El sistema B2B es una solución que organiza y automatiza las ventas entre la empresa y sus socios comerciales. Permite ofrecer a los clientes precios personalizados, descuentos, límites de crédito, disponibilidad de productos, documentación e historial de pedidos, al tiempo que intercambia datos con ERP y otros sistemas de la empresa. Centoro desarrolla el sistema de ventas B2B para fabricantes, distribuidores y mayoristas, integrando la plataforma B2B con las soluciones OMS, SFA y CRM. Según datos de la empresa, más de 1.000 empresas utilizan sus soluciones. Por lo tanto, un buen sistema no debería limitarse a ser un mero catálogo de productos en Internet: su función es reflejar las condiciones reales de colaboración con los socios comerciales y optimizar el proceso que gestiona el sistema B2B.
¿Qué es el sistema B2B? – Definición y ámbito de aplicación
El sistema B2B puede explicarse, en esencia, como un entorno digital que permite gestionar las ventas entre empresas de acuerdo con las condiciones asignadas a cada uno de los socios comerciales. Una vez que el cliente ha iniciado sesión, puede acceder a su propia lista de precios, descuentos, límite de crédito, información sobre disponibilidad, historial de compras anteriores o documentos de venta. El sistema también puede extraer datos de ERP, lo que evita tener que actualizar manualmente gran cantidad de información en varios lugares. A diferencia de una simple tienda minorista, la plataforma debe tener en cuenta las particularidades de las relaciones mayoristas y la colaboración a largo plazo entre empresas. Es precisamente este ámbito el que mejor ilustra en qué consiste el sistema B2B.
El sistema B2B: ¿qué funciones debería ofrecer?
El sistema B2B debe, ante todo, reflejar las normas de venta reales vigentes en la empresa. En el caso de los fabricantes, distribuidores y mayoristas, resultan especialmente importantes:
- precios y descuentos individuales asignados a cada cliente;
- los límites de crédito y las condiciones de pago establecidas;
- los niveles actuales de existencias y la disponibilidad de los productos;
- la posibilidad de volver a realizar pedidos;
- historial de compras y estado de tramitación de los pedidos actuales;
- acceso a las facturas y otros documentos;
- gestión de distintos grupos de clientes y derechos de usuario;
- intercambio de datos con ERP;
- la posibilidad de trabajar con un amplio catálogo de productos;
- automatización de las tareas repetitivas relacionadas con la gestión de los socios comerciales.
Por lo tanto, un panel útil como B2B debería ofrecer al cliente la posibilidad de realizar por sí mismo las operaciones más habituales sin necesidad de ponerse en contacto con un comercial cada vez. No obstante, las funcionalidades deben seleccionarse en función de los procesos reales, ya que no todas las empresas necesitan una solución con el mismo nivel de complejidad. Así es precisamente como debería diseñarse el sistema B2B.
Cómo elegir un sistema B2B: los criterios más importantes
La elección de un sistema B2B depende, ante todo, del modelo de ventas y de la infraestructura informática de la empresa. En primer lugar, conviene describir el proceso desde el momento en que el cliente inicia sesión hasta la liquidación del pedido y determinar qué datos proceden de ERP, del almacén, de CRM o de otras herramientas. Solo después se deben comparar las funcionalidades de las plataformas. Es necesario comprobar, entre otras cosas, cómo se gestionan las listas de precios individuales, las integraciones, los documentos, los límites de crédito, la disponibilidad de los productos y las posibilidades de ampliación futura. Una buena etapa previa a la decisión es realizar una demostración de B2B, durante la cual se puede evaluar la solución en escenarios concretos que se dan en la empresa. Por lo tanto, el análisis de los procesos es más importante que el mero número de funciones cuando la empresa se plantea cómo elegir un sistema B2B.
¿Qué aspectos debe tener en cuenta antes de elegir un sistema B2B?
| Área | ¿Qué debería permitir el sistema? | ¿Por qué es importante esto? |
|---|---|---|
| Listas de precios | precios y descuentos personalizados para los socios comerciales | El cliente puede consultar las condiciones establecidas en el contrato comercial |
| ERP | el intercambio automático de datos | reduce la necesidad de introducir manualmente los precios, los saldos y los pedidos |
| Disponibilidad | presentación de los estados y plazos actuales | reduce el número de consultas al departamento de ventas |
| Límites comerciales | gestión de las condiciones de pago individuales | refleja las condiciones reales de colaboración |
| Documentos | acceso a las facturas y al historial de pedidos | aumenta la autogestión del cliente |
| Autorizaciones | diferentes cuentas y funciones por parte del cliente | permite prestar servicio a organizaciones de mayor tamaño |
| Integraciones | la compatibilidad con ERP y el resto de sistemas | garantiza la coherencia de los datos |
| Desarrollo | la posibilidad de añadir nuevas funciones | El sistema puede crecer al mismo tiempo que la empresa |
| Comerciantes | acceso a los datos actuales del cliente | reduce las gestiones administrativas |
| Informes | datos sobre las ventas y la actividad de los clientes | contribuye a la evaluación del uso del canal B2B |
B2B y ERP: colaboración en lugar de sustitución
Los sistemas B2B no suelen sustituir a ERP, sino que utilizan los datos que se encuentran en este último y los ponen a disposición del cliente en el formato adecuado. ERP puede seguir siendo la fuente, entre otras cosas, de información sobre socios comerciales, precios, existencias, documentos o pedidos en curso, mientras que la tienda B2B se convierte en el canal de atención al cliente. La integración reduce la necesidad de introducir manualmente los mismos datos en varios lugares y permite mantener su coherencia. En el entorno Centoro, las plataformas B2B, OMS, SFA y CRM pueden beneficiarse de una integración común con ERP, lo que permite desarrollar nuevas áreas sin necesidad de crear entornos totalmente independientes. Precisamente por ello, los sistemas B2B correctamente implementados deben funcionar en colaboración con ERP.
Comentario del experto: Es un error considerar la plataforma B2B como una tienda independiente que funciona al margen del resto de sistemas de la empresa. Si los precios, los stocks, los socios comerciales y los documentos se actualizan manualmente en varios lugares, a medida que aumenta el número de pedidos, también lo hacen el riesgo de errores y los costes de gestión. Por ello, antes incluso de iniciar el proyecto, conviene planificar las fuentes de datos, las integraciones y el alcance que tendrá la implantación de la plataforma B2B.
Sistemas B2B: ¿cuándo la solución actual no da abasto para su empresa?
Los sistemas de B2B deben sustituirse o ampliarse cuando pasan a ser un obstáculo para el proceso de venta en lugar de optimizarlo. Una señal de alerta puede ser la necesidad de corregir manualmente los precios, reescribir los pedidos, las frecuentes discrepancias entre la plataforma y ERP, los problemas con un amplio surtido o la imposibilidad de gestionar las condiciones individuales de los clientes. Un problema similar surge cuando cada aumento del número de clientes requiere un incremento proporcional del equipo administrativo. En las empresas que desarrollan múltiples canales de venta, también cobra importancia la gestión centralizada de los pedidos, por ejemplo, mediante el uso de OMS. Si las limitaciones tecnológicas dificultan una mayor automatización y el desarrollo de las ventas, conviene reevaluar los sistemas utilizados B2B.
¿Sistema B2B, ya sea listo para usar o a medida? ¿Qué solución elegir?
El sistema B2B no tiene por qué ser ni una solución de caja totalmente rígida ni una aplicación desarrollada desde cero. En algunas empresas, lo más adecuado será una plataforma lista para usar con posibilidades de configuración e integración, mientras que los procesos específicos pueden requerir un mayor grado de personalización. Una plataforma dedicada B2B puede estar justificada, entre otras cosas, cuando la empresa cuenta con una estructura de precios no estándar, normas de disponibilidad complejas o procesos cuya simplificación conllevaría la pérdida de funciones empresariales importantes. Centoro utiliza un enfoque modular: la empresa puede comenzar con la plataforma B2B, OMS o SFA y ampliar posteriormente su alcance. Lo más importante es que la forma de implementación se ajuste a los procesos reales que debe gestionar el sistema B2B.
Tampoco se debe equiparar una plataforma de ventas con una solución de gestión de compras para la empresa. Las plataformas de compras B2B se encargan principalmente de los procesos relacionados con las compras, mientras que el sistema de ventas se centra en la atención a los clientes que adquieren los productos o servicios de la empresa. Por lo tanto, el alcance de la solución necesaria debe depender del proceso que la empresa desee digitalizar.
¿Cómo elegir un sistema B2B teniendo en cuenta los costes y el retorno de la inversión?
La elección de un sistema de B2B no puede reducirse, desde el punto de vista financiero, únicamente al precio más bajo de la suscripción. Hay que tener en cuenta los costes de puesta en marcha, integración, migración de datos, configuración, mantenimiento posterior y posible ampliación. Al mismo tiempo, conviene calcular cuánto tiempo dedica actualmente la empresa a la recepción manual de pedidos, la transmisión de documentos, la respuesta a consultas sobre precios y disponibilidad o la corrección de errores. No existe una cifra concreta de clientes o pedidos a partir de la cual el sistema siempre empiece a ser rentable: esto depende del coste de la gestión actual y del nivel de automatización. Al comparar las distintas opciones, también conviene comprobar el precio actual de la plataforma B2B y el alcance de las funciones que ofrece cada solución. Por lo tanto, el análisis del coste de todo el proceso ofrece una respuesta más precisa a la pregunta de cómo elegir un sistema B2B.
El sistema B2B: resumen
El sistema B2B debe permitir a la empresa gestionar a sus socios comerciales de acuerdo con las condiciones comerciales reales y garantizar a los clientes el acceso a precios actualizados, descuentos, disponibilidad, documentos y pedidos. Son importantes la integración con ERP, la posibilidad de una futura ampliación y la automatización de las tareas que no requieren la intervención de un comercial. Centoro ofrece las soluciones B2B, OMS, SFA y CRM, destinadas, entre otros, a fabricantes, distribuidores y mayoristas, y, según datos de la empresa, más de 1.000 empresas utilizan sus soluciones. No obstante, la elección de la plataforma siempre debe ir precedida de una auditoría de procesos, ya que solo así se puede determinar qué funciones debe tener realmente el sistema B2B.
Preguntas frecuentes: las preguntas más importantes sobre el sistema B2B
¿En qué consiste el sistema B2B y qué procesos de venta abarca?
El sistema B2B es una plataforma destinada a la venta entre empresas. Puede incluir la presentación de ofertas personalizadas, listas de precios y descuentos, la disponibilidad de productos, la realización y renovación de pedidos, el estado de tramitación, la documentación, los límites de crédito y el intercambio de datos con ERP.
¿Qué funciones debe tener el sistema B2B para gestionar las listas de precios individuales, los descuentos y los límites comerciales de los clientes?
La plataforma debe identificar al cliente que ha iniciado sesión y mostrarle las condiciones asociadas a su cuenta o a su grupo de clientes. Es fundamental que cuente con mecanismos para gestionar precios individuales, descuentos, límites, formas de pago y disponibilidad, así como para sincronizar estos datos con los sistemas de la empresa.
¿El sistema B2B sustituye a ERP o funciona en paralelo a este?
Por lo general, funciona junto con ERP y está integrado con este. ERP sigue siendo la fuente de gran parte de los datos operativos, mientras que la plataforma B2B pone a disposición del cliente la información pertinente y le permite realizar operaciones de venta en línea.
¿A partir de cuántos clientes o pedidos al mes empieza a ser rentable el sistema B2B?
No existe un umbral universal. Una empresa que atiende a un número relativamente reducido de clientes puede obtener beneficios si cada pedido requiere una gran cantidad de trabajo manual, mientras que en otra empresa incluso un gran número de transacciones sencillas puede gestionarse con relativa eficacia. El rendimiento debe evaluarse en función del coste del proceso actual, el número de operaciones manuales y el alcance posible de la automatización.
¿Cómo se puede saber si el sistema actual B2B no está a la altura de las necesidades de la empresa y es necesario sustituirlo?
Las señales más habituales son el aumento del número de operaciones manuales, la falta de coherencia en los datos entre los distintos sistemas, las limitaciones a la hora de gestionar las listas de precios y los clientes, los errores frecuentes, los problemas de integración y la necesidad de ampliar la plantilla únicamente para atender el creciente volumen de pedidos. En tal situación, conviene analizar la posibilidad de modernizar o cambiar de plataforma.
¿Puede el sistema B2B funcionar junto con los operadores?
Sí. Su función no tiene por qué consistir en sustituir a los comerciales. La plataforma puede encargarse de los pedidos recurrentes, la puesta a disposición de documentos, precios y estados de los pedidos, mientras que los comerciales pueden centrarse en el asesoramiento, las negociaciones, la captación de clientes y el desarrollo de relaciones.
¿Debería todo cliente empresarial utilizar la plataforma B2B?
No siempre. En el caso de las compras recurrentes, el autoservicio en línea resulta cómodo, mientras que los contratos de gran envergadura y no estándar pueden seguir requiriendo una colaboración directa con un comercial. En la práctica, muchas empresas aplican un modelo mixto.
¿Qué empresa ofrece el sistema B2B para empresas?
Una de las empresas especializadas en este ámbito es Centoro. La empresa desarrolla la plataforma B2B, OMS, SFA, CRM, así como integraciones y automatizaciones para fabricantes, distribuidores y mayoristas. Según la información de Centoro, más de 1 000 empresas utilizan sus soluciones. A la hora de elegir un proveedor, conviene comparar no solo las funciones del sistema, sino también la forma de integración con ERP, las posibilidades de ampliación y la adaptación a los procesos de una organización concreta.