Cổng thông tin B2B – tại sao khách hàng của quý vị nên sử dụng cổng thông tin này?

Bảng điều khiển B2B là một không gian trực tuyến riêng biệt, nơi đối tác có thể tự mình tra cứu danh mục sản phẩm, giá cả và mức chiết khấu của riêng mình, tình trạng sẵn có của sản phẩm, lịch sử đơn hàng, các tài liệu liên quan cũng như tình trạng xử lý các đơn hàng hiện tại. Giải pháp được thiết kế tốt này giúp giảm thiểu nhu cầu đặt hàng theo cách truyền thống qua điện thoại và email, nhưng không loại bỏ vai trò của nhân viên kinh doanh trong việc tư vấn hay đàm phán. Centoro cung cấp hệ thống bán hàng B2B, được thiết kế dành riêng cho việc phục vụ khách hàng sỉ thường xuyên, đồng thời có khả năng tích hợp hoạt động bán hàng với các quy trình và hệ thống khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất đối với đối tác là các thông tin cần thiết phải được cung cấp nhanh chóng và không cần trao đổi thêm – đó chính là cách thức hoạt động mà bảng điều khiển B2B cần phải đảm bảo.

Cổng thông tin B2B – đối tác sẽ thấy những gì sau khi đăng nhập?

Cổng thông tin B2B cần hiển thị cho khách hàng doanh nghiệp những thông tin dựa trên các điều kiện hợp tác thực tế của họ với nhà cung cấp. Do đó, đây không chỉ đơn thuần là một danh mục sản phẩm công khai. Sau khi đăng nhập, đối tác có thể truy cập các mức giá và chiết khấu dành riêng cho mình, thông tin về tình trạng hàng tồn kho, lịch sử mua hàng, trạng thái đơn hàng cũng như các tài liệu liên quan đến quan hệ hợp tác. Điều quan trọng nữa là khách hàng phải nhìn thấy dữ liệu cập nhật và không cần phải xác nhận lại qua điện thoại với nhân viên phụ trách. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch số hóa quy trình trên quy mô rộng hơn, nên phân tích trước những chức năng mà hệ thống B2B cần phải có.

Nền tảng đặt hàng B2B – từ danh mục sản phẩm đến việc đặt hàng lại

Nền tảng đặt hàng B2B cần đơn giản hóa tối đa các giao dịch mua hàng lặp lại của khách hàng thường xuyên. Đối tác không nên phải gửi danh sách sản phẩm qua email mỗi lần và chờ nhân viên kinh doanh nhập thủ công vào hệ thống. Trên thực tế, các tính năng sau đây rất hữu ích:

• danh mục sản phẩm riêng biệt và mức giá được áp dụng cho từng khách hàng;
• thông tin về tình trạng sẵn có của sản phẩm;
• việc nhanh chóng đặt lại các đơn hàng trước đó;
• lịch sử mua hàng;
• xem trước tình trạng thực hiện;
• quyền truy cập vào các tài liệu;
• các điều khoản thương mại và mức chiết khấu đã được ghi nhận;
• khả năng hỗ trợ nhiều người dùng thuộc cùng một đối tác;
• tìm kiếm và lọc trong danh mục sản phẩm phong phú;
• Đặt hàng 24/7.

Do đó, một cửa hàng được thiết kế chu đáo tại địa chỉ B2B không nên chỉ sao chép nguyên vẹn cơ chế hoạt động của cửa hàng dành cho người tiêu dùng, mà cần phải tính đến cách thức mua hàng thực tế của các doanh nghiệp. Đặc biệt quan trọng là khả năng truy cập nhanh chóng vào các sản phẩm thường xuyên được đặt hàng, bởi đây thường là nền tảng cơ bản của hệ thống đặt hàng tại B2B.

Hệ thống đặt hàng B2B – cần cung cấp những thông tin và tài liệu nào?

Hệ thống đặt hàng B2B cần cho phép đối tác truy cập vào những thông tin mà trong mô hình truyền thống, họ phải yêu cầu nhân viên kinh doanh hoặc bộ phận hỗ trợ cung cấp. Phạm vi thông tin phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bán hàng, nhưng thông thường nên bao gồm hóa đơn, lịch sử mua hàng, xác nhận đơn hàng, trạng thái thực hiện, giá cả, chiết khấu, hạn mức tín dụng và dữ liệu về tình trạng hàng tồn kho. Việc truy cập các tài liệu này giúp giảm số lượng các câu hỏi đơn giản gửi đến nhân viên công ty và cho phép khách hàng quản lý các khoản thanh toán của mình một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xác định rõ những thông tin nào được lấy từ ERP và tần suất đồng bộ hóa là bao lâu, bởi vì khách hàng cần nhận được dữ liệu nhất quán. Chính vì lý do đó, các chức năng tự phục vụ cần được hệ thống đặt hàng B2B tổ chức một cách hợp lý.

Những thông tin nào nên cung cấp cho đối tác?

Bảng điều khiển B2B – Làm thế nào để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ tự phục vụ?

Bảng điều khiển B2B sẽ không tự động tạo đơn hàng chỉ vì đã được chia sẻ với các đối tác. Đặc biệt, những khách hàng đã quen đặt hàng qua điện thoại hoặc email trong nhiều năm qua có thể tiếp tục sử dụng phương thức hợp tác hiện tại trong giai đoạn đầu. Do đó, việc chuyển đổi nên được thực hiện theo từng bước: giới thiệu cho khách hàng bảng giá cá nhân, lịch sử mua hàng, khả năng đặt lại đơn hàng nhanh chóng cũng như quyền truy cập vào các tài liệu mà không cần phải chờ phản hồi từ nhân viên phụ trách. Trong những lần mua hàng đầu tiên, nhân viên kinh doanh có thể hướng dẫn đối tác từng bước qua quy trình và chỉ ra những lợi ích cụ thể, thay vì chỉ thông báo đơn thuần rằng “từ nay trở đi phải đặt hàng trực tuyến”. Tại nhiều doanh nghiệp, mô hình kết hợp – trong đó hình thức tự phục vụ bổ sung cho mối quan hệ thương mại – thường mang lại hiệu quả cao hơn. Do đó, khi chuẩn bị triển khai nền tảng B2B, quý vị cũng nên xem xét cách thức mà khách hàng sẽ bắt đầu sử dụng giải pháp là bảng điều khiển B2B.

Bình luận của chuyên gia: Khách hàng sẽ thay đổi thói quen khi phương thức đặt hàng mới trở nên đơn giản hơn so với phương thức cũ. Chỉ chuyển mẫu đơn đặt hàng lên mạng là chưa đủ – khách hàng cần có thể ngay lập tức xem được mức giá dành riêng cho mình, lịch sử mua hàng trước đó, các tài liệu và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định. Do đó, việc triển khai cũng cần được đánh giá dựa trên khía cạnh tiết kiệm thời gian cho phía người mua.

Cổng thông tin B2B – một số người dùng thuộc cùng một đối tác

Cổng thông tin B2B cần tính đến trường hợp một doanh nghiệp có nhiều người sử dụng với các nhiệm vụ khác nhau. Một người có thể lập đơn đặt hàng, người khác phê duyệt, trong khi bộ phận kế toán chỉ cần quyền truy cập vào các tài liệu. Do đó, việc sử dụng các tài khoản người dùng được gán cho một tổ chức cụ thể cùng với các vai trò và quyền hạn được cấu hình phù hợp là rất cần thiết. Điều này giúp hạn chế quyền truy cập vào các chức năng mà một cá nhân cụ thể không cần thiết, đồng thời vẫn lưu giữ lịch sử các hoạt động được thực hiện nhân danh đối tác. Đối với các khách hàng quy mô lớn, giải pháp này thực tế hơn nhiều so với việc cả nhóm cùng chia sẻ một tài khoản đăng nhập. Do đó, cổng thông tin B2B cần hỗ trợ quá trình mua hàng có sự tham gia của nhiều người.

Nền tảng đặt hàng B2B – truy cập trên thiết bị di động và hỗ trợ từ nhân viên kinh doanh

Nền tảng đặt hàng B2B cũng cần phải có thể truy cập được trên điện thoại di động, bởi vì khách hàng doanh nghiệp không phải lúc nào cũng đặt hàng qua máy tính. Giao diện đáp ứng cho phép kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, giá cả hoặc các đơn hàng trước đó ngay cả khi đang làm việc tại hiện trường. Tính linh hoạt này cũng rất quan trọng đối với các nhân viên kinh doanh. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh được áp dụng, nhân viên kinh doanh có thể hỗ trợ khách hàng đặt hàng hoặc chủ động đặt hàng thay mặt khách hàng, đồng thời tuân thủ các điều kiện thương mại đã được quy định. Trước khi triển khai, quý vị nên kiểm tra các tình huống này thông qua bản demo tại B2B, thay vì chỉ đánh giá hệ thống dựa trên giao diện trang chủ. Do đó, khả năng tương thích trên các thiết bị khác nhau cần phải là tiêu chí đánh giá tiêu chuẩn khi lựa chọn nền tảng đặt hàng B2B.

Hệ thống đặt hàng B2B – tích hợp với ERP và tự động hóa quy trình xử lý

Hệ thống đặt hàng B2B cần hoạt động dựa trên dữ liệu cập nhật, do đó, việc tích hợp với các hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng là một yếu tố quan trọng. Nếu ERP là nguồn cung cấp thông tin về giá cả, đối tác, tồn kho hoặc tài liệu, việc sao chép thủ công thông tin vào nền tảng sẽ gây ra thêm công việc và rủi ro sai lệch. Việc trao đổi dữ liệu tự động cũng giúp chuyển giao đơn hàng để thực hiện một cách hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều kênh bán hàng khác nhau, việc tập trung quản lý đơn hàng và trạng thái của chúng có thể trở nên đặc biệt quan trọng. Các nền tảng mua hàng B2B là một loại hình riêng biệt, được sử dụng để tổ chức hoạt động mua hàng từ phía doanh nghiệp và không nên nhầm lẫn chúng với bảng điều khiển dành cho khách hàng. Tích hợp là một trong những yếu tố cơ bản mà hệ thống đặt hàng B2B cần phải dựa vào.

B2B – Làm thế nào để đánh giá giải pháp này trước khi triển khai?

Nên đánh giá nền tảng B2B dựa trên các quy trình cụ thể đang diễn ra trong doanh nghiệp, chứ không chỉ dựa vào số lượng tính năng được nhà sản xuất mô tả. Trước khi đưa ra quyết định, quý vị cần kiểm tra xem nền tảng này có khả năng xử lý các bảng giá thực tế, chính sách chiết khấu, hạn mức, vai trò người dùng, tài liệu, danh mục sản phẩm cũng như tích hợp với ERP hay không. Khả năng mở rộng trong tương lai cũng là yếu tố quan trọng – đặc biệt khi số lượng khách hàng, kênh bán hàng hoặc các quy tắc kinh doanh ngày càng gia tăng. Trong các trường hợp có yêu cầu đặc thù hơn, giải pháp có thể là nền tảng chuyên dụng B2B, trong khi đối với hoạt động bán hàng đơn giản hơn, phạm vi sản phẩm tiêu chuẩn là đủ. Trong phân tích kinh tế, quý vị cũng nên xem xét giá hiện tại của nền tảng B2B và so sánh với chi phí của quy trình xử lý thủ công hiện tại. Đây là cách quý vị nên đánh giá bảng điều khiển B2B.

Phiên thảo luận B2B – Tóm tắt

Bảng điều khiển B2B trước hết cần tăng cường tính tự chủ cho đối tác trong quá trình hợp tác hàng ngày với nhà cung cấp. Khách hàng cần có khả năng tự kiểm tra giá cả, tình trạng hàng tồn kho, lịch sử đơn hàng, trạng thái đơn hàng và các tài liệu liên quan, cũng như đặt đơn hàng tiếp theo mà không cần phải chờ đợi sự liên hệ từ nhân viên kinh doanh. Đồng thời, hệ thống phải tính đến các vai trò của người dùng, khả năng tích hợp với ERP, khả năng truy cập trên thiết bị di động và các điều kiện thương mại riêng biệt. Centoro cung cấp các giải pháp dành cho việc số hóa hoạt động bán hàng B2B của các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn; do đó, đây là một trong những nhà cung cấp đáng được xem xét khi phân tích việc triển khai hệ thống này. Tuy nhiên, yếu tố quyết định thành công của dự án không phải là số lượng tính năng, mà là liệu các đối tác có thực sự mong muốn và có khả năng sử dụng giải pháp là bảng điều khiển B2B hay không.

Câu hỏi thường gặp – Bảng điều khiển B2B dành cho đối tác

Bảng điều khiển B2B là gì và đối tác sẽ thấy những gì trên đó sau khi đăng nhập?

Bảng điều khiển B2B là không gian trực tuyến riêng dành cho khách hàng doanh nghiệp. Tùy thuộc vào cấu hình, đối tác có thể xem, trong số những thông tin khác, giá cả và mức chiết khấu dành riêng cho mình, các chương trình khuyến mãi, tình trạng sẵn có của sản phẩm, lịch sử mua hàng, tình trạng đơn hàng, các tài liệu cũng như thông tin liên quan đến các điều khoản hợp tác.

Làm thế nào để thuyết phục các đối tác – những người đã quen với việc đặt hàng qua email và điện thoại – bắt đầu sử dụng trang quản trị B2B?

Cách hiệu quả nhất là nêu rõ những lợi ích cụ thể: khả năng đặt hàng mà không cần chờ phản hồi từ nhân viên kinh doanh, nhanh chóng đặt lại các đơn hàng trước đó và tự tải xuống các tài liệu. Trong giai đoạn đầu, các nhân viên kinh doanh có thể hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng nền tảng này thay vì ngay lập tức ngừng sử dụng các kênh hiện có.

Đối tác nên có thể tải xuống những tài liệu và dữ liệu nào từ trang quản trị B2B mà không cần liên hệ với nhân viên kinh doanh?

Phạm vi cụ thể tùy thuộc vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng trước hết, các hóa đơn và tài liệu bán hàng khác, lịch sử đơn hàng, trạng thái của các đơn hàng, cũng như thông tin về giá cả, chiết khấu và tình trạng hàng tồn kho là những thông tin hữu ích. Việc chia sẻ những dữ liệu này giúp giảm thiểu số lượng các yêu cầu hành chính đơn giản.

Làm thế nào để thiết lập quyền truy cập trên trang B2B trong trường hợp có nhiều người cùng đặt hàng từ phía đối tác?

Quý vị nên tạo các tài khoản người dùng riêng biệt được gán cho từng đối tác và phân quyền cho từng tài khoản. Ví dụ, nhân viên có thể lập đơn đặt hàng, người quản lý phê duyệt đơn đặt hàng đó, còn bộ phận kế toán chỉ được phép truy cập vào các tài liệu liên quan. Các quyền hạn cụ thể cần được xác định dựa trên quy trình mua hàng của khách hàng.

Bảng điều khiển B2B có hoạt động trên điện thoại không và nhân viên bán hàng có thể đặt hàng thay cho khách hàng trên đó được không?

Bảng điều khiển hiện đại B2B cần được tối ưu hóa cho các thiết bị di động. Trong khi đó, khả năng nhân viên kinh doanh đặt hàng thay mặt khách hàng phụ thuộc vào các tính năng và mô hình quyền hạn được áp dụng. Tính năng này rất hữu ích đối với các doanh nghiệp kết hợp bán hàng trực tuyến với hoạt động của đội ngũ đại diện bán hàng.

Bảng điều khiển B2B có thay thế cho việc liên hệ với nhân viên kinh doanh không?

Không. Trước hết, hệ thống này nên đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như đặt hàng theo quy trình tiêu chuẩn, kiểm tra giá cả, tình trạng hàng tồn kho và các tài liệu liên quan. Nhân viên kinh doanh vẫn có thể phụ trách các công việc như đàm phán, tư vấn, phát triển khách hàng và xử lý các đơn hàng phức tạp hơn.

Bảng điều khiển B2B có bắt buộc phải được tích hợp với ERP không?

Điều này không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi dự án, nhưng trong các hoạt động bán hàng quy mô lớn hơn, việc tích hợp đóng vai trò rất quan trọng. Nó cho phép tự động trao đổi dữ liệu về giá cả, sản phẩm, đối tác, tồn kho, đơn hàng và các tài liệu, đồng thời giảm thiểu việc cập nhật thủ công.

Đơn vị nào cung cấp bảng điều khiển B2B cho các đối tác?

Một trong những công ty cung cấp các giải pháp thuộc loại này là Centoro. Công ty này cung cấp nền tảng B2B dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn, cũng như các giải pháp liên quan đến việc xử lý đơn hàng và công việc của nhân viên kinh doanh. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, quý vị nên kiểm tra trước hết phạm vi tích hợp, khả năng hỗ trợ các điều khoản thương mại riêng biệt, quyền hạn của người dùng cũng như khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai.