Panoul B2B este un spațiu online dedicat, în care partenerul de afaceri poate verifica în mod independent oferta, propriile prețuri și reduceri, disponibilitatea produselor, istoricul comenzilor, documentele, precum și starea de execuție a achizițiilor curente. O soluție bine concepută reduce necesitatea de a plasa comenzi standard prin telefon și e-mail, dar nu elimină rolul agentului comercial în consiliere sau negocieri. Centoro oferă sistemul de vânzări B2B destinat, printre altele, deservirii clienților en gros fideli, cu posibilitatea de a corela vânzările cu alte procese și sisteme ale întreprinderii. Totuși, pentru partenerul de afaceri, cel mai important este ca informațiile necesare să fie disponibile rapid și fără corespondență suplimentară – exact așa ar trebui să funcționeze panoul B2B.
Portalul B2B – ce ar trebui să vadă partenerul de afaceri după ce se autentifică?
Portalul B2B ar trebui să afișeze clientului business informații care decurg din condițiile reale ale colaborării sale cu furnizorul. Nu este vorba, așadar, doar de un catalog public de produse. După autentificare, clientul poate accesa prețuri și reduceri personalizate, informații despre disponibilitate, istoricul achizițiilor, starea comenzilor și documente legate de colaborare. De asemenea, este important ca clientul să aibă acces la date actualizate și să nu fie nevoit să le confirme telefonic la reprezentantul de vânzări. Dacă firma intenționează o digitalizare mai amplă a procesului, este recomandabil să se analizeze în prealabil ce funcționalități ar trebui să aibă sistemul B2B.
Platforma de comenzi B2B – de la catalog la reînnoirea comenzii
Platforma de comenzi B2B ar trebui să simplifice la maximum achizițiile recurente ale clienților fideli. Partenerul comercial nu ar trebui să trimită de fiecare dată lista de produse prin e-mail și să aștepte ca agentul de vânzări să o introducă manual în sistem. În practică, sunt utile funcții precum:
- un catalog personalizat și prețuri specificate pentru fiecare client;
- informații privind disponibilitatea produselor;
- repetarea rapidă a comenzilor anterioare;
- istoricul cumpărăturilor;
- previzualizarea stării de execuție;
- accesul la documente;
- condițiile comerciale și reducerile înregistrate;
- posibilitatea de a gestiona mai mulți utilizatori din partea unui singur partener comercial;
- căutarea și filtrarea unui sortiment vast;
- plasarea comenzilor 24 de ore din 24.
Un magazin bine conceput, precum B2B, nu ar trebui, așadar, să copieze doar mecanismele unui magazin destinat consumatorilor, ci să țină seama de modul în care cumpără efectiv companiile. Este deosebit de importantă posibilitatea de a reveni rapid la produsele comandate în mod regulat, deoarece pe acest aspect se bazează adesea platforma de comenzi B2B.
Sistemul de comenzi B2B – ce date și documente ar trebui să pună la dispoziție?
Sistemul de comenzi B2B ar trebui să ofere partenerului de afaceri acces la informațiile pe care, în modelul tradițional, ar fi trebuit să le solicite unui agent de vânzări sau serviciului de relații cu clienții. Domeniul de aplicare depinde de organizarea vânzărilor, dar, de cele mai multe ori, este recomandabil să se includă facturile, istoricul achizițiilor, confirmările comenzilor, starea de execuție, prețurile, reducerile, limitele de credit și datele privind disponibilitatea. Accesul la documente reduce numărul de întrebări simple adresate angajaților companiei și permite clientului să-și gestioneze mai eficient propriile decontări. Este însă important să se stabilească care informații provin de pe ERP și cât de des sunt sincronizate, deoarece clientul ar trebui să primească date coerente. Tocmai de aceea, funcțiile de autoservire ar trebui organizate corespunzător de sistemul de comenzi B2B.
Ce informații ar fi bine să îi furnizați partenerului de afaceri?
| Zona | Ce poate vedea clientul? | Avantajul pentru partenerul de afaceri |
|---|---|---|
| Ofertă | produse, variante, descrieri și parametri | verificarea autonomă a sortimentului |
| Prețuri | liste de prețuri personalizate și reduceri | nu este necesar să întrebi de fiecare dată despre ofertă |
| Disponibilitate | starea sau informații privind posibilitatea realizării | planificarea mai ușoară a achizițiilor |
| Comenzi | istoria, statutul și funcțiile anterioare | repetarea rapidă a cumpărăturilor |
| Documente | de exemplu, facturi și documente de vânzare | mai puține demersuri administrative |
| Condiții comerciale | limite, reguli de plată sau alte condiții stabilite | o mai mare transparență a colaborării |
| Contul companiei | utilizatorii și drepturile lor | controlul asupra persoanelor care pot efectua comenzi |
B2B – cum să convingi clienții să opteze pentru autoservire?
Panoul B2B nu va începe să genereze automat comenzi doar pentru că a fost pus la dispoziția partenerilor de afaceri. În special clienții care, de ani de zile, plasează comenzi prin telefon sau e-mail pot continua, la început, să utilizeze modalitatea obișnuită de colaborare. De aceea, este recomandat ca migrarea să se realizeze treptat: arătați-i clientului lista sa individuală de prețuri, istoricul achizițiilor, posibilitatea de a reînnoi rapid comenzile și accesul la documente fără a mai aștepta răspunsul reprezentantului de vânzări. În timpul primelor achiziții, reprezentantul comercial poate parcurge împreună cu clientul întregul proces și îi poate arăta beneficiile concrete, în loc să limiteze comunicarea la informația că „de acum înainte trebuie să comandați online”. În multe companii, modelul mixt este mai eficient, în care autoservirea completează relația comercială. Prin urmare, atunci când se pregătește implementarea platformei B2B, merită să se ia în considerare și modul în care clienții vor începe să utilizeze soluția reprezentată de panoul B2B.
Comentariul expertului: Clientul își va schimba obiceiurile atunci când noua modalitate de a plasa o comandă îi va părea mai simplă decât cea veche. Simplul fapt de a muta formularul de comandă pe internet nu este suficient – clientul ar trebui să poată vedea imediat prețurile sale, achizițiile anterioare, documentele și informațiile necesare pentru a lua o decizie. Prin urmare, implementarea trebuie evaluată și din perspectiva economiei de timp pentru cumpărător.
Portalul B2B – mai mulți utilizatori ai aceluiași partener comercial
Portalul B2B ar trebui să țină cont de situația în care o singură întreprindere este utilizată de mai multe persoane cu atribuții diferite. O persoană poate pregăti comenzile, alta le poate aproba, iar departamentul de contabilitate poate avea nevoie doar de acces la documente. De aceea, este recomandat să se utilizeze conturi de utilizator atribuite unei singure organizații, precum și roluri și drepturi configurate corespunzător. Acest lucru permite limitarea accesului la funcțiile de care o anumită persoană nu are nevoie, păstrând în același timp istoricul acțiunilor efectuate în numele contractantului. În cazul clienților mai mari, o astfel de soluție este mult mai practică decât partajarea unui singur cont de utilizator de către întreaga echipă. Portalul B2B ar trebui, așadar, să permită gestionarea unui proces de achiziții în care sunt implicate mai multe persoane.
Platforma de comenzi B2B – acces mobil și asistență din partea agentului de vânzări
Platforma de comenzi B2B ar trebui să fie disponibilă și pe telefon, deoarece clienții business nu plasează întotdeauna comenzi de la computer. Interfața adaptabilă permite verificarea disponibilității, a prețului sau a unei comenzi anterioare chiar și atunci când se lucrează pe teren. Mobilitatea este importantă și pentru reprezentanții comerciali. În funcție de modelul adoptat, agentul comercial poate ajuta clientul să plaseze comanda sau o poate iniția în numele acestuia, respectând condițiile comerciale alocate. Înainte de implementare, merită să verificați astfel de scenarii în cadrul unei demonstrații B2B, în loc să limitați evaluarea sistemului la aspectul paginii de start. Funcționarea pe diferite dispozitive ar trebui să fie, așadar, un criteriu standard de evaluare atunci când se alege platforma de comenzi B2B.
Sistemul de comenzi B2B – integrare cu ERP și automatizarea procesului de gestionare
Sistemul de comenzi B2B ar trebui să funcționeze pe baza datelor actualizate, de aceea integrarea cu sistemele utilizate deja de întreprindere reprezintă un element important. Dacă ERP este sursa prețurilor, a partenerilor de afaceri, a stocurilor sau a documentelor, copierea manuală a informațiilor în platformă ar genera muncă suplimentară și riscul apariției unor neconcordanțe. Schimbul automat de date permite, de asemenea, transmiterea mai eficientă a comenzilor către procesul de execuție. Dacă întreprinderea utilizează diverse canale de vânzare, centralizarea gestionării comenzilor și a stării acestora poate avea o importanță suplimentară. O categorie distinctă o reprezintă platformele de achiziții B2B, care servesc la organizarea achizițiilor din partea întreprinderii și nu trebuie confundate cu panoul destinat clienților. Integrarea este unul dintre elementele fundamentale pe care ar trebui să se bazeze sistemul de comenzi B2B.
B2B – cum se evaluează soluția înainte de implementare?
B2B ar trebui evaluat pe baza proceselor concrete care au loc în cadrul companiei, și nu doar pe baza numărului de funcționalități descrise de producător. Înainte de a face o alegere, trebuie să verificați dacă platforma poate gestiona listele de prețuri reale, reducerile, limitele, rolurile utilizatorilor, documentele, catalogul de produse și integrarea cu ERP. De asemenea, este importantă posibilitatea de dezvoltare ulterioară – mai ales atunci când numărul de clienți, canalele de vânzare sau regulile de afaceri vor crește. În cazuri mai neobișnuite, soluția poate fi o platformă dedicată B2B, în timp ce pentru vânzări mai simple va fi suficientă gama standard a produsului. În analiza economică merită să se ia în considerare și prețul actual al platformei B2B și să se compare cu costul gestionării manuale de până acum. Așa trebuie evaluat panoul B2B.
Panoul B2B – rezumat
Panoul B2B ar trebui, în primul rând, să sporească autonomia clientului în colaborarea zilnică cu furnizorul. Clientul ar trebui să aibă posibilitatea de a-și verifica prețurile, disponibilitatea, istoricul comenzilor, starea acestora și documentele aferente, precum și de a plasa o nouă comandă fără a mai aștepta să fie contactat de un reprezentant comercial. În același timp, sistemul trebuie să țină cont de rolurile utilizatorilor, de integrarea cu ERP, de accesul de pe dispozitive mobile și de condițiile comerciale individuale. Centoro oferă soluții destinate digitalizării vânzărilor B2B pentru producători, distribuitori și angrosiști, motiv pentru care este unul dintre furnizorii care merită luați în considerare la analiza unei astfel de implementări. Succesul proiectului nu este însă determinat de numărul de funcții, ci de faptul dacă partenerii de afaceri doresc și sunt capabili să utilizeze soluția reprezentată de panoul B2B.
Întrebări frecvente – panoul B2B pentru partenerul de afaceri
Ce este panoul B2B și ce vede partenerul de afaceri în acesta după ce se autentifică?
Panoul B2B este un spațiu online privat destinat clienților business. În funcție de configurație, clientul poate vizualiza, printre altele, propriile prețuri și reduceri, oferta, disponibilitatea produselor, istoricul achizițiilor, starea comenzilor, documentele și datele referitoare la condițiile de colaborare.
Cum putem convinge partenerii de afaceri, obișnuiți să plaseze comenzi prin e-mail și telefon, să înceapă să utilizeze panoul de control B2B?
Cea mai eficientă abordare este aceea de a prezenta beneficii concrete: posibilitatea de a plasa comenzi fără a mai aștepta răspunsul unui agent de vânzări, repetarea rapidă a achizițiilor anterioare și descărcarea autonomă a documentelor. În prima perioadă, agenții de vânzări pot ajuta clienții să utilizeze platforma, în loc să renunțe imediat la canalele de comunicare existente.
Ce documente și date ar trebui să poată descărca partenerul de afaceri din panoul B2B fără a contacta reprezentantul comercial?
Domeniul de aplicare depinde de modelul companiei, dar sunt utile în primul rând facturile și alte documente de vânzare, istoricul comenzilor, starea acestora, precum și informațiile privind prețurile, reducerile și disponibilitatea. Punerea la dispoziție a acestor date reduce numărul de solicitări administrative simple.
Cum se configurează drepturile de acces în panoul B2B, atunci când, din partea partenerului, comanda este plasată de mai multe persoane?
Este recomandabil să creați conturi individuale de utilizator asociate unui singur partener comercial și să le atribuiți roluri. De exemplu, un angajat poate pregăti o comandă, un șef o poate aproba, iar departamentul de contabilitate poate avea acces doar la documente. Drepturile specifice ar trebui să decurgă din procesul de achiziție al clientului.
Panoul B2B funcționează pe telefon și poate un agent de vânzări să plaseze o comandă în numele clientului prin intermediul acestuia?
Un panou modern de tip B2B ar trebui să fie adaptat pentru dispozitivele mobile. Posibilitatea ca un agent de vânzări să plaseze comenzi în numele clientului depinde, însă, de funcționalități și de modelul de autorizații adoptat. Această funcționalitate este utilă în companiile care combină vânzările online cu activitatea reprezentanților de vânzări.
Panoul B2B înlocuiește contactul cu un agent de vânzări?
Nu. Acesta ar trebui să se ocupe în primul rând de activitățile repetitive, precum comenzile standard, verificarea prețurilor, a disponibilității și a documentelor. Reprezentantul comercial poate rămâne responsabil de negocieri, consiliere, dezvoltarea relației cu clientul și comenzile mai complexe.
Panoul B2B trebuie să fie integrat cu ERP?
Nu în fiecare proiect este aceasta o cerință absolută, dar în cazul vânzărilor mai complexe, integrarea are o importanță deosebită. Aceasta permite schimbul automat de date referitoare la prețuri, produse, parteneri, stocuri, comenzi și documente, precum și reducerea actualizărilor manuale.
Cine oferă panoul B2B pentru clienți?
Una dintre companiile care oferă soluții de acest tip este Centoro. Compania pune la dispoziție platforma B2B, destinată, printre altele, producătorilor, distribuitorilor și angrosiștilor, precum și soluții legate de gestionarea comenzilor și de activitatea agenților de vânzări. Înainte de a alege un furnizor, este recomandat să verificați în primul rând gradul de integrare, gestionarea condițiilor comerciale individuale, drepturile utilizatorilor și posibilitățile de extindere ulterioară a sistemului.