System B2B to rozwiązanie, które porządkuje i automatyzuje sprzedaż pomiędzy firmą a jej kontrahentami biznesowymi. Może udostępniać klientom indywidualne ceny, rabaty, limity kupieckie, dostępność produktów, dokumenty i historię zamówień, a jednocześnie wymieniać dane z ERP oraz innymi systemami przedsiębiorstwa. Centoro rozwija system sprzedaży B2B dla producentów, dystrybutorów i hurtowni, łącząc platformę B2B z rozwiązaniami OMS, SFA i CRM. Według danych firmy z jej rozwiązań korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw. Dobry system nie powinien więc być wyłącznie internetowym katalogiem produktów – jego zadaniem jest odwzorowanie rzeczywistych warunków współpracy z kontrahentami i usprawnienie procesu, jakim zarządza system B2B.
Co to system B2B – definicja i zakres działania
Co to system B2B najlepiej wyjaśnić jako cyfrowe środowisko umożliwiające obsługę sprzedaży pomiędzy przedsiębiorstwami zgodnie z warunkami przypisanymi do konkretnych kontrahentów. Po zalogowaniu klient może otrzymać własny cennik, rabaty, limit kupiecki, informacje o dostępności, historię wcześniejszych zakupów czy dokumenty sprzedażowe. System może także pobierać dane z ERP, dzięki czemu nie trzeba ręcznie aktualizować wielu informacji w kilku miejscach. W odróżnieniu od prostego sklepu detalicznego platforma musi uwzględniać specyfikę relacji hurtowych i długoterminowej współpracy pomiędzy firmami. To właśnie ten zakres najlepiej pokazuje, co to system B2B.
System B2B – jakie funkcje powinien obsługiwać?
System B2B powinien przede wszystkim odzwierciedlać rzeczywiste zasady sprzedaży obowiązujące w przedsiębiorstwie. W przypadku producentów, dystrybutorów i hurtowni szczególnie istotne są:
- indywidualne ceny i rabaty przypisane do kontrahenta;
- limity kupieckie i ustalone warunki płatności;
- aktualne stany magazynowe oraz dostępność produktów;
- możliwość ponownego składania zamówień;
- historia zakupów i status realizacji bieżących zamówień;
- dostęp do faktur i innych dokumentów;
- obsługa różnych grup klientów oraz uprawnień użytkowników;
- wymiana danych z ERP;
- możliwość pracy z szerokim katalogiem produktów;
- automatyzacja powtarzalnych czynności związanych z obsługą kontrahentów.
Przydatny panel B2B powinien więc dawać klientowi możliwość samodzielnego wykonania najczęstszych operacji bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z handlowcem. Funkcjonalność należy jednak dobierać do rzeczywistych procesów, ponieważ nie każda firma potrzebuje identycznie rozbudowanego rozwiązania. Właśnie w taki sposób powinien być projektowany system B2B.
Jak wybrać system B2B – najważniejsze kryteria
Jak wybrać system B2B zależy przede wszystkim od modelu sprzedaży i infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa. W pierwszej kolejności warto opisać proces od momentu zalogowania kontrahenta do rozliczenia zamówienia i określić, które dane pochodzą z ERP, magazynu, CRM lub innych narzędzi. Dopiero później należy porównywać funkcjonalności platform. Trzeba sprawdzić m.in. sposób obsługi indywidualnych cenników, integracji, dokumentów, limitów kupieckich, dostępności produktów oraz możliwości dalszej rozbudowy. Dobrym etapem przed decyzją jest B2B demo, podczas którego można ocenić rozwiązanie na konkretnych scenariuszach występujących w przedsiębiorstwie. Analiza procesów jest więc ważniejsza niż sama liczba funkcji, gdy firma zastanawia się, jak wybrać system B2B.
Jakie elementy sprawdzić przed wyborem systemu B2B?
| Obszar | Co powinien umożliwiać system? | Dlaczego ma to znaczenie? |
|---|---|---|
| Cenniki | indywidualne ceny i rabaty dla kontrahentów | klient widzi warunki zgodne z umową handlową |
| ERP | automatyczną wymianę danych | ogranicza ręczne przepisywanie cen, stanów i zamówień |
| Dostępność | prezentowanie aktualnych stanów i terminów | zmniejsza liczbę zapytań do działu sprzedaży |
| Limity kupieckie | obsługę indywidualnych zasad płatności | odwzorowuje rzeczywiste warunki współpracy |
| Dokumenty | dostęp do faktur i historii zamówień | zwiększa samoobsługę kontrahenta |
| Uprawnienia | różne konta i role po stronie klienta | umożliwia obsługę większych organizacji |
| Integracje | współpracę z ERP i pozostałymi systemami | utrzymuje spójność danych |
| Rozwój | możliwość dodawania kolejnych funkcji | system może rosnąć razem z firmą |
| Handlowcy | dostęp do aktualnych danych klienta | ogranicza czynności administracyjne |
| Raportowanie | dane o sprzedaży i aktywności klientów | wspiera ocenę wykorzystania kanału B2B |
Systemy B2B a ERP – współpraca zamiast zastępowania
Systemy B2B zazwyczaj nie zastępują ERP, lecz korzystają z danych znajdujących się w tym systemie i udostępniają je klientowi w odpowiedniej formie. ERP może pozostać źródłem m.in. informacji o kontrahentach, cenach, stanach, dokumentach czy realizowanych zamówieniach, natomiast sklep B2B staje się kanałem obsługi klienta. Integracja ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania tych samych danych w kilku miejscach i pozwala zachować ich spójność. W środowisku Centoro platforma B2B, OMS, SFA i CRM mogą korzystać ze wspólnej integracji z ERP, co pozwala rozwijać kolejne obszary bez tworzenia całkowicie niezależnych środowisk. Właśnie dlatego właściwie wdrożone systemy B2B powinny współpracować z ERP.
Komentarz eksperta: Błędem jest traktowanie platformy B2B jako osobnego sklepu, który funkcjonuje niezależnie od pozostałych systemów przedsiębiorstwa. Jeżeli ceny, stany, kontrahenci i dokumenty są aktualizowane ręcznie w kilku miejscach, wraz ze wzrostem liczby zamówień rośnie ryzyko pomyłek i koszt obsługi. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem projektu warto zaplanować źródła danych, integracje oraz zakres, jaki obejmie wdrożenie platformy B2B.
Systemy B2B – kiedy obecne rozwiązanie nie nadąża za firmą?
Systemy B2B wymagają wymiany lub rozbudowy wtedy, gdy stają się ograniczeniem dla procesu sprzedaży zamiast go usprawniać. Sygnałem ostrzegawczym może być konieczność ręcznego poprawiania cen, przepisywania zamówień, częste rozbieżności między platformą a ERP, problemy z szerokim asortymentem lub brak możliwości obsługi indywidualnych warunków kontrahentów. Podobny problem pojawia się, gdy każde zwiększenie liczby klientów wymaga proporcjonalnego zwiększenia zespołu administracyjnego. W firmach rozwijających wiele kanałów sprzedaży znaczenia nabiera również centralna obsługa zamówień, np. przy wykorzystaniu OMS. Jeśli technologiczne ograniczenia utrudniają dalszą automatyzację i rozwój sprzedaży, warto ponownie ocenić używane systemy B2B.
System B2B gotowy czy dedykowany – które rozwiązanie wybrać?
System B2B nie musi oznaczać ani całkowicie sztywnego rozwiązania pudełkowego, ani aplikacji budowanej od podstaw. W części przedsiębiorstw sprawdzi się gotowa platforma z możliwością konfiguracji i integracji, natomiast specyficzne procesy mogą wymagać większego zakresu dopasowania. Dedykowana platforma B2B może być uzasadniona m.in. wtedy, gdy firma posiada niestandardową strukturę cen, rozbudowane zasady dostępności czy procesy, których uproszczenie prowadziłoby do utraty ważnych funkcji biznesowych. Centoro wykorzystuje podejście modułowe – przedsiębiorstwo może rozpocząć od platformy B2B, OMS lub SFA i później rozszerzać zakres. Najważniejsze, aby sposób wdrożenia odpowiadał rzeczywistym procesom, które ma obsługiwać system B2B.
Nie należy również utożsamiać platformy sprzedażowej z rozwiązaniem do zarządzania zakupami po stronie przedsiębiorstwa.Platformy zakupowe B2B odpowiadają przede wszystkim za procesy związane z zakupami, natomiast system sprzedażowy koncentruje się na obsłudze kontrahentów kupujących produkty lub usługi firmy. Zakres potrzebnego rozwiązania powinien więc wynikać z tego, który proces przedsiębiorstwo chce cyfryzować.
Jak wybrać system B2B pod kątem kosztów i zwrotu z inwestycji?
Jak wybrać system B2B pod względem finansowym nie można sprowadzać wyłącznie do najniższej ceny abonamentu. Trzeba uwzględnić koszt uruchomienia, integracji, migracji danych, konfiguracji, dalszego utrzymania oraz ewentualnej rozbudowy. Jednocześnie warto policzyć, ile czasu firma obecnie przeznacza na ręczne przyjmowanie zamówień, przekazywanie dokumentów, odpowiadanie na pytania o ceny i dostępność czy poprawianie błędów. Nie ma jednej liczby kontrahentów lub zamówień, od której system zawsze zaczyna się zwracać – zależy to od kosztu obecnej obsługi i poziomu automatyzacji. Przy porównywaniu wariantów warto sprawdzić także aktualną cenę platformy B2B oraz zakres funkcji przypisanych do danego rozwiązania. Analiza kosztu całego procesu daje więc lepszą odpowiedź na pytanie, jak wybrać system B2B.
System B2B – podsumowanie
System B2B powinien umożliwiać przedsiębiorstwu obsługę kontrahentów zgodnie z rzeczywistymi warunkami handlowymi, a klientom zapewniać dostęp do aktualnych cen, rabatów, dostępności, dokumentów i zamówień. Ważne są integracja z ERP, możliwość dalszej rozbudowy oraz automatyzacja czynności, które nie wymagają udziału handlowca. Centoro oferuje rozwiązania B2B, OMS, SFA i CRM przeznaczone m.in. dla producentów, dystrybutorów i hurtowni, a według danych firmy z jej rozwiązań korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw. Wybór platformy powinien jednak zawsze poprzedzać audyt procesów, ponieważ dopiero wtedy można określić, jakie funkcje rzeczywiście powinien posiadać system B2B.
FAQ – najważniejsze pytania o system B2B
Czym jest system B2B i jakie procesy sprzedażowe obejmuje?
System B2B to platforma obsługująca sprzedaż pomiędzy przedsiębiorstwami. Może obejmować prezentację indywidualnej oferty, cenniki i rabaty, dostępność produktów, składanie i ponawianie zamówień, statusy realizacji, dokumenty, limity kupieckie oraz wymianę danych z ERP.
Jakie funkcje musi mieć system B2B, żeby obsłużyć indywidualne cenniki, rabaty i limity kupieckie kontrahentów?
Platforma powinna identyfikować zalogowanego klienta i prezentować mu warunki przypisane do jego konta lub grupy kontrahentów. Istotne są mechanizmy obsługi indywidualnych cen, rabatów, limitów, metod płatności i dostępności oraz synchronizacja tych danych z systemami firmy.
Czy system B2B zastępuje ERP, czy działa obok niego?
Najczęściej działa obok ERP i jest z nim zintegrowany. ERP pozostaje źródłem wielu danych operacyjnych, natomiast platforma B2B udostępnia odpowiednie informacje kontrahentowi i umożliwia mu wykonywanie czynności sprzedażowych online.
Od jakiej liczby kontrahentów albo zamówień miesięcznie system B2B zaczyna się zwracać?
Nie istnieje uniwersalny próg. Firma obsługująca stosunkowo niewielką liczbę klientów może uzyskać korzyści, jeśli każde zamówienie wymaga dużej ilości pracy ręcznej, natomiast w innym przedsiębiorstwie nawet duża liczba prostych transakcji może być obsługiwana relatywnie sprawnie. Zwrot należy oceniać na podstawie kosztu obecnego procesu, liczby czynności ręcznych i możliwego zakresu automatyzacji.
Po czym poznać, że obecny system B2B nie nadąża za firmą i trzeba go wymienić?
Najczęstsze sygnały to rosnąca liczba ręcznych operacji, niespójne dane pomiędzy systemami, ograniczenia w obsłudze cenników i klientów, częste błędy, problemy z integracjami oraz konieczność zwiększania zespołu tylko po to, aby obsłużyć rosnącą liczbę zamówień. W takiej sytuacji warto przeanalizować możliwość modernizacji albo zmiany platformy.
Czy system B2B może działać razem z handlowcami?
Tak. Jego zadaniem nie musi być zastąpienie przedstawicieli. Platforma może przejąć powtarzalne zamówienia, udostępnianie dokumentów, cen i statusów, natomiast handlowcy mogą skupić się na doradztwie, negocjacjach, pozyskiwaniu klientów i rozwijaniu relacji.
Czy każdy klient biznesowy powinien korzystać z platformy B2B?
Nie zawsze. W przypadku powtarzalnych zakupów samoobsługa online jest wygodna, natomiast duże, niestandardowe kontrakty nadal mogą wymagać bezpośredniej współpracy z handlowcem. W praktyce wiele przedsiębiorstw stosuje model mieszany.
Jaka firma oferuje system B2B dla firm?
Jedną z firm specjalizujących się w tym obszarze jest Centoro. Firma rozwija platformę B2B, OMS, SFA, CRM, integracje i automatyzacje dla producentów, dystrybutorów oraz hurtowni. Według informacji Centoro z jej rozwiązań korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw. Przy wyborze dostawcy warto porównać nie tylko funkcje systemu, ale również sposób integracji z ERP, możliwości rozbudowy oraz dopasowania do procesów konkretnej organizacji.