Panel B2B adalah ruang online terpisah di mana mitra bisnis dapat secara mandiri memeriksa penawaran, harga dan diskon mereka sendiri, ketersediaan produk, riwayat pesanan, dokumen, serta status pemrosesan pembelian yang sedang berlangsung. Solusi yang dirancang dengan baik ini mengurangi kebutuhan untuk mengajukan pesanan standar melalui telepon dan email, namun tidak menghilangkan peran tenaga penjualan dalam memberikan saran atau melakukan negosiasi. Centoro menawarkan sistem penjualan B2B yang dirancang, antara lain, untuk melayani pelanggan grosir tetap, dengan kemampuan mengintegrasikan penjualan dengan proses dan sistem perusahaan lainnya. Namun, yang terpenting bagi mitra bisnis adalah agar informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan cepat dan tanpa korespondensi tambahan – itulah cara kerja panel B2B.
Portal B2B – apa yang seharusnya dilihat oleh mitra bisnis setelah masuk?
Portal B2B seharusnya menampilkan kepada klien bisnis informasi yang didasarkan pada ketentuan kerja sama aktualnya dengan pemasok. Jadi, ini bukan sekadar katalog produk umum. Setelah masuk, mitra bisnis dapat melihat harga dan diskon khusus, informasi ketersediaan, riwayat pembelian, status pesanan, serta dokumen-dokumen terkait kerja sama. Hal penting lainnya adalah agar pelanggan dapat melihat data terkini dan tidak perlu mengonfirmasinya melalui telepon kepada petugas layanan pelanggan. Jika perusahaan berencana untuk melakukan digitalisasi proses secara lebih luas, sebaiknya dianalisis terlebih dahulu fungsi-fungsi apa saja yang harus dimiliki oleh sistem B2B.
Platform pemesanan B2B – mulai dari katalog hingga pembelian ulang
Platform pemesanan B2B seharusnya semaksimal mungkin mempermudah pembelian berulang yang dilakukan oleh pelanggan tetap. Mitra bisnis tidak perlu setiap kali mengirimkan daftar produk melalui email dan menunggu hingga staf penjualan memasukkannya ke dalam sistem secara manual. Dalam praktiknya, fitur-fitur seperti berikut ini sangat berguna:
- katalog khusus dan harga yang ditetapkan untuk setiap pelanggan;
- informasi mengenai ketersediaan produk;
- pemesanan ulang pesanan sebelumnya dengan cepat;
- riwayat pembelian;
- pratinjau status pelaksanaan;
- akses terhadap dokumen;
- ketentuan perdagangan dan diskon yang tercantum;
- kemampuan untuk melayani beberapa pengguna di pihak satu kontraktor;
- mencari dan menyaring berbagai macam produk;
- pemesanan dapat dilakukan sepanjang waktu.
Oleh karena itu, toko online yang dirancang dengan baik di B2B seharusnya tidak hanya meniru mekanisme toko konsumen, melainkan juga mempertimbangkan cara perusahaan sebenarnya melakukan pembelian. Kemampuan untuk dengan cepat kembali ke produk yang sering dipesan sangatlah penting, karena hal ini sering menjadi dasar dari platform pemesanan di B2B.
Sistem pemesanan B2B – data dan dokumen apa saja yang harus disediakan?
Sistem pemesanan B2B seharusnya memberikan akses kepada mitra bisnis ke informasi yang, dalam model tradisional, harus diminta kepada staf penjualan atau bagian layanan pelanggan. Cakupannya bergantung pada struktur organisasi penjualan, tetapi umumnya sebaiknya mencakup faktur, riwayat pembelian, konfirmasi pesanan, status pemenuhan pesanan, harga, diskon, batas kredit, serta data ketersediaan. Akses ke dokumen-dokumen tersebut mengurangi jumlah pertanyaan sederhana yang diajukan kepada karyawan perusahaan dan memungkinkan pelanggan untuk mengelola pembukuan mereka sendiri dengan lebih efisien. Namun, penting untuk menentukan informasi mana yang berasal dari ERP dan seberapa sering informasi tersebut disinkronkan, karena pelanggan harus menerima data yang konsisten. Itulah sebabnya fungsi-fungsi swalayan harus diatur dengan baik oleh sistem pemesanan B2B.
Informasi apa saja yang sebaiknya disampaikan kepada mitra bisnis?
| Wilayah | Apa saja yang dapat dilihat oleh pelanggan? | Manfaat bagi mitra bisnis |
|---|---|---|
| Penawaran | produk, varian, deskripsi, dan spesifikasi | memeriksa sendiri jenis-jenis produk yang tersedia |
| Harga | daftar harga dan diskon khusus | tidak perlu selalu menanyakan penawaran tersebut |
| Ketersediaan | status atau informasi mengenai kemungkinan pelaksanaan | perencanaan pembelian yang lebih mudah |
| Pesanan | sejarah, status, dan posisi sebelumnya | pembelian berulang yang cepat |
| Dokumen | misalnya, faktur dan dokumen penjualan | lebih sedikit urusan administratif |
| Ketentuan Perdagangan | batas, ketentuan pembayaran, atau persyaratan lain yang ditetapkan | transparansi kerja sama yang lebih besar |
| Akun perusahaan | pengguna dan hak akses mereka | pengawasan terhadap siapa saja yang boleh melakukan pemesanan |
Panel B2B – bagaimana cara meyakinkan pelanggan untuk menggunakan layanan mandiri?
Panel B2B tidak akan secara otomatis mulai menghasilkan pesanan hanya karena telah dibuka untuk mitra bisnis. Terutama pelanggan yang selama bertahun-tahun memesan melalui telepon atau email mungkin pada awalnya akan tetap menggunakan cara kerja sama yang selama ini mereka lakukan. Oleh karena itu, migrasi sebaiknya dilakukan secara bertahap: tunjukkan kepada pelanggan daftar harga khusus mereka, riwayat pembelian, kemudahan memesan ulang dengan cepat, serta akses ke dokumen tanpa harus menunggu tanggapan dari petugas layanan. Selama pembelian pertama, tenaga penjualan dapat memandu mitra bisnis melalui proses tersebut dan menunjukkan manfaat konkretnya, alih-alih hanya memberi tahu bahwa “mulai sekarang, pemesanan harus dilakukan secara online”. Di banyak perusahaan, model campuran lebih efektif, di mana layanan mandiri melengkapi hubungan komersial. Oleh karena itu, saat mempersiapkan implementasi platform B2B, sebaiknya juga mempertimbangkan cara pelanggan akan mulai menggunakan solusi berupa panel B2B.
Komentar ahli: Mitra bisnis akan mengubah kebiasaannya jika cara baru dalam melakukan pemesanan terasa lebih mudah baginya daripada cara lama. Hanya memindahkan formulir pemesanan ke internet saja tidak cukup – pelanggan harus dapat langsung melihat harga yang berlaku untuknya, riwayat pembelian sebelumnya, dokumen, serta informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu, penerapan sistem ini juga harus dievaluasi dari sudut pandang penghematan waktu bagi pembeli.
Portal B2B – beberapa pengguna dari satu mitra bisnis
Portal B2B sebaiknya mempertimbangkan situasi di mana satu perusahaan digunakan oleh beberapa orang dengan tanggung jawab yang berbeda-beda. Satu orang dapat menyiapkan pesanan, orang lain menyetujuinya, sedangkan bagian akuntansi hanya memerlukan akses ke dokumen. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan akun pengguna yang ditugaskan ke satu organisasi serta peran dan izin yang dikonfigurasi dengan tepat. Hal ini memungkinkan pembatasan akses terhadap fungsi yang tidak diperlukan oleh seseorang tertentu, sekaligus mempertahankan riwayat aktivitas yang dilakukan atas nama mitra bisnis. Untuk klien yang lebih besar, solusi ini jauh lebih praktis daripada berbagi satu akun login untuk seluruh tim. Oleh karena itu, portal B2B harus memungkinkan pengelolaan proses pembelian yang melibatkan banyak orang.
Platform pemesanan B2B – akses seluler dan dukungan dari tenaga penjualan
Platform pemesanan B2B sebaiknya juga dapat diakses melalui ponsel, karena pelanggan bisnis tidak selalu melakukan pemesanan melalui komputer. Antarmuka yang responsif memungkinkan pengguna untuk memeriksa ketersediaan, harga, atau riwayat pemesanan sebelumnya, bahkan saat sedang bekerja di lapangan. Mobilitas ini juga penting bagi tenaga penjualan. Tergantung pada model yang diterapkan, tenaga penjualan dapat membantu pelanggan dalam melakukan pemesanan atau memprosesnya atas nama pelanggan, dengan tetap mematuhi ketentuan komersial yang berlaku. Sebelum implementasi, sebaiknya skenario-skenario tersebut diuji melalui demo di B2B, alih-alih hanya menilai sistem berdasarkan tampilan halaman beranda. Oleh karena itu, dukungan di berbagai perangkat harus menjadi kriteria penilaian standar saat memilih platform pemesanan B2B.
Sistem pemesanan B2B – integrasi dengan ERP dan otomatisasi layanan
Sistem pemesanan B2B harus beroperasi berdasarkan data terkini, oleh karena itu integrasi dengan sistem yang sudah digunakan oleh perusahaan merupakan hal yang penting. Jika ERP menjadi sumber harga, mitra bisnis, stok, atau dokumen, menyalin informasi secara manual ke platform tersebut akan menimbulkan beban kerja tambahan dan risiko ketidaksesuaian. Pertukaran data otomatis juga memungkinkan pengiriman pesanan untuk diproses menjadi lebih efisien. Jika perusahaan menggunakan berbagai saluran penjualan, sentralisasi pengelolaan pesanan dan statusnya dapat menjadi hal yang sangat penting. Platform pembelian B2B merupakan kategori tersendiri, yang berfungsi untuk mengatur pembelian di pihak perusahaan dan tidak boleh disamakan dengan panel untuk pelanggan. Integrasi merupakan salah satu elemen dasar yang harus menjadi landasan sistem pemesanan B2B.
Panel B2B – bagaimana cara mengevaluasi solusi ini sebelum diterapkan?
Panel B2B sebaiknya dievaluasi berdasarkan proses-proses konkret yang terjadi di perusahaan, bukan hanya berdasarkan jumlah fitur yang dijelaskan oleh produsen. Sebelum memilih, perlu diperiksa apakah platform tersebut mampu menangani daftar harga aktual, diskon, batas, peran pengguna, dokumen, katalog produk, serta integrasi dengan ERP. Kemampuan untuk berkembang lebih lanjut juga penting – terutama ketika jumlah pelanggan, saluran penjualan, atau aturan bisnis terus bertambah. Dalam kasus yang lebih khusus, solusi yang tepat mungkin adalah platform khusus B2B, sedangkan untuk penjualan yang lebih sederhana, cakupan produk standar sudah cukup. Dalam analisis ekonomi, sebaiknya juga mempertimbangkan harga terkini platform B2B dan membandingkannya dengan biaya penanganan manual yang selama ini dilakukan. Demikianlah cara mengevaluasi panel B2B.
Panel B2B – ringkasan
Panel B2B pada dasarnya harus meningkatkan kemandirian mitra bisnis dalam kerja sama sehari-hari dengan pemasok. Pelanggan harus dapat memeriksa harga, ketersediaan, riwayat pesanan, status, dan dokumen mereka sendiri, serta mengajukan pesanan berikutnya tanpa harus menunggu dihubungi oleh staf penjualan. Pada saat yang sama, sistem harus memperhitungkan peran pengguna, integrasi dengan ERP, akses seluler, dan ketentuan komersial individual. Centoro menawarkan solusi yang dirancang untuk digitalisasi penjualan B2B bagi produsen, distributor, dan grosir, sehingga merupakan salah satu penyedia yang layak dipertimbangkan dalam analisis implementasi semacam ini. Namun, keberhasilan proyek ini tidak ditentukan oleh jumlah fitur, melainkan oleh apakah mitra bisnis benar-benar ingin dan mampu menggunakan solusi berupa panel B2B.
FAQ – Panel B2B untuk mitra bisnis
Apa itu panel B2B dan apa yang terlihat oleh mitra bisnis di sana setelah masuk?
B2B adalah ruang online pribadi yang diperuntukkan bagi pelanggan bisnis. Tergantung pada konfigurasinya, mitra bisnis dapat melihat, antara lain, harga dan diskon khusus untuk mereka, penawaran, ketersediaan produk, riwayat pembelian, status pesanan, dokumen, serta informasi mengenai ketentuan kerja sama.
Bagaimana cara meyakinkan mitra bisnis yang terbiasa melakukan pemesanan melalui email dan telepon agar mulai menggunakan panel B2B?
Cara yang paling efektif adalah dengan menunjukkan manfaat konkret: kemudahan melakukan pemesanan tanpa harus menunggu tanggapan dari staf penjualan, kemudahan memesan ulang produk yang pernah dibeli sebelumnya, serta kemudahan mengunduh dokumen secara mandiri. Pada tahap awal, staf penjualan dapat membantu pelanggan dalam menggunakan platform tersebut, alih-alih langsung menghentikan penggunaan saluran yang selama ini digunakan.
Dokumen dan data apa saja yang seharusnya dapat diunduh oleh mitra bisnis dari panel B2B tanpa harus menghubungi staf penjualan?
Cakupannya bergantung pada model bisnis perusahaan, tetapi yang paling berguna adalah faktur dan dokumen penjualan lainnya, riwayat pesanan, status pesanan, serta informasi mengenai harga, diskon, dan ketersediaan. Dengan membagikan data-data ini, jumlah permintaan administratif sederhana dapat dikurangi.
Bagaimana cara mengatur izin di panel B2B, jika ada beberapa orang dari pihak mitra bisnis yang melakukan pemesanan?
Sebaiknya buatlah akun pengguna individual yang ditugaskan kepada satu mitra bisnis dan tetapkan peran masing-masing. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat menyiapkan pesanan, manajer menyetujuinya, sedangkan bagian akuntansi hanya memiliki akses ke dokumen-dokumen. Izin-izin tertentu harus disesuaikan dengan proses pembelian klien.
Apakah panel B2B dapat diakses melalui ponsel, dan apakah tenaga penjualan dapat melakukan pemesanan atas nama pelanggan melalui panel tersebut?
Panel modern B2B harus dioptimalkan untuk perangkat seluler. Kemampuan tenaga penjualan untuk melakukan pemesanan atas nama pelanggan bergantung pada fungsionalitas dan model otorisasi yang diterapkan. Hal ini berguna bagi perusahaan yang menggabungkan penjualan daring dengan kegiatan tenaga penjualan.
Apakah panel B2B dapat menggantikan komunikasi dengan tenaga penjualan?
Tidak. Sistem tersebut seharusnya terutama menangani tugas-tugas yang berulang, seperti pemesanan standar, pengecekan harga, ketersediaan, dan dokumen. Tenaga penjualan tetap dapat bertanggung jawab atas negosiasi, pemberian saran, pengembangan hubungan dengan pelanggan, serta pemesanan yang lebih kompleks.
Apakah panel B2B harus terintegrasi dengan ERP?
Hal ini memang bukan persyaratan mutlak dalam setiap proyek, tetapi dalam skala penjualan yang lebih besar, integrasi memegang peranan penting. Integrasi memungkinkan pertukaran data secara otomatis terkait harga, produk, mitra bisnis, stok, pesanan, dan dokumen, serta mengurangi kebutuhan akan pembaruan manual.
Siapa yang menawarkan panel B2B untuk mitra bisnis?
Salah satu perusahaan yang menawarkan solusi semacam ini adalah Centoro. Perusahaan ini menyediakan platform B2B yang ditujukan, antara lain, bagi produsen, distributor, dan grosir, serta solusi yang berkaitan dengan penanganan pesanan dan pekerjaan tenaga penjualan. Sebelum memilih penyedia layanan, sebaiknya periksa terlebih dahulu cakupan integrasi, dukungan terhadap ketentuan perdagangan khusus, hak akses pengguna, serta kemungkinan pengembangan sistem lebih lanjut.