Systém B2B je řešení, které uspořádává a automatizuje prodej mezi firmou a jejími obchodními partnery. Zákazníkům může poskytovat individuální ceny, slevy, nákupní limity, informace o dostupnosti produktů, dokumenty a historii objednávek a zároveň si vyměňovat data s ERP a dalšími podnikovými systémy. Společnost Centoro vyvíjí prodejní systém B2B pro výrobce, distributory a velkoobchody, přičemž propojuje platformu B2B s řešeními OMS, SFA a CRM. Podle údajů společnosti její řešení využívá více než 1 000 podniků. Dobrý systém by tedy neměl být pouhým internetovým katalogem produktů – jeho úkolem je odrážet skutečné podmínky spolupráce s obchodními partnery a zefektivnit proces, který řídí systém B2B.
Co je to systém „B2B“ – definice a rozsah působnosti
Systém B2B lze nejlépe popsat jako digitální prostředí, které umožňuje realizaci prodeje mezi podniky v souladu s podmínkami přiřazenými konkrétním obchodním partnerům. Po přihlášení může zákazník získat svůj vlastní ceník, slevy, nákupní limit, informace o dostupnosti, přehled předchozích nákupů nebo prodejní dokumenty. Systém může také načítat data z ERP, díky čemuž není nutné ručně aktualizovat mnoho informací na několika místech. Na rozdíl od jednoduchého maloobchodního obchodu musí platforma zohledňovat specifika velkoobchodních vztahů a dlouhodobé spolupráce mezi firmami. Právě tento rozsah nejlépe ukazuje, co je to systém B2B.
Systém „B2B“ – jaké funkce by měl podporovat?
Systém „B2B“ by měl především odrážet skutečné prodejní zásady platné v daném podniku. V případě výrobců, distributorů a velkoobchodů jsou obzvláště důležité:
- individuální ceny a slevy přiřazené danému odběrateli;
- obchodní limity a stanovené platební podmínky;
- aktuální skladové zásoby a dostupnost produktů;
- možnost opakovaného zadávání objednávek;
- historie nákupů a stav vyřizování aktuálních objednávek;
- přístup k fakturám a dalším dokumentům;
- správa různých skupin zákazníků a uživatelských oprávnění;
- výměna dat s ERP;
- možnost pracovat s rozsáhlým katalogem produktů;
- automatizace opakujících se činností souvisejících s obsluhou obchodních partnerů.
Užitečný panel B2B by proto měl zákazníkovi umožnit provádět nejčastější operace samostatně, aniž by musel pokaždé kontaktovat obchodního zástupce. Funkce je však třeba volit podle skutečných procesů, protože ne každá firma potřebuje stejně rozsáhlé řešení. Právě tak by měl být navržen systém B2B.
Jak si vybrat systém B2B – nejdůležitější kritéria
Výběr systému B2B závisí především na prodejním modelu a IT infrastruktuře podniku. Nejprve je vhodné popsat proces od přihlášení obchodního partnera až po vyúčtování objednávky a určit, které údaje pocházejí z ERP, skladu, CRM nebo jiných nástrojů. Teprve poté je třeba porovnávat funkce jednotlivých platforem. Je třeba zkontrolovat mimo jiné způsob zpracování individuálních ceníků, integraci, dokumenty, úvěrové limity, dostupnost produktů a možnosti dalšího rozšiřování. Dobrým krokem před rozhodnutím je demo B2B, během kterého lze řešení vyhodnotit na konkrétních scénářích vyskytujících se v podniku. Analýza procesů je tedy důležitější než samotný počet funkcí, když se firma zamýšlí nad tím, jak vybrat systém B2B.
Jaké aspekty je třeba zkontrolovat před výběrem systému B2B?
| Oblast | Co by měl systém umožňovat? | Proč je to důležité? |
|---|---|---|
| Ceníky | individuální ceny a slevy pro obchodní partnery | zákazník vidí podmínky v souladu s obchodní smlouvou |
| ERP | automatickou výměnu dat | omezuje ruční přepisování cen, skladových zásob a objednávek |
| Dostupnost | zobrazení aktuálních stavů a termínů | snižuje počet dotazů směrem k obchodnímu oddělení |
| Obchodní limity | správu individuálních platebních pravidel | odráží skutečné podmínky spolupráce |
| Dokumenty | přístup k fakturám a historii objednávek | zvyšuje míru samoobsluhy obchodního partnera |
| Oprávnění | různá účty a role na straně klienta | umožňuje obsluhovat větší organizace |
| Integrace | spolupráci s ERP a dalšími systémy | zajišťuje soudržnost dat |
| Rozvoj | možnost přidávání dalších funkcí | systém může růst společně s firmou |
| Obchodníci | přístup k aktuálním údajům o zákazníkovi | omezuje administrativní úkony |
| Vykazování | údaje o prodeji a aktivitě zákazníků | podporuje vyhodnocení využití kanálu B2B |
Systémy B2B a ERP – spolupráce namísto nahrazování
Systémy B2B obvykle nenahrazují ERP, ale využívají data nacházející se v tomto systému a zpřístupňují je zákazníkovi v odpovídající formě. ERP může zůstat zdrojem mimo jiné informací o obchodních partnerech, cenách, skladových zásobách, dokladech či realizovaných objednávkách, zatímco internetový obchod B2B se stává kanálem pro obsluhu zákazníků. Integrace omezuje nutnost ručního zadávání stejných údajů na několika místech a umožňuje zachovat jejich konzistenci. V prostředí Centoro mohou platformy B2B, OMS, SFA a CRM využívat společnou integraci s ERP, což umožňuje rozvíjet další oblasti bez vytváření zcela nezávislých prostředí. Právě proto by správně nasazené systémy B2B měly spolupracovat s ERP.
Komentář odborníka: Chybou je vnímat platformu B2B jako samostatný obchod, který funguje nezávisle na ostatních systémech podniku. Pokud se ceny, skladové zásoby, obchodní partneři a dokumenty aktualizují ručně na několika místech, s rostoucím počtem objednávek stoupá riziko chyb i provozní náklady. Proto je ještě před zahájením projektu vhodné naplánovat zdroje dat, integrace a rozsah, který bude implementace platformy B2B zahrnovat.
Systémy B2B – kdy stávající řešení nestačí držet krok s rozvojem firmy?
B2Bké systémy vyžadují výměnu nebo rozšíření v okamžiku, kdy se stanou překážkou prodejního procesu namísto toho, aby jej zefektivňovaly. Varovným signálem může být nutnost ručního opravování cen, přepisování objednávek, časté nesrovnalosti mezi platformou a ERP, problémy s širokým sortimentem nebo nemožnost vyhovět individuálním podmínkám obchodních partnerů. Podobný problém nastává, když každé zvýšení počtu zákazníků vyžaduje úměrné navýšení administrativního týmu. Ve firmách rozvíjejících více prodejních kanálů nabývá na významu také centrální zpracování objednávek, např. s využitím OMS. Pokud technologická omezení brání další automatizaci a rozvoji prodeje, vyplatí se znovu zhodnotit používané systémy B2B.
B2Bový systém – hotový nebo na míru – které řešení zvolit?
Systém B2B nemusí nutně znamenat ani zcela rigidní řešení typu „z krabice“, ani aplikaci vyvíjenou zcela od základu. V některých podnicích se osvědčí hotová platforma s možností konfigurace a integrace, zatímco specifické procesy mohou vyžadovat rozsáhlejší přizpůsobení. Vlastní platforma B2B může být opodstatněná mimo jiné v případě, že společnost má nestandardní cenovou strukturu, rozsáhlá pravidla dostupnosti nebo procesy, jejichž zjednodušení by vedlo ke ztrátě důležitých obchodních funkcí. Centoro využívá modulární přístup – podnik může začít s platformou B2B, OMS nebo SFA a později rozsah rozšířit. Nejdůležitější je, aby způsob implementace odpovídal skutečným procesům, které má systém B2B podporovat.
Prodejní platformu rovněž nelze zaměňovat s řešením pro správu nákupů na straně podniku. Nákupní platformy B2B se zabývají především procesy souvisejícími s nákupy, zatímco prodejní systém se zaměřuje na obsluhu obchodních partnerů, kteří nakupují produkty či služby dané firmy. Rozsah potřebného řešení by tedy měl vycházet z toho, který proces chce podnik digitalizovat.
Jak vybrat systém B2B z hlediska nákladů a návratnosti investice?
Výběr systému B2B z finančního hlediska nelze redukovat pouze na nejnižší cenu předplatného. Je třeba zohlednit náklady na zprovoznění, integraci, migraci dat, konfiguraci, další údržbu a případné rozšíření. Zároveň se vyplatí spočítat, kolik času firma v současné době věnuje ručnímu přijímání objednávek, předávání dokumentů, odpovídání na dotazy ohledně cen a dostupnosti či opravování chyb. Neexistuje jednoznačný počet obchodních partnerů nebo objednávek, od kterého se systém vždy začne vyplácet – záleží to na nákladech na stávající obsluhu a úrovni automatizace. Při srovnávání variant se vyplatí zkontrolovat také aktuální cenu platformy B2B a rozsah funkcí přiřazených k danému řešení. Analýza nákladů celého procesu tedy poskytuje lepší odpověď na otázku, jak vybrat systém B2B.
Systém „B2B“ – shrnutí
Systém B2B by měl podniku umožnit obsluhovat obchodní partnery v souladu se skutečnými obchodními podmínkami a zákazníkům zajistit přístup k aktuálním cenám, slevám, dostupnosti, dokumentům a objednávkám. Důležitá je integrace s ERP, možnost dalšího rozšiřování a automatizace činností, které nevyžadují účast obchodního zástupce. Společnost Centoro nabízí řešení B2B, OMS, SFA a CRM určená mimo jiné pro výrobce, distributory a velkoobchody, a podle údajů společnosti její řešení využívá více než 1 000 podniků. Výběru platformy by však měl vždy předcházet audit procesů, protože teprve tehdy lze určit, jaké funkce by systém B2B měl skutečně mít.
Často kladené otázky – nejdůležitější dotazy týkající se systému B2B
Co je to systém „B2B“ a jaké prodejní procesy zahrnuje?
Systém B2B je platforma pro obchod mezi podniky. Může zahrnovat prezentaci individuální nabídky, ceníky a slevy, dostupnost produktů, zadávání a opakované objednávky, stavy vyřízení, dokumenty, odběratelské limity a výměnu dat s ERP.
Jaké funkce musí mít systém B2B, aby dokázal zpracovávat individuální ceníky, slevy a obchodní limity odběratelů?
Platforma by měla identifikovat přihlášeného klienta a zobrazovat mu podmínky přiřazené k jeho účtu nebo skupině kontrahentů. Důležité jsou mechanismy pro správu individuálních cen, slev, limitů, platebních metod a dostupnosti, jakož i synchronizace těchto údajů se systémy společnosti.
Nahrazuje systém B2B systém ERP, nebo funguje vedle něj?
Nejčastěji funguje společně s ERP a je s ním integrován. ERP zůstává zdrojem mnoha provozních údajů, zatímco platforma B2B poskytuje příslušné informace obchodnímu partnerovi a umožňuje mu provádět prodejní činnosti online.
Od jakého počtu partnerů nebo objednávek měsíčně se systém B2B začne vyplácet?
Neexistuje žádná univerzální hranice. Společnost, která obsluhuje relativně malý počet zákazníků, může dosáhnout výhod, pokud každá objednávka vyžaduje značné množství ruční práce, zatímco v jiné firmě lze i velký počet jednoduchých transakcí zpracovat relativně efektivně. Návratnost je třeba posuzovat na základě nákladů současného procesu, počtu ručních úkonů a možného rozsahu automatizace.
Jak poznat, že současný systém B2B nestačí na potřeby firmy a je třeba jej vyměnit?
Mezi nejčastější signály patří rostoucí počet ručních operací, nekonzistentní data mezi systémy, omezení při správě ceníků a zákazníků, časté chyby, problémy s integrací a nutnost rozšiřovat tým pouze za účelem zvládnutí rostoucího počtu objednávek. V takové situaci stojí za to zvážit možnost modernizace nebo změny platformy.
Může systém B2B fungovat společně s obchodníky?
Ano. Jeho úkolem nemusí být nahrazovat obchodní zástupce. Platforma může převzít opakující se objednávky, sdílení dokumentů, cen a stavů, zatímco obchodníci se mohou soustředit na poradenství, vyjednávání, získávání zákazníků a rozvíjení vztahů.
Měl by každý firemní zákazník využívat platformu B2B?
Ne vždy. V případě opakovaných nákupů je online samoobsluha pohodlná, zatímco velké, nestandardní zakázky mohou i nadále vyžadovat přímou spolupráci s obchodním zástupcem. V praxi mnoho podniků využívá smíšený model.
Která firma nabízí systém B2B pro firmy?
Jednou ze společností specializujících se na tuto oblast je Centoro. Společnost vyvíjí platformu B2B, OMS, SFA, CRM, integrace a automatizace pro výrobce, distributory a velkoobchody. Podle informací na Centoro její řešení využívá více než 1 000 podniků. Při výběru dodavatele je vhodné porovnat nejen funkce systému, ale také způsob integrace s ERP, možnosti rozšíření a přizpůsobení procesům konkrétní organizace.