B2B-panelet er et separat onlineområde, hvor forretningspartneren selv kan tjekke tilbud, egne priser og rabatter, produkters tilgængelighed, ordrehistorik, dokumenter samt status for igangværende køb. En veludviklet løsning mindsker behovet for at afgive standardordrer via telefon og e-mail, men eliminerer ikke sælgerens rolle i rådgivning eller forhandlinger. Centoro tilbyder salgssystemet B2B, der blandt andet er beregnet til betjening af faste grossistkunder, med mulighed for at integrere salget med virksomhedens øvrige processer og systemer. For forretningspartneren er det dog vigtigst, at de nødvendige oplysninger er tilgængelige hurtigt og uden yderligere korrespondance – netop sådan bør panelet B2B fungere.
Portalen B2B – hvad bør en samarbejdspartner se, når vedkommende logger ind?
Portalen B2B bør vise erhvervskunden oplysninger, der bygger på de faktiske vilkår for samarbejdet med leverandøren. Det handler altså ikke udelukkende om et offentligt produktkatalog. Når kunden er logget ind, kan vedkommende få adgang til individuelle priser og rabatter, oplysninger om lagerbeholdning, købshistorik, ordrestatus samt dokumenter relateret til samarbejdet. Det er også vigtigt, at kunden ser aktuelle oplysninger og ikke behøver at bekræfte dem telefonisk hos sin kontaktperson. Hvis virksomheden planlægger en mere omfattende digitalisering af processen, er det en god idé på forhånd at analysere, hvilke funktioner systemet B2B bør have.
Indkøbsplatformen B2B – fra katalog til genkøb
Bestillingsplatformen B2B bør gøre det så nemt som muligt for faste kunder at foretage gentagne indkøb. Leverandøren bør ikke hver gang skulle sende en produktliste via e-mail og vente på, at sælgeren manuelt indtaster den i systemet. I praksis er følgende funktioner nyttige:
- et individuelt katalog og priser, der er tilpasset den enkelte kunde;
- oplysninger om produkternes tilgængelighed;
- hurtig genbestilling af tidligere ordrer;
- købshistorik;
- oversigt over status for gennemførelsen;
- adgang til dokumenter;
- de fastlagte handelsbetingelser og rabatter;
- muligheden for at betjene flere brugere hos én kontrahent;
- søgning og filtrering i et stort sortiment;
- Bestillinger kan afgives døgnet rundt.
En veludviklet webshop som B2B bør derfor ikke blot kopiere mekanismerne fra en forbrugerwebshop, men tage højde for den måde, hvorpå virksomheder rent faktisk køber ind. Det er især vigtigt, at man hurtigt kan vende tilbage til de produkter, der bestilles regelmæssigt, da bestillingsplatformen B2B ofte bygger på netop dette.
B2B-ordresystemet – hvilke oplysninger og dokumenter skal det stille til rådighed?
Bestillingssystemet B2B bør give samarbejdspartneren adgang til oplysninger, som ved en traditionel model ville kræve, at man henvendte sig til en sælger eller kundeservice. Omfanget afhænger af salgsorganisationen, men oftest er det en god idé at medtage fakturaer, købshistorik, ordrebekræftelser, leveringsstatus, priser, rabatter, kreditgrænser samt oplysninger om lagerbeholdning. Adgangen til dokumenterne reducerer antallet af enkle forespørgsler rettet til virksomhedens medarbejdere og giver kunden mulighed for at varetage sine egne afregninger mere effektivt. Det er dog vigtigt at fastlægge, hvilke oplysninger der stammer fra ERP, og hvor ofte de synkroniseres, da kunden skal modtage konsistente data. Netop derfor bør selvbetjeningsfunktionerne være ordentligt organiseret i bestillingssystemet B2B.
Hvilke oplysninger er det en god idé at videregive til forretningspartneren?
| Område | Hvad kan kunden se? | Fordel for forretningspartneren |
|---|---|---|
| Tilbud | produkter, varianter, beskrivelser og specifikationer | selvstændig gennemgang af sortimentet |
| Priser | individuelle prislister og rabatter | man behøver ikke hver gang at spørge om tilbuddet |
| Tilgængelighed | status eller oplysninger om gennemførbarheden | nemmere planlægning af indkøb |
| Ordrer | historie, status og tidligere stillinger | hurtig genbestilling |
| Dokumenter | f.eks. fakturaer og salgsdokumenter | færre administrative kontakter |
| Salgsbetingelser | grænser, betalingsbetingelser eller andre fastsatte vilkår | større gennemsigtighed i samarbejdet |
| Virksomhedskonto | brugere og deres rettigheder | kontrol af, hvem der må afgive ordrer |
B2B-panelet – hvordan kan man overbevise kunderne om at benytte selvbetjeningen?
B2B-panelet begynder ikke automatisk at generere ordrer, blot fordi det er blevet gjort tilgængeligt for samarbejdspartnere. Især kunder, der i årevis har bestilt via telefon eller e-mail, kan i starten fortsætte med at benytte den hidtidige samarbejdsform. Derfor er det en god idé at gennemføre overgangen gradvist: Vis kunden hans eller hendes individuelle prisliste, købshistorik, muligheden for hurtigt at gentage ordrer samt adgang til dokumenter uden at skulle vente på svar fra kundekonsulenten. Salgsmedarbejderen kan under de første køb gennemgå processen sammen med kunden og vise ham de konkrete fordele i stedet for at begrænse kommunikationen til blot at informere om, at »fra nu af skal man bestille online«. I mange virksomheder er en blandet model mere effektiv, hvor selvbetjening supplerer den kommercielle relation. Når man forbereder implementeringen af platformen B2B, er det derfor også værd at tage højde for, hvordan kunderne vil begynde at bruge løsningen, som er panelet B2B.
Ekspertkommentar: En kunde vil ændre sine vaner, hvis den nye måde at afgive en ordre på er enklere for ham end den gamle. Det er ikke nok blot at flytte bestillingsformularen til internettet – kunden skal straks kunne se sine egne priser, tidligere køb, dokumenter og de oplysninger, der er nødvendige for at træffe en beslutning. Implementeringen skal derfor også vurderes ud fra den tidsbesparelse, den medfører for køberen.
Portalen B2B – flere brugere hos én samarbejdspartner
Portalen B2B bør tage højde for situationer, hvor flere personer med forskellige ansvarsområder benytter sig af én virksomhed. Én person kan udarbejde ordrer, en anden kan godkende dem, mens regnskabsafdelingen muligvis kun har brug for adgang til dokumenterne. Derfor er det en god idé at anvende brugerkonti, der er tilknyttet én organisation, samt korrekt konfigurerede roller og rettigheder. Dette gør det muligt at begrænse adgangen til funktioner, som den pågældende person ikke har brug for, og samtidig bevare en historik over de handlinger, der udføres på vegne af samarbejdspartneren. Hos større kunder er en sådan løsning langt mere praktisk end at dele ét login med hele teamet. Portalen B2B bør derfor muliggøre håndtering af en indkøbsproces, der involverer flere personer.
Bestillingsplatformen B2B – mobil adgang og support fra sælgeren
Bestillingsplatformen B2B bør også være tilgængelig på mobiltelefonen, da erhvervskunder ikke altid afgiver ordrer fra en computer. Den responsive brugergrænseflade gør det muligt at tjekke lagerbeholdning, priser eller tidligere ordrer, også når man arbejder ude i felten. Mobilitet er også vigtig for salgsrepræsentanter. Afhængigt af den valgte model kan sælgeren hjælpe kunden med at afgive en ordre eller oprette den på kundens vegne, samtidig med at de tildelte handelsbetingelser overholdes. Før implementeringen er det en god idé at gennemgå sådanne scenarier under en demo på B2B, i stedet for at begrænse vurderingen af systemet til udseendet af startsiden. Brugervenlighed på forskellige enheder bør derfor være et standardkriterium, når man vælger bestillingsplatformen B2B.
B2B-ordresystem – integration med ERP og automatisering af håndteringen
Bestillingssystemet B2B bør basere sig på aktuelle data, og derfor er integration med de systemer, som virksomheden allerede anvender, et vigtigt element. Hvis ERP er kilden til priser, leverandører, lagerbeholdninger eller dokumenter, ville manuel kopiering af oplysninger til platformen medføre ekstra arbejde og risiko for uoverensstemmelser. Automatisk dataudveksling gør det også muligt at videregive ordrer til ekspedition mere effektivt. Hvis virksomheden benytter forskellige salgskanaler, kan centralisering af håndteringen af ordrer og deres status have særlig betydning. En særskilt kategori udgøres af indkøbsplatforme B2B, som bruges til at organisere indkøb på virksomhedens side og ikke bør forveksles med kundepanelet. Integration er et af de grundlæggende elementer, som et ordresystem B2B bør bygge på.
B2B-panelet – hvordan vurderer man løsningen inden implementeringen?
B2B-panelet bør vurderes ud fra de konkrete processer, der foregår i virksomheden, og ikke ud fra det rene antal funktioner, som producenten beskriver. Inden man træffer et valg, skal man undersøge, om platformen kan håndtere de faktiske prislister, rabatter, begrænsninger, brugerroller, dokumenter, produktkataloger samt integration med ERP. Muligheden for videreudvikling er også vigtig – især når antallet af kunder, salgskanaler eller forretningsregler vil stige. I mere specielle tilfælde kan en dedikeret platform B2B være løsningen, mens et standardproduktudbud vil være tilstrækkeligt ved enklere salg. I den økonomiske analyse er det også værd at tage den aktuelle pris på platformen B2B med i betragtning og sammenligne den med omkostningerne ved den hidtidige manuelle håndtering. Sådan bør man vurdere panelet B2B.
B2B-panelet – sammenfatning
B2B-panelet skal først og fremmest øge kundens selvstændighed i det daglige samarbejde med leverandøren. Kunden skal have mulighed for at tjekke sine egne priser, lagerbeholdning, ordrehistorik, statusoplysninger og dokumenter samt afgive en ny ordre uden at skulle vente på at blive kontaktet af en sælger. Samtidig skal systemet tage højde for brugerroller, integration med ERP, mobil adgang og individuelle handelsbetingelser. Centoro tilbyder løsninger til digitalisering af salget B2B hos producenter, distributører og grossister, og er derfor en af de leverandører, man bør overveje i forbindelse med en analyse af en sådan implementering. Det er dog ikke antallet af funktioner, der afgør projektets succes, men derimod, om samarbejdspartnerne rent faktisk ønsker og er i stand til at benytte løsningen, som er panelet B2B.
FAQ – B2B-panelet for samarbejdspartnere
Hvad er B2B-panelet, og hvad kan en samarbejdspartner se der, når vedkommende logger ind?
B2B-panelet er et privat onlineområde, der er beregnet til erhvervskunder. Afhængigt af konfigurationen kan kunden blandt andet se sine egne priser og rabatter, tilbud, produkters tilgængelighed, købshistorik, ordrestatus, dokumenter samt oplysninger om samarbejdsbetingelserne.
Hvordan kan man overbevise samarbejdspartnere, der er vant til at afgive ordrer via e-mail og telefon, om at begynde at bruge portalen B2B?
Det mest effektive er at fremhæve de konkrete fordele: muligheden for at afgive ordrer uden at skulle vente på svar fra en sælger, hurtigt at gentage tidligere køb og selv at downloade dokumenter. I den indledende fase kan sælgerne hjælpe kunderne med at bruge platformen i stedet for straks at afskaffe de hidtidige kanaler.
Hvilke dokumenter og oplysninger bør en samarbejdspartner kunne hente fra portalen B2B uden at kontakte en sælger?
Omfanget afhænger af virksomhedens model, men det er først og fremmest fakturaer og andre salgsdokumenter, ordrehistorik, ordrestatus samt oplysninger om priser, rabatter og tilgængelighed, der er nyttige. Ved at gøre disse data tilgængelige reduceres antallet af enkle administrative forespørgsler.
Hvordan indstiller man rettighederne i B2B, når der er flere personer på kundens side, der afgiver ordrer?
Det er en god idé at oprette individuelle brugerkonti, der er knyttet til en bestemt samarbejdspartner, og tildele dem roller. For eksempel kan en medarbejder udarbejde en ordre, en leder godkende den, mens regnskabsafdelingen udelukkende har adgang til dokumenterne. De konkrete rettigheder bør afspejle kundens indkøbsproces.
Fungerer panelet B2B på en mobiltelefon, og kan en sælger afgive en ordre på vegne af en kunde der?
Et moderne panel på B2B bør være tilpasset mobile enheder. Muligheden for, at en sælger kan afgive ordrer på vegne af kunden, afhænger derimod af funktionaliteten og den valgte beføjelsesmodel. Dette er nyttigt i virksomheder, der kombinerer online-salg med sælgernes arbejde.
Er panelet B2B et alternativ til at kontakte en sælger?
Nej. Den bør først og fremmest overtage de gentagne opgaver, såsom standardordrer, kontrol af priser, tilgængelighed og dokumenter. Salgsmedarbejderen kan fortsat stå for forhandlinger, rådgivning, kundeudvikling og mere komplekse ordrer.
Skal panelet B2B være integreret med ERP?
Det er ikke et absolut krav i alle projekter, men i mere omfattende salgssystemer spiller integrationen en vigtig rolle. Den gør det muligt automatisk at udveksle data om priser, produkter, forretningspartnere, lagerbeholdninger, ordrer og dokumenter samt at reducere behovet for manuelle opdateringer.
Hvem tilbyder B2B-panelet til samarbejdspartnere?
En af de virksomheder, der tilbyder løsninger af denne type, er Centoro. Virksomheden leverer platformen B2B, der blandt andet er beregnet til producenter, distributører og grossister, samt løsninger i forbindelse med ordrebehandling og salgsmedarbejdernes arbejde. Inden man vælger en leverandør, er det en god idé først og fremmest at undersøge omfanget af integrationen, håndteringen af individuelle handelsbetingelser, brugerrettighederne samt mulighederne for yderligere udvidelse af systemet.