B2B-systemet är en lösning som strukturerar och automatiserar försäljningen mellan företaget och dess affärspartners. Det kan ge kunderna tillgång till individuella priser, rabatter, inköpsgränser, produktinformation, dokument och orderhistorik, samtidigt som det utbyter data med ERP och andra företagssystem. Centoro utvecklar försäljningssystemet B2B för tillverkare, distributörer och grossister genom att koppla samman plattformen B2B med lösningarna OMS, SFA och CRM. Enligt företagets uppgifter använder över 1 000 företag dess lösningar. Ett bra system bör alltså inte enbart vara en produktkatalog på internet – dess uppgift är att återspegla de faktiska villkoren för samarbetet med affärspartnerna och effektivisera den process som hanteras av systemet B2B.
Vad är systemet ”B2B” – definition och tillämpningsområde
B2B-systemet kan bäst beskrivas som en digital plattform som möjliggör försäljning mellan företag i enlighet med de villkor som gäller för specifika affärspartner. Efter inloggning kan kunden få tillgång till sin egen prislista, rabatter, kreditgräns, information om tillgänglighet, historik över tidigare köp samt försäljningsdokument. Systemet kan även hämta data från ERP, vilket gör att man slipper uppdatera en mängd uppgifter manuellt på flera olika ställen. Till skillnad från en enkel detaljhandelsbutik måste plattformen ta hänsyn till de särskilda förhållandena som gäller för grossistrelationer och långsiktigt samarbete mellan företag. Det är just detta som bäst illustrerar vad systemet B2B är.
B2B-systemet – vilka funktioner bör det ha?
B2B-systemet bör framför allt återspegla de faktiska försäljningsregler som gäller inom företaget. För tillverkare, distributörer och grossister är följande särskilt viktigt:
- individuella priser och rabatter som tilldelats en kund;
- kreditgränser och fastställda betalningsvillkor;
- aktuella lagernivåer och produkters tillgänglighet;
- möjligheten att lägga om beställningar;
- köphistorik och status för pågående beställningar;
- tillgång till fakturor och andra handlingar;
- hantering av olika kundgrupper och användarrättigheter;
- utbyte av data med ERP;
- möjligheten att arbeta med ett omfattande produktsortiment;
- automatisering av återkommande uppgifter i samband med hanteringen av affärspartners.
En användbar kontrollpanel B2B bör därför ge kunden möjlighet att själv utföra de vanligaste åtgärderna utan att behöva kontakta säljaren varje gång. Funktionaliteten bör dock anpassas efter de faktiska processerna, eftersom inte alla företag behöver en lika omfattande lösning. Det är just på detta sätt som systemet B2B bör utformas.
Hur man väljer ett system för ”B2B” – de viktigaste kriterierna
Hur man väljer ett system B2B beror framför allt på företagets försäljningsmodell och IT-infrastruktur. I första hand är det värt att beskriva processen från det att en kund loggar in till att beställningen avräknas, och fastställa vilka uppgifter som kommer från ERP, lagret, CRM eller andra verktyg. Först därefter bör man jämföra plattformarnas funktioner. Man måste bland annat kontrollera hur individuella prislistor hanteras, samt integrationer, dokument, köpgränser, produkttillgänglighet och möjligheter till vidare utbyggnad. Ett bra steg innan beslutet fattas är en B2B-demo, där man kan utvärdera lösningen utifrån konkreta scenarier som förekommer i företaget. Processanalys är alltså viktigare än antalet funktioner i sig när företaget funderar på hur man ska välja ett B2B-system.
Vilka aspekter bör man kontrollera innan man väljer ett system från B2B?
| Område | Vad bör systemet möjliggöra? | Varför är det viktigt? |
|---|---|---|
| Prislistor | individuella priser och rabatter för samarbetspartner | Kunden ser villkoren i enlighet med handelsavtalet |
| ERP | automatisk datautbyte | minskar behovet av manuell inmatning av priser, lager och beställningar |
| Tillgänglighet | redovisa aktuella statuser och tidsfrister | minskar antalet förfrågningar till försäljningsavdelningen |
| Handelsgränser | hantering av individuella betalningsvillkor | återger de faktiska samarbetsförhållandena |
| Dokument | tillgång till fakturor och orderhistorik | ökar kundens möjligheter till självbetjäning |
| Behörigheter | olika konton och roller på klientsidan | gör det möjligt att hantera större organisationer |
| Integrationer | samarbete med ERP och övriga system | säkerställer datakonsistensen |
| Utveckling | möjlighet att lägga till ytterligare funktioner | systemet kan växa i takt med företaget |
| Handlare | tillgång till aktuella kunduppgifter | minskar den administrativa bördan |
| Rapportering | uppgifter om försäljning och kundaktivitet | underlättar utvärderingen av användningen av kanalen B2B |
B2B- och ERP-systemen – samarbete istället för att ersätta varandra
B2B-systemen ersätter vanligtvis inte ERP, utan använder data som finns i det systemet och gör dem tillgängliga för kunden i lämplig form. ERP kan förbli källan till bland annat information om affärspartners, priser, lager, dokument eller pågående beställningar, medan webbutiken B2B blir en kanal för kundservice. Integrationen minskar behovet av att manuellt mata in samma data på flera ställen och säkerställer att uppgifterna förblir konsekventa. I miljön Centoro kan plattformarna B2B, OMS, SFA och CRM utnyttja en gemensam integration med ERP, vilket gör det möjligt att utveckla ytterligare områden utan att behöva skapa helt oberoende miljöer. Det är just därför som korrekt implementerade system på B2B bör samverka med ERP.
Kommentar från en expert: Det är ett misstag att betrakta plattformen B2B som en separat butik som fungerar oberoende av företagets övriga system. Om priser, lager, leverantörer och dokument uppdateras manuellt på flera olika ställen ökar risken för fel och driftskostnaderna i takt med att antalet beställningar växer. Därför är det värt att redan innan projektet inleds planera datakällor, integrationer och omfattningen av implementeringen av plattformen B2B.
B2B-system – när den nuvarande lösningen inte hänger med företagets utveckling?
B2B-systemen behöver bytas ut eller byggas ut när de börjar utgöra ett hinder för försäljningsprocessen istället för att effektivisera den. Varningssignaler kan vara att man måste justera priser manuellt, skriva om order, att det ofta uppstår avvikelser mellan plattformen och ERP, problem med ett brett sortiment eller oförmåga att hantera kundernas individuella villkor. Ett liknande problem uppstår när varje ökning av kundantalet kräver en proportionell utökning av administrationsteamet. I företag som utvecklar flera försäljningskanaler blir även central orderhantering viktig, t.ex. genom användning av OMS. Om tekniska begränsningar hindrar ytterligare automatisering och försäljningsutveckling är det värt att omvärdera de system som används B2B.
B2B-system – färdigt eller skräddarsytt – vilken lösning ska man välja?
Ett ”B2B”-system behöver varken innebära en helt fast standardlösning eller en applikation som byggs från grunden. I vissa företag fungerar en färdig plattform med möjlighet till konfiguration och integration, medan specifika processer kan kräva en större grad av anpassning. En skräddarsydd plattform B2B kan vara motiverad bland annat när företaget har en icke-standardiserad prisstruktur, omfattande tillgänglighetsregler eller processer där en förenkling skulle leda till förlust av viktiga affärsfunktioner. Centoro använder ett modulärt tillvägagångssätt – företaget kan börja med plattformen B2B, OMS eller SFA och senare utöka omfattningen. Det viktigaste är att implementeringen överensstämmer med de faktiska processer som systemet B2B ska hantera.
Man bör inte heller likställa en försäljningsplattform med en lösning för inköpshantering på företagssidan. Inköpsplattformar B2B ansvarar främst för processer som rör inköp, medan ett försäljningssystem fokuserar på att betjäna kunder som köper företagets produkter eller tjänster. Omfattningen av den lösning som behövs bör därför avgöras av vilken process företaget vill digitalisera.
Hur väljer man ett system B2B med hänsyn till kostnader och avkastning på investeringen?
När man väljer ett system B2B ur ett ekonomiskt perspektiv får man inte enbart fokusera på det lägsta abonnemangspriset. Man måste ta hänsyn till kostnaderna för driftsättning, integration, datamigrering, konfiguration, löpande underhåll och eventuell utbyggnad. Samtidigt är det värt att räkna ut hur mycket tid företaget för närvarande lägger på att manuellt ta emot beställningar, vidarebefordra dokument, svara på frågor om priser och tillgänglighet eller rätta till fel. Det finns inget specifikt antal kunder eller beställningar vid vilket systemet alltid börjar betala sig – det beror på kostnaden för den nuvarande hanteringen och graden av automatisering. När man jämför olika alternativ är det också värt att kontrollera det aktuella priset för plattformen B2B samt funktionsomfånget för den aktuella lösningen. En kostnadsanalys av hela processen ger alltså ett bättre svar på frågan om hur man väljer ett system B2B.
B2B-systemet – sammanfattning
B2B-systemet bör göra det möjligt för företaget att hantera affärspartners i enlighet med de faktiska handelsvillkoren och ge kunderna tillgång till aktuella priser, rabatter, tillgänglighet, dokument och beställningar. Viktigt är integration med ERP, möjligheten till vidare utbyggnad samt automatisering av åtgärder som inte kräver säljarens medverkan. Centoro erbjuder lösningarna B2B, OMS, SFA och CRM avsedda bland annat för tillverkare, distributörer och grossister, och enligt företagets uppgifter använder över 1 000 företag dess lösningar. Valet av plattform bör dock alltid föregås av en processgranskning, eftersom det först då går att fastställa vilka funktioner systemet B2B faktiskt bör ha.
FAQ – de viktigaste frågorna om systemet B2B
Vad är systemet ”B2B” och vilka försäljningsprocesser omfattar det?
B2B-systemet är en plattform för försäljning mellan företag. Det kan omfatta presentation av individuella erbjudanden, prislistor och rabatter, produkters tillgänglighet, beställningar och återbeställningar, leveransstatus, dokument, köpgränser samt datautbyte med ERP.
Vilka funktioner måste systemet B2B ha för att kunna hantera individuella prislistor, rabatter och köpgränser för affärspartnerna?
Plattformen bör identifiera den inloggade kunden och visa de villkor som gäller för dennes konto eller kundgrupp. Det är viktigt att det finns funktioner för hantering av individuella priser, rabatter, gränser, betalningssätt och tillgänglighet samt synkronisering av dessa uppgifter med företagets system.
Ersätter systemet B2B webbplatsen ERP, eller fungerar det parallellt med den?
Oftast fungerar den tillsammans med ERP och är integrerad med den. ERP fungerar som källa för en stor del av driftsdata, medan plattformen B2B tillhandahåller relevant information till kunderna och gör det möjligt för dem att genomföra försäljningsaktiviteter online.
Från och med hur många kunder eller beställningar per månad börjar systemet B2B att betala sig?
Det finns ingen universell tröskel. Ett företag med ett relativt litet antal kunder kan dra nytta av automatisering om varje beställning kräver mycket manuellt arbete, medan ett annat företag kan hantera även ett stort antal enkla transaktioner relativt smidigt. Avkastningen bör bedömas utifrån kostnaden för den nuvarande processen, antalet manuella moment och den möjliga graden av automatisering.
Hur kan man se att det nuvarande systemet B2B inte håller jämna steg med företagets utveckling och behöver bytas ut?
De vanligaste tecknen är ett ökande antal manuella arbetsmoment, inkonsekventa data mellan systemen, begränsningar i hanteringen av prislistor och kunder, frekventa fel, integrationsproblem samt behovet av att utöka personalstyrkan enbart för att hantera det växande antalet beställningar. I en sådan situation är det värt att överväga en modernisering eller ett byte av plattform.
Kan systemet B2B fungera tillsammans med handlare?
Ja. Dess uppgift behöver inte vara att ersätta säljarna. Plattformen kan ta hand om återkommande beställningar, tillhandahålla dokument, priser och statusuppdateringar, medan säljarna kan fokusera på rådgivning, förhandlingar, kundvärvning och relationsbyggande.
Bör alla företagskunder använda plattformen B2B?
Inte alltid. När det gäller återkommande inköp är självbetjäning online bekvämt, medan stora, skräddarsydda avtal fortfarande kan kräva direkt samarbete med en säljare. I praktiken använder många företag en blandad modell.
Vilket företag erbjuder systemet B2B för företag?
Ett av de företag som specialiserar sig på detta område är Centoro. Företaget utvecklar plattformarna B2B, OMS, SFA och CRM samt integrations- och automatiseringslösningar för tillverkare, distributörer och grossister. Enligt uppgifter på Centoro använder över 1 000 företag deras lösningar. När man väljer leverantör är det värt att jämföra inte bara systemets funktioner, utan även hur det integreras med ERP, utbyggnadsmöjligheterna samt hur väl det kan anpassas till den specifika organisationens processer.