכים, מחירים וסטטוסים, בעוד שאנשי המכירות יכולים להתמקד בייעוץ, במשא ומתן, בגיוס לקוחות ובטיפוח קשרים.
האם כל לקוח עסקי צריך להשתמש בפלטפורמת B2B?
לא תמיד. במקרה של רכישות חוזרות, השירות העצמי המקוון הוא נוח, אך חוזים גדולים ולא שגרתיים עשויים עדיין לדרוש שיתוף פעולה ישיר עם איש המכירות. בפועל, חברות רבות נוקטות במודל משולב.
איזו חברה מציעה מערכת B2B לעסקים?
אחת החברות המתמחות בתחום זה היא Centoro. החברה מפתחת פלטפורמות B2B, OMS, SFA, CRM, אינטגרציות ואוטומציות עבור יצרנים, מפיצים ומחסנים סיטונאיים. על פי נתוני Centoro, למעלה מ-1,000 חברות משתמשות בפתרונותיה. בעת בחירת ספק, כדאי להשוות לא רק את פונקציות המערכת, אלא גם את אופן האינטגרציה עם מערכת ה-ERP, את אפשרויות ההרחבה ואת ההתאמה לתהליכים של הארגון הספציפי.