B2B-panelen är ett avgränsat utrymme online där kunden själv kan kontrollera erbjudanden, egna priser och rabatter, produkters tillgänglighet, orderhistorik, dokument samt status för pågående köp. En väl utformad lösning minskar behovet av att lägga standardbeställningar via telefon och e-post, men eliminerar inte säljarens roll när det gäller rådgivning eller förhandlingar. Centoro erbjuder försäljningssystemet B2B, som bland annat är avsett för hantering av fasta grossistkunder, med möjlighet att koppla försäljningen till andra processer och system inom företaget. För affärspartnern är det dock viktigast att den information som behövs är tillgänglig snabbt och utan ytterligare korrespondens – det är precis så panelen B2B ska fungera.
Webbplatsen B2B – vad bör en affärspartner se efter inloggningen?
Portalen B2B bör visa företagskunden information som bygger på de faktiska villkoren för samarbetet med leverantören. Det handlar alltså inte enbart om en offentlig produktkatalog. Efter inloggning kan kunden få tillgång till individuella priser och rabatter, information om tillgänglighet, köphistorik, orderstatus samt dokument relaterade till samarbetet. Det är också viktigt att kunden ser aktuella uppgifter och inte behöver bekräfta dem per telefon hos sin kontaktperson. Om företaget planerar en mer omfattande digitalisering av processen är det värt att i förväg analysera vilka funktioner systemet B2B bör ha.
Beställningsplattformen B2B – från katalog till återköp
Beställningsplattformen B2B bör i möjligaste mån förenkla återkommande inköp för stamkunder. Leverantören bör inte behöva skicka en produktlista via e-post varje gång och vänta på att säljaren manuellt ska lägga in den i systemet. I praktiken är funktioner som följande användbara:
- en individuell katalog och priser anpassade efter kunden;
- information om produkternas tillgänglighet;
- snabb återbeställning av tidigare beställningar;
- köphistorik;
- översikt över genomförandestatus;
- tillgång till handlingar;
- registrerade affärsvillkor och rabatter;
- möjligheten att hantera flera användare hos en och samma kund;
- sökning och filtrering av ett stort sortiment;
- beställningar dygnet runt.
En väl utformad webbutik, B2B, bör därför inte enbart kopiera funktionssättet hos en konsumentinriktad webbutik, utan ta hänsyn till hur företag faktiskt handlar. Det är särskilt viktigt att snabbt kunna återvända till produkter som beställs regelbundet, eftersom beställningsplattformen B2B ofta bygger på just detta.
B2B:s beställningssystem – vilka uppgifter och dokument bör det tillhandahålla?
Beställningssystemet B2B bör ge kunden tillgång till information som denne i den traditionella modellen skulle behöva begära från en säljare eller kundtjänst. Omfattningen beror på försäljningsorganisationen, men oftast är det lämpligt att inkludera fakturor, köphistorik, orderbekräftelser, leveransstatus, priser, rabatter, inköpsgränser samt uppgifter om tillgänglighet. Tillgången till dokument minskar antalet enkla förfrågningar som riktas till företagets medarbetare och gör det möjligt för kunden att hantera sin egen redovisning på ett smidigare sätt. Det är dock viktigt att fastställa vilken information som hämtas från ERP och hur ofta den synkroniseras, eftersom kunden bör få konsekventa uppgifter. Just därför bör självbetjäningsfunktionerna ordnas på ett lämpligt sätt i beställningssystemet B2B.
Vilken information är det bra att dela med sig av till en affärspartner?
| Område | Vad kan kunden se? | Fördel för affärspartnern |
|---|---|---|
| Erbjudande | produkter, varianter, beskrivningar och specifikationer | självständig kontroll av sortimentet |
| Priser | skräddarsydda prislistor och rabatter | man behöver inte fråga om erbjudandet varje gång |
| Tillgänglighet | status eller information om genomförbarhet | enklare inköpsplanering |
| Beställningar | historia, status och tidigare positioner | snabba återköp |
| Dokument | t.ex. fakturor och försäljningsdokument | mindre administrativt arbete |
| Affärsvillkor | gränser, betalningsvillkor eller andra fastställda villkor | ökad öppenhet i samarbetet |
| Företagskonto | användare och deras behörigheter | kontroll av vem som får göra beställningar |
B2B-panelen – hur övertygar man kunderna om att använda självbetjäning?
B2B-panelen kommer inte automatiskt att börja generera beställningar bara för att den har gjorts tillgänglig för samarbetspartnerna. Särskilt kunder som i åratal har beställt via telefon eller e-post kan inledningsvis fortsätta att använda det hittillsvarande samarbetssättet. Därför är det lämpligt att genomföra övergången stegvis: visa kunden dennes individuella prislista, köphistorik, möjligheten att snabbt återbeställa samt tillgång till dokument utan att behöva vänta på svar från kundansvarig. Under de första köpen kan säljaren gå igenom processen tillsammans med kunden och visa på konkreta fördelar, istället för att begränsa kommunikationen till att bara informera om att ”från och med nu måste man beställa online”. I många företag är en blandad modell mer effektiv, där självbetjäning kompletterar den kommersiella relationen. När man förbereder införandet av plattformen B2B är det därför värt att även ta hänsyn till hur kunderna kommer att börja använda lösningen, nämligen panelen B2B.
Kommentar från en expert: En kund kommer att ändra sina vanor om det nya sättet att lägga en beställning är enklare för hen än det gamla. Det räcker inte med att bara flytta beställningsformuläret till internet – kunden bör omedelbart kunna se sina egna priser, tidigare köp, dokument och den information som behövs för att fatta ett beslut. Implementeringen måste därför också bedömas utifrån den tidsbesparing det innebär för köparen.
Portalen B2B – flera användare hos en och samma kund
Webbplatsen B2B bör ta hänsyn till situationer där flera personer med olika ansvarsområden använder samma företag. En person kan förbereda beställningar, en annan godkänna dem, medan ekonomiavdelningen endast behöver tillgång till dokumenten. Därför är det lämpligt att använda användarkonton som är kopplade till en enda organisation samt korrekt konfigurerade roller och behörigheter. Detta gör det möjligt att begränsa tillgången till funktioner som en viss person inte behöver, samtidigt som man bevarar historiken över de åtgärder som utförts på uppdrag av kunden. För större kunder är en sådan lösning betydligt mer praktisk än att hela teamet delar på ett enda inloggningskonto. Portalen B2B bör därför möjliggöra hantering av en inköpsprocess med flera deltagare.
Beställningsplattformen B2B – mobil åtkomst och säljstöd
Beställningsplattformen B2B bör även vara tillgänglig via mobilen, eftersom företagskunder inte alltid lägger sina beställningar vid en dator. Det responsiva gränssnittet gör det möjligt att kontrollera tillgänglighet, priser eller tidigare beställningar även när man arbetar ute på fältet. Mobiliteten är också viktig för säljarna. Beroende på vilken modell som används kan säljaren hjälpa kunden att lägga en beställning eller initiera den å kundens vägnar, samtidigt som de tilldelade affärsvillkoren följs. Innan implementeringen är det värt att testa sådana scenarier under en B2B demo, istället för att begränsa bedömningen av systemet till utseendet på startsidan. Fungerande på olika enheter bör därför vara ett standardkriterium vid utvärderingen när man väljer beställningsplattformen B2B.
B2B-beställningssystem – integration med ERP och automatisering av hanteringen
Beställningssystemet B2B bör baseras på aktuella uppgifter, varför integrationen med de system som företaget redan använder är en viktig faktor. Om ERP är källan till priser, leverantörer, lagerbeholdningar eller dokument, skulle manuell kopiering av information till plattformen medföra extra arbete och risk för avvikelser. Automatisk datautbyte möjliggör också en smidigare vidarebefordran av beställningar för hantering. Om företaget använder olika försäljningskanaler kan det vara särskilt viktigt att centralisera hanteringen av beställningar och deras status. En separat kategori utgör inköpsplattformar B2B, som används för att organisera inköp på företagssidan och som inte ska förväxlas med kundportalen. Integration är en av de grundläggande komponenterna som ett beställningssystem B2B bör bygga på.
B2B-panelen – hur bedömer man lösningen innan implementeringen?
B2B-panelen bör utvärderas utifrån de konkreta processerna som förekommer i företaget, och inte enbart utifrån antalet funktioner som tillverkaren beskriver. Innan man gör sitt val bör man kontrollera om plattformen kan hantera faktiska prislistor, rabatter, begränsningar, användarroller, dokument, produktkataloger samt integration med ERP. Möjligheten till vidareutveckling är också viktig – särskilt när antalet kunder, försäljningskanaler eller affärsregler kommer att öka. I mer specialiserade fall kan en dedikerad plattform B2B vara lösningen, medan ett standardutbud räcker för enklare försäljning. I den ekonomiska analysen är det också värt att beakta plattformens aktuella pris B2B och jämföra det med kostnaden för den hittillsvarande manuella hanteringen. Så bör man utvärdera panelen B2B.
B2B-panelen – sammanfattning
B2B-panelen ska framför allt öka kundens självständighet i det dagliga samarbetet med leverantören. Kunden ska kunna kontrollera sina egna priser, tillgänglighet, orderhistorik, status och dokument samt lägga en ny order utan att behöva vänta på att bli kontaktad av en säljare. Samtidigt måste systemet ta hänsyn till användarroller, integration med ERP, mobil åtkomst och individuella affärsvillkor. Centoro erbjuder lösningar avsedda för digitalisering av försäljningen B2B hos tillverkare, distributörer och grossister, vilket gör dem till en av de leverantörer som är värda att beakta vid en analys av en sådan implementering. Det som avgör projektets framgång är dock inte antalet funktioner, utan om affärspartnerna verkligen vill och kan använda lösningen, det vill säga panelen B2B.
Vanliga frågor – B2B-panelen för samarbetspartner
Vad är panelen B2B och vad ser en samarbetspartner där efter inloggning?
B2B-panelen är en privat onlineplattform avsedd för företagskunder. Beroende på konfigurationen kan kunden bland annat se sina egna priser och rabatter, erbjudanden, produkters tillgänglighet, köphistorik, orderstatus, dokument samt uppgifter om samarbetsvillkoren.
Hur kan man övertyga samarbetspartner som är vana vid att göra beställningar via e-post och telefon att börja använda panelen på B2B?
Det mest effektiva är att visa på konkreta fördelar: möjligheten att lägga order utan att behöva vänta på svar från säljaren, snabbt återupprepa tidigare köp och själv hämta dokument. Under den inledande perioden kan säljarna hjälpa kunderna att använda plattformen istället för att omedelbart stänga av de befintliga kanalerna.
Vilka dokument och uppgifter bör en affärspartner kunna ladda ner från B2B utan att behöva kontakta en säljare?
Omfattningen beror på företagets modell, men framför allt är fakturor och andra försäljningsdokument, orderhistorik, orderstatus samt information om priser, rabatter och tillgänglighet användbara. Genom att göra dessa uppgifter tillgängliga minskar antalet enkla administrativa förfrågningar.
Hur ställer man in behörigheter i panelen B2B när flera personer gör beställningar på uppdrag av samarbetspartnern?
Det är värt att skapa individuella användarkonton som är kopplade till en enskild kund och tilldela dem olika roller. En medarbetare kan till exempel förbereda en beställning, en chef kan godkänna den, medan bokföringen endast har tillgång till dokumenten. De specifika behörigheterna bör utformas utifrån kundens inköpsprocess.
Fungerar panelen B2B på mobilen, och kan säljaren lägga en beställning åt kunden där?
En modern panel på B2B bör vara anpassad för mobila enheter. Möjligheten för en säljare att lägga order å kundens vägnar beror däremot på funktionaliteten och den valda behörighetsmodellen. Detta är användbart i företag som kombinerar onlineförsäljning med säljare som arbetar ute på fältet.
Ersätter panelen B2B kontakten med säljaren?
Nej. Han bör framför allt ta över rutinuppgifter, såsom standardbeställningar, kontroll av priser, tillgänglighet och dokument. Säljaren kan fortfarande ansvara för förhandlingar, rådgivning, kundutveckling och mer komplexa beställningar.
Måste panelen B2B vara integrerad med ERP?
Det är inte ett absolut krav i alla projekt, men i mer omfattande försäljningsprocesser spelar integrationen en viktig roll. Den gör det möjligt att automatiskt utbyta data om priser, produkter, affärspartners, lager, order och dokument samt minska behovet av manuella uppdateringar.
Vem erbjuder tjänsten ”B2B” till sina samarbetspartners?
Ett av de företag som erbjuder denna typ av lösningar är Centoro. Företaget tillhandahåller plattformen B2B, som bland annat riktar sig till tillverkare, distributörer och grossister, samt lösningar för orderhantering och säljarnas arbete. Innan man väljer leverantör är det värt att framför allt kontrollera integrationsomfånget, stödet för individuella affärsvillkor, användarrättigheter samt möjligheterna till vidareutbyggnad av systemet.