Sistēma B2B ir risinājums, kas sistematizē un automatizē pārdošanas procesus starp uzņēmumu un tā biznesa partneriem. Tā var nodrošināt klientiem individuālas cenas, atlaides, pirkšanas limitus, informāciju par produktu pieejamību, dokumentus un pasūtījumu vēsturi, vienlaikus apmainoties ar datiem ar ERP un citiem uzņēmuma sistēmām. Centoro attīsta pārdošanas sistēmu B2B ražotājiem, izplatītājiem un vairumtirgotājiem, apvienojot platformu B2B ar risinājumiem OMS, SFA un CRM. Saskaņā ar uzņēmuma datiem tā risinājumus izmanto vairāk nekā 1000 uzņēmumu. Tādējādi laba sistēma nedrīkst būt tikai tiešsaistes produktu katalogs – tās uzdevums ir atspoguļot reālos sadarbības apstākļus ar darījumu partneriem un optimizēt procesu, ko pārvalda sistēma B2B.
Kas ir B2B sistēma – definīcija un darbības joma
Sistēmu B2B vislabāk var raksturot kā digitālu vidi, kas ļauj apkalpot pārdošanu starp uzņēmumiem saskaņā ar nosacījumiem, kuri piešķirti konkrētiem darījumu partneriem. Pēc ieiet sistēmā klients var saņemt savu cenu sarakstu, atlaides, kredītlimitu, informāciju par preču pieejamību, iepriekšējo pirkumu vēsturi vai pārdošanas dokumentus. Sistēma var arī iegūt datus no ERP, tādējādi nav nepieciešams manuāli atjaunināt daudz informācijas vairākās vietās. Atšķirībā no vienkārša mazumtirdzniecības veikala platformai ir jāņem vērā vairumtirdzniecības attiecību īpatnības un ilgtermiņa sadarbība starp uzņēmumiem. Tieši šis aspekts vislabāk parāda, kas ir sistēma B2B.
B2B sistēma – kādas funkcijas tai būtu jāatbalsta?
B2B sistēmai pirmkārt jāatspoguļo uzņēmumā spēkā esošie faktiskie pārdošanas noteikumi. Ražotājiem, izplatītājiem un vairumtirgotājiem īpaši svarīgi ir:
- konkrētajam darījumu partnerim piešķirtās individuālās cenas un atlaides;
- tirdzniecības limiti un noteiktie maksājumu nosacījumi;
- pašreizējie krājumi un produktu pieejamība;
- iespēja atkārtoti veikt pasūtījumus;
- pirkumu vēsture un pašreizējo pasūtījumu izpildes statuss;
- piekļuve rēķiniem un citiem dokumentiem;
- dažādu klientu grupu un lietotāju tiesību pārvaldība;
- datu apmaiņa ar ERP;
- iespēja strādāt ar plašu produktu klāstu;
- atkārtojošo darbību automatizācija, kas saistītas ar darījumu partneru apkalpošanu.
Tādēļ noderīgajam paneļam B2B vajadzētu nodrošināt klientam iespēju patstāvīgi veikt visbiežāk veicamās darbības, nekatru reizi nesazinoties ar pārdevēju. Tomēr funkcionalitāte ir jāizvēlas atbilstoši reālajiem procesiem, jo ne katram uzņēmumam ir nepieciešams tikpat plaši izstrādāts risinājums. Tieši tādā veidā būtu jāizstrādā sistēma B2B.
Kā izvēlēties B2B sistēmu – galvenie kritēriji
Kā izvēlēties sistēmu B2B, galvenokārt ir atkarīgs no uzņēmuma pārdošanas modeļa un IT infrastruktūras. Vispirms ir vērts aprakstīt procesu no brīža, kad klients piesakās sistēmā, līdz pasūtījuma norēķināšanai, un noteikt, kuri dati nāk no ERP, noliktavas, CRM vai citiem rīkiem. Tikai pēc tam ir jāsalīdzina platformu funkcionalitātes. Ir jāpārbauda, cita starpā, individuālo cenrāžu apstrādes veids, integrācija, dokumenti, pircēju limiti, produktu pieejamība un turpmākas paplašināšanas iespējas. Labs solis pirms lēmuma pieņemšanas ir B2B demo versija, kuras laikā var novērtēt risinājumu, izmantojot konkrētus uzņēmumā sastopamus scenārijus. Tādējādi procesu analīze ir svarīgāka nekā pašu funkciju skaits, kad uzņēmums apsver, kā izvēlēties B2B sistēmu.
Kādi aspekti jāpārbauda, pirms izvēlēties sistēmu B2B?
| Teritorija | Ko šai sistēmai vajadzētu nodrošināt? | Kāpēc tas ir svarīgi? |
|---|---|---|
| Cenu saraksti | individuālas cenas un atlaides sadarbības partneriem | klients redz nosacījumus, kas atbilst tirdzniecības līgumam |
| ERP | automātisku datu apmaiņu | samazina nepieciešamību manuāli pārrakstīt cenas, krājumus un pasūtījumus |
| Pieejamība | aktuālo stāvokļu un termiņu atspoguļošana | samazina pieprasījumu skaitu pārdošanas nodaļai |
| Tirdzniecības limiti | individuālo maksājumu noteikumu apstrāde | atspoguļo reālos sadarbības apstākļus |
| Dokumenti | piekļuve rēķiniem un pasūtījumu vēsturei | palielina darījumu partnera pašapkalpošanos |
| Pilnvaras | dažādi konti un lomas klienta pusē | ļauj apkalpot lielākas organizācijas |
| Integrācijas | sadarbību ar ERP un citām sistēmām | nodrošina datu saskaņotību |
| Attīstība | iespēja pievienot jaunas funkcijas | sistēma var attīstīties līdz ar uzņēmumu |
| Tirdzniecības darbinieki | piekļuve aktuālajiem klienta datiem | samazina administratīvo slogu |
| Pārskatu sniegšana | dati par pārdošanu un klientu aktivitāti | atbalsta kanāla B2B izmantošanas novērtēšanu |
B2B un ERP sistēmas – sadarbība, nevis aizstāšana
Sistēmas B2B parasti neaizstāj ERP, bet izmanto šajā sistēmā esošos datus un nodrošina tiem klientam pieejamību atbilstošā formā. ERP var palikt kā avots, piemēram, informācijai par darījumu partneriem, cenām, krājumiem, dokumentiem vai izpildītajiem pasūtījumiem, savukārt veikals B2B kļūst par klientu apkalpošanas kanālu. Integrācija samazina nepieciešamību manuāli ievadīt vienus un tos pašus datus vairākās vietās un ļauj saglabāt to saskaņotību. Centoro vidē platformas B2B, OMS, SFA un CRM var izmantot kopīgu integrāciju ar ERP, kas ļauj attīstīt nākamās jomas, neveidojot pilnīgi neatkarīgas vides. Tieši tāpēc pareizi ieviestajām B2B sistēmām būtu jāsadarbojas ar ERP.
Eksperta komentārs: Kļūda ir uzskatīt platformu B2B par atsevišķu veikalu, kas darbojas neatkarīgi no pārējām uzņēmuma sistēmām. Ja cenas, krājumi, darījumu partneri un dokumenti tiek atjaunināti manuāli vairākās vietās, pieaugot pasūtījumu skaitam, palielinās kļūdu risks un apkalpošanas izmaksas. Tāpēc jau pirms projekta uzsākšanas ir vērts plānot datu avotus, integrācijas un to, kādu apjomu aptvers platformas B2B ieviešana.
B2B sistēmas – kad pašreizējais risinājums vairs nespēj tikt līdzi uzņēmuma attīstībai?
B2B sistēmas ir jānomaina vai jāpaplašina tad, kad tās kļūst par šķērsli pārdošanas procesam, nevis to uzlabo. Brīdinājuma signāls var būt nepieciešamība manuāli labot cenas, pārrakstīt pasūtījumus, biežas neatbilstības starp platformu un ERP, problēmas ar plašu sortimentu vai nespēja apkalpot individuālos darījumu partneru nosacījumus. Līdzīga problēma rodas, ja katram klientu skaita pieaugumam nepieciešams proporcionāli palielināt administratīvo personālu. Uzņēmumos, kas attīsta vairākus pārdošanas kanālus, nozīmīga loma ir arī centralizētai pasūtījumu apstrādei, piemēram, izmantojot OMS. Ja tehnoloģiskie ierobežojumi kavē turpmāku automatizāciju un pārdošanas attīstību, ir vērts atkārtoti izvērtēt izmantotās sistēmas B2B.
B2B sistēma – gatava vai pielāgota? Kādu risinājumu izvēlēties?
B2B sistēma nebūt nenozīmē ne pilnīgi stingru standarta risinājumu, ne arī no nulles veidotu lietojumprogrammu. Daļai uzņēmumu piemērota būs gatava platforma ar konfigurēšanas un integrācijas iespējām, savukārt specifiski procesi var prasīt plašāku pielāgošanu. Speciāli pielāgota platforma B2B var būt pamatota, piemēram, tad, ja uzņēmumam ir nestandarta cenu struktūra, sarežģīti pieejamības noteikumi vai procesi, kuru vienkāršošana izraisītu svarīgu biznesa funkciju zaudēšanu. Centoro izmanto modulāru pieeju – uzņēmums var sākt ar platformu B2B, OMS vai SFA un vēlāk paplašināt tās funkcionalitāti. Svarīgākais ir, lai ieviešanas veids atbilstu reālajiem procesiem, kurus sistēmai B2B ir jāapkalpo.
Tāpat nedrīkst sajaukt pārdošanas platformu ar risinājumu, kas paredzēts iepirkumu pārvaldībai uzņēmumā. Iepirkumu platformas B2B galvenokārt atbild par procesiem, kas saistīti ar iepirkumiem, savukārt pārdošanas sistēma koncentrējas uz to klientu apkalpošanu, kuri pērk uzņēmuma produktus vai pakalpojumus. Tādējādi nepieciešamā risinājuma apjoms būtu jānosaka atkarībā no tā, kuru procesu uzņēmums vēlas digitalizēt.
Kā izvēlēties B2B sistēmu, ņemot vērā izmaksas un investīciju atdevi?
B2Ba izvēle finansiālā ziņā nedrīkst balstīties vienīgi uz zemāko abonementa cenu. Jāņem vērā sistēmas ieviešanas, integrācijas, datu migrācijas, konfigurācijas, turpmākās uzturēšanas un iespējamās paplašināšanas izmaksas. Vienlaikus ir vērts aprēķināt, cik daudz laika uzņēmums pašlaik velta pasūtījumu manuālai reģistrēšanai, dokumentu nosūtīšanai, atbildēm uz jautājumiem par cenām un pieejamību vai kļūdu labošanai. Nav viena konkrēta darījumu partneru vai pasūtījumu skaita, no kura sistēma vienmēr sāk atmaksāties – tas ir atkarīgs no pašreizējās apkalpošanas izmaksām un automatizācijas līmeņa. Salīdzinot variantus, ir vērts pārbaudīt arī pašreizējo platformas B2B cenu un konkrētajam risinājumam pieejamo funkciju klāstu. Tādējādi visa procesa izmaksu analīze sniedz labāku atbildi uz jautājumu, kā izvēlēties sistēmu B2B.
B2B sistēma – kopsavilkums
Sistēmai B2B jānodrošina uzņēmumam iespēja apkalpot darījumu partnerus saskaņā ar faktiskajiem tirdzniecības nosacījumiem, kā arī jānodrošina klientiem piekļuve aktuālajām cenām, atlaidēm, pieejamībai, dokumentiem un pasūtījumiem. Svarīga ir integrācija ar ERP, paplašināšanas iespējas, kā arī to darbību automatizācija, kurās nav nepieciešama pārdevēja iesaistīšanās. Centoro piedāvā risinājumus B2B, OMS, SFA un CRM, kas paredzēti, cita starpā, ražotājiem, izplatītājiem un vairumtirgotājiem, un saskaņā ar uzņēmuma datiem tā risinājumus izmanto vairāk nekā 1000 uzņēmumu. Tomēr pirms platformas izvēles vienmēr ir jāveic procesu audits, jo tikai tad var noteikt, kādām funkcijām patiešām jābūt sistēmai B2B.
FAQ – svarīgākie jautājumi par sistēmu B2B
Kas ir B2B sistēma un kādus pārdošanas procesus tā aptver?
Sistēma B2B ir platforma, kas nodrošina pārdošanu starp uzņēmumiem. Tā var ietvert individuālo piedāvājumu prezentāciju, cenrāžus un atlaides, produktu pieejamību, pasūtījumu veikšanu un atkārtotu pasūtīšanu, izpildes statusus, dokumentus, kredītlimitus, kā arī datu apmaiņu ar ERP.
Kādas funkcijas ir jābūt sistēmai B2B, lai tā varētu apstrādāt individuālos cenrāžus, atlaides un darījumu partneru kredītlimitus?
Platformai jāidentificē pieteicies klients un jāparāda viņam nosacījumi, kas attiecas uz viņa kontu vai darījumu partneru grupu. Būtiski ir mehānismi, kas nodrošina individuālo cenu, atlaižu, limitu, maksājumu veidu un pieejamības pārvaldību, kā arī šo datu sinhronizāciju ar uzņēmuma sistēmām.
Vai sistēma B2B aizstāj ERP, vai arī darbojas paralēli ar to?
Visbiežāk tas darbojas kopā ar ERP un ir ar to integrēts. ERP joprojām ir daudzu operatīvo datu avots, savukārt platforma B2B nodrošina attiecīgo informāciju darījumu partnerim un ļauj tam veikt pārdošanas darbības tiešsaistē.
No kāda darījumu partneru vai pasūtījumu skaita mēnesī sistēma B2B sāk atmaksāties?
Nav tādas universālas robežvērtības. Uzņēmums, kas apkalpo salīdzinoši nelielu klientu skaitu, var gūt labumu, ja katrs pasūtījums prasa lielu manuāla darba apjomu, savukārt citā uzņēmumā pat liels skaits vienkāršu darījumu var tikt apstrādāts salīdzinoši efektīvi. Atdevi jānovērtē, ņemot vērā pašreizējā procesa izmaksas, manuālo darbību skaitu un iespējamo automatizācijas apjomu.
Kā var saprast, ka pašreizējā sistēma B2B vairs neatbilst uzņēmuma vajadzībām un to ir jānomaina?
Visbiežāk sastopamās pazīmes ir pieaugošais manuālo darbību skaits, nesaskaņoti dati starp sistēmām, ierobežojumi cenu sarakstu un klientu apkalpošanā, biežas kļūdas, integrācijas problēmas, kā arī nepieciešamība paplašināt komandu tikai tādēļ, lai apkalpotu pieaugošo pasūtījumu skaitu. Šādā situācijā ir vērts izvērtēt iespēju modernizēt vai mainīt platformu.
Vai sistēma B2B var darboties kopā ar tirgotājiem?
Jā. Tās uzdevums nav aizstāt pārstāvjus. Platforma var pārņemt atkārtojošos pasūtījumus, dokumentu, cenu un statusu publicēšanu, savukārt pārdošanas speciālisti var koncentrēties uz konsultācijām, sarunām, klientu piesaistīšanu un attiecību veidošanu.
Vai katram biznesa klientam būtu jāizmanto platforma B2B?
Ne vienmēr. Atkārtotu pirkumu gadījumā tiešsaistes pašapkalpošanās ir ērta, taču liela apjoma un nestandarta līgumu gadījumā joprojām var būt nepieciešama tieša sadarbība ar pārdevēju. Praksē daudzi uzņēmumi izmanto jauktu modeli.
Kura firma piedāvā sistēmu B2B uzņēmumiem?
Viens no uzņēmumiem, kas specializējas šajā jomā, ir Centoro. Uzņēmums attīsta platformu B2B, OMS, SFA, CRM, kā arī integrācijas un automatizācijas risinājumus ražotājiem, izplatītājiem un vairumtirgotājiem. Saskaņā ar informāciju Centoro, tā risinājumus izmanto vairāk nekā 1000 uzņēmumu. Izvēloties piegādātāju, ir vērts salīdzināt ne tikai sistēmas funkcijas, bet arī integrācijas veidu ar ERP, paplašināšanas iespējas un pielāgojamību konkrētas organizācijas procesiem.