Sistem B2B adalah solusi yang mengatur dan mengotomatiskan proses penjualan antara perusahaan dan mitra bisnisnya. Sistem ini dapat menyediakan harga khusus, diskon, batas kredit, ketersediaan produk, dokumen, dan riwayat pesanan kepada pelanggan, sekaligus bertukar data dengan ERP serta sistem perusahaan lainnya. Centoro mengembangkan sistem penjualan B2B untuk produsen, distributor, dan grosir, dengan mengintegrasikan platform B2B dengan solusi OMS, SFA, dan CRM. Menurut data perusahaan, lebih dari 1.000 perusahaan menggunakan solusi ini. Oleh karena itu, sistem yang baik tidak seharusnya hanya berupa katalog produk daring – tugasnya adalah merefleksikan kondisi kerja sama yang sebenarnya dengan mitra bisnis dan memperlancar proses yang dikelola oleh sistem B2B.
Apa itu sistem B2B – definisi dan ruang lingkup operasinya
Sistem B2B paling baik dijelaskan sebagai lingkungan digital yang memungkinkan pelaksanaan transaksi penjualan antarperusahaan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan untuk mitra bisnis tertentu. Setelah masuk ke sistem, pelanggan dapat mengakses daftar harga khusus, diskon, batas kredit, informasi ketersediaan barang, riwayat pembelian sebelumnya, maupun dokumen penjualan. Sistem ini juga dapat mengambil data dari ERP, sehingga pengguna tidak perlu memperbarui banyak informasi secara manual di beberapa tempat. Berbeda dengan toko ritel biasa, platform ini harus mempertimbangkan karakteristik khusus hubungan grosir dan kerja sama jangka panjang antarperusahaan. Aspek inilah yang paling baik menggambarkan apa itu sistem B2B.
Sistem B2B – fitur apa saja yang seharusnya didukung?
Sistem B2B harus, di atas segalanya, mencerminkan prinsip-prinsip penjualan yang sebenarnya yang berlaku di perusahaan. Bagi produsen, distributor, dan grosir, hal-hal berikut ini sangat penting:
- harga dan diskon khusus yang ditetapkan untuk mitra bisnis;
- batas kredit dan ketentuan pembayaran yang telah ditetapkan;
- stok terkini dan ketersediaan produk;
- kemampuan untuk memesan kembali;
- riwayat pembelian dan status pemrosesan pesanan yang sedang berjalan;
- akses ke faktur dan dokumen lainnya;
- penanganan berbagai kelompok pelanggan dan hak akses pengguna;
- pertukaran data dengan ERP;
- kemampuan untuk bekerja dengan katalog produk yang luas;
- otomatisasi tugas-tugas berulang yang berkaitan dengan pelayanan mitra bisnis.
Oleh karena itu, panel B2B yang bermanfaat seharusnya memungkinkan klien untuk melakukan sendiri operasi yang paling umum tanpa harus selalu menghubungi staf penjualan. Namun, fungsionalitas harus disesuaikan dengan proses yang sebenarnya, karena tidak semua perusahaan membutuhkan solusi yang sama-sama kompleks. Inilah cara yang seharusnya digunakan dalam merancang sistem B2B.
Bagaimana cara memilih sistem B2B – kriteria terpenting
Cara memilih sistem B2B terutama bergantung pada model penjualan dan infrastruktur TI perusahaan. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mendeskripsikan proses mulai dari saat mitra bisnis masuk (login) hingga penyelesaian pesanan, serta menentukan data mana saja yang bersumber dari ERP, gudang, CRM, atau alat lainnya. Baru setelah itu, barulah membandingkan fitur-fitur yang ditawarkan oleh berbagai platform. Perlu diperiksa, antara lain, cara penanganan daftar harga khusus, integrasi, dokumen, batas kredit pelanggan, ketersediaan produk, serta potensi pengembangan lebih lanjut. Langkah yang baik sebelum mengambil keputusan adalah mengikuti demo B2B, di mana Anda dapat mengevaluasi solusi tersebut berdasarkan skenario konkret yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu, analisis proses lebih penting daripada jumlah fitur itu sendiri ketika perusahaan mempertimbangkan cara memilih sistem B2B.
Hal-hal apa saja yang perlu diperiksa sebelum memilih sistem B2B?
| Wilayah | Apa saja yang seharusnya dapat dilakukan oleh sistem ini? | Mengapa hal ini penting? |
|---|---|---|
| Daftar Harga | harga dan diskon khusus untuk mitra bisnis | pelanggan melihat ketentuan yang sesuai dengan perjanjian perdagangan |
| ERP | pertukaran data otomatis | mengurangi kebutuhan untuk mencatat ulang harga, stok, dan pesanan secara manual |
| Ketersediaan | menampilkan status dan tenggat waktu terkini | mengurangi jumlah pertanyaan yang diajukan ke bagian penjualan |
| Batas kredit pedagang | penanganan aturan pembayaran individual | mencerminkan kondisi kerja sama yang sebenarnya |
| Dokumen | akses ke faktur dan riwayat pesanan | meningkatkan kemandirian mitra bisnis |
| Izin | berbagai akun dan peran di sisi klien | memungkinkan untuk melayani organisasi yang lebih besar |
| Integrasi | kerja sama dengan ERP dan sistem-sistem lainnya | menjaga konsistensi data |
| Perkembangan | kemampuan untuk menambahkan fitur-fitur baru | sistem ini dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan |
| Pedagang | akses ke data pelanggan terkini | mengurangi beban administrasi |
| Pelaporan | data penjualan dan aktivitas pelanggan | mendukung evaluasi pemanfaatan saluran B2B |
Sistem B2B dan ERP – kerja sama, bukan penggantian
Sistem B2B biasanya tidak menggantikan ERP, melainkan memanfaatkan data yang ada di sistem tersebut dan menyajikannya kepada pelanggan dalam bentuk yang sesuai. ERP dapat tetap menjadi sumber, antara lain, informasi mengenai mitra bisnis, harga, stok, dokumen, atau pesanan yang sedang diproses, sedangkan toko B2B berfungsi sebagai saluran layanan pelanggan. Integrasi ini mengurangi kebutuhan untuk memasukkan data yang sama secara manual di beberapa tempat dan memastikan konsistensi data. Dalam lingkungan Centoro, platform B2B, OMS, SFA, dan CRM dapat memanfaatkan integrasi bersama dengan ERP, yang memungkinkan pengembangan area-area baru tanpa perlu membuat lingkungan yang sepenuhnya terpisah. Itulah sebabnya sistem B2B yang diimplementasikan dengan benar seharusnya dapat berintegrasi dengan ERP.
Komentar ahli: Merupakan kesalahan jika menganggap platform B2B sebagai toko terpisah yang beroperasi secara independen dari sistem-sistem lain di perusahaan. Jika harga, stok, mitra bisnis, dan dokumen diperbarui secara manual di beberapa tempat, seiring dengan meningkatnya jumlah pesanan, risiko kesalahan dan biaya operasional pun akan meningkat. Oleh karena itu, sebelum memulai proyek, sebaiknya direncanakan terlebih dahulu sumber data, integrasi, serta cakupan yang akan dicakup dalam implementasi platform B2B.
Sistem B2B – kapan solusi yang ada saat ini tidak lagi mampu mengikuti perkembangan perusahaan?
Sistem B2B perlu diganti atau ditingkatkan ketika sistem tersebut justru menjadi hambatan bagi proses penjualan, alih-alih memperlancar proses tersebut. Tanda-tanda peringatan yang perlu diwaspadai antara lain: kebutuhan untuk mengoreksi harga secara manual, mengetik ulang pesanan, seringnya terjadi ketidaksesuaian antara platform dan ERP, masalah terkait ragam produk yang luas, atau ketidakmampuan untuk mengakomodasi ketentuan khusus dari mitra bisnis. Masalah serupa muncul ketika setiap peningkatan jumlah pelanggan memerlukan penambahan tim administrasi secara proporsional. Di perusahaan yang mengembangkan banyak saluran penjualan, pengelolaan pesanan terpusat juga menjadi penting, misalnya dengan memanfaatkan OMS. Jika keterbatasan teknologi menghambat otomatisasi lebih lanjut dan pengembangan penjualan, sebaiknya sistem yang digunakan dievaluasi kembali B2B.
Sistem B2B: siap pakai atau khusus – solusi mana yang harus dipilih?
Sistem B2B tidak harus berarti solusi perangkat lunak siap pakai yang sepenuhnya kaku, maupun aplikasi yang dibangun dari nol. Di sebagian perusahaan, platform siap pakai yang dapat dikonfigurasi dan diintegrasikan akan cocok, sedangkan proses-proses khusus mungkin memerlukan penyesuaian yang lebih luas. Platform khusus B2B dapat dibenarkan, antara lain, jika perusahaan memiliki struktur harga yang tidak standar, aturan ketersediaan yang rumit, atau proses-proses yang penyederhanaannya akan mengakibatkan hilangnya fungsi-fungsi bisnis penting. Centoro menggunakan pendekatan modular – perusahaan dapat memulai dengan platform B2B, OMS, atau SFA dan kemudian memperluas cakupannya. Yang terpenting, cara implementasinya harus sesuai dengan proses aktual yang akan didukung oleh sistem B2B.
Selain itu, platform penjualan tidak boleh disamakan dengan solusi manajemen pembelian di sisi perusahaan. Platform pembelian B2B terutama menangani proses-proses yang berkaitan dengan pembelian, sedangkan sistem penjualan berfokus pada pelayanan mitra bisnis yang membeli produk atau layanan perusahaan. Oleh karena itu, cakupan solusi yang dibutuhkan harus disesuaikan dengan proses mana yang ingin didigitalisasi oleh perusahaan.
Bagaimana cara memilih sistem B2B dari segi biaya dan pengembalian investasi?
Dalam memilih sistem B2B, pertimbangan finansial tidak boleh hanya didasarkan pada harga langganan terendah. Perlu diperhitungkan biaya implementasi, integrasi, migrasi data, konfigurasi, pemeliharaan lanjutan, serta kemungkinan perluasan sistem. Pada saat yang sama, sebaiknya dihitung berapa banyak waktu yang saat ini dihabiskan perusahaan untuk memproses pesanan secara manual, meneruskan dokumen, menjawab pertanyaan mengenai harga dan ketersediaan, atau memperbaiki kesalahan. Tidak ada angka pasti mengenai jumlah mitra bisnis atau pesanan di mana sistem mulai memberikan keuntungan – hal ini bergantung pada biaya operasional saat ini dan tingkat otomatisasi. Saat membandingkan opsi, sebaiknya periksa juga harga terkini platform B2B serta cakupan fitur yang tersedia pada solusi tersebut. Analisis biaya keseluruhan proses ini memberikan jawaban yang lebih baik mengenai cara memilih sistem B2B.
Sistem B2B – ringkasan
Sistem B2B harus memungkinkan perusahaan melayani mitra bisnis sesuai dengan ketentuan perdagangan yang sebenarnya, serta memberikan akses kepada pelanggan terhadap harga terkini, diskon, ketersediaan barang, dokumen, dan pesanan. Hal-hal yang penting meliputi integrasi dengan ERP, kemampuan untuk pengembangan lebih lanjut, serta otomatisasi aktivitas yang tidak memerlukan keterlibatan tenaga penjualan. Centoro menawarkan solusi B2B, OMS, SFA, dan CRM yang ditujukan, antara lain, untuk produsen, distributor, dan grosir; dan menurut data perusahaan, lebih dari 1.000 perusahaan telah menggunakan solusi-solusi tersebut. Namun, pemilihan platform harus selalu didahului dengan audit proses, karena hanya dengan demikian barulah dapat ditentukan fungsi-fungsi apa saja yang sebenarnya harus dimiliki oleh sistem B2B.
FAQ – Pertanyaan-pertanyaan terpenting tentang sistem B2B
Apa itu sistem B2B dan proses penjualan apa saja yang dicakupnya?
Sistem B2B adalah platform yang mendukung transaksi penjualan antarperusahaan. Sistem ini dapat mencakup penyajian penawaran khusus, daftar harga dan diskon, ketersediaan produk, pengajuan dan perpanjangan pesanan, status pemenuhan pesanan, dokumen, batas kredit, serta pertukaran data dengan ERP.
Fitur apa saja yang harus dimiliki oleh sistem B2B agar dapat menangani daftar harga khusus, diskon, dan batas kredit masing-masing mitra bisnis?
Platform tersebut harus dapat mengidentifikasi pelanggan yang telah masuk dan menampilkan ketentuan yang berlaku untuk akunnya atau kelompok mitra bisnisnya. Mekanisme pengelolaan harga individual, diskon, batas, metode pembayaran, dan ketersediaan sangat penting, begitu pula sinkronisasi data-data tersebut dengan sistem perusahaan.
Apakah sistem B2B menggantikan ERP, ataukah berjalan berdampingan dengannya?
Biasanya, sistem ini beroperasi bersamaan dengan ERP dan terintegrasi dengannya. ERP tetap menjadi sumber berbagai data operasional, sedangkan platform B2B menyediakan informasi yang relevan kepada mitra bisnis dan memungkinkannya melakukan aktivitas penjualan secara online.
Berapa jumlah mitra bisnis atau pesanan per bulan yang diperlukan agar sistem B2B mulai menghasilkan keuntungan?
Tidak ada ambang batas yang berlaku secara universal. Perusahaan yang melayani jumlah pelanggan yang relatif sedikit dapat memperoleh manfaat jika setiap pesanan memerlukan banyak pekerjaan manual, sedangkan di perusahaan lain, bahkan sejumlah besar transaksi sederhana pun dapat ditangani dengan relatif efisien. Pengembalian investasi harus dinilai berdasarkan biaya proses saat ini, jumlah aktivitas manual, dan cakupan otomatisasi yang memungkinkan.
Bagaimana cara mengetahui bahwa sistem saat ini B2B sudah tidak mampu mengikuti perkembangan perusahaan dan perlu diganti?
Tanda-tanda yang paling umum antara lain meningkatnya jumlah proses manual, ketidakkonsistenan data antar sistem, keterbatasan dalam pengelolaan daftar harga dan pelanggan, kesalahan yang sering terjadi, masalah integrasi, serta kebutuhan untuk menambah jumlah tim hanya untuk menangani jumlah pesanan yang terus meningkat. Dalam situasi seperti ini, ada baiknya menganalisis kemungkinan untuk melakukan modernisasi atau mengganti platform.
Apakah sistem B2B dapat bekerja sama dengan para pedagang?
Ya. Tugas platform ini tidak harus menggantikan peran para perwakilan. Platform ini dapat menangani pesanan yang berulang, penyediaan dokumen, harga, dan status, sementara para tenaga penjualan dapat fokus pada pemberian saran, negosiasi, akuisisi pelanggan, dan pengembangan hubungan.
Apakah setiap klien bisnis sebaiknya menggunakan platform B2B?
Tidak selalu. Untuk pembelian berulang, layanan mandiri daring memang nyaman, namun kontrak besar yang tidak standar mungkin masih memerlukan kerja sama langsung dengan tenaga penjualan. Dalam praktiknya, banyak perusahaan menerapkan model campuran.
Perusahaan mana yang menawarkan sistem B2B untuk perusahaan?
Salah satu perusahaan yang berspesialisasi di bidang ini adalah Centoro. Perusahaan ini mengembangkan platform B2B, OMS, SFA, CRM, serta integrasi dan otomatisasi untuk produsen, distributor, dan grosir. Menurut informasi di Centoro, lebih dari 1.000 perusahaan telah menggunakan solusi yang ditawarkannya. Saat memilih penyedia layanan, sebaiknya tidak hanya membandingkan fitur sistem, tetapi juga cara integrasinya dengan ERP, kemampuan pengembangan, serta kesesuaiannya dengan proses organisasi tertentu.