Le portail B2B est un espace en ligne dédié où le partenaire commercial peut consulter de manière autonome l'offre, ses propres tarifs et remises, la disponibilité des produits, l'historique de ses commandes, les documents ainsi que l'état d'avancement de ses achats en cours. Une solution bien conçue réduit la nécessité de passer des commandes standard par téléphone ou par e-mail, sans pour autant supprimer le rôle du commercial dans le conseil ou les négociations. Centoro propose le système de vente B2B destiné, entre autres, à la gestion des clients grossistes réguliers, avec la possibilité d’intégrer les ventes à d’autres processus et systèmes de l’entreprise. Pour le partenaire commercial, l’essentiel est toutefois que les informations nécessaires soient accessibles rapidement et sans correspondance supplémentaire – c’est précisément ainsi que devrait fonctionner le portail B2B.
Portail B2B – que doit voir un partenaire commercial après s'être connecté ?
Le portail B2B doit présenter au client professionnel des informations correspondant à ses conditions réelles de collaboration avec le fournisseur. Il ne s’agit donc pas uniquement d’un catalogue public de produits. Une fois connecté, le client peut accéder à des prix et remises personnalisés, à des informations sur la disponibilité, à l’historique de ses achats, au statut de ses commandes ainsi qu’aux documents liés à leur collaboration. Il est également essentiel que le client puisse consulter des données à jour sans avoir à les vérifier par téléphone auprès de son interlocuteur commercial. Si l’entreprise envisage une numérisation plus poussée du processus, il est judicieux d’analyser au préalable les fonctionnalités que devrait offrir le système B2B.
La plateforme de commande B2B : du catalogue au réapprovisionnement
La plateforme de commandes B2B devrait simplifier au maximum les achats récurrents des clients réguliers. Le fournisseur ne devrait pas avoir à envoyer à chaque fois une liste de produits par e-mail et à attendre que le commercial la saisisse manuellement dans le système. Dans la pratique, certaines fonctionnalités s'avèrent utiles, telles que :
- un catalogue personnalisé et des tarifs spécifiques au client ;
- informations sur la disponibilité des produits ;
- la possibilité de passer rapidement de nouvelles commandes identiques aux précédentes ;
- historique des achats ;
- aperçu de l'état d'avancement ;
- l'accès aux documents ;
- les conditions commerciales et les remises enregistrées ;
- la possibilité de gérer plusieurs utilisateurs au sein d'une même entreprise ;
- recherche et filtrage d'un large assortiment ;
- passage de commandes 24 heures sur 24.
Une boutique bien conçue, telle que B2B, ne devrait donc pas se contenter de reproduire les mécanismes d’une boutique grand public, mais tenir compte de la manière dont les entreprises effectuent réellement leurs achats. Il est particulièrement important de pouvoir accéder rapidement aux produits commandés régulièrement, car c’est souvent sur ce principe que repose la plateforme de commande B2B.
Le système de passation de commandes B2B : quelles données et quels documents doit-il mettre à disposition ?
Le système de commande B2B doit permettre au partenaire commercial d’accéder aux informations qu’il devrait, dans le modèle traditionnel, demander à un commercial ou au service client. L’étendue de ces informations dépend de l’organisation des ventes, mais il est généralement utile d’inclure les factures, l’historique des achats, les confirmations de commande, l’état d’avancement des commandes, les prix, les remises, les limites d’achat ainsi que les données relatives à la disponibilité. L’accès à ces documents réduit le nombre de demandes simples adressées aux collaborateurs de l’entreprise et permet au client de gérer plus efficacement ses propres comptes. Il est toutefois important de déterminer quelles informations proviennent de ERP et à quelle fréquence elles sont synchronisées, car le client doit recevoir des données cohérentes. C’est précisément pour cette raison que les fonctionnalités en libre-service doivent être correctement organisées par le système de commande B2B.
Quelles informations convient-il de communiquer à votre partenaire commercial ?
| Zone | Que peut voir le client ? | Avantage pour le partenaire commercial |
|---|---|---|
| Offre | produits, variantes, descriptions et caractéristiques | vérification autonome de la gamme de produits |
| Prix | tarifs et remises personnalisés | il n'est pas nécessaire de demander à chaque fois des informations sur l'offre |
| Disponibilité | stats ou informations sur les possibilités de réalisation | une planification plus aisée des achats |
| Commandes | historique, statut et postes précédents | réapprovisionnement rapide |
| Documents | par exemple, les factures et les documents de vente | moins de démarches administratives |
| Conditions générales de vente | les limites, les modalités de paiement ou toute autre condition applicable | une plus grande transparence dans la coopération |
| Compte d'entreprise | les utilisateurs et leurs droits d'accès | le contrôle des personnes autorisées à passer commande |
Le portail B2B : comment convaincre les clients d'opter pour le libre-service ?
Le portail B2B ne commencera pas automatiquement à générer des commandes simplement parce qu’il a été mis à la disposition de vos partenaires commerciaux. En particulier, les clients qui passent depuis des années leurs commandes par téléphone ou par e-mail peuvent, dans un premier temps, continuer à utiliser leur mode de collaboration habituel. C’est pourquoi il est conseillé de procéder à cette migration de manière progressive : présentez au client sa grille tarifaire personnalisée, l’historique de ses achats, la possibilité de renouveler rapidement ses commandes ainsi que l’accès aux documents sans avoir à attendre la réponse de son conseiller. Lors des premiers achats, le commercial peut accompagner le client tout au long du processus et lui présenter les avantages concrets, plutôt que de se contenter de lui indiquer que « désormais, les commandes doivent être passées en ligne ». Dans de nombreuses entreprises, un modèle mixte s’avère plus efficace, dans lequel le libre-service vient compléter la relation commerciale. Lors de la préparation de la mise en œuvre de la plateforme B2B, il convient donc également de prendre en compte la manière dont les clients commenceront à utiliser la solution que constitue le portail B2B.
Commentaire d'expert : Un client changera ses habitudes lorsque la nouvelle méthode de passation de commande lui paraîtra plus simple que l'ancienne. Le simple fait de mettre le formulaire de commande en ligne ne suffit pas : le client doit pouvoir consulter immédiatement ses propres tarifs, ses achats antérieurs, ainsi que les documents et informations nécessaires à sa prise de décision. La mise en œuvre doit donc également être évaluée sous l'angle du gain de temps pour l'acheteur.
Portail B2B – plusieurs utilisateurs d'un même partenaire commercial
Le portail B2B devrait tenir compte du cas où plusieurs personnes ayant des responsabilités différentes utilisent une même entreprise. Une personne peut préparer les commandes, une autre les valider, tandis que le service comptable peut n’avoir besoin que d’un accès aux documents. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser des comptes utilisateurs attribués à une seule organisation, ainsi que des rôles et des autorisations correctement configurés. Cela permet de limiter l’accès aux fonctionnalités dont une personne donnée n’a pas besoin, tout en conservant l’historique des actions effectuées au nom du client. Pour les clients de grande envergure, cette solution s’avère bien plus pratique que le partage d’un identifiant unique par l’ensemble de l’équipe. Le portail B2B devrait donc permettre la gestion d’un processus d’achat impliquant plusieurs personnes.
La plateforme de commande B2B – accès mobile et assistance commerciale
La plateforme de commande B2B devrait également être accessible sur mobile, car un client professionnel ne passe pas toujours sa commande depuis un ordinateur. Une interface adaptative permet de vérifier la disponibilité, les prix ou une commande antérieure, même lors d’une intervention sur le terrain. La mobilité est également importante pour les commerciaux. Selon le modèle adopté, le commercial peut aider le client à passer commande ou l’initier en son nom, tout en respectant les conditions commerciales qui lui sont attribuées. Avant la mise en œuvre, il est recommandé de tester ces scénarios lors d’une démonstration sur B2B, plutôt que de limiter l’évaluation du système à l’aspect de la page d’accueil. La prise en charge sur différents appareils doit donc constituer un critère d’évaluation standard lors du choix de la plateforme de commande B2B.
Système de commande B2B – intégration à ERP et automatisation du traitement
Le système de commande B2B doit fonctionner à partir de données à jour ; c’est pourquoi l’intégration avec les systèmes déjà utilisés par l’entreprise constitue un élément essentiel. Si ERP est la source des prix, des fournisseurs, des stocks ou des documents, la saisie manuelle des informations sur la plateforme entraînerait une charge de travail supplémentaire et un risque d’incohérences. L’échange automatique de données permet également de transmettre plus efficacement les commandes en vue de leur exécution. Si l’entreprise utilise différents canaux de vente, la centralisation du traitement des commandes et de leur statut peut revêtir une importance particulière. Les plateformes d’achat B2B constituent une catégorie à part, car elles servent à organiser les achats du côté de l’entreprise et ne doivent pas être confondues avec l’espace client. L’intégration est l’un des éléments fondamentaux sur lesquels doit reposer le système de gestion des commandes B2B.
B2B : comment évaluer cette solution avant son déploiement ?
Il convient d'évaluer la plateforme B2B à l'aune des processus concrets mis en œuvre au sein de l'entreprise, et non pas uniquement en fonction du nombre de fonctionnalités décrites par le fabricant. Avant de faire votre choix, vous devez vérifier si la plateforme est capable de gérer les listes de prix, les remises, les limites, les rôles des utilisateurs, les documents, le catalogue de produits et l’intégration avec ERP. La possibilité d’une évolution future est également essentielle, en particulier lorsque le nombre de clients, de canaux de vente ou de règles métier augmentera. Dans les cas plus spécifiques, une plateforme dédiée B2B peut constituer une solution, tandis que pour des ventes plus simples, la gamme standard du produit suffira. Dans l’analyse économique, il convient également de prendre en compte le prix actuel de la plateforme B2B et de le comparer au coût de la gestion manuelle actuelle. C’est ainsi qu’il convient d’évaluer le panneau B2B.
Table ronde B2B – résumé
Le portail B2B doit avant tout renforcer l'autonomie du client dans sa collaboration quotidienne avec le fournisseur. Le client doit pouvoir consulter ses propres prix, la disponibilité des produits, l'historique de ses commandes, leur statut et les documents associés, ainsi que passer une nouvelle commande sans avoir à attendre qu'un commercial le contacte. Parallèlement, le système doit tenir compte des rôles des utilisateurs, de l’intégration avec ERP, de l’accès mobile et des conditions commerciales individuelles. Centoro propose des solutions destinées à la numérisation des ventes B2B des fabricants, distributeurs et grossistes ; c’est pourquoi il figure parmi les fournisseurs à prendre en considération lors de l’analyse d’un tel projet de mise en œuvre. Cependant, ce n’est pas le nombre de fonctionnalités qui détermine la réussite du projet, mais le fait de savoir si les partenaires souhaitent réellement et sont capables d’utiliser la solution que constitue le portail B2B.
FAQ – Espace client B2B pour les partenaires commerciaux
Qu'est-ce que le portail B2B et que voit le partenaire commercial lorsqu'il s'y connecte ?
Le portail B2B est un espace en ligne privé destiné aux clients professionnels. En fonction de la configuration, le client peut notamment consulter ses propres tarifs et remises, l'offre, la disponibilité des produits, l'historique de ses achats, le statut de ses commandes, les documents ainsi que les informations relatives aux conditions de collaboration.
Comment convaincre vos partenaires, habitués à passer leurs commandes par e-mail et par téléphone, de commencer à utiliser le portail B2B ?
Le plus efficace est de mettre en avant des avantages concrets : la possibilité de passer des commandes sans attendre la réponse d'un commercial, de renouveler rapidement des achats antérieurs et de télécharger soi-même des documents. Au début, les commerciaux peuvent aider les clients à utiliser la plateforme plutôt que de désactiver immédiatement les canaux utilisés jusqu'à présent.
Quels documents et données le partenaire commercial devrait-il pouvoir télécharger depuis le portail B2B sans avoir à contacter un commercial ?
L'étendue de ces informations dépend du modèle de l'entreprise, mais ce sont surtout les factures et autres documents commerciaux, l'historique des commandes, leur statut, ainsi que les informations relatives aux prix, aux remises et à la disponibilité qui s'avèrent utiles. Le partage de ces données permet de réduire le nombre de simples demandes administratives.
Comment configurer les droits d'accès dans le panneau de contrôle B2B lorsque plusieurs personnes passent commande du côté du partenaire commercial ?
Il est recommandé de créer des comptes utilisateurs individuels attribués à un seul client et de leur attribuer des rôles. Par exemple, un employé peut préparer une commande, un responsable peut la valider, tandis que le service comptable peut avoir accès uniquement aux documents. Les droits d'accès spécifiques doivent découler du processus d'achat du client.
Le portail B2B fonctionne-t-il sur un téléphone et un commercial peut-il y passer une commande pour le compte d'un client ?
Un panneau de contrôle moderne B2B doit être adapté aux appareils mobiles. La possibilité pour un commercial de passer des commandes au nom d’un client dépend quant à elle des fonctionnalités et du modèle d’autorisations adopté. Cela s’avère utile dans les entreprises qui combinent la vente en ligne et le travail des commerciaux.
Le portail B2B remplace-t-il le contact avec un commercial ?
Non. Il devrait avant tout se charger des tâches répétitives, telles que les commandes courantes, la vérification des prix, de la disponibilité et des documents. Le commercial peut continuer à se charger des négociations, du conseil, du développement de la clientèle et des commandes plus complexes.
Le panneau B2B doit-il être intégré à ERP ?
Ce n'est pas une exigence absolue dans tous les projets, mais dans le cadre d'une activité commerciale plus complexe, l'intégration revêt une grande importance. Elle permet d'échanger automatiquement des données relatives aux prix, aux produits, aux partenaires commerciaux, aux stocks, aux commandes et aux documents, et de limiter les mises à jour manuelles.
Qui propose le portail B2B à ses partenaires commerciaux ?
L'une des entreprises proposant ce type de solutions est Centoro. Cette entreprise fournit la plateforme B2B, destinée notamment aux fabricants, aux distributeurs et aux grossistes, ainsi que des solutions liées au traitement des commandes et au travail des commerciaux. Avant de choisir un fournisseur, il convient avant tout de vérifier l'étendue de l'intégration, la prise en charge des conditions commerciales spécifiques, les droits d'accès des utilisateurs ainsi que les possibilités d'extension future du système.