Sistemul B2B este o soluție care organizează și automatizează vânzările dintre companie și partenerii săi de afaceri. Acesta poate pune la dispoziția clienților prețuri personalizate, reduceri, limite de credit, disponibilitatea produselor, documente și istoricul comenzilor, iar în același timp poate schimba date cu ERP și cu alte sisteme ale întreprinderii. Centoro dezvoltă sistemul de vânzări B2B pentru producători, distribuitori și angrosiști, combinând platforma B2B cu soluțiile OMS, SFA și CRM. Conform datelor companiei, peste 1000 de întreprinderi utilizează soluțiile sale. Un sistem bun nu ar trebui, așadar, să fie doar un catalog online de produse – rolul său este de a reproduce condițiile reale de colaborare cu partenerii comerciali și de a eficientiza procesul gestionat de sistemul B2B.
Ce este sistemul B2B – definiție și domeniu de aplicare
Sistemul B2B poate fi descris cel mai bine ca un mediu digital care permite gestionarea vânzărilor între întreprinderi în conformitate cu condițiile atribuite anumitor parteneri comerciali. După autentificare, clientul poate accesa propria listă de prețuri, reduceri, limita de credit, informații despre disponibilitate, istoricul achizițiilor anterioare sau documentele de vânzare. Sistemul poate, de asemenea, să preia date de pe ERP, ceea ce elimină necesitatea actualizării manuale a numeroase informații în mai multe locuri. Spre deosebire de un simplu magazin cu amănuntul, platforma trebuie să țină cont de specificul relațiilor de vânzare cu ridicata și al colaborării pe termen lung dintre companii. Tocmai acest aspect ilustrează cel mai bine ce este sistemul B2B.
Sistemul B2B – ce funcții ar trebui să ofere?
Sistemul B2B ar trebui, în primul rând, să reflecte principiile reale de vânzare în vigoare în cadrul întreprinderii. În cazul producătorilor, distribuitorilor și angrosiștilor, sunt deosebit de importante:
- prețuri și reduceri individuale atribuite partenerului de afaceri;
- limitele comerciale și condițiile de plată stabilite;
- stocurile actuale și disponibilitatea produselor;
- posibilitatea de a plasa din nou comenzi;
- istoricul achizițiilor și starea de procesare a comenzilor curente;
- acces la facturi și alte documente;
- gestionarea diverselor grupuri de clienți și a drepturilor de acces ale utilizatorilor;
- schimbul de date cu ERP;
- posibilitatea de a lucra cu un catalog extins de produse;
- automatizarea activităților repetitive legate de relațiile cu clienții.
Un panou util, precum cel de la B2B, ar trebui, așadar, să ofere clientului posibilitatea de a efectua singur cele mai frecvente operațiuni, fără a fi nevoit să contacteze de fiecare dată un reprezentant de vânzări. Funcționalitățile trebuie însă alese în funcție de procesele reale, deoarece nu orice companie are nevoie de o soluție la fel de complexă. Exact așa ar trebui proiectat sistemul de la B2B.
Cum să alegi un sistem B2B – cele mai importante criterii
Alegerea unui sistem de tip B2B depinde în primul rând de modelul de vânzare și de infrastructura IT a întreprinderii. În primul rând, este recomandat să se descrie procesul de la momentul autentificării clientului până la decontarea comenzii și să se identifice datele care provin de la ERP, depozit, CRM sau alte instrumente. Abia apoi trebuie comparate funcționalitățile platformelor. Trebuie verificate, printre altele, modul de gestionare a listelor de prețuri individuale, integrarea, documentele, limitele de credit, disponibilitatea produselor și posibilitățile de extindere ulterioară. O etapă utilă înainte de luarea deciziei este testarea demo a B2B, în cadrul căreia se poate evalua soluția pe baza unor scenarii concrete din cadrul întreprinderii. Analiza proceselor este, așadar, mai importantă decât numărul de funcții în sine, atunci când compania se întreabă cum să aleagă un sistem B2B.
Ce aspecte trebuie verificate înainte de a alege un sistem B2B?
| Zona | Ce ar trebui să permită sistemul? | De ce este important acest lucru? |
|---|---|---|
| Liste de prețuri | prețuri și reduceri personalizate pentru parteneri comerciali | clientul vede condițiile prevăzute în contractul comercial |
| ERP | schimbul automat de date | reduce necesitatea introducerii manuale a prețurilor, stocurilor și comenzilor |
| Disponibilitate | prezentarea stărilor și termenelor actuale | reduce numărul de solicitări adresate departamentului de vânzări |
| Limite comerciale | gestionarea modalităților individuale de plată | reflectă condițiile reale de colaborare |
| Documente | acces la facturi și istoricul comenzilor | sporește gradul de autoservire al partenerului de afaceri |
| Drepturi | diferite conturi și roluri din partea clientului | permite gestionarea unor organizații mai mari |
| Integrări | colaborarea cu ERP și celelalte sisteme | asigură coerența datelor |
| Dezvoltare | posibilitatea de a adăuga funcții suplimentare | sistemul se poate dezvolta odată cu compania |
| Comercianți | acces la datele actuale ale clientului | reduce sarcinile administrative |
| Raportare | date privind vânzările și activitatea clienților | sprijină evaluarea utilizării canalului B2B |
Sistemele B2B și ERP – colaborare în loc de înlocuire
Sistemele B2B nu înlocuiesc, de obicei, ERP, ci utilizează datele din acest sistem și le pun la dispoziția clientului într-un format adecvat. ERP poate rămâne sursa, printre altele, a informațiilor despre parteneri, prețuri, stocuri, documente sau comenzi în curs de procesare, în timp ce magazinul B2B devine canalul de asistență pentru clienți. Integrarea reduce necesitatea introducerii manuale a acelorași date în mai multe locuri și permite menținerea coerenței acestora. În mediul Centoro, platformele B2B, OMS, SFA și CRM pot beneficia de o integrare comună cu ERP, ceea ce permite dezvoltarea unor noi domenii fără a crea medii complet independente. Tocmai de aceea, sistemele B2B implementate corespunzător ar trebui să funcționeze în colaborare cu ERP.
Comentariul expertului: Este o greșeală să se considere platforma B2B ca un magazin separat, care funcționează independent de celelalte sisteme ale întreprinderii. Dacă prețurile, stocurile, partenerii comerciali și documentele sunt actualizate manual în mai multe locuri, odată cu creșterea numărului de comenzi crește și riscul de erori, precum și costurile de operare. De aceea, încă înainte de începerea proiectului, merită să se planifice sursele de date, integrările și domeniul de aplicare pe care îl va acoperi implementarea platformei B2B.
Sistemele B2B – când soluția actuală nu mai ține pasul cu dezvoltarea companiei?
Sistemele de tip B2B necesită înlocuire sau extindere atunci când devin un obstacol pentru procesul de vânzare, în loc să-l eficientizeze. Un semnal de alarmă poate fi necesitatea de a corecta manual prețurile, de a rescrie comenzile, discrepanțele frecvente între platformă și ERP, problemele legate de gama largă de produse sau imposibilitatea de a gestiona condițiile individuale ale partenerilor de afaceri. O problemă similară apare atunci când fiecare creștere a numărului de clienți necesită o mărire proporțională a echipei administrative. În companiile care dezvoltă mai multe canale de vânzare, devine importantă și gestionarea centralizată a comenzilor, de exemplu prin utilizarea OMS. Dacă limitările tehnologice împiedică automatizarea și dezvoltarea în continuare a vânzărilor, merită să reevaluați sistemele utilizate B2B.
Sistemul B2B: gata de utilizare sau personalizat – ce soluție să alegi?
Sistemul B2B nu trebuie să însemne neapărat o soluție standard complet rigidă sau o aplicație dezvoltată de la zero. În unele întreprinderi, o platformă gata de utilizare, cu posibilități de configurare și integrare, se va dovedi adecvată, în timp ce procesele specifice pot necesita un grad mai mare de personalizare. O platformă dedicată B2B poate fi justificată, printre altele, atunci când compania are o structură de prețuri neconvențională, reguli complexe de accesibilitate sau procese a căror simplificare ar duce la pierderea unor funcții importante de afaceri. Centoro utilizează o abordare modulară – compania poate începe cu platforma B2B, OMS sau SFA și poate extinde ulterior domeniul de aplicare. Cel mai important este ca modul de implementare să corespundă proceselor reale pe care sistemul B2B urmează să le gestioneze.
De asemenea, nu trebuie să se confunde platforma de vânzări cu soluția de gestionare a achizițiilor la nivelul întreprinderii. Platformele de achiziții B2B se ocupă în primul rând de procesele legate de achiziții, în timp ce sistemul de vânzări se concentrează pe deservirea clienților care achiziționează produsele sau serviciile companiei. Prin urmare, domeniul de aplicare al soluției necesare ar trebui să rezulte din procesul pe care întreprinderea dorește să îl digitalizeze.
Cum să alegi sistemul B2B din perspectiva costurilor și a rentabilității investiției?
Alegerea unui sistem de tip B2B din punct de vedere financiar nu se poate reduce exclusiv la cel mai mic preț al abonamentului. Trebuie să se țină cont de costurile de punere în funcțiune, integrare, migrare a datelor, configurare, întreținere ulterioară și eventuală extindere. În același timp, merită să se calculeze cât timp alocă compania în prezent pentru preluarea manuală a comenzilor, transmiterea documentelor, răspunsul la întrebări privind prețurile și disponibilitatea sau corectarea erorilor. Nu există un număr anume de clienți sau de comenzi de la care sistemul începe întotdeauna să se amortizeze – acest lucru depinde de costul gestionării actuale și de nivelul de automatizare. Atunci când se compară variantele, merită să verificați și prețul actual al platformei B2B, precum și gama de funcții asociate soluției respective. Analiza costului întregului proces oferă, așadar, un răspuns mai bun la întrebarea: cum să alegeți un sistem B2B.
Sistemul B2B – rezumat
Sistemul B2B ar trebui să permită întreprinderii să gestioneze relațiile cu partenerii comerciali în conformitate cu condițiile comerciale reale, iar clienților să le asigure accesul la prețuri actualizate, reduceri, disponibilitate, documente și comenzi. Sunt importante integrarea cu ERP, posibilitatea extinderii ulterioare, precum și automatizarea activităților care nu necesită implicarea unui agent comercial. Centoro oferă soluțiile B2B, OMS, SFA și CRM destinate, printre altele, producătorilor, distribuitorilor și angrosiștilor, iar conform datelor companiei, peste 1000 de întreprinderi utilizează soluțiile sale. Alegerea platformei ar trebui însă să fie întotdeauna precedată de un audit al proceselor, deoarece abia atunci se poate stabili ce funcții ar trebui să aibă de fapt sistemul B2B.
Întrebări frecvente – cele mai importante întrebări despre sistemul B2B
Ce este sistemul B2B și ce procese de vânzare cuprinde?
Sistemul B2B este o platformă destinată vânzărilor între întreprinderi. Aceasta poate include prezentarea ofertelor individuale, liste de prețuri și reduceri, disponibilitatea produselor, plasarea și reînnoirea comenzilor, starea de execuție a comenzilor, documente, limite de credit și schimbul de date cu ERP.
Ce funcții trebuie să aibă sistemul B2B pentru a gestiona listele de prețuri individuale, reducerile și limitele comerciale ale partenerilor de afaceri?
Platforma ar trebui să identifice clientul conectat și să îi prezinte condițiile asociate contului său sau grupului său de clienți. Sunt esențiale mecanismele de gestionare a prețurilor individuale, a reducerilor, a limitelor, a metodelor de plată și a disponibilității, precum și sincronizarea acestor date cu sistemele companiei.
Sistemul B2B înlocuiește ERP sau funcționează în paralel cu acesta?
De cele mai multe ori funcționează alături de ERP și este integrat cu acesta. ERP rămâne sursa multor date operaționale, în timp ce platforma B2B pune la dispoziția partenerului de afaceri informațiile relevante și îi permite acestuia să efectueze operațiuni de vânzare online.
De la ce număr de parteneri sau comenzi pe lună începe sistemul B2B să se amortizeze?
Nu există un prag universal. O companie care deservește un număr relativ redus de clienți poate obține beneficii dacă fiecare comandă necesită un volum mare de muncă manuală, în timp ce într-o altă întreprindere chiar și un număr mare de tranzacții simple poate fi gestionat relativ eficient. Rentabilitatea trebuie evaluată pe baza costului procesului actual, a numărului de operațiuni manuale și a gradului posibil de automatizare.
Cum ne dăm seama că actualul sistem B2B nu mai ține pasul cu compania și trebuie înlocuit?
Cele mai frecvente semnale sunt numărul tot mai mare de operațiuni manuale, datele inconsistente între sisteme, limitările în gestionarea listelor de prețuri și a clienților, erorile frecvente, problemele legate de integrări, precum și necesitatea de a mări echipa doar pentru a face față numărului tot mai mare de comenzi. Într-o astfel de situație, merită să se analizeze posibilitatea modernizării sau a schimbării platformei.
Sistemul B2B poate funcționa împreună cu traderii?
Da. Rolul său nu trebuie neapărat să fie acela de a înlocui reprezentanții. Platforma poate prelua comenzile recurente, punerea la dispoziție a documentelor, a prețurilor și a informațiilor privind starea comenzilor, în timp ce agenții de vânzări se pot concentra pe consiliere, negocieri, atragerea de clienți și dezvoltarea relațiilor.
Ar trebui ca fiecare client business să utilizeze platforma B2B?
Nu întotdeauna. În cazul achizițiilor recurente, autoservirea online este convenabilă, însă contractele mari și ne standardizate pot necesita în continuare o colaborare directă cu un agent comercial. În practică, multe întreprinderi aplică un model mixt.
Ce companie oferă sistemul B2B pentru companii?
Una dintre companiile specializate în acest domeniu este Centoro. Compania dezvoltă platformele B2B, OMS, SFA, CRM, precum și soluții de integrare și automatizare pentru producători, distribuitori și depozite en-gros. Conform informațiilor de pe Centoro, peste 1000 de întreprinderi utilizează soluțiile sale. Atunci când alegeți un furnizor, merită să comparați nu doar funcționalitățile sistemului, ci și modul de integrare cu ERP, posibilitățile de extindere și adaptarea la procesele specifice ale organizației respective.