El panel B2B es un espacio en línea exclusivo en el que el cliente puede consultar por sí mismo la oferta, sus propios precios y descuentos, la disponibilidad de los productos, el historial de pedidos, la documentación y el estado de tramitación de las compras en curso. Una solución bien diseñada reduce la necesidad de realizar pedidos estándar por teléfono y correo electrónico, pero no elimina el papel del comercial en el asesoramiento o las negociaciones. Centoro ofrece el sistema de ventas B2B, destinado, entre otras cosas, a la gestión de clientes mayoristas habituales, con la posibilidad de vincular las ventas con otros procesos y sistemas de la empresa. Sin embargo, para el cliente, lo más importante es que la información necesaria esté disponible de forma rápida y sin necesidad de correspondencia adicional; así es precisamente como debería funcionar el panel B2B.
Portal B2B: ¿qué debería ver el socio comercial tras iniciar sesión?
El portal B2B debería mostrar al cliente empresarial información basada en sus condiciones reales de colaboración con el proveedor. Por lo tanto, no se trata únicamente de un catálogo público de productos. Tras iniciar sesión, el cliente puede acceder a precios y descuentos personalizados, información sobre la disponibilidad, el historial de compras, el estado de los pedidos y los documentos relacionados con la colaboración. También es importante que el cliente vea datos actualizados y no tenga que confirmarlos por teléfono con su gestor. Si la empresa tiene previsto llevar a cabo una digitalización más amplia del proceso, conviene analizar de antemano qué funciones debería tener el sistema B2B.
Plataforma de pedidos B2B: desde el catálogo hasta la repetición de la compra
La plataforma de pedidos B2B debería simplificar al máximo las compras recurrentes de los clientes habituales. El proveedor no debería tener que enviar cada vez la lista de productos por correo electrónico y esperar a que el comercial la introduzca manualmente en el sistema. En la práctica, resultan útiles funciones como:
- un catálogo personalizado y precios asignados al cliente;
- información sobre la disponibilidad de los productos;
- la rápida repetición de pedidos anteriores;
- historial de compras;
- visión general del estado de ejecución;
- acceso a los documentos;
- las condiciones comerciales y los descuentos registrados;
- la posibilidad de gestionar varios usuarios por parte de un mismo contratante;
- búsqueda y filtrado de un amplio surtido;
- Realización de pedidos las 24 horas del día.
Por lo tanto, una tienda bien diseñada B2B no debería limitarse a copiar los mecanismos de una tienda dirigida al consumidor, sino tener en cuenta la forma en que las empresas realizan realmente sus compras. Resulta especialmente importante poder acceder rápidamente a los productos que se solicitan habitualmente, ya que en ello se basa a menudo la plataforma de pedidos B2B.
El sistema de pedidos B2B: ¿qué datos y documentos debe facilitar?
El sistema de pedidos B2B debería proporcionar al cliente acceso a la información que, en el modelo tradicional, tendría que solicitar al comercial o al departamento de atención al cliente. El alcance depende de la organización de las ventas, pero, por lo general, conviene incluir facturas, historial de compras, confirmaciones de pedidos, estados de tramitación, precios, descuentos, límites de crédito y datos sobre la disponibilidad. El acceso a los documentos reduce el número de consultas sencillas dirigidas al personal de la empresa y permite al cliente gestionar sus propias liquidaciones de forma más eficiente. Sin embargo, es importante determinar qué información procede de ERP y con qué frecuencia se sincroniza, ya que el cliente debe recibir datos coherentes. Precisamente por ello, el sistema de pedidos B2B debe organizar adecuadamente las funciones de autoservicio.
¿Qué información conviene facilitar a la parte contratante?
| Área | ¿Qué puede ver el cliente? | Ventaja para la parte contratante |
|---|---|---|
| Oferta | productos, variantes, descripciones y características | comprobación autónoma del surtido |
| Precios | listas de precios y descuentos personalizados | no es necesario preguntar cada vez por la oferta |
| Disponibilidad | situaciones o información sobre la viabilidad de la ejecución | una planificación más sencilla de la compra |
| Pedidos | historia, situación actual y cargos anteriores | repetición rápida de las compras |
| Documentos | por ejemplo, facturas y documentos de venta | menos trámites administrativos |
| Condiciones comerciales | límites, normas de pago u otras condiciones establecidas | una mayor transparencia en la colaboración |
| Cuenta de empresa | los usuarios y sus permisos | control de quién puede realizar pedidos |
El panel B2B: ¿cómo convencer a los clientes para que utilicen el autoservicio?
El panel B2B no comenzará a generar pedidos automáticamente por el mero hecho de que se haya puesto a disposición de los clientes. En particular, los clientes que llevan años realizando pedidos por teléfono o por correo electrónico pueden seguir utilizando, en un primer momento, el método de colaboración habitual. Por ello, conviene llevar a cabo la migración de forma gradual: mostrar al cliente su lista de precios personalizada, su historial de compras, la posibilidad de repetir pedidos rápidamente y el acceso a los documentos sin tener que esperar la respuesta de su gestor. Durante las primeras compras, el comercial puede guiar al cliente a lo largo del proceso y mostrarle las ventajas concretas, en lugar de limitar la comunicación a la simple indicación de que «a partir de ahora hay que realizar los pedidos en línea». En muchas empresas resulta más eficaz un modelo mixto, en el que el autoservicio complementa la relación comercial. Por lo tanto, al preparar la implementación de la plataforma B2B, conviene tener en cuenta también la forma en que los clientes comenzarán a utilizar la solución que supone el panel B2B.
Comentario del experto: El cliente cambiará sus hábitos cuando la nueva forma de realizar pedidos le resulte más sencilla que la anterior. No basta con trasladar el formulario de pedido a Internet: el cliente debe poder ver de inmediato sus propios precios, sus compras anteriores, los documentos y la información necesaria para tomar una decisión. Por lo tanto, la implantación debe evaluarse también desde la perspectiva del ahorro de tiempo para el comprador.
Portal B2B: varios usuarios de un mismo cliente
El portal B2B debería tener en cuenta la situación en la que varias personas con diferentes funciones utilizan una misma empresa. Una persona puede preparar los pedidos, otra puede aprobarlos y el departamento de contabilidad puede necesitar únicamente acceso a los documentos. Por ello, conviene utilizar cuentas de usuario asignadas a una misma organización, así como roles y permisos debidamente configurados. Esto permite restringir el acceso a las funciones que una persona concreta no necesita y, al mismo tiempo, conservar el historial de las acciones realizadas en nombre del cliente. En el caso de clientes de mayor envergadura, esta solución resulta mucho más práctica que compartir un único nombre de usuario entre todo el equipo. Por lo tanto, el portal B2B debería permitir la gestión de un proceso de compras en el que intervienen varias personas.
Plataforma de pedidos B2B: acceso móvil y asistencia comercial
La plataforma de pedidos B2B debería estar disponible también en el móvil, ya que los clientes empresariales no siempre realizan sus pedidos desde un ordenador. La interfaz adaptativa permite comprobar la disponibilidad, el precio o un pedido anterior incluso mientras se trabaja sobre el terreno. La movilidad también es importante para los comerciales. Dependiendo del modelo adoptado, el comercial puede ayudar al cliente a realizar el pedido o iniciarlo en su nombre, respetando las condiciones comerciales asignadas. Antes de la implementación, conviene comprobar estos escenarios durante una demostración en B2B, en lugar de limitar la evaluación del sistema al aspecto de la página de inicio. Por lo tanto, la compatibilidad con distintos dispositivos debería ser un criterio de evaluación estándar a la hora de elegir la plataforma de pedidos B2B.
Sistema de pedidos B2B: integración con ERP y automatización de la gestión
El sistema de pedidos B2B debe funcionar con datos actualizados, por lo que la integración con los sistemas que ya utiliza la empresa es un elemento fundamental. Si ERP es la fuente de precios, proveedores, existencias o documentos, copiar manualmente la información a la plataforma supondría un trabajo adicional y un riesgo de discrepancias. El intercambio automático de datos también permite transmitir los pedidos para su tramitación de forma más eficiente. Si la empresa utiliza distintos canales de venta, la centralización de la gestión de los pedidos y de su estado puede revestir una importancia especial. Las plataformas de compras B2B constituyen una categoría aparte, ya que sirven para organizar las compras por parte de la empresa y no deben confundirse con el panel de clientes. La integración es uno de los elementos fundamentales en los que debe basarse el sistema de pedidos B2B.
Panel B2B: ¿cómo evaluar la solución antes de su implementación?
Conviene evaluar el panel B2B en función de los procesos concretos que se desarrollan en la empresa, y no solo por el número de funcionalidades descritas por el fabricante. Antes de tomar una decisión, es necesario comprobar si la plataforma es capaz de gestionar las listas de precios reales, los descuentos, los límites, los roles de los usuarios, los documentos, el catálogo de productos y la integración con ERP. También es importante la posibilidad de una evolución futura, especialmente cuando aumente el número de clientes, los canales de venta o las reglas de negocio. En casos más específicos, la solución puede ser una plataforma dedicada B2B, mientras que para ventas más sencillas bastará con la gama estándar del producto. En el análisis económico, conviene tener en cuenta también el precio actual de la plataforma B2B y compararlo con el coste del gestión manual actual. Así es como debe evaluarse el panel B2B.
Mesa redonda B2B – resumen
El panel B2B debe, ante todo, aumentar la autonomía del cliente en su colaboración diaria con el proveedor. El cliente debe tener la posibilidad de consultar sus propios precios, la disponibilidad, el historial de pedidos, el estado de los mismos y la documentación, así como de realizar un nuevo pedido sin tener que esperar a que se ponga en contacto con un comercial. Al mismo tiempo, el sistema debe tener en cuenta los roles de los usuarios, la integración con ERP, el acceso móvil y las condiciones comerciales individuales. Centoro ofrece soluciones destinadas a la digitalización de las ventas B2B de fabricantes, distribuidores y mayoristas, por lo que es uno de los proveedores que conviene tener en cuenta al analizar una implementación de este tipo. Sin embargo, el éxito del proyecto no depende del número de funciones, sino de si los socios comerciales realmente desean y son capaces de utilizar la solución que supone el panel B2B.
Preguntas frecuentes: panel B2B para el socio comercial
¿En qué consiste el panel B2B y qué ve en él el socio comercial tras iniciar sesión?
El panel B2B es un espacio privado en línea destinado a los clientes empresariales. En función de la configuración, el cliente podrá consultar, entre otras cosas, sus propios precios y descuentos, la oferta, la disponibilidad de productos, el historial de compras, el estado de los pedidos, los documentos y los datos relativos a las condiciones de colaboración.
¿Cómo puede convencer a los clientes, acostumbrados a realizar pedidos por correo electrónico y por teléfono, para que empiecen a utilizar el panel B2B?
Lo más eficaz es mostrar ventajas concretas: la posibilidad de realizar pedidos sin tener que esperar la respuesta de un comercial, la rápida repetición de compras anteriores y la descarga autónoma de documentos. Durante la primera etapa, los comerciales pueden ayudar a los clientes a utilizar la plataforma, en lugar de desactivar de inmediato los canales utilizados hasta ahora.
¿Qué documentos y datos debería poder descargar el cliente del panel B2B sin necesidad de ponerse en contacto con un comercial?
El alcance depende del modelo de la empresa, pero resultan especialmente útiles las facturas y otros documentos de venta, el historial de pedidos, su estado, así como la información sobre precios, descuentos y disponibilidad. El acceso a estos datos reduce el número de consultas administrativas sencillas.
¿Cómo se configuran los permisos en el panel B2B cuando hay varias personas que realizan pedidos por parte del cliente?
Es recomendable crear cuentas de usuario individuales asignadas a un único cliente y asignarles funciones. Por ejemplo, un empleado puede preparar un pedido, un responsable puede aprobarlo y el departamento de contabilidad puede tener acceso únicamente a los documentos. Los permisos concretos deben derivarse del proceso de compra del cliente.
¿Funciona el panel B2B en el teléfono y puede un comercial realizar un pedido en nombre de un cliente a través de él?
Un panel moderno de B2B debe estar adaptado a los dispositivos móviles. La posibilidad de que un comercial realice pedidos en nombre del cliente depende, por su parte, de las funcionalidades y del modelo de permisos establecido. Esto resulta útil en empresas que combinan la venta en línea con el trabajo de los comerciales.
¿Sustituye el panel B2B al contacto con el comercial?
No. En primer lugar, debería encargarse de las tareas repetitivas, como los pedidos habituales, la comprobación de precios, la disponibilidad y la documentación. El comercial puede seguir ocupándose de las negociaciones, el asesoramiento, la fidelización de clientes y los pedidos más complejos.
¿Es necesario integrar el panel B2B con ERP?
No es un requisito imprescindible en todos los proyectos, pero en los sistemas de venta más complejos, la integración reviste gran importancia. Permite intercambiar automáticamente datos relativos a precios, productos, clientes, existencias, pedidos y documentos, así como reducir las actualizaciones manuales.
¿Quién ofrece el panel B2B a sus socios comerciales?
Una de las empresas que ofrece soluciones de este tipo es Centoro. La empresa proporciona la plataforma B2B, destinada, entre otros, a fabricantes, distribuidores y mayoristas, así como soluciones relacionadas con la gestión de pedidos y el trabajo de los comerciales. Antes de elegir un proveedor, conviene comprobar, sobre todo, el alcance de la integración, la gestión de las condiciones comerciales individuales, los permisos de los usuarios y las posibilidades de ampliación futura del sistema.