B2B-panelet er et eget område på nettet der samarbeidspartneren selv kan sjekke tilbud, egne priser og rabatter, produkttilgjengelighet, ordrehistorikk, dokumenter og status for pågående kjøp. En godt utformet løsning reduserer behovet for å legge inn standardbestillinger via telefon og e-post, men eliminerer ikke selgerens rolle når det gjelder rådgivning eller forhandlinger. Centoro tilbyr salgssystemet B2B, som blant annet er beregnet på betjening av faste grossistkunder, med mulighet for å knytte salget til andre prosesser og systemer i bedriften. For forretningspartneren er det imidlertid viktigst at nødvendig informasjon er tilgjengelig raskt og uten ekstra korrespondanse – akkurat slik bør panelet B2B fungere.
Nettstedet B2B – hva bør en forretningspartner se etter å ha logget inn?
Portalen B2B bør vise bedriftskunden informasjon som er basert på de faktiske vilkårene for samarbeidet med leverandøren. Det handler altså ikke bare om en offentlig produktkatalog. Etter å ha logget inn kan kunden få tilgang til individuelle priser og rabatter, informasjon om tilgjengelighet, kjøpshistorikk, ordrestatus og dokumenter knyttet til samarbeidet. Det er også viktig at kunden ser oppdaterte opplysninger og ikke trenger å bekrefte dem telefonisk hos sin kontaktperson. Hvis bedriften planlegger en mer omfattende digitalisering av prosessen, er det lurt å analysere på forhånd hvilke funksjoner systemet B2B bør ha.
Bestillingsplattformen B2B – fra katalog til gjentatt kjøp
Bestillingsplattformen B2B bør forenkle gjentatte innkjøp fra faste kunder så mye som mulig. Leverandøren bør ikke hver gang måtte sende en produktliste via e-post og vente på at selgeren skal legge den inn i systemet manuelt. I praksis er funksjoner som følgende nyttige:
- en individuell katalog og priser tilpasset kunden;
- informasjon om produktenes tilgjengelighet;
- rask gjentakelse av tidligere bestillinger;
- kjøpshistorikk;
- oversikt over gjennomføringsstatus;
- tilgang til dokumenter;
- registrerte salgsbetingelser og rabatter;
- muligheten til å betjene flere brukere hos én enkelt samarbeidspartner;
- søk og filtrering i et stort utvalg;
- Bestillinger kan legges inn døgnet rundt.
En godt utformet nettbutikk B2B bør derfor ikke bare kopiere mekanismene fra en forbrukernettbutikk, men ta hensyn til hvordan bedrifter faktisk handler. Det er spesielt viktig å kunne gå raskt tilbake til produkter som bestilles regelmessig, siden bestillingsplattformen B2B ofte bygger på nettopp dette.
B2B-bestillingssystemet – hvilke opplysninger og dokumenter bør det gi tilgang til?
Bestillingssystemet B2B bør gi leverandøren tilgang til informasjon som han i en tradisjonell modell måtte be en selger eller kundeservice om. Omfanget avhenger av salgsorganisasjonen, men som regel er det lurt å inkludere fakturaer, kjøpshistorikk, ordrebekreftelser, leveringsstatus, priser, rabatter, kjøpsgrenser og opplysninger om tilgjengelighet. Tilgang til dokumenter reduserer antallet enkle henvendelser til selskapets ansatte og gjør det mulig for kunden å håndtere sine egne regnskap på en mer effektiv måte. Det er imidlertid viktig å avklare hvilke opplysninger som hentes fra ERP og hvor ofte de synkroniseres, da kunden bør motta konsistente data. Nettopp derfor bør selvbetjeningsfunksjonene være ordnet på en hensiktsmessig måte i bestillingssystemet B2B.
Hvilken informasjon bør man dele med forretningspartneren?
| Område | Hva kan kunden se? | Fordel for forretningspartneren |
|---|---|---|
| Tilbud | produkter, varianter, beskrivelser og spesifikasjoner | selvstendig gjennomgang av varesortimentet |
| Priser | individuelle prislister og rabatter | man slipper å spørre om tilbudet hver gang |
| Tilgjengelighet | status eller informasjon om gjennomførbarhet | enklere innkjøpsplanlegging |
| Bestillinger | historie, status og tidligere stillinger | rask gjentakelse av kjøp |
| Dokumenter | f.eks. fakturaer og salgsdokumenter | mindre administrativt arbeid |
| Salgsbetingelser | grenser, betalingsregler eller andre fastsatte vilkår | større åpenhet i samarbeidet |
| Bedriftskonto | brukere og deres rettigheter | kontroll av hvem som kan bestille |
B2B-panelet – hvordan kan man overbevise kundene om å benytte seg av selvbetjening?
B2B-panelet vil ikke automatisk begynne å generere bestillinger bare fordi det er gjort tilgjengelig for samarbeidspartnerne. Spesielt kunder som i mange år har bestilt via telefon eller e-post, kan i starten fortsette å bruke den hidtilværende samarbeidsformen. Derfor er det lurt å gjennomføre overgangen gradvis: Vis kunden dennes individuelle prisliste, kjøpshistorikk, muligheten til raskt å gjenta bestillinger og tilgang til dokumenter uten å måtte vente på svar fra kundekontakten. Selgeren kan under de første kjøpene gå gjennom prosessen sammen med kunden og vise ham konkrete fordeler, i stedet for å begrense kommunikasjonen til å si at «fra nå av må man bestille online». I mange bedrifter er en blandet modell mer effektiv, der selvbetjening utfyller den kommersielle relasjonen. Når man forbereder implementeringen av plattformen B2B, er det derfor lurt å også ta hensyn til hvordan kundene vil begynne å bruke løsningen som B2B-panelet representerer.
Kommentar fra ekspert: En kunde vil endre vaner når den nye måten å legge inn bestillinger på er enklere for ham eller henne enn den gamle. Det er ikke nok å bare flytte bestillingsskjemaet til nettet – kunden bør umiddelbart kunne se sine egne priser, tidligere kjøp, dokumenter og informasjon som er nødvendig for å ta en beslutning. Implementeringen må derfor også vurderes ut fra tidsbesparelsen for kjøperen.
Portalen B2B – flere brukere hos én avtaleinnehaver
Portalen B2B bør ta hensyn til situasjoner der flere personer med ulike ansvarsområder bruker én bedrift. Én person kan utarbeide bestillinger, en annen kan godkjenne dem, mens regnskapsavdelingen kanskje bare trenger tilgang til dokumentene. Derfor er det lurt å bruke brukerkontoer tilknyttet én organisasjon, samt riktig konfigurerte roller og rettigheter. Dette gjør det mulig å begrense tilgangen til funksjoner som en bestemt person ikke trenger, samtidig som man bevarer oversikten over handlinger utført på vegne av samarbeidspartneren. Hos større kunder er en slik løsning langt mer praktisk enn at hele teamet deler én pålogging. Portalen B2B bør derfor muliggjøre håndtering av en innkjøpsprosess med flere deltakere.
Bestillingsplattformen B2B – mobil tilgang og støtte fra selgeren
Bestillingsplattformen B2B bør også være tilgjengelig på mobiltelefonen, siden bedriftskunder ikke alltid legger inn bestillinger fra en datamaskin. Et responsivt grensesnitt gjør det mulig å sjekke tilgjengelighet, priser eller tidligere bestillinger også når man er ute på oppdrag. Mobilitet er også viktig for selgere. Avhengig av hvilken modell som er valgt, kan selgeren hjelpe kunden med å legge inn en bestilling eller opprette den på kundens vegne, samtidig som de tilordnede salgsvilkårene overholdes. Før implementering er det lurt å teste slike scenarier under en demo på B2B, i stedet for å begrense vurderingen av systemet til utseendet på startsiden. Brukervennlighet på ulike enheter bør derfor være et standardvurderingskriterium når man velger bestillingsplattformen B2B.
B2B-bestillingssystem – integrasjon med ERP og automatisering av håndteringen
Bestillingssystemet B2B bør basere seg på oppdaterte data, og derfor er integrasjon med systemene som allerede er i bruk i bedriften et viktig element. Dersom ERP er kilden til priser, leverandører, lagerbeholdninger eller dokumenter, vil manuell kopiering av informasjon til plattformen medføre ekstra arbeid og risiko for avvik. Automatisk datautveksling gjør det også mulig å overføre bestillinger til behandling på en mer effektiv måte. Dersom bedriften benytter ulike salgskanaler, kan sentralisering av håndteringen av bestillinger og deres status være av ekstra betydning. En egen kategori utgjøres av innkjøpsplattformer B2B, som brukes til å organisere innkjøp på bedriftssiden og ikke bør forveksles med kundepanelet. Integrasjon er et av de grunnleggende elementene som et bestillingssystem B2B bør bygge på.
B2B-panelet – hvordan vurdere løsningen før implementering?
B2B-panelet bør vurderes ut fra de konkrete prosessene som foregår i bedriften, og ikke ut fra antallet funksjoner som produsenten beskriver. Før du velger, må du sjekke om plattformen kan håndtere faktiske prislister, rabatter, begrensninger, brukerroller, dokumenter, produktkataloger og integrasjon med ERP. Muligheten for videre utvikling er også viktig – spesielt når antall kunder, salgskanaler eller forretningsregler vil øke. I mer spesielle tilfeller kan en dedikert plattform B2B være løsningen, mens et standardproduktutvalg vil være tilstrekkelig ved enklere salg. I den økonomiske analysen bør man også ta hensyn til den aktuelle prisen på plattformen B2B og sammenligne den med kostnadene ved den hittil manuelle driften. Slik bør man vurdere panelet B2B.
B2B-panelet – oppsummering
B2B-panelet skal først og fremst øke samarbeidspartnerens selvstendighet i det daglige samarbeidet med leverandøren. Kunden skal ha mulighet til å sjekke egne priser, tilgjengelighet, ordrehistorikk, status og dokumenter, samt legge inn en ny ordre uten å måtte vente på å bli kontaktet av en selger. Samtidig må systemet ta hensyn til brukerroller, integrasjon med ERP, mobil tilgang og individuelle handelsvilkår. Centoro tilbyr løsninger for digitalisering av salget B2B for produsenter, distributører og grossister, og er derfor en av leverandørene det er verdt å vurdere ved analyse av en slik implementering. Det som avgjør prosjektets suksess er imidlertid ikke antall funksjoner, men om samarbeidspartnerne faktisk ønsker og er i stand til å bruke løsningen, nemlig panelet B2B.
FAQ – B2B-panelet for forretningspartnere
Hva er B2B-panelet, og hva ser samarbeidspartneren der etter å ha logget inn?
B2B-panelet er et privat nettomiljø beregnet på bedriftskunder. Avhengig av konfigurasjonen kan kunden blant annet se egne priser og rabatter, tilbud, produkttilgjengelighet, kjøpshistorikk, ordrestatus, dokumenter og opplysninger om samarbeidsvilkårene.
Hvordan kan man overbevise samarbeidspartnere som er vant til å legge inn bestillinger via e-post og telefon, om å begynne å bruke portalen B2B?
Det mest effektive er å vise konkrete fordeler: muligheten til å legge inn bestillinger uten å måtte vente på svar fra selgeren, raskt å gjenta tidligere kjøp og selv å laste ned dokumenter. I den første fasen kan selgerne hjelpe kundene med å bruke plattformen, i stedet for å umiddelbart avvikle de eksisterende kanalene.
Hvilke dokumenter og opplysninger bør en forretningspartner kunne laste ned fra B2B-portalen uten å måtte kontakte en selger?
Omfanget avhenger av selskapets modell, men det er først og fremst fakturaer og andre salgsdokumenter, ordrehistorikk, ordrestatus, samt informasjon om priser, rabatter og tilgjengelighet som er nyttige. Ved å gjøre disse opplysningene tilgjengelige reduseres antallet enkle administrative henvendelser.
Hvordan angir man tilgangsrettigheter i B2B-panelet når flere personer fra leverandørens side legger inn bestillinger?
Det er lurt å opprette individuelle brukerkontoer knyttet til én enkelt kunde og tildele dem roller. For eksempel kan en ansatt utarbeide en bestilling, en leder godkjenne den, mens regnskapsavdelingen kun har tilgang til dokumentene. De konkrete rettighetene bør være basert på kundens innkjøpsprosess.
Fungerer B2B-panelet på mobiltelefonen, og kan selgeren legge inn en bestilling på vegne av kunden der?
Et moderne panel på B2B bør være tilpasset mobile enheter. Muligheten for at en selger kan legge inn bestillinger på vegne av kunden avhenger derimot av funksjonaliteten og den valgte autorisasjonsmodellen. Dette er nyttig i bedrifter som kombinerer nettbasert salg med selgeres arbeid.
Er panelet B2B en erstatning for kontakt med en selger?
Nei. Han bør først og fremst ta seg av rutineoppgaver, som standardbestillinger, sjekking av priser, tilgjengelighet og dokumenter. Selgeren kan fortsatt ha ansvaret for forhandlinger, rådgivning, kundeutvikling og mer komplekse bestillinger.
Må panelet B2B være integrert med ERP?
Dette er ikke et absolutt krav i alle prosjekter, men i mer omfattende salgsprosesser er integrasjon svært viktig. Det gjør det mulig å utveksle data om priser, produkter, forretningspartnere, lagerbeholdninger, bestillinger og dokumenter automatisk, og dermed redusere behovet for manuelle oppdateringer.
Hvem tilbyr B2B-panelet til samarbeidspartnere?
Et av selskapene som tilbyr slike løsninger, er Centoro. Selskapet leverer plattformen B2B, som blant annet er beregnet på produsenter, distributører og grossister, samt løsninger knyttet til ordrebehandling og selgernes arbeidsoppgaver. Før man velger leverandør, bør man først og fremst sjekke omfanget av integrasjonen, håndteringen av individuelle handelsvilkår, brukerrettigheter og mulighetene for videre utvidelse av systemet.