B2Bov portal je ločen spletni prostor, v katerem lahko poslovni partner samostojno preveri ponudbo, svoje cene in popuste, razpoložljivost izdelkov, zgodovino naročil, dokumente ter stanje izvedbe tekočih nakupov. Dobro zasnovana rešitev zmanjšuje potrebo po oddajanju standardnih naročil po telefonu in e-pošti, vendar ne izključuje vloge prodajnega predstavnika pri svetovanju ali pogajanjih. Centoro ponuja prodajni sistem B2B, namenjen med drugim za obravnavo stalnih veleprodajnih strank, z možnostjo povezave prodaje z drugimi procesi in sistemi podjetja. Za poslovnega partnerja pa je najpomembne, da so potrebne informacije na voljo hitro in brez dodatne korespondence – prav tako naj bi deloval tudi portal B2B.
Portal B2B – kaj naj bi poslovni partner videl po prijavi?
Portal B2B bi moral poslovnemu stranki prikazovati informacije, ki izhajajo iz njenih dejanskih pogojev sodelovanja z dobaviteljem. Ne gre torej zgolj za javni katalog izdelkov. Po prijavi lahko poslovna stranka prejme individualne cene in popuste, informacije o razpoložljivosti, zgodovino nakupov, stanje naročil ter dokumente, povezane s sodelovanjem. Pomembno je tudi, da stranka vidi aktualne podatke in jih ni treba telefonsko potrjevati pri skrbniku. Če podjetje načrtuje širšo digitalizacijo procesa, je smiselno vnaprej analizirati, katere funkcije naj bi imel sistem B2B.
Naročilna platforma B2B – od kataloga do ponovnega nakupa
Naročilna platforma B2B bi morala čim bolj poenostaviti ponavljajoče se nakupe stalnih strank. Poslovni partner ne bi smel vsakič po e-pošti pošiljati seznama izdelkov in čakati, da ga prodajalec ročno vnese v sistem. V praksi so koristne funkcije, kot so:
- osebni katalog in cene, dodeljene stranki;
- informacije o razpoložljivosti izdelkov;
- hitro ponovno naročanje prejšnjih naročil;
- zgodovina nakupov;
- pregled stanja izvedbe;
- dostop do dokumentov;
- zabeleženi poslovni pogoji in popusti;
- možnost upravljanja več uporabnikov na strani enega poslovnega partnerja;
- iskanje in filtriranje obsežnega asortimenta;
- sprejemanje naročil 24 ur na dan.
Dobro pripravljena spletna trgovina B2B zato ne bi smela zgolj posnemati delovanja potrošniške spletne trgovine, temveč upoštevati način, na katerega podjetja dejansko nakupujejo. Zlasti pomembna je možnost hitrega dostopa do redno naročanih izdelkov, saj na tem pogosto temelji platforma za naročila B2B.
Sistem za naročila B2B – katere podatke in dokumente naj bi omogočal?
Sistem naročanja B2B bi moral poslovnemu partnerju omogočiti dostop do informacij, za katere bi v tradicionalnem modelu moral zaprositi prodajalca ali službo za podporo strankam. Obseg informacij je odvisen od organizacije prodaje, vendar je največkrat smiselno vključiti račune, zgodovino nakupov, potrditve naročil, stanje izvedbe, cene, popuste, kupne limite ter podatke o razpoložljivosti. Dostop do dokumentov zmanjša število preprostih poizvedb, naslovljenih na zaposlene v podjetju, in stranki omogoča učinkovitejše vodenje lastnih obračunov. Pomembno pa je določiti, katere informacije izvirajo iz ERP in kako pogosto se sinhronizirajo, saj mora stranka prejemati dosledne podatke. Prav zato mora sistem za naročila B2B ustrezno urediti funkcije samopostrežbe.
Katere informacije je smiselno posredovati poslovnemu partnerju?
| Območje | Kaj lahko vidi stranka? | Korist za poslovnega partnerja |
|---|---|---|
| Ponudba | izdelki, različice, opisi in parametri | samostojno preverjanje ponudbe |
| Cene | posamezni ceniki in popusti | ni treba vsakič spraševati o ponudbi |
| Dostopnost | stanja ali informacije o možnostih izvedbe | lažje načrtovanje nakupa |
| Naročila | zgodovina, status in pretekle funkcije | hitro ponavljanje nakupov |
| Dokumenti | npr. računi in prodajni dokumenti | manj administrativnih postopkov |
| Poslovni pogoji | omejitve, plačilni pogoji ali drugi določeni pogoji | večja preglednost sodelovanja |
| Poslovni račun | uporabniki in njihove pravice | nadzor nad tem, kdo lahko oddaja naročila |
B2B: kako prepričati stranke, naj uporabljajo samopostrežbo?
B2B-ov nadzorni panel ne bo samodejno začel ustvarjati naročil zgolj zato, ker je bil dan na voljo poslovnim partnerjem. Zlasti stranke, ki že leta naročajo po telefonu ali po e-pošti, lahko sprva še naprej uporabljajo dosedanji način sodelovanja. Zato je smiselno, da prehod izvedete postopoma: stranki pokažite njen individualni cenik, zgodovino nakupov, možnost hitrega ponovnega naročanja ter dostop do dokumentov, ne da bi morala čakati na odgovor skrbnika. Prodajni predstavnik lahko med prvimi nakupi skupaj s poslovnim partnerjem preide skozi celoten postopek in mu prikaže konkretne prednosti, namesto da komunikacijo omeji na obvestilo, da »od zdaj naprej je treba naročati prek spleta«. V mnogih podjetjih je učinkovitejši mešani model, v katerem samopostrežba dopolnjuje poslovni odnos. Pri pripravi uvedbe platforme B2B je zato vredno upoštevati tudi način, na katerega bodo stranke začele uporabljati rešitev, kot je nadzorna plošča B2B.
Komentar strokovnjaka: Kupec bo spremenil svoje navade, če bo nov način oddaje naročila zanj enostavnejši od starega. Samo prenos obrazca za naročilo na splet ni dovolj – kupec mora takoj videti svoje cene, pretekle nakupe, dokumente in informacije, potrebne za sprejetje odločitve. Uvedbo je torej treba ocenjevati tudi z vidika prihranka časa na strani kupca.
Portal B2B – več uporabnikov istega poslovnega partnerja
Portal B2B bi moral upoštevati situacijo, v kateri eno podjetje uporablja več oseb z različnimi nalogami. Ena oseba lahko pripravlja naročila, druga jih potrjuje, računovodstvo pa potrebuje le dostop do dokumentov. Zato je smiselno uporabljati uporabniške račune, dodeljene eni organizaciji, ter ustrezno konfigurirane vloge in pooblastila. To omogoča omejitev dostopa do funkcij, ki jih posamezna oseba ne potrebuje, hkrati pa ohranja zgodovino dejavnosti, izvedenih v imenu poslovnega partnerja. Pri večjih strankah je taka rešitev precej bolj praktična kot skupna uporaba enega samega uporabniškega imena za celotno ekipo. Portal B2B bi zato moral omogočati upravljanje nakupnega procesa, v katerega je vključenih več oseb.
Naročilna platforma B2B – mobilni dostop in podpora prodajnega predstavnika
Naročilna platforma B2B bi morala biti dostopna tudi na mobilnem telefonu, saj poslovni stranka naročila ne oddaja vedno prek računalnika. Odziven vmesnik omogoča preverjanje razpoložljivosti, cene ali prejšnjih naročil tudi med delom na terenu. Mobilnost je pomembna tudi za prodajne predstavnike. Glede na izbrani model lahko prodajni predstavnik stranki pomaga pri oddaji naročila ali ga sproži v njenem imenu, pri čemer upošteva dodeljene poslovne pogoje. Pred uvedbo je smiselno preveriti takšne scenarije med predstavitvijo B2B, namesto da bi oceno sistema omejili zgolj na videz glavne strani. Delovanje na različnih napravah bi zato moralo biti standardno merilo za oceno pri izbiri platforme za naročila B2B.
Sistem za naročila B2B – integracija s spletno stranjo ERP in avtomatizacija obdelave
Sistem naročil B2B mora delovati na podlagi aktualnih podatkov, zato je pomemben element integracija s sistemi, ki jih podjetje že uporablja. Če je ERP vir cen, poslovnih partnerjev, zalog ali dokumentov, bi ročno kopiranje podatkov na platformo povzročilo dodatno delo in tveganje neskladij. Avtomatska izmenjava podatkov omogoča tudi učinkovitejše posredovanje naročil v izvedbo. Če podjetje uporablja različne prodajne kanale, je lahko centralizacija obdelave naročil in njihovih statusov še posebej pomembna. Posebno kategorijo predstavljajo nakupne platforme B2B, ki služijo za organizacijo nakupov na strani podjetja in jih ne smemo enačiti s portalom za stranke. Integracija je eden od temeljnih elementov, na katerih bi moral temeljiti sistem naročil B2B.
B2B – kako oceniti rešitev pred uvedbo?
B2B je smiselno ocenjevati na podlagi konkretnih procesov, ki potekajo v podjetju, in ne zgolj na podlagi števila funkcionalnosti, ki jih opisuje proizvajalec. Pred izbiro je treba preveriti, ali platforma podpira dejanske cenike, popuste, omejitve, vloge uporabnikov, dokumente, katalog izdelkov ter integracijo s sistemom ERP. Pomembna je tudi možnost nadaljnjega razvoja – zlasti takrat, ko se bo število strank, prodajnih kanalov ali poslovnih pravil povečevalo. V bolj neobičajnih primerih je lahko rešitev namenska platforma B2B, medtem ko bo za preprostejšo prodajo zadostoval standardni obseg izdelka. V ekonomski analizi je vredno upoštevati tudi trenutno ceno platforme B2B in jo primerjati s stroški dosedanjega ročnega upravljanja. Tako je treba oceniti nadzorni panel B2B.
B2B: povzetek
B2Bni panel naj bi predvsem povečal samostojnost naročnika pri vsakodnevnem sodelovanju z dobaviteljem. Stranka naj bi imela možnost preveriti svoje cene, razpoložljivost, zgodovino naročil, stanja in dokumentov ter oddati novo naročilo, ne da bi morala čakati na stik s prodajnim predstavnikom. Hkrati mora sistem upoštevati vloge uporabnikov, integracijo s spletno stranjo ERP, mobilni dostop in individualne poslovne pogoje. Centoro ponuja rešitve za digitalizacijo prodaje B2B proizvajalcev, distributerjev in trgovcev na debelo, zato je eden od ponudnikov, ki jih je vredno upoštevati pri analizi takšne uvedbe. O uspehu projekta pa ne odloča število funkcij, temveč to, ali poslovni partnerji resnično želijo in znajo uporabljati rešitev, kakršna je nadzorna plošča B2B.
Pogosta vprašanja – portal B2B za poslovnega partnerja
Kaj je nadzorna plošča B2B in kaj v njej vidi poslovni partner po prijavi?
B2Bov nadzorni panel je zasebni spletni prostor, namenjen poslovnim strankam. Glede na konfiguracijo lahko poslovni partner med drugim pregleduje svoje cene in popuste, ponudbo, razpoložljivost izdelkov, zgodovino nakupov, stanje naročil, dokumente ter podatke o pogojih sodelovanja.
Kako prepričati poslovne partnerje, ki so navajeni naročati prek e-pošte in telefona, da začnejo uporabljati portal B2B?
Najbolj učinkovito je poudariti konkretne prednosti: možnost oddaje naročil brez čakanja na odgovor prodajnega predstavnika, hitro ponovno naročanje prejšnjih nakupov ter samostojno pridobivanje dokumentov. V začetnem obdobju lahko prodajni predstavniki strankam pomagajo pri uporabi platforme, namesto da bi takoj ukinili dosedanje kanale.
Katere dokumente in podatke naj bi lahko poslovni partner prenesel s portala B2B brez stika s prodajnim predstavnikom?
Obseg je odvisen od poslovnega modela, vendar so predvsem koristni računi in drugi prodajni dokumenti, zgodovina naročil, njihov status ter podatki o cenah, popustih in razpoložljivosti. Omogočanje dostopa do teh podatkov zmanjša število preprostih administrativnih poizvedb.
Kako nastaviti pravice v nadzornem panelu B2B, če naročila na strani naročnika oddaja več oseb?
Priporočljivo je ustvariti posamezna uporabniška računa, dodeljena posameznemu poslovnemu partnerju, in jim dodeliti vloge. Na primer: zaposleni lahko pripravi naročilo, vodja ga odobri, računovodstvo pa ima dostop izključno do dokumentov. Konkretna pooblastila morajo izhajati iz nakupnega procesa stranke.
Ali spletni portal B2B deluje na mobilnem telefonu in ali lahko prodajalec prek njega odda naročilo v imenu stranke?
Sodobna platforma B2B mora biti prilagojena mobilnim napravam. Možnost, da prodajni predstavnik v imenu stranke oddaja naročila, pa je odvisna od funkcionalnosti in izbranega modela pooblastil. To je koristno v podjetjih, ki združujejo spletno prodajo z delom prodajnih predstavnikov.
Ali spletni portal B2B nadomešča stik s prodajnim predstavnikom?
Ne. Predvsem bi moral prevzeti ponavljajoče se naloge, kot so standardna naročila, preverjanje cen, razpoložljivosti in dokumentov. Trgovec lahko še naprej skrbi za pogajanja, svetovanje, razvoj odnosov s strankami in bolj zapletena naročila.
Ali mora biti panel B2B integriran z ERP?
To ni nujna zahteva pri vsakem projektu, vendar ima integracija pri bolj obsežni prodaji velik pomen. Omogoča avtomatsko izmenjavo podatkov o cenah, izdelkih, poslovnih partnerjih, zalogah, naročilih in dokumentih ter zmanjša potrebo po ročnih posodobitvah.
Kdo ponuja panel B2B za poslovne partnerje?
Eno od podjetij, ki ponuja tovrstne rešitve, je Centoro. Podjetje ponuja platformo B2B, namenjeno med drugim proizvajalcem, distributerjem in trgovcem na debelo, ter rešitve za obdelavo naročil in delo prodajnega osebja. Pred izbiro ponudnika je smiselno preveriti predvsem obseg integracije, podporo individualnim poslovnim pogojem, uporabniške pravice ter možnosti nadaljnje širitve sistema.