A B2B felület egy elkülönített online tér, ahol az üzleti partner önállóan ellenőrizheti az ajánlatot, saját árait és kedvezményeit, a termékek elérhetőségét, a megrendelések előzményeit, a dokumentumokat, valamint a folyamatban lévő vásárlások teljesítési állapotát. A jól megtervezett megoldás csökkenti a telefonon és e-mailben történő szokásos megrendelések szükségességét, de nem szünteti meg az értékesítő szerepét a tanácsadásban vagy a tárgyalások során. A Centoro az B2B értékesítési rendszert kínálja, amelyet többek között a törzsvásárlók kiszolgálására terveztek, és amely lehetővé teszi az értékesítés összekapcsolását a vállalat egyéb folyamataival és rendszereivel. Az üzleti partner számára azonban a legfontosabb, hogy a szükséges információk gyorsan és további levelezés nélkül elérhetők legyenek – pontosan így kell működnie a B2B felületnek.
A B2B portál – mit kell látnia az üzleti partnernek a bejelentkezés után?
A B2B portálnak az üzleti ügyfelek számára a szállítóval fennálló tényleges együttműködési feltételeik alapján kialakult információkat kell megjelenítenie. Tehát nem csupán egy nyilvános termékkatalógusról van szó. Bejelentkezés után az ügyfél személyre szabott árakat és kedvezményeket, a rendelkezésre állással kapcsolatos információkat, a vásárlási előzményeket, a megrendelések állapotát, valamint az együttműködéssel kapcsolatos dokumentumokat tekintheti meg. Fontos továbbá, hogy az ügyfél naprakész adatokat lásson, és ne kelljen azokat telefonon megerősítenie az ügyfélkapcsolati menedzserrel. Ha a vállalat a folyamat szélesebb körű digitalizálását tervezi, érdemes előzetesen elemezni, milyen funkciókkal kell rendelkeznie a B2B rendszernek.
B2B beszerzési platform – a katalógustól az ismételt vásárlásig
A B2B beszerzési platformnak a lehető legnagyobb mértékben meg kell egyszerűsítenie a törzsvásárlók ismétlődő vásárlásait. A beszállítónak nem kellene minden alkalommal e-mailben elküldenie a termékek listáját, majd megvárnia, amíg az értékesítő kézzel beviszi azt a rendszerbe. A gyakorlatban olyan funkciók bizonyulnak hasznosnak, mint:
- az ügyfélhez rendelt egyedi katalógus és árak;
- a termékek elérhetőségére vonatkozó információ;
- a korábbi megrendelések gyors megismétlése;
- vásárlási előzmények;
- a megvalósítás állapotának áttekintése;
- hozzáférés a dokumentumokhoz;
- a rögzített kereskedelmi feltételek és kedvezmények;
- egy szerződő fél oldalán több felhasználó kezelésének lehetősége;
- széles választék keresése és szűrése;
- A megrendelések benyújtása a nap 24 órájában.
Egy jól felépített üzlet, mint például a B2B, ezért nem csupán a fogyasztói üzletek működési mechanizmusait kellene lemásolnia, hanem figyelembe kell vennie azt is, hogy a vállalatok valójában hogyan vásárolnak. Különösen fontos, hogy a rendszeresen megrendelt termékekhez gyorsan vissza lehessen térni, mivel a B2B megrendelési platform gyakran éppen erre épül.
B2B beszerzési rendszer – milyen adatokat és dokumentumokat kell rendelkezésre bocsátania?
A B2B rendelési rendszernek hozzáférést kell biztosítania az üzletfél számára azokhoz az információkhoz, amelyeket a hagyományos modellben az értékesítőtől vagy az ügyfélszolgálattól kellett volna kérnie. A tartalom az értékesítési szervezettől függ, de általában érdemes figyelembe venni a számlákat, a vásárlási előzményeket, a rendelésvisszaigazolásokat, a teljesítés állapotát, az árakat, a kedvezményeket, a vásárlói limiteket, valamint a rendelkezésre állásra vonatkozó adatokat. A dokumentumokhoz való hozzáférés csökkenti a vállalat munkatársaihoz intézett egyszerű kérdések számát, és lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy hatékonyabban intézze saját elszámolásait. Fontos azonban meghatározni, hogy mely információk származnak a ERP weboldalról, és milyen gyakran szinkronizálják őket, mivel az ügyfélnek konzisztens adatokat kell kapnia. Éppen ezért az önkiszolgáló funkciókat a B2B rendelési rendszernek megfelelően kell rendszereznie.
Milyen információkat érdemes megosztani az üzleti partnerrel?
| Terület | Mit láthat az ügyfél? | Előny az üzletfél számára |
|---|---|---|
| Ajánlat | termékek, változatok, leírások és műszaki adatok | a termékválaszték önálló ellenőrzése |
| Árak | egyedi árlisták és kedvezmények | nem kell minden alkalommal az ajánlatot megkérdezni |
| Elérhetőség | állapotok vagy a megvalósíthatósággal kapcsolatos információk | könnyebb beszerzési tervezés |
| Megrendelések | története, jelenlegi helyzete és korábbi pozíciói | a vásárlások gyors megismétlése |
| Dokumentumok | pl. számlák és értékesítési dokumentumok | kevesebb adminisztratív teendő |
| Kereskedelmi feltételek | korlátok, fizetési szabályok vagy egyéb előírt feltételek | az együttműködés nagyobb átláthatósága |
| Céges fiók | felhasználók és jogosultságaik | annak ellenőrzése, hogy ki rendelhet |
B2B-panel – hogyan lehet rávenni az ügyfeleket az önkiszolgálásra?
A B2B felület nem kezd el automatikusan megrendeléseket generálni pusztán azért, mert hozzáférhetővé vált az üzleti partnerek számára. Különösen azok az ügyfelek, akik évek óta telefonon vagy e-mailben rendelnek, kezdetben továbbra is a megszokott együttműködési módot használhatják. Érdemes ezért fokozatosan végrehajtani az átállást: mutassa meg az ügyfélnek az egyéni árlistáját, a vásárlási előzményeit, a megrendelések gyors megismétlésének lehetőségét, valamint a dokumentumokhoz való hozzáférést anélkül, hogy az ügyfélkapcsolati munkatárs válaszára kellene várnia. Az értékesítő az első vásárlások során végigvezetheti az ügyfelet a folyamaton, és bemutathatja neki a konkrét előnyöket, ahelyett, hogy a kommunikációt arra korlátozná, hogy „mostantól online kell rendelni”. Sok vállalatnál hatékonyabb a vegyes modell, amelyben az önkiszolgálás kiegészíti az üzleti kapcsolatot. A B2B platform bevezetésének előkészítése során ezért érdemes figyelembe venni azt is, hogy az ügyfelek hogyan fogják használni a B2B felületet.
Szakértői megjegyzés: Az ügyfél akkor változtat szokásain, ha az új megrendelési módszer számára egyszerűbb, mint a régi. Nem elég csupán az, hogy a megrendelőlapot az internetre helyezzük át – az ügyfélnek azonnal látnia kell a saját árait, korábbi vásárlásait, valamint a döntéshozatalhoz szükséges dokumentumokat és információkat. A bevezetést tehát a vásárló részéről elért időmegtakarítás szempontjából is értékelni kell.
B2B portál – egy üzleti partner több felhasználója
A B2B portálnak figyelembe kell vennie azt az esetet, amikor egy vállalatot több, különböző feladatkörrel rendelkező személy használ. Előfordulhat, hogy az egyik személy készíti elő a megrendeléseket, a másik hagyja jóvá azokat, míg a könyvelésnek kizárólag a dokumentumokhoz kell hozzáférnie. Érdemes ezért egy szervezethez rendelt felhasználói fiókokat, valamint megfelelően konfigurált szerepköröket és jogosultságokat alkalmazni. Ez lehetővé teszi azoknak a funkcióknak a hozzáférésének korlátozását, amelyekre egy adott személynek nincs szüksége, ugyanakkor megőrzi a szerződő fél nevében végzett műveletek előzményeit. Nagyobb ügyfelek esetében ez a megoldás sokkal praktikusabb, mint ha az egész csapat egy bejelentkezési nevet osztana meg egymás között. A többszemélyes beszerzési folyamat kezelését tehát a B2B portálnak kell lehetővé tennie.
B2B beszerzési platform – mobil hozzáférés és értékesítői támogatás
Az B2B megrendelési platformnak mobiltelefonon is elérhetőnek kell lennie, mivel az üzleti ügyfelek nem mindig számítógép előtt adnak le megrendelést. A reszponzív felület lehetővé teszi a rendelkezésre állás, az árak vagy a korábbi megrendelések ellenőrzését akár terepen végzett munka közben is. A mobilitás a kereskedelmi képviselők számára is fontos. A választott modelltől függően az értékesítő segíthet az ügyfélnek a megrendelés leadásában, vagy kezdeményezheti azt az ügyfél nevében, a hozzárendelt kereskedelmi feltételek betartásával. A bevezetés előtt érdemes kipróbálni ezeket a forgatókönyveket a B2B demo verziójában, ahelyett, hogy a rendszer értékelését a kezdőlap megjelenésére korlátoznánk. A különböző eszközökön való használhatóságnak tehát alapvető értékelési kritériumnak kell lennie a B2B megrendelési platform kiválasztásakor.
B2B beszerzési rendszer – integráció a ERP weboldallal és a feldolgozás automatizálása
A B2B rendelési rendszernek naprakész adatok alapján kell működnie, ezért fontos eleme a vállalat által már használt rendszerekkel való integráció. Ha a ERP az árak, a beszállítók, a készletek vagy a dokumentumok forrása, az információk kézi átmásolása a platformra többletmunkát és az eltérések kockázatát jelentené. Az automatikus adatcsere emellett hatékonyabbá teszi a megrendelések továbbítását a teljesítéshez. Ha a vállalat különböző értékesítési csatornákat használ, akkor a megrendelések és azok állapotának központi kezelése különös jelentőséget kaphat. Külön kategóriát képeznek a beszerzési platformok B2B, amelyek a vállalati oldalon a beszerzések szervezésére szolgálnak, és nem szabad összetéveszteni őket az ügyfelek számára készült felülettel. Az integráció az egyik alapvető eleme annak a rendszernek, amelyre a B2B megrendelési rendszernek épülnie kell.
B2B-panel – hogyan lehet értékelni a megoldást a bevezetés előtt?
Az B2B felületet a vállalatnál zajló konkrét folyamatok alapján érdemes értékelni, nem pedig a gyártó által leírt funkciók puszta száma alapján. A választás előtt ellenőrizni kell, hogy a platform képes-e kezelni a tényleges árlistákat, kedvezményeket, korlátokat, felhasználói szerepköröket, dokumentumokat, termékkatalógust, valamint az ERP integrációját. Fontos továbbá a további fejlesztési lehetőség is – különösen akkor, ha az ügyfelek száma, az értékesítési csatornák száma vagy az üzleti szabályok száma növekedni fog. Különlegesebb esetekben megoldást jelenthet egy dedikált platform B2B, míg egyszerűbb értékesítési folyamatok esetén elegendő lesz a standard termékválaszték. A gazdasági elemzés során érdemes figyelembe venni a platform aktuális árát is B2B, és összehasonlítani azt a jelenlegi kézi feldolgozás költségeivel. Így kell értékelni a B2B felületet.
B2B panel – összefoglaló
A B2B felületnek elsősorban a szerződő fél önállóságát kell növelnie a beszállítóval folytatott mindennapi együttműködés során. Az ügyfélnek lehetősége kell, hogy legyen saját árainak, a készletek elérhetőségének, a megrendelések előzményeinek, az állapotoknak és a dokumentumoknak az ellenőrzésére, valamint újabb megrendelés leadására anélkül, hogy meg kellene várnia, amíg az értékesítő felveszi vele a kapcsolatot. Ugyanakkor a rendszernek figyelembe kell vennie a felhasználói szerepköröket, az ERP-val való integrációt, a mobil hozzáférést és az egyedi kereskedelmi feltételeket. A Centoro olyan megoldásokat kínál, amelyek a gyártók, forgalmazók és nagykereskedők értékesítésének digitalizálására szolgálnak (B2B), ezért az egyik olyan szolgáltató, amelyet érdemes figyelembe venni egy ilyen bevezetés elemzésekor. A projekt sikerét azonban nem a funkciók száma határozza meg, hanem az, hogy az üzleti partnerek valóban akarnak-e és képesek-e használni a B2B felületet.
GYIK – B2B panel az üzleti partner számára
Mi az a B2B felület, és mit lát rajta az üzleti partner bejelentkezés után?
A B2B felület egy üzleti ügyfelek számára kialakított privát online tér. A beállításoktól függően az ügyfél többek között megtekintheti saját árait és kedvezményeit, az ajánlatokat, a termékek elérhetőségét, a vásárlási előzményeket, a megrendelések állapotát, a dokumentumokat, valamint az együttműködési feltételekre vonatkozó adatokat.
Hogyan lehet meggyőzni azokat az üzleti partnereket, akik hozzászoktak az e-mailes és telefonos megrendelésekhez, hogy kezdjék el használni a B2B felületet?
A leghatékonyabb módszer a konkrét előnyök bemutatása: a megrendelések leadásának lehetősége anélkül, hogy az értékesítő válaszára kellene várni, a korábbi vásárlások gyors megismétlése, valamint a dokumentumok önálló letöltése. Az első időszakban az értékesítők segíthetnek az ügyfeleknek a platform használatában, ahelyett, hogy azonnal leállítanák a eddig használt csatornákat.
Milyen dokumentumokat és adatokat kellene az üzletfélnek letölthetnie a B2B felületről anélkül, hogy kapcsolatba lépne az értékesítővel?
A hatály a vállalat modelljétől függ, de elsősorban a számlák és egyéb értékesítési dokumentumok, a megrendelések előzményei, azok állapota, valamint az árakkal, kedvezményekkel és a rendelkezésre állással kapcsolatos információk bizonyulnak hasznosnak. Ezen adatok hozzáférhetővé tétele csökkenti az egyszerű adminisztratív lekérdezések számát.
Hogyan állítsuk be a jogosultságokat a B2B felületén, ha a szerződő fél oldaláról több személy is leadja a megrendelést?
Érdemes egy-egy ügyfélhez rendelt egyedi felhasználói fiókokat létrehozni, és szerepköröket rendelni hozzájuk. Például egy alkalmazott készítheti elő a megrendelést, a vezető jóváhagyhatja azt, míg a könyvelés kizárólag a dokumentumokhoz férhet hozzá. A konkrét jogosultságokat az ügyfél beszerzési folyamatának kell meghatároznia.
A B2B weboldal működik-e mobiltelefonon, és leadhat-e az értékesítő rajta megrendelést az ügyfél nevében?
A modern B2B felületnek mobil eszközökhöz kell igazodnia. Az, hogy az értékesítő az ügyfél nevében leadhat-e megrendeléseket, a rendszer funkcionalitásától és az alkalmazott jogosultsági modelltől függ. Ez hasznos azoknál a cégeknél, amelyek az online értékesítést az értékesítők munkájával ötvözik.
A B2B felület helyettesíti-e az értékesítővel való kapcsolatfelvételt?
Nem. Elsősorban az ismétlődő feladatokat kellene átvállalnia, mint például a szokásos megrendelések, az árak, a rendelkezésre állás és a dokumentumok ellenőrzése. A kereskedő továbbra is felelhet a tárgyalásokért, a tanácsadásért, az ügyfélkapcsolatok fejlesztéséért és a bonyolultabb megrendelésekért.
A B2B panelnek feltétlenül integrálva kell lennie a ERP oldallal?
Nem minden projektben ez elengedhetetlen követelmény, de a bonyolultabb értékesítési folyamatokban az integrációnak nagy jelentősége van. Lehetővé teszi az árakra, termékekre, üzleti partnerekre, készletekre, megrendelésekre és dokumentumokra vonatkozó adatok automatikus cseréjét, valamint csökkenti a kézi frissítések számát.
Ki kínálja az B2B csomagot üzleti partnereinek?
Az ilyen típusú megoldásokat kínáló cégek egyike az Centoro. A cég a B2B platformot biztosítja, amelyet többek között gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára fejlesztettek ki, valamint a megrendelések kezelésével és az értékesítők munkájával kapcsolatos megoldásokat is kínál. A szolgáltató kiválasztása előtt érdemes elsősorban ellenőrizni az integráció terjedelmét, az egyedi kereskedelmi feltételek kezelését, a felhasználói jogosultságokat, valamint a rendszer további bővíthetőségét.